Monique is gestart met het formeren van haar team. Binnen de faculteit Bedrijfskunde is het projectidee om een online-opleidingsprogramma te maken voor startende managers uitgegroeid tot een geaccepteerd project.
De sponsor is de decaan. Monique zal zelf echter enthousiasme moeten creëren bij de docenten van de faculteit om met haar dit programma te ontwikkelen. Het lastige is dat veel mensen al overvol zitten en dit pro-gramma buiten de corebusiness valt. Toch lukt het Monique om vanuit de verschillende disciplines enthousiaste teamleden te werven. Ook een
21 onderwijskundige, twee websitebouwers en een e-learning deskundige heb-ben aangegeven mee te willen doen aan het project. Ze zijn nu in totaal met z’n negenen. Ze besluit allereerst een Project Start Up te houden.
Haar doel is dat iedereen elkaar beter leert kennen en dat ze samen een concreter beeld vormen van het projectresultaat en een globale planning samenstellen. Ze maakt zich wel wat zorgen over hoe ze de manager van Onderwijsondersteuning net zo enthousiast en betrokken krijgt! Hij moet straks met zijn club wel zorgen dat het programma uitgeleverd kan worden. Ze heeft volgende week een gesprek met hem. Misschien dat ze eerst eens te weten moet zien te komen wat zijn ervaring met online-programma’s tot nu toe is. Monique voorziet een belangrijke keuze in haar project dat het succes zou kunnen beïnvloeden. Dat is de keuze van een e-learning omgeving. Er zijn momenteel twee omgevingen in gebruik binnen de organisatie en de keuze welke de standaard wordt, is nog niet gemaakt. Een foute keuze voor haar project zou een enorme vertraging kunnen opleveren, omdat dan alles weer in de andere omgeving moet worden omgezet. Misschien zijn er nog meer van deze keuzes die ze nu nog niet allemaal overziet. Tijd voor een verkenningstocht. Ze heeft ook een afspraak gemaakt met haar vriendin, die bij een andere universi-teit werkt. Die heeft binnen haar faculuniversi-teit ervaring opgedaan met een e-learning programmaontwikkeling.
Het project is uit de ideefase, het is geboren. De uitdagingen in deze fase liggen er vooral in hoe te zorgen dat de goede mensen bij het project betrokken worden en hoe te zorgen dat ze met elkaar gaan samenwerken. En er moet een goede relatie met de stakeholders beslismomenten heeft ingebouwd en waar het team en de opdracht-gever in geloven? Veel vragen stellen, analyseren en combineren, beslissen, informeren, onderhandelen, verkopen en organiseren zullen het werk in deze fase karakteriseren.
Het is een switch van globaal in de conceptiefase naar steeds con-creter in deze fase. Vergelijk het maar met kinderen die opgroeien en allerlei informatie verzamelen, analyseren en combineren om te komen tot het besluit wat ze uiteindelijk willen worden en hoe ze denken dat te kunnen bereiken. En dan informeren ze ook nog hun ouders en houden hen betrokken, zodat ze vruchtbaar met hen kun-nen onderhandelen over de omstandigheden en de weg ernaartoe.
Volwassenheid
Johan staat in de startblokken om met zijn drie projectteams de drie diepgelegen stations van de Noord-Zuidlijn te realiseren. De detailplan-ning hebben ze onlangs nog eens helemaal doorgelopen. De inkoop is in volle gang en de eerste resultaten zijn geboekt. Dat hebben ze uitgebreid gevierd. Maar er dreigen een paar kinken in de kabel. Eerdere verzak-kingen hebben ertoe geleid dat de aanpak moest worden gewijzigd. De nieuwe aanpak vraagt in week 40 tweemaal zo veel mancapaciteit en een extra speciale kraan. De kraanleverancier heeft aangegeven dat deze pas geleverd kan worden in week 41. Johan voorvoelt problemen met de aannemer, want deze heeft juist in week 40 extra veel mancapaciteit vrij gehouden. Dat is niet alles wat op Johans lijst staat. Er zijn negen zieken in het team van Piet door de Mexicaanse griep. Daardoor dreigt het eer-ste station veel vertraging op te lopen, terwijl de afeer-stemming tussen de sta-tions juist heel nauw luistert. De beveiligingssystemen blijken verder ook onvoldoende getest en vragen om nog twee testweken. Een debacle als met de beveiliging van de tunnels in Limburg kan Johan zich niet veroorlo-ven. Zo gaat het maar door. Hij besluit om met zijn driekoppige MT even afstand te nemen en zijn zorgen over het project nog eens door te spreken.
Bovendien heeft Johan over twee weken een afspraak met de stuurgroep.
Hij wil hen graag goed op de hoogte houden en mogelijke keuzes tijdig voorleggen, zeker als het gaat om het voorkomen van vertragingen.
De ‘dream & design’-fase is voorbij, het project is nu echt begonnen.
De uitdaging zit in (a) hoe het globale plan stap voor stap steeds gedetailleerder kan worden gemaakt en (b) het daadwerkelijk
uit-23 voeren ervan. Uiteraard treden er vervolgens onvoorziene omstan-digheden op die de keuzes in aanpak en planning doorkruisen. Hoe zorg je ervoor dat je er steeds bovenop zit en weet wat de voortgang van je project kan bedreigen? Dat je je mensen motiveert en stimu-leert om verschillende oplossingen te vinden, ook als het lastig is?
Hoe zorg je ervoor dat je het einddoel van je project niet uit het oog verliest, ook wanneer je ‘to do’-lijst door allerlei problemen oneindig lijkt te worden? En niet in de laatste plaats: hoe zorg je ervoor dat je voldoende voeling houdt met je opdrachtgever en andere belang-rijke stakeholders, die straks uiteindelijk bepalen of het projectre-sultaat aan hun verwachtingen voldoet? Welke besluiten neem je met hen en welke neem je zonder hen?
In deze fase nemen de druk en ook de hoeveelheid betrokken mensen vaak toe. Er wordt geswitcht van pure planning en idee-uitwerking naar concrete productbouw. Vergelijk het maar weer met een jong-volwassene die door het volgen van een opleiding en de eerste jobs uiteindelijk de professional wordt die hij wil zijn. Hij zal daarvoor de voortgang van het gekozen pad steeds in de gaten moeten houden en zorgen dat hij zijn netwerk onderhoudt. Ook zal hij af en toe checken of zijn stakeholders, bijvoorbeeld zijn ouders of later zijn gezin en hijzelf, nog tevreden zijn met de voortgang. Wanneer hij eenmaal zijn professionele en gezinsleven combineert, zal hij continu bezig zijn met plannen, organiseren en delegeren. Soms zal het lastig zijn om het doel niet uit het oog te verliezen. Maar er zijn ook successen te vieren. En dat is ook de switch in deze fase: naast de toegenomen druk worden ook de project(tussen)resultaten zichtbaar.