Suksesvolste kanale vir interne kommunikasie

Uit die onderhoude het na vore gekom dat die organisasies verskeie mediums tot hulle beskikking het om met interne belangegroepe te kommunikeer. Dit blyk dat die onderskeie organisasies tussen 10 tot 20 interne kommunikasiekanale inspan. Hierdie kommunikasiemengsel bestaan by die meerderheid organisasies uit die volgende verwysde kanale: e-posse, nuusbriewe (gedruk en digitaal), interne TV-programme, gedrukte kwartaallikse tydskrif, plakkate, inhuisjoernale, intranet, digitale media-aanwysings en borde (reklameborde) en screensavers. Hieronder geld ook maandelikse korporatiewe PowerPoint-aanbiedings, vergaderings, byeenkomste in die dorp se stadsaal, ʼn ontbyt saam met die HUB en ander geleenthede (korporatiewe aktiwiteite en gebeure). Daar is egter kanale wat nie uitdruklik genoem is nie. Sodanige kanale word later ook in hierdie afdeling bespreek.

Die deelnemers het aangedui dat die gekose kommunikasiekanaal meestal afhang van die soort boodskap wat aan die interne gehoor gekommunikeer moet word. ʼn Deelnemer het dit só uitgedruk: “Ons het verskillende stelsels en verskillende platforms, afhangende van die boodskap – elke kwessie sal anders gekommunikeer word” en “dit hang regtig van die boodskap af”. Die

deelnemers het sommige scenario’s verskaf en dan die gekose kanaal vir die spesifieke boodskap bespreek. Strategiese boodskappe sluit in: finansiële inligting, die organisasie se doelstellings en doelwitte, teikens asook die rigting wat die organisasie volg. Hierdie boodskappe word deur die HUB gekommunikeer, soos ʼn deelnemer dit gestel het: “Ons sit hom op ʼn verhoog en nooi alle werknemers uit om te kom luister.” Strategiese boodskappe word dus meestal van aangesig-tot-aangesig gekommunikeer en blyk eenrigting te wees.

Al die organisasies het deur die bank saamgestem dat aangesig-tot-aangesig-kommunikasie die mees geskikste en suksesvolste kanaal vir interne kommunikasie is. Die deelnemers van die onderskeie organisasies het die volgende uitlatings gemaak:

 “Selfs met al die tegnologie wat ons tot ons beskikking het, is aangesig-tot-aangesig- kommunikasie baie spesiaal. Dit word amper soos die goue neut in die organisasie, want enigiemand kan via e-pos kommunikeer.”

 “Dit het ʼn kultuur van interne kommunikasie geword dat jy by jou lessenaar sit en e- posse uitstuur. Dus staan aangesig-tot-aangesig-kommunikasie uit, want dit het ongewoon geraak en is nie meer die norm nie.”

 “Vir my is aangesig-tot-aangesig-kommunikasie die kragtigste manier om te kommunikeer, alhoewel dit nie altyd prakties is nie.”

 “Die mees suksesvolle kanaal is wanneer ons een-tot-een kommunikeer, waar ons op ʼn menslike vlak reageer en nie digitaal nie. Ek dink dit is die effektiefste, want jy kan terugvoer kry wat holisties van jou werknemers is, hulle voel meer gemaklik om hul eie taal te praat, en jy sien ook die nieverbale gebare wat digitale bemiddelde kommunikasie jou nie toelaat om te sien nie.”

 “Niks kan dit [aangesig-tot-aangesig-kommunikasie] klop nie. Dit is baie beter as enige ander kommunikasie medium wat ons tot ons beskikking het.”

Deelnemers het beklemtoon hoe belangrik aangesig-tot-aangesig-kommunikasie is as die mees geskikte manier om te kommunikeer. Tog volg hierdie kanaal nie noodwendig ʼn tweerigting- simmetriese vloei nie (soos in afdeling 4.3 saamgevat). Die deelnemers het sterk beklemtoon dat hulle fokus op aangesig-tot-aangesig-kanale, soos vergaderings. Dit is egter belangrik om daarop te let dat die uitkoms van hierdie vergaderings deur die bestuur bepaal word, hoewel tweerigting- simmetriese kommunikasie wel tydens sulke sittings aangemoedig word. Sommige vergaderings volg eerder die benadering van eenrigting kommunikasie. Hier geld byvoorbeeld die maandelikse strategievergadering waar belangrike inligting en syfers van die organisasie met alle werknemers gedeel word.

Die deelnemers het voorts verduidelik dat sensitiewe kwessies of veranderings binne die organisasie gekommunikeer word met ʼn groepwye e-pos wat regstreeks van die hoofuitvoerende beampte af gestuur word. Dit is insiggewend dat aangesig-tot-aangesig-kommunikasie as die suksesvolste kanaal uitgewys word. Tog, wanneer sensitiewe kwessies aan interne belangegroepe gekommunikeer moet word, word gekies vir elektroniese media, eerder as die aangesig-tot-aangesig-benadering.

Deelnemers het nog ʼn voorbeeld verskaf waar aangesig-tot-aangesiggeleenthede ingespan word: “Wanneer goeie nuus gedeel word, sal ons byvoorbeeld oliebolle vir almal aflewer. Dan vra ons byvoorbeeld die betrokke hoof van elke departement en besturende direkteure om aangesig- tot-aangesig ʼn aankondiging aan die spanne te maak voor of na die oliebolle afgelewer is.” Dus word goeie nuus ook van aangesig tot aangesig met personeel gedeel, maar slegte nuus, soos sensitiewe kwessies wat hier bo beskryf is, word per e-pos gedeel.

Ander boodskapmateriaal word deur die interne kommunikasiespan ontwikkel. Hierdie materiaal word deur seniorbestuur na die onderskeie spanne versprei. Dit volg dus ʼn hiërargiese lyn. Tog is dit vir die organisasies belangrik dat die boodskappe alle werknemers bereik, “soos dit deur die vlakke na die onderskeie spanne gefiltreer word”. Sekere inligting word egter as minder belangrik beskou, soos “generiese opdaterings” wat op die organisasie se intranet gepubliseer word. Die deelnemers van al die organisasies is dit eens dat die werknemers die verantwoordelikheid het om hierdie soort boodskappe self te gaan soek. ʼn Deelnemer het verduidelik: “As werknemers graag inligting oor ʼn spesifieke onderwerp wil vind, kan hulle meer daaroor gaan lees, want dit [die intranet] bied daaglikse inligting en opdaterings.”

Van die deelnemers het sterk klem gelê op hulle inhuisjoernaal. Hulle het uiteengesit wat hulle met dié joernale wil bereik: “Ons ontwikkel ʼn inhuistydskrif vir personeel waar personeelgebeure maandeliks versamel en bespreek word. Ons het ook ʼn inhuistydskrif vir die konsultante wat maandeliks uitkom met lewensverhale, getuigskrifte, advies, resepte en gereedskap. Die inhoud is dus besigheidsgebaseer, maar ook op menslike verhoudings gebaseer.” Die inhuisjoernale se doel is om ʼn gevoel van “ek behoort” te skep, veral vir die “konsultante wat nie kantoorgebaseer is nie”.

Behalwe vir die soort boodskap wat gekommunikeer moet word, het deelnemers ook genoem dat die kanaal baiekeer afhang van die sektor, bedryf, vlak van werknemers, die profiel van die werknemers en die aard van die werk wat hulle doen. Een deelnemer het dit só verduidelik: “Ek kan jou verseker dat jy baie anders kommunikeer as jy in die mynbousektor kommunikeer as wanneer jy in ʼn finansiëledienste-omgewing of in ʼn kleinhandelomgewing kommunikeer, want dit

hang regtig af of jou werknemers toegang tot kommunikasieplatforms het.” Een deelnemer het ook daarop gewys dat die posvlak en die vlak van die werknemers se geletterdheid die kommunikasieplatform bepaal: “Vir ons meer professionele werknemers is ons geneig om digitale platforms te gebruik, dus sal ons e-posbande of elektroniese interne memo’s of screensaver vir hulle gebruik. Terwyl ons geneig is om vir ons geletterde, semi-geletterde en ongeletterde werkers eerder plakkate en meer een-tot-een-kommunikasie te gebruik.” Die deelnemers het voorts beskryf dat die interne belangegroepe dikwels hulleself op verskillende geografiese plekke bevind en dat kanale op grond daarvan gekies word: “Ons het kantoorgebaseerde personeel (geografies versprei regoor die land), winkelvloerpersoneel (fabrieke en verspreidingsentrums) en verkoopspuntpersoneel (op die pad, heeldag in vergaderings, by kliënte en gesondheidswerkers). Ons weet natuurlik watter kanale die beste werk vir watter gehoor.”

Dit blyk dat een-tot-een of aangesig-tot-aangesig-kommunikasie as die suksesvolste en belangrikste kanale vir interne kommunikasie beskou word. Nogtans volg die kanale wat gebruik word nie noodwendig ʼn tweerigting-simmetriese benadering, soos die literatuur voorskryf nie (sien afdeling 2.4.3). Gevolglik kan die afleiding gemaak word dat die belangrikste kanaal vir interne kommunikasie nie normatief gebruik word nie. Ander interne kommunikasiekanale wat die meestal gebruik word, is “die intranet en e-posse” wat beskou kan word as kanale vir boodskappe wat ook eenrigting uitgestuur word.