Die deelnemers se eerste gedagte oor huidige interne kommunikasietendense het oor tegnologiese en digitale kwessies gehandel. Die hooffokus was op tegnologiese vooruitgang, wat
aandui dat organisasies daarop gerig is om interne kommunikasie op taktiese vlak uit te voer. Die deelnemers het gereken dat tegnologie “so vinnig verander” en dat daar meer “gesofistikeerde tegnologie beskikbaar” as tevore is om vir interne kommunikasie te gebruik. ʼn Deelnemer het hierdie tendens só verduidelik: “Daar is ʼn groter aanneming van sosiale media, digitale gereedskap en elektroniese media.” Hierdie stelling skakel met die neiging dat tegnologie tans versnelde vooruitgang beleef wat tot aansienlike veranderings in die interne kommunikasie- omgewing lei (sien afdeling 1.1.2.3). Voorts dui die opmerkings ook op die nuwe generasie wat spesifiek meer elektroniese en digitale platforms verkies (in afdeling 1.1.2.4 as neiging uitgewys).
Die uitdaging in hierdie verband blyk dat Suid-Afrika sukkel om die nuwe tegnologieë doeltreffend aan te wend om met interne belangegroepe te kan kommunikeer. Die probleem is sommige werknemers se beperkte praktiese toegang tot die tegnologieë (sien ook afdeling 1.1.2.2 en 1.1.2.3). Die deelnemers het aangevoer: “Vanuit ʼn tendensoogpunt, sukkel ons om nuwe tegnologie te gebruik om te help met interne kommunikasie. Dit is partykeer ʼn begrotingskwessie, partykeer ʼn IT-kwessie, en partykeer ʼn hulpbronne- en kapasiteitskwessie om nuwe goed geïmplementeer te kry.” Vier deelnemers het verduidelik dat die toeganklikheid van WiFi baiekeer ʼn impak op die gebruik van digitale kanale het. Dit is nie die norm dat alle organisasies gratis WiFi op alle dele van hulle persele beskikbaar stel vir werknemers om te gebruik nie. Die gevolg hiervan is dat heelwat nuwe tegnologieë slegs toeganklik is vir werknemers wat “op kantoor gebaseer is”. Organisasies wat werknemers in ander ruimtes het, soos fabrieke, kleinhandelwinkels, of in die myne, staar die uitdaging in die gesig dat daardie werknemers nie aanlyn is nie. Sonder beskikbare gratis WiFi by die werk, kan hierdie werknemers nie deur “toeps of sosiale media” interne kommunikasie ontvang nie.
In ander gevalle speel organisasies se reëls ʼn rol, byvoorbeeld waar werknemers in sommige posisies nie hulle selfoon mag gebruik terwyl hulle skofte waarneem nie. Die deelnemers het verduidelik dat, binne die kleinhandelruimte, werknemers op die vloer nie op hulle foon besig kan wees terwyl hulle kliënte moet help nie. In ander omgewings, soos die mynwese en vervaardigingsektore, mag personeel weens veiligheidsmaatreëls nie hulle selfone onder in die myn of in die produksielyn byderhand hê nie. Dit veroorsaak weereens dat sekere personeel tydens werkure wel kommunikasie op digitale- en aanlynplatforms kan ontvang, en ander nié. Dieselfde inligting kan dus nie op dieselfde manier en tydstip gedeel word nie. Aangesien sekere personeel gedurende werkure nie aanlyn kan gaan nie, voer sommige deelnemers aan dat hulle daarom steeds ʼn beduidende behoefte aan gedrukte kommunikasie bespeur.
Die impak van bogenoemde kwessie is beduidend. ʼn Deelnemer het spesifiek verduidelik hoe die bogenoemde problematiese tendens ʼn negatiewe impak op kleinhandelwinkels het. Indien die
personeel wat op die vloer in die winkels werk, nie hulle selfone by hulle mag hê nie, kan hulle ook nie genoegsaam ingelig word oor die produkte wat aanlyn geadverteer word nie. Die deelnemer druk dit só uit: “As die kliënt instap, weet hy meer as die personeellid, want hy [die personeellid] het nie eens toegang tot die aanlynplatforms van die besigheid nie.” Daar kan dus betoog word dat “dit nie ʼn sinvolle kommunikasieproses is nie” en dat hierdie “reëls” moet verander, “want as ons die interne gehoor beter kan diens, sal hulle die eksterne gehoor beter kan diens”.
Die bovermelde probleem strek verder: Algemeen word aangeneem dat almal wat by die organisasies in diens geneem is, toegang tot ʼn foon het. Daar is egter dikwels personeel wat nie ʼn slimfoon besit nie en daarom nie toegang tot die gebruiklike toeps of sosiale media op hulle foon het nie. ʼn Deelnemer beskryf die uitdaging soos volg: “Vanuit ʼn interne kommunikasieperspektief werk ons op afhanklikhede.” Dit sluit aan by die vroeër aanname (sien afdeling 1.2.2.2 en 1.1.2.3) dat die Suid-Afrikaanse konteks se unieke uitdagings bepaalde leemtes vir tegnologiese vooruitgang inhou, waarvan die besit en toegang tot ʼn internetgekoppelde slimfoon een is. In teenstelling hiermee het ʼn ander deelnemer voorspel dat interne kommunikasie in die nabye toekoms wel op toeps gaan geskied, aangesien die argument dat werkers nie toegang tot selfone het nie, volgens hierdie deelnemer, “iets van die verlede is”. Daar is dus verdeeldheid onder die konsultante oor die besit en gebruik van selfone onder werknemers.
Die ander vraag is egter of personeel wel sakekommunikasie en organisasie-inligting op hulle persoonlike foon wil ontvang. Hierdie vraag sluit aan by die aannames wat uit die gebruik-en- beloningsteorie spruit (sien afdeling 2.5.5). Hierdie aannames handel oor die mediavorms en inhoud wat gebruikers verkies om te gebruik vir spesifieke resultate. Soos die genoemde teorie uitwys, is die fokus op hoe die verbruikers die media benut om spesifieke behoeftes te bevredig. Dus kan betoog word dat werknemers wat dit gerieflik vind om sake-inligting op hulle persoonlike selfoon te ontvang dit waarskynlik só sal verkies, aangesien die media aan daardie gebruiker se persoonlike kommunikasiebehoeftes voldoen. Daar kan egter bygevoeg word dat diverse werknemers verskillende persoonlike kommunikasiebehoeftes het. Gevolglik sal hulle uiteenlopend op die inhoud en medium reageer. Soos die teorie aandui, het die gebruikers die vermoë om self vas te stel watter media hulle gaan aanvaar of verwerp. Die afleiding kan dus gemaak word dat sommige werknemers graag werkverwante inligting op hulle persoonlike selfoon sal wil ontvang waar ander sal verkies om nie hierdie soort kommunikasie op ʼn persoonlike toestel te kry nie. Volgens een deelnemer is die gebruik van ʼn persoonlike foon vir sakekommunikasie nie meer ʼn kwessie nie: “I think we are going beyond that now.”
Dit blyk dat Suid-Afrika ander uitdagings in die gesig staar as wat in die res van die wêreld geld. ʼn Deelnemer het aangevoer dat die bogenoemde tendense juis “die verskil tussen ʼn Eerstewêreld-land en ʼn Derdewêreld-land” uitlig. Hierdie deelnemer het die vergelyking tussen Suid-Afrika en Amerika getref: “In Amerika is tegnologie redelik oral beskikbaar en almal het toegang tot ʼn slim toestel, so, digitale kanale is baie makliker om te gebruik” vir interne kommunikasie as in Suid-Afrika. Die deelnemers het ook opgemerk dat “ons agter is, veral met goed soos die aanneming en gebruik van sosiale media”.
Daar kan verder betoog word dat verdere faktore hier ʼn rol speel. Hieronder geld die beduidende gaping in opleiding en geletterdheidsvlakke, verskillende tale van werknemers in die Suid- Afrikaanse werkomgewing, asook toegang tot openbare dienste in Suid-Afrika. ’n Deelnemer het verduidelik: “In lande soos Kanada het almal omtrent ʼn hoërskoolopleiding en selfs ʼn universiteitsgraad. Almal daar het toegang tot ʼn hoogs funksionele vlak van publieke vervoer, opvoeding en mediese infrastruktuur, wat ons nie het nie. Ons het hoë vlakke van inkonsekwentheid wanneer dit kom by opvoeding, taal, toegang tot mediese sorg, vervoer, skole, al daardie tipe goed wat Suid-Afrika ʼn baie meer komplekse plek maak om in te kommunikeer.” ʼn Ander deelnemer het die kompleksiteit van interne kommunikasie op ʼn soortgelyke manier uiteengesit: “Ons het 11 amptelike landstale – baie ander lande het hoogstens twee. Wanneer jy ʼn veldtog by ʼn myn in Suid-Afrika loods, sal jy gelyktydig met mense kommunikeer wat funksioneel ongeletterd is, sowel as ingenieurs wat dalk twee of drie grade het. Dit maak Suid- Afrika baie anders as die res van die wêreld waar almal soortgelyke vlakke van opleiding ontvang het en dieselfde taal praat.” Hierdie beskrywings sluit aan by die konteks-spesifieke uitdagings en die VUCA-landskap van Suid-Afrika (sien afdeling 1.1.2 en 1.1.2.4).
ʼn Verdere uitdaging, en daarby ʼn tendens, blyk uit die groot verskeidenheid kanale wat vir interne kommunikasie beskikbaar is en dat “mense baie meer kanale begin gebruik”. Uit die deelnemers se kommentaar kan afgelei word dat dit ʼn tendens is om “net ʼn ekstra kanaal by te voeg as dit nie goed gaan met die interne kommunikasie nie”. ʼn Deelnemer het byvoorbeeld spesifiek die probleem wat hiermee gepaardgaan beskryf: “Dit is ook definitief ʼn tendens wat ek sien met al my kliënte. As daar ʼn kommunikasieprobleem is, sit hulle nog ʼn nuusbrief, nog ʼn e-pos, nog ʼn vergadering, nog ʼn sosiale media hulpmiddel, nog ʼn veldtog by. Dit is ʼn kommerwekkende tendens.” Hierdie problematiese verskynsel blyk algemeen voor te kom en skakel met die konteks wat vroeër geskets is (sien afdeling 1.1.2.3). Daar is reeds uitgewys dat werknemers dikwels voel hulle verdrink in die inligting (inligtingoorlading) wat hulle ontvang en kommunikasiekanale wat hulle daagliks by die werkplek moet gebruik.
Hoewel ’n groot hoeveelheid kanale en boodskappe intern gebruik en bygevoeg word, blyk dit steeds dat interne kommunikasie in Suid-Afrikaanse organisasies “nie genoeg aandag kry nie”. Daar word uitgewys dat die regeringsektor (openbare sektor) die meeste uitdagings van interne kommunikasiesisteme ervaar. Een deelnemer het genoem dat “daar nie hoop is vir die regering nie. Die regering se kommunikasiesisteme is steeds waar ons in die 80’s was”. Wat die privaatsektor betref, het die deelnemers aangedui dat die praktisyns in die industrie “baie doen om interne kommunikasie te verbeter”. Dit blyk dat interne kommunikasie in Suid Afrika steeds ingrypende “verbetering” nodig het.
Hoewel interne kommunikasie in Suid-Afrika vele uitdagings het, blyk dit ook dat daar sekere aspekte is waarin die land ʼn voorloper is. Die deelnemers het gereken dat Suid-Afrikaanse maatskappye meer ervaring in interne krisiskommunikasie het as elders in die wêreld. Voorbeelde wat genoem is, is krisisse wat by die myne en in die hoëronderwyssektor ervaar is. Die deelnemers het beskryf dat “die werknemers en die omliggende gemeenskap die myn tot ʼn totale stilstand kan laat kom en werk blokkeer”. Hierdie aangeleenthede is deur van die deelnemers by ʼn internasionale konferensie gedeel. Die reaksie was blykbaar dat ander internasionale interne kommunikasiekundiges verbaas was dat hulle met “sulke tipe krisisse moet cope”.
ʼn Ander deelnemer het ook haar ervaring by ʼn internasionale kommunikasieberaad gedeel. By hierdie beraad was interne kommunikasiepraktisyns teenwoordig wat deel vorm van die globale organisasie van Amerika, Kanada, Asië en die Verenigde Koninkryk. Sy het betoog dat die Suid- Afrikaanse organisasie lei in die “navorsingspasie” en dat “ons in hierdie aspek ver voor” is. Die deelnemer het haar ervaring soos volg verduidelik: “Toe ek daar vra wanneer laas het hulle internekommunikasie-navorsing gedoen, het nie een kommunikasiepraktisyn van ʼn ander land hul hand opgesteek nie. Hulle het selfs gevra wat dit is en hoe dit gedoen word? China en Indië was baie gretig dat ek hulle meer vertel en meer inligting gee oor die internekommunikasie- navorsing wat ons by die Suid-Afrikaanse basis en in ons winkels uitvoer.”
Uit hierdie afdeling se besprekings kan afgelei word dat die gebruik van nuwe tegnologie, sosiale media en digitale media vir interne kommunikasie ʼn wêreldwye tendens is. Tog sukkel Suid- Afrikaanse organisasies met die implementering en aanneem hiervan. Redes vir hierdie traagheid is uitdagings soos die tekort aan gratis WiFi by die werkplek, toegang tot slimfone, swak infrastruktuur, en ongelyke vlakke in opleiding en geletterdheid. Die unieke, maar ingewikkelde Suid-Afrikaanse konteks speel dus ʼn rol by die suksesvolle implementering van interne kommunikasiekanale asook by interne kommunikasiebestuur, veral wanneer die verskeidenheid tale wat gepraat word byvoorbeeld in ag geneem word. Hierdie uitdaging sluit aan by die tendense wat vroeër uitgewys is (sien afdeling 1.1.2.3). Die problematiese omgewing lei dikwels tot
inligtingoorlading en te veel interne kommunikasiekanale. Die vermeerderde kanale word as oplossings vir die probleme ingestel, hoewel dit tot verdere interne kommunikasieprobleme lei. Dit blyk egter dat Suid-Afrikaanse organisasies die voorlopers is met interne krissiskommunikasie en interne navorsing, juis omdat hierdie interne aspekte gereeld binne die onseker Suid- Afrikaanse omgewing ervaar en toegepas moet word.