6 Schriftelijke enquête onder bestuurders 6.1 Inleiding
6.2. Signalen van mogelijke bedreigingen
We hebben gezien dat problemen kunnen worden voorkomen door goed om te gaan met vroege signalen. In de enquête is gevraagd of directeuren van woningcorporaties wel eens signalen ontvangen, en zo ja waar die dan vandaan komen. Tevens is nagegaan hoe deze signalen worden geagendeerd en of er procedures zijn met betrekking tot proactief risicomanagement.
Signalen van functionarissen en stakeholders over bedreigingen
Met de vragenlijst is in kaart gebracht van welke functionarissen en stakeholders de bestuurders wel eens een signaal hebben ontvangen dat duidde op een mogelijke bedreiging voor hun woningcorporatie.66 Hierbij waren meerdere antwoorden mogelijk. Tevens is gevraagd van wie voor het eerst het signaal kwam dat duidde op het grootste risico voor de woningcorporatie.
Tabel 6.1 Signalen van functionarissen (N=83)67
De directie en financiële afdeling worden het vaakst genoemd als afdeling van waaruit door de bestuurder een signaal is ontvangen dat duidde op een mogelijke bedreiging voor de woningcorporatie. In ongeveer twee derde van de gevallen kwam het signaal van iemand uit de
66 Bij deze vraag heb ik het als een ‘nee’ beschouwd indien niets is ingevuld (veel respondenten hebben alleen de
ja score of grootste risicoscore ingevuld en geen ‘nee’ aangekruist (bijv. omdat dit niet van toepassing was). Twee respondenten hebben bij deze vraag geen enkel antwoord ingevuld, deze zijn als missing gescoord. De weergave is dus op aantal malen genoemd als ja (inclusief grootste) en op aantal malen genoemd grootste! Overigens hebben niet alle respondenten een grootste risico aangegeven en soms hebben respondenten meerdere antwoorden als grootste risico gegeven (in dat geval is geen grootste risico gescoord).
67 De antwoorden op tabellen 6.2 en 6.3 zijn gepresenteerd in volgorde van hoogste score op ‘Ja + grootste’.
Afgeronde percentages, totalen tellen op tot 100%.
Functionaris van Ja en grootste risico Ja totaal Nee De directie 18% 68% 32% Financiële afdeling 24% 67% 33% Planning en Control 10% 51% 49% Strategie 2% 42% 58%
Technische dienst, uitvoerende dienst 4% 40% 60%
Communicatie 1% 26% 74%
Risicobeheersing 2% 26% 74%
6 Schriftelijke enquête onder bestuurders
6.1. Inleiding
Alvorens diepgaand te onderzoeken hoe woningcorporaties omgaan met vroege signalen van potentiële debacles is eerst in kaart gebracht welke risico’s corporaties eigenlijk zien en wat zij doen aan proactief risicobeleid. De schriftelijke enquête is tevens een instrument om de mening van bestuurders van woningcorporaties te peilen met betrekking tot de hybriditeit van hun organisatie en de belangrijkste waarden. Gemeten wordt of dit meer private of publieke waarden zijn en of de corporaties meer taakgericht of privaatgericht zijn. Dergelijke zaken zijn nog niet eerder aan alle corporatiebestuurders voorgelegd. In het voorjaar van 2015 is daarom een schriftelijke enquête verzonden naar alle woningcorporaties, gericht aan het bestuur. De enquête is ook gebruikt om te vragen of er vervolgonderzoek mag worden gedaan om daaruit een selectie te kunnen maken voor het casusonderzoek. Over de opzet van de enquête en de responsverantwoording wordt verwezen naar het vorige hoofdstuk.
6.2. Signalen van mogelijke bedreigingen
We hebben gezien dat problemen kunnen worden voorkomen door goed om te gaan met vroege signalen. In de enquête is gevraagd of directeuren van woningcorporaties wel eens signalen ontvangen, en zo ja waar die dan vandaan komen. Tevens is nagegaan hoe deze signalen worden geagendeerd en of er procedures zijn met betrekking tot proactief risicomanagement.
Signalen van functionarissen en stakeholders over bedreigingen
Met de vragenlijst is in kaart gebracht van welke functionarissen en stakeholders de bestuurders wel eens een signaal hebben ontvangen dat duidde op een mogelijke bedreiging voor hun woningcorporatie.66 Hierbij waren meerdere antwoorden mogelijk. Tevens is gevraagd van wie voor het eerst het signaal kwam dat duidde op het grootste risico voor de woningcorporatie.
Tabel 6.1 Signalen van functionarissen (N=83)67
De directie en financiële afdeling worden het vaakst genoemd als afdeling van waaruit door de bestuurder een signaal is ontvangen dat duidde op een mogelijke bedreiging voor de woningcorporatie. In ongeveer twee derde van de gevallen kwam het signaal van iemand uit de
66 Bij deze vraag heb ik het als een ‘nee’ beschouwd indien niets is ingevuld (veel respondenten hebben alleen de
ja score of grootste risicoscore ingevuld en geen ‘nee’ aangekruist (bijv. omdat dit niet van toepassing was). Twee respondenten hebben bij deze vraag geen enkel antwoord ingevuld, deze zijn als missing gescoord. De weergave is dus op aantal malen genoemd als ja (inclusief grootste) en op aantal malen genoemd grootste! Overigens hebben niet alle respondenten een grootste risico aangegeven en soms hebben respondenten meerdere antwoorden als grootste risico gegeven (in dat geval is geen grootste risico gescoord).
67 De antwoorden op tabellen 6.2 en 6.3 zijn gepresenteerd in volgorde van hoogste score op ‘Ja + grootste’.
Afgeronde percentages, totalen tellen op tot 100%.
Functionaris van Ja en grootste risico Ja totaal Nee De directie 18% 68% 32% Financiële afdeling 24% 67% 33% Planning en Control 10% 51% 49% Strategie 2% 42% 58%
Technische dienst, uitvoerende dienst 4% 40% 60%
Communicatie 1% 26% 74%
Risicobeheersing 2% 26% 74%
directie of van de financiële afdeling. Daarna kwam het signaal het vaakst van een functionaris van de afdeling Planning en Control (51%), Strategie (42%) of Technische/ uitvoerende dienst (40%). Ongeveer een kwart van de bestuurders geeft aan dat er ook wel eens een signaal is ontvangen van een functionaris van de afdeling Communicatie, Risicobeheersing of overig. Vanuit de financiële afdeling kwam het vaakst het signaal dat duidde op het grootste risico voor de corporatie (24%), gevolgd door iemand uit de directie (18%) en iemand van Planning en Control (10%).
In onderstaande tabel is aangegeven van welke stakeholders deze signalen wel eens zijn ontvangen en van welke stakeholder het signaal kwam dat duidde op het grootste risico voor de woningcorporatie.
Tabel 6.2 Signalen van stakeholders (N=84)
De bestuurders geven aan dat van WSW (54%), en CFV (50%) het vaakst een signaal is ontvangen dat duidde op een mogelijke bedreiging voor de corporatie. WSW (20%) en CFV (16%) worden ook het vaakst genoemd als stakeholders waar het grootste signaal van afkomstig was. In ongeveer 30% van de gevallen was er een signaal afkomstig van Aedes en het ministerie van Binnenlandse Zaken, gevolgd door de Huurder (Woonbond, huurdersorganisatie 27%), Inspectie (21%) en gemeente (20%). Als overige signaalgevers worden genoemd: accountants, banken, leveranciers, provincie, zorginstellingen en social media (1 of 2 keer genoemd).
De conclusie is dat signalen die kunnen duiden op mogelijke bedreigingen voor de corporatie overal vandaan komen: diverse afdelingen van de corporatie; stakeholders; financiers; toezichthouders; cliënten en medewerkers (zowel individueel als in organisatorische verband). Dit betekent dat woningcorporaties met alle stakeholders goede relaties moeten opbouwen opdat de organisatie gevoelig zal zijn voor (vroege) signalen die daar vandaan komen.
Agendering van signalen van mogelijke risico’s
Nagegaan is hoe vaak signalen die duiden op mogelijke risico’s voor de woningcorporatie onderwerp zijn op de agenda bij vergaderingen van het management van de corporatie en met de Raad van Commissarissen.
Stakeholders (meerdere antwoorden mogelijk) Ja en grootste risico
Ja
totaal Nee
Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) 20% 54% 46%
Centraal Fonds voor de Volkshuisvesting (CFV) 16% 50% 50%
Aedes 7% 31% 69%
Ministerie van BZK 6% 29% 71%
Huurder (Woonbond, huurdersorganisatie) 2% 27% 73%
Inspectie 1% 21% 79%
Gemeente 2% 20% 80%
Vereniging Toezichthouders Woningcorporaties (VTW) 0% 12% 88%
Projectontwikkelaar 0% 12% 88%
Stichting Visitatiecommissie Woningcorporaties Nl (SVWN) 1% 7% 93%
Overig 4% 14% 86%
Tabel 6.3 Agendering signalen (N=82)
Er zit overlap in maandelijks en vast agendapunt. Bij ‘agenda RVC’ kwam maandelijks niet voor, maar wel vast agendapunt (32%). Als deze categorieën worden samengevoegd, blijkt dat signalen iets vaker op de agenda staan van het management (50%) dan op de agenda van de RVC (32%). Bij 19% van de woningcorporaties waarvan de bestuurder deze vraag heeft ingevuld staan de signalen hooguit 1 a 2 keer per jaar of nooit op de agenda van het management. Bij de agenda van formeel overleg met de RVC is dat 30%. Drie bestuurders geven aan dat deze signalen nooit op de agenda van het management staan en eveneens drie bestuurders geven aan dat deze of signalen nooit op de agenda van formeel overleg met de RVC staan (volgens twee bestuurders op beide agenda’s niet).
Procedures en processen proactief risicomanagement
Iets minder dan de helft van de bestuurders (46%) zegt dat de woningcorporatie procedures heeft vastgesteld voor het melden van risico’s; volgens meer dan de helft (54%) is dat echter niet het geval. Desgevraagd geeft ongeveer 70% van de bestuurders aan dat het risicomanagement van de woningcorporatie in de afgelopen drie jaar is doorgelicht door een externe organisatie (meerdere antwoorden mogelijk). Als externe organisaties die de woningcorporatie wel eens hebben doorgelicht, noemen de meeste woningcorporaties SVWN/visitatiecommissie (36%), gevolgd door het WSW (21%) en CFV (11%). Verder noemt 40% van de bestuurders nog een overige adviseur, meestal van accountantsbureau of adviesbureau. In totaal 17 bestuurders (20%) geven aan dat deze doorlichting niet op eigen initiatief was.
In totaal 77% van de bestuurders geeft aan dat er bij de woningcorporatie een afdeling is die meer dan andere afdelingen belast is met proactief risicomanagement. De namen van deze afdelingen zijn meestal van de volgende strekking: Bedrijfsvoering, Bedrijfsbeleid, Bedrijfsmanagement; Controle, Controlling; Finance, Financiën; Risico, Risk. Grotere corporaties (gemeten in fte) hebben vaker een dergelijke afdeling dan kleinere corporaties.