3. Huidige situatie
3.4 Overeenkomsten en verschillen in de identiteitsinfrastructuren
3.4.3 Registraties Persoonsadministratie
Alle Nederlandse gemeenten en alle Caribische openbare lichamen en landen voeren elk één lokale geautomatiseerde basisadministratie van persoonsgegevens. de registratie in Europees Nederland heet GBA, die in het Caribisch gebied PIVA. Qua opzet en functionaliteit zijn deze twee typen van systemen op veel punten identiek. PIVA is een ‘kloon’ van GBA. De GBA is na het ontstaan van PIVA doorontwikkeld, onder andere om de veranderingen in het Burgerlijk Wetboek en de
verstrekking van persoonsgegevens naar andere overheden goed te kunnen ondersteunen. Ook de PIVA is doorontwikkeld, maar op punten anders dan de GBA.
In Europees Nederland is de GBA een basisregistratie. Dat wil zeggen dat alle overheden deze persoonsadministratie verplicht moeten gebruiken. Bij gerede twijfel over de juistheid van gegevens moeten zij een terugmelding doen (via TerugMeldVoorziening). Om dit gebruik en die
terugmeldingen (veilig) mogelijk te maken zijn gemeenten, woningcorporaties, provincies,
ministeries en waterschappen aangesloten op Gemnet. De PIVA is geen basisregistratie. Behalve de openbare lichamen zijn geen overheidsorganisaties aangesloten op Gemnet.
59 Overeenkomsten en verschillen in de identiteitsinfrastructuren
De GBA- en de PIVA-applicaties hebben een module burgerlijke stand voor het opmaken van akten en het doorzetten van persoonsgegevens op die akten naar GBA c.q. PIVA.
De gegevenssets in PIVA en GBA verschillen slechts op enkele onderdelen: een ‘gemeente’ in GBA heet ‘eiland’ in PIVA; het persoonsnummer in GBA heet BSN en in PIVA ID-nummer. De GBA-applicatie kan de verblijfstitel van vreemdelingen, de postcode en het geregistreerd partnerschap bijhouden, de PIVA-applicatie in Caribisch Nederland en de Caribische landen niet.53
De verschillende GBA’s zijn via mailboxen met elkaar verbonden zodat er persoonslijsten
uitgewisseld kunnen worden. Ook de PIVA’s zijn via mailboxen met elkaar verbonden. De PIVA- en GBA-netwerken zijn echter gescheiden netwerken. Via de PVA-GBA-Koppeling kunnen PL’s wel van het ene naar het andere netwerk worden verzonden.
De GBA’s kennen een mechanisme voor intergemeentelijke verhuizing. Daarbij vraagt de nieuwe woongemeente via de mailbox de PL op bij de oude woongemeente. De persoon wordt
uitgeschreven in de oude en ingeschreven in de nieuwe gemeente. De PL in de oude gemeente verdwijnt daar uit de GBA wordt naar de nieuwe gemeente overgebracht. PIVA kent dit mechanisme niet: bij verhuizing naar een ander eiland wordt de procedure voor emigratie/immigratie gebruikt. De PL kan wel via de mailboxen worden overgedragen, maar de oude PL blijft daar achter; zij het
‘opgeschort’. In de PIVA van het nieuwe eiland krijgt de persoon een ander ID-nummer. De brondocumenten blijven achter in het dossier van het oude eiland. Op de PL wordt niet de verwijzing direct naar brondocumenten opgenomen, maar wordt een verwijzing naar de oude PL opgenomen.
In Europees Nederland heeft elke ingezetene een adres, postcode en woonplaats. Straatnamen zijn vastgesteld door de gemeenteraden, en opgenomen in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen.
Adresgegevens worden uit deze registratie overgenomen. In de Caribische landen en Caribisch Nederland kent men geen postcode en zijn de straatnamen niet formeel vastgesteld door het bevoegd gezag.
Voor de GBA zijn er regels en hulpmiddelen voor kwaliteitscontroles en audits. Voor PIVA formeel niet, maar ook Caribisch Nederland en de Caribische landen voeren sinds 10-10-‘10 audits uit.
Identiteitsdocumentregistratie
Alle identiteitskaarten in het Koninkrijk hebben een documentnummer dat ook op de kaart wordt gedrukt. Het nummer wordt gegenereerd door de leveranciers van de NIK respectievelijk de sédula.
In Curaçao en Sint Maarten worden vergelijkbare systemen gebruikt). In Europees Nederland wordt bij de verstrekking van een NIK het documentnummer genoteerd op de PL van de houder. Dit gebeurt niet in de PIVA’s in het Caribisch gebied.
Bij verlies of diefstal van de NIK of bij intrekking van de Nederlandse nationaliteit wordt dat in Europees Nederland in de GBA aangetekend op de persoonslijst. GBA stuur dan een bericht naar het BasisRegister Reisdocumenten. Daarin worden alle reisdocumenten opgenomen die niet meer
53 PIVA in Caribisch Nederland kan al wel geregistreerd partnerschap verwerken bij immigratie.
60 Overeenkomsten en verschillen in de identiteitsinfrastructuren
in het verkeer mogen zijn. Ook het Verificatieregister wordt bijgewerkt. Politie en KMar kunnen daarmee controleren of een NIK waarvan de geldigheidsdatum nog niet is verstreken wel in gebruik mag zijn. In het Caribisch gebied wordt verlies van de sédula vaak wel aangetekend in het aanvraag c.q. productiesysteem (CAS), maar een BRR of Verificatieregister voor sédula’s is er niet. Daarom kan niet digitaal worden gecontroleerd (aan de grens of op het politiebureau) of een nog niet verlopen sédula mogelijk als gestolen staat aangetekend.
In Europees Nederland houdt de IND een centraal kaartregister bij van alle verstrekte vreemdelingendocumenten. Veranderingen van de status en vermissingen worden daarin geregistreerd. Via de beheervoorziening BSN kunnen afdelingen burgerzaken (en andere
geautoriseerde gebruikers) de status van vreemdelingen controleren. In het Caribisch gebied kent men geen vreemdelingendocument. Controles vinden plaats door contact op te nemen met burgerzaken of met de toelatingsorganisatie.
3.4.4 Processen
1. Creatie van persoonsgegevens
In het Koninkrijk worden de meeste authentieke persoonsgegevens (met uitzondering van
nationaliteit, BSN en woonplaatsgegevens) gecreëerd door de ambtenaar van de burgerlijke stand.
Gegevens worden vastgelegd in akten en die blijven altijd bewaard in de gemeente of openbaar lichaam of land waar zij plaatsvonden. Via de Burgerlijke Stand module van de GBA- en PIVA-applicatie worden akten gemaakt en persoonsgegevens doorgezet naar de basisadministratie.
In het Caribisch gebied kent het Burgerlijk Wetboek – dat verder sterk overeenkomt met het Europees Nederlandse Burgerlijk Wetboek - niet het geregistreerd partnerschap en het huwelijk tussen twee personen van gelijk geslacht. Gegevens over deze rechtsfeiten kunnen in Caribisch Nederland wel worden ingevoerd in de PIVA.
2. Beheer van persoonsgegevens in de basisadministratie
Zowel in de GBA als in PIVA worden bij een inschrijving de persoonsgegevens overgenomen van akten van de burgerlijke stand. Die vormen de bron. Dat geldt ook voor in het buitenland
opgemaakte akten.
Bij geboorten wordt via de geldende regels de nationaliteit bepaald en aangetekend in GBA of PIVA. Op dit punt is er geen verschil tussen Europees Nederland en het Caribisch gebied.
Bij inschrijving in Europees Nederland wordt de woonplaats, postcode en het woonadres vastgesteld door de ambtenaar burgerzaken en in de GBA geplaatst. Dat gebeurt ook zo in het Caribisch gebied, maar dan zonder de postcode.
Verhuizing binnen het eiland worden in Caribisch Nederland net zo uitgevoerd als verhuizingen binnen de gemeente in Europees Nederland. Bij verhuizingen tussen de eilanden in het Caribisch gebied wordt de persoon uitgeschreven uit PIVA, ontvangt hij een bewijs van uitschrijving en wordt de oude PL opgeschort. Met het bewijs gaat de persoon naar burgerzaken op het ontvangende eiland. Wanneer de persoon al op dat eiland woonachtig is geweest wordt zijn oude PL weer geactiveerd, anders wordt een nieuwe aangemaakt, met een nieuw ID-nummer. De gegevens van
61 Overeenkomsten en verschillen in de identiteitsinfrastructuren
de oude PL worden via de PIVA mailbox verzonden. De ingezetene moet zijn oude sédula inleveren en een nieuwe aanschaffen. Dit is in wezen de procedure voor emigratie/immigratie: een verhuizing naar elke ander land wordt op deze zelfde manier behandeld, met uitzondering van het versturen van de PL.
In Europees Nederland worden intergemeentelijke verhuizingen automatisch via de GBA
afgehandeld. De PL wordt door de ontvangende gemeenten opgevraagd en via de GBA-mailbox overgedragen. Uitschrijving uit de oude gemeente gebeurt automatisch als de persoon zich inschrijft in de nieuwe gemeente.
Afdelingen burgerzaken in Europees Nederland kunnen via een online inkijkfunctie op de GBA-V de PL-en van andere inwoners uit alle andere gemeenten inzien (ad hoc verstrekkingen). Dit is handig bij het snel controleren van persoonsgegevens voorafgaand aan het opmaken van een akte van de burgerlijke stand of een inschrijving in de GBA. In het Caribisch gebied bestaat de online
inkijkfunctie op de PIVA-V niet.
Verhuizingen tussen het Caribisch gebied en Europees Nederland worden als emigratie/immigraties behandeld. De PL wordt via de PIVA-GBA-Koppeling verzonden naar de nieuwe gemeente/eiland.
3. Verstrekkingen aan andere overheden
Ten behoeve van het verstrekken van persoonsgegevens aan andere overheden kan elke afdeling burgerzaken een ad-hoc selectie uit PIVA of GBA maken en het resultaat opsturen naar de betreffende overheid. Daarnaast bestaat er een centrale faciliteit waarin alle PL-en van Europees Nederland (GBA-V) of alle PL-en uit Caribisch Nederland (PIVA-V) worden bewaard. De Caribische landen hebben deze faciliteit niet.
Wanneer een PL in een gemeente of eiland wordt aangepast, wordt er via de mailbox een update verzonden naar de betreffende centrale faciliteit. Zo worden de GBA-V en de PIVA-V actueel gehouden. Andere overheden kunnen zich aanmelden om reguliere verstrekkingen via de GBA-V en PIVA-V te ontvangen. GBA-V is technisch geavanceerder dan PIVA-V. De laatste heeft alleen ad hoc verstrekkingen of verstrekkingen via selecties, maar kan niet spontaan mutaties doorgeven.
Bovendien bevat de PIVA-V soms van één persoon, als die woonachtig was op meer dan één eiland, ook meerdere PL-en (waarvan er maar één actief kan zijn). De GBA-V bevat maar één PL per persoon. De systemen bij de ontvangende overheden die de verstrekkingen behandelen moeten de gegevens uit PIVA-V daarom op een andere manier behandelen dan de gegevens uit GBA-V.
Overheden in Europees Nederland en in Caribisch Nederland zijn niet verplicht om de gegevens uit PIVA-V te gebruiken. Dat is anders met de GBA-V: overheden in Europees Nederland moeten de GBA-V gebruiken. Een consequentie hiervan is dat de afdelingen burgerzaken in het Caribisch gebied naar verhouding veel meer uittreksels uit de PIVA moeten verstrekken dan in Europees Nederland. Hebben overheden in Europees Nederland gerede twijfel over de juistheid van een gegeven uit de GBA, dan moeten zij een terugmelding doen aan de gemeente als beheerder van de basisregistratie.
Door de (kleine) verschillen tussen de gegevens in PIVA en GBA zijn er ook kleine verschillen in de verstrekte gegevens. Zo wordt de postcode en de vreemdelingenstatus niet via PIVA-V verstrekt.
62 Overeenkomsten en verschillen in de identiteitsinfrastructuren
4. Aanvragen, produceren en uitgeven van identiteitskaart
In Caribisch Nederland, Curaçao en Sint Maarten wordt de sédula lokaal bij burgerzaken geproduceerd. Afgezien van wachttijden voor het loket kan een burger in circa 10 minuten een nieuwe sédula aanschaffen. De foto wordt ter plekke gemaakt door burgerzaken.
In Europees Nederland wordt de NIK, net als de cedula in Aruba, via een aanvraagstation (RAAS) besteld bij een centrale leverancier in Nederland. De burger levert zelf een pasfoto aan, en ook worden er vingerafdrukken opgenomen om op de chip van de kaart te plaatsen. De productie en het transport van de NIK en cedula nemen enige dagen in beslag. In Europees Nederland kan de burger na vijf werkdagen het document tijdens een tweede bezoek aan de balie ophalen, in Aruba is dat na 10 (tot 15) werkdagen.
In Caribisch Nederland gebruikt men ook het aanvraagstation RAAS, maar alleen voor paspoorten.
5. Aanvragen, produceren en verstrekken vreemdelingendocument
In Caribisch Nederland moeten vreemdelingen (en daaraan gelijk gestelde Europese Nederlanders) eerst bij de IND een verblijfsvergunning aanvragen. Met die papieren vergunning, paspoort en andere documenten kunnen zij zich vervolgens inschrijven in PIVA (zie proces 2). De vreemde-lingenstatus wordt in de vorm van een code op de sédula afgedrukt en de geldigheidsduur van de sédula wordt bepaald op het einde van de verblijfsvergunning. Wanneer de vergunning is verlopen moet de vreemdeling een verlenging aanvragen. Daarmee moet hij weer een nieuwe sédula aanschaffen. In de Caribische landen verloopt dit proces op dezelfde manier – behalve in Aruba waar de aanschaf van de sédula niet verplicht is.
In Europees Nederland moeten vreemdelingen ook eerst een verblijfsvergunning aanvragen bij de IND. Na betaling aan en goedkeuring door de IND ontvangt de vreemdeling een papieren
verblijfsvergunning. Na enkele dagen kan de vreemdeling ook een vreemdelingenkaart ophalen.
Met de verblijfsvergunning en een identiteitsdocument moet de vreemdeling zich inschrijven in de GBA van zijn woongemeente.
Wanneer een legale vreemdeling in Europees Nederland verhuist moet hij dat aangeven in zijn nieuwe woongemeente. Via de GBA wordt de verhuizing ook weer doorgegeven aan de IND.
Wanneer er iets verandert in de verblijfsstatus van deze vreemdeling wordt dat automatisch door de IND aangepast in de GBA. In het Caribisch gebied zijn er geen uniforme regels over hoe de
afdelingen burgerzaken en de IND veranderingen in adres of verblijfstatus aan elkaar doorgeven.
Afspraken daarover verschillen per land.
63 Overeenkomsten en verschillen in de identiteitsinfrastructuren
6. Controleren van identiteit en geldigheid van de kaart
In de Caribische landen en in Caribisch Nederland zijn de middelen om te controleren of de persoon werkelijk hoort bij de sédula, en of die sédula nog wel in omloop mag zijn, beperkt. De controlerende ambtenaar -aan een balie, aan de grens of op de openbare weg- kan de kaart onderzoeken op namaak, de foto vergelijken met de persoon voor hem en eventueel naar een paspoort of rijbewijs vragen. Bij twijfel wordt er telefonisch contact gezocht met de afdeling burgerzaken. Er zijn geen digitale methoden beschikbaar om te checken of de sédula niet meer in omloop mag zijn (na bijvoorbeeld diefstal van de kaart of uitschrijving uit PIVA). De voorzijde van de sédula wordt wel gescand bij grenspassages, maar de gegevens blijven binnen het border management systeem en worden alleen ad-hoc niet gedeeld met andere overheden. De “machine readable zone” op de achterkant van de kaart (MRZ) wordt niet gebruikt.
In Europees Nederland kunnen bepaalde overheden via het Verificatieregister digitaal controleren of een NIK nog in omloop mag zijn. Via de biometrische kenmerken op de NIK of het
vreemdelingendocument (vingerafdrukken) kan ook worden gecontroleerd of de houder ook
werkelijk dezelfde persoon is aan wie het document is verstrekt. Bepaalde overheden kunnen via de Beheervoorziening BSN controleren of een identiteitskaart van hun patiënt wel geldig is. Ook bijvoorbeeld zorginstellingen kunnen dat doen met de NIK’s en vreemdelingendocumenten van hun patiënten. Bij twijfel over de echtheid van een NIK of vreemdelingendocument kan de ECID worden ingeschakeld om de geheime derdelijns echtheidskenmerken te controleren.
7. Aangeven verlies of diefstal ID-kaart
In paragraaf 3.4.3 bij de documentregistratie is reeds aangegeven hoe verlies of diefstal van sédula, NIK of vreemdelingendocument worden geregistreerd. De vermissing van de sédula wordt (niet altijd) in CAS geregistreerd. De vermissing van een NIK wordt altijd geregistreerd in de GBA. De vermissing van een vreemdelingendocument wordt door de IND in het kaartregister bijgehouden.
Voor het verkrijgen van een nieuwe sédula, NIK of vreemdelingendocument moet een proces verbaal van de vermissing of diefstal worden getoond. De leges voor vernieuwing van een verloren document zijn bijna overal hoger dan een de leges voor een eerste aanschaf of reguliere
vervanging.
8. Inleveren identiteitsdocument
Bij verhuizing naar ander openbaar lichaam of land vanuit het Caribisch gebied of bij overlijden moet de inwoner zich laten uitschrijven en zijn sédula inleveren. De kaart wordt ongeldig gemaakt door er een gat in te ponsen/door te knippen en PIVA en de documentregistratie (niet altijd) worden daarop bijgewerkt.
De NIK hoeft bij verhuizing niet te worden ingeleverd. Bij verlies van het Nederlanderschap wel. De kaart wordt ongeldig gemaakt (op dezelfde wijze als hierboven) en de GBA wordt daarop
aangepast.
64 Overeenkomsten en verschillen in de identiteitsinfrastructuren
9. Beheren systemen
Elke gemeente en Caribisch openbaar lichaam of land moet de systemen die lokaal nodig zijn voor de identiteitsinfrastructuur in principe zelf beheren. Zij zijn ook zelf verantwoordelijk voor een goede lokale technische infrastructuur (servers, werkplekken, telefoon, internet en aansluiting op
Gemnet54). Hierbij is het van belang dat de betrouwbaarheid en beschikbaarheid van de technische infrastructuur op een aantal plaatsen in het Caribisch gebied beduidend lager ligt dan in Europees Nederland.
Agentschap BPR draagt in Europees Nederland en in het Caribisch gebied zorg voor het beheer van specificaties, procedures en de ontwikkeling en het beheer van centrale systemen zoals GBA-V, PIVA-GBA-V, de mailboxen en de Beheervoorziening BSN.