College en Raad

Samenwerken aan de stad en regio met Stadjers, ondernemers, bedrijven, instellingen, regionale partners, gemeenten, provincie en de ambtelijke organisatie.

Relevante beleidsnota's

Er zijn voor dit programma geen relevante beleidsnota's.

Deelprogramma 12.1: College en Raad

Het college komt met heldere voorstellen aan de raad, waarin alternatieve scenario’s zijn opgenomen. Er wordt goed geluisterd. De omgang in het college, in de raad en tussen college en raad is collegiaal en gul. Openheid, transparantie, en eerlijkheid kenmerken de houding en het gedrag van college en raad.

Beleidsvelden  Raad en Griffie  College  Concern stelposten  Ombudsman

12.1.1 Raad en griffie

De griffie ondersteunt de gemeenteraad zo goed mogelijk bij diens werk, niet alleen in logistieke zin, maar ook procesinhoudelijk. Dan gaat het niet alleen over de vergaderingen en alles wat daarbij hoort, ook denkt de griffie mee over de wijze waarop de raad zou moeten en of kunnen meebewegen met diverse maatschappelijke ontwikkelingen.

Wat wilden we bereiken in 2016?

In de gemeentebegroting voor 2016 stelden we ons de volgende doelen:

 De raad heeft een helder beeld bij de eigen rol in de veranderende samenleving;

 De raad wordt op relevante besluitmomenten in stelling gebracht met adequate informatie, geschikt voor het voeren van een politiek debat op hoofdlijnen;

 De communicatie met de burgers wordt verder opgepakt, waardoor de raad, de rol en betekenis van de raad en de leden aan bekendheid winnen in de stad.

We namen ons met het oog daarop voor de volgende activiteiten te ontplooien:

 Soepele en tijdige bediening van de raadsleden met het oog op de voorbereiding van de diverse vergaderingen;

 Aandacht schenken aan de werkwijze van de raad met het oog op de veranderende samenleving. Hiervoor bestaat een werkgroep die door de griffie wordt ondersteund;

 Aandacht voor het monitoren van de kwaliteit van de informatievoorziening aan de raad;

 Aan de hand van de uitkomsten van de in 2016 uit te voeren enquête wil de griffie het communicatiebeleid van nieuwe impulsen voorzien.

Wat hebben we hiervoor gedaan in 2016?

 De basis op orde was ook in 2016 weer leidraad voor de griffie. Daarbij hebben we gekeken naar een verdere verbetering van de dienstverlening, zoals het terugdringen van het aantal mails vanuit de griffie naar de raad en het verbeteren van de dagelijkse verzamelmail aan de raad. De lange-termijnagenda is ook een aandachtspunt geweest: in samenwerking met de organisatie en gemeentesecretaris wordt gekeken hoe de verdeling van agendapunten in tijd beter kan worden afgestemd, zodat overvolle

agenda’s in juni en december worden voorkomen en de agenda’s in rustiger maanden, januari, februari en september, wat meer gevuld raken;

195

 De commissie werkwijze raad heeft een aantal vergaderingen gehad en eind van het jaar zijn eindrapport aan de raad opgeleverd. Dit heeft geleid tot bespreking in de raad en diverse grotere en kleinere

aanpassingen in het raadswerk. Een daarvan is de invoering van de agendacommissie die begin 2017 is opgestart. Deze commissie gaat bepalen hoe de agenda’s van de raadscommissies en de raad worden ingevuld, alle fracties kunnen hiervoor input leveren;

 Vanuit de griffie is voortdurend aandacht gevraagd voor de kwaliteit van de informatievoorziening aan de raad. Geregeld is hierover het gesprek gevoerd met (vertegenwoordigers van) de gemeentesecretaris. Geconstateerd mag worden dat de resultaten hiervan steeds meer zichtbaar worden;

 In 2016 is de publieksenquête Stad en Raad uitgevoerd; deze is door meer dan 3000 inwoners van de stad ingevuld en heeft een aantal waardevolle inzichten opgeleverd voor raad en griffie. De uitkomsten van de enquête zijn betrokken bij het debat over de toekomst van de lokale democratie dat de raad begin 2017 heeft gevoerd;

 Op het gebied van raadscommunicatie is volop gebruik gemaakt van social media zoals Facebook en Twitter, om inwoners van de stad en andere geïnteresseerden te informeren over het doen en laten van de raad. Ook is er geëxperimenteerd met filmpjes over onderwerpen die in de raad spelen (open raad en initiatiefvoorstel over toegankelijkheid).

Ook allerlei andere thema’s heeft de griffie in 2016 opgepakt:

 De aanbesteding van een nieuw accountantscontract is afgerond;

 Er is een open raad georganiseerd, waarbij Stadjers hun plannen voor de stad konden presenteren;  De digitale gemeentebegroting is verder verbeterd, de raad heeft met name aandacht besteed aan de te

gebruiken indicatoren;

 Er is een expertmeeting georganiseerd over geothermie en een hoorzitting over de nieuwe cultuurnota;  De griffie is vertegenwoordigd in de projectgroep en stuurgroep digitalisering A-Z binnen de organisatie;  De griffie is bezig geweest met testen voor de overgang naar het nieuwe Politiek Portaal

(raadsinformatiesysteem);

 Het proces t.b.v. de komende herindeling met Ten Boer en mogelijk Haren wordt vanuit de griffie begeleid;

 De griffie participeert in de werkgroep renovatie stadhuis;

 De griffie heeft diverse groepen leerlingen van MBO en HBO ontvangen op het stadhuis voor een nadere uitleg over de lokale politiek;

 De griffie heeft een tweedaagse raads-excursie naar Rotterdam georganiseerd.

12.1.2 College

Het college opereert op basis van een akkoord op hoofdlijnen en hanteert en bestuursstijl die bij voorstellen voldoen de ruimte laat voor inbreng, wijziging, verbetering en coproductie. Voorstellen worden in een vroeg stadium aan andere partners (belangenorganisaties, bewoners, deskundigen, ondernemers) voorgelegd. Het college is voor de samenwerking lid van een aantal externe partijen en samenwerkingsverbanden.

12.1.3 Ombudsman

De gemeentelijke ombudsman behandelt ter uitvoering van de opdracht van de raad klachten van burgers over de gemeente Groningen. De gedragingen van de gemeente worden getoetst aan normen van behoorlijkheid (Artikel 9:27 Awb De ombudsman beoordeelt of het bestuursorgaan zich in de door hem onderzochte aangelegenheid al dan niet behoorlijk heeft gedragen).

Er zijn geen wijzigingen geweest in aangesloten gemeenten. Dat wil zeggen dat Ten Boer en De Marne evenals voorgaande jaren ook in dit jaar gebruik hebben gemaakt van het Groninger ombuds-instituut. Dat geldt ook

196

voor de aangesloten gemeenschappelijke regelingen. Ten slotte is de gemeentelijke ombudsman extern meldpunt voor klokkenluiders op grond van de Klokkenluidersregeling 2010.

Vanwege een verhoogde instroom van zaken in de eerste maanden van het jaar is de formatie met ingang van 17 mei met 0,6 fte opgehoogd (totaal nu 3 fte).

Wat wilden we bereiken in 2016?

Bij het optreden van de ombudsman staat herstel van betrekkingen en contact en oplossing van het probleem op de voorgrond. Dit type zaken heet interventies. Indien dat niet mogelijk is zal een klachtonderzoek worden uitgevoerd, dat vaak resulteert in een oordeel van de ombudsman over de behoorlijkheid van de gedraging. Wat hebben we hiervoor gedaan in 2016?

In 2016 hebben 437 mensen zich tot de ombudsman gewend. Dit is een daling van 13% ten opzichte van 2015. Daarvan zijn 182 personen verwezen naar de gemeente. Dat is een daling van 15%. In deze cijfers is niet

meegenomen het aantal mensen dat vaker dat eens de ombudsman bezocht in het kader van dezelfde kwestie. Er bleven 137 zaken over die inhoudelijk door de ombudsman in behandeling zijn genomen. Dit is een stijging van 14%. Daarvan is het opvallend dat deze stijging geheel moet worden toegeschreven aan de complexere zaken (+ 15), de zogenoemde onderzoeken. Acht zaken waren aan het eind van het jaar nog niet afgerond en zijn doorgeschoven naar 2017.

Conclusie

In 118 gevallen heeft de ombudsman verwezen naar andere instanties zoals het Juridisch Loket voor juridische ondersteuning (- 29%). Verwijzing worden niet alleen telefonisch of via de e-mail gedaan, maar kan ook nodig blijken tijdens een spreekuurbezoek.

Er is in 2016 gedurende 50 weken 2 keer per week spreekuur gehouden.

12.1.4 Concernstelposten

Op dit beleidsveld stonden bij de begroting 2016 allerlei stelposten die nog niet direct toegerekend konden worden aan de overige deelprogramma’s. Hieronder vielen bijvoorbeeld de nog te verdelen

concernbezuinigingen en extra beleidsmiddelen. Gedurende het jaar zijn deze stelposten verdeeld over de verschillende programma’s. Alle posten die niet verdeeld konden worden (bijvoorbeeld doordat er geen aanspraak is gemaakt op extra beleidsmiddelen) maken onderdeel uit van het resultaat op dit programma. Een specificatie van dit resultaat staat weergegeven in de toelichting op het financiële resultaat van dit programma (zie het volgende onderdeel).

197