Hoofdstuk 7 Toepassing interventieinstrument: Parketadministratie
7.4. Uitkomsten van de sessies
7.4.2. Afdeling Zittingsvoorbereiding
73 Deze formulering is met opzet gekozen, omdat in de ervaring van de begeleiders, veel van de deelnemers eerder teamsessies hebben meegemaakt met goede voornemens die niet uitkwamen (of sommigen juist het tegendeel). Dit punt benoemen geeft dan meer scherpte aan de dialoog.
4. Meer waardering uitspreken over goed functioneren (29%)
5. Deel meer informatie met elkaar over onverwachte gebeurtenissen en veranderingen (21%)
6. Organiseer tijd voor opfris/ bijspijker cursussen (14%) Hoe gaat het nu wel lukken
Bespreking van de condities waaronder het nu wel gaat lukken wordt gekoppeld aan de prioriteiten en levert het volgende op.
Discipline in het werk
Meer discipline in het werken met dossiers kan worden bevorderd door werkinstructies zo op te stellen dat iedereen ze begrijpt. Ook is het belangrijk de gevolgen van het niet nakomen van afspraken helder/ duidelijk te maken (sancties als het nodig is). Tenslotte wordt in overweging genomen een “Loesje”74 actie rond dit thema te organiseren.
Belang van het slachtoffer op de agenda
Om het belang van de slachtoffers (ook bij parketleiding) meer op de agenda te krijgen wordt voorgesteld een presentatie aan de OvJ’s te geven over de positionering van het slachtoffer in het strafproces.
Betere afspraken.
Rond betere afspraken formuleert de groep het volgende: “Het duidelijker maken van afspraken begint met het werken aan betere samenwerking door beter te communiceren. Hiervoor kun je bij jezelf beginnen door beter te luisteren.” Ook wordt in dit kader het opheffen van ‘eilandjes politiek’, of positiever geformuleerd over grenzen heen kijken, benoemd.
Evaluatie
Er is een positieve indruk van de ochtend, tot uiting komend in een waardering van gemiddeld 7,1. Ook de leidinggevende heeft een positieve indruk, en neemt zich voor de sessie bij haar collegae leidinggevenden aan te prijzen.
Observaties
Tijdens de sessie blijken er een aantal medewerkers binnen de afdeling te zijn die solitair optreden. Er wordt weinig samenhang binnen de afdeling ervaren. Dit komt met name aan de orde bij de bespreking van de grote spreiding in de uitkomsten op gevoeligheid voor de uitvoering (van 0% tot 100%). Eén medewerkster meldt in de sessie dat ze solitair werk verricht en dit als een nadeel ziet.
7.4.2. Afdeling Zittingsvoorbereiding.
Uitkomsten
Voor de afdeling Zittingsvoorbereiding (ZV), die belast is met de voorbereidingen van reguliere zittingen, worden de volgende prioriteiten gesteld door de medewerkers. Hierbij is per
aandachtspunt aangegeven welke percentage van de deelnemers voor deze prioriteit heeft gestemd.
a. Communicatie moet open blijven, daar moeten we elke dag aan werken (83%) b. Neem meer tijd om naar elkaar luisteren i.p.v. je mening te verkondigen (stel minder,
vraag meer) (74%)
c. Overname van werkzaamheden zou meer vanzelfsprekend moeten gebeuren (52%) d. Overname van werk bij langdurige afwezigheid beter regelen (30%)
e. Geef medewerkers meer opdrachten waarbij ze hun grenzen kunnen verleggen/ zelf initiatief nemen (26%)
f. Meer kennis uitwisselen, zowel binnen als tussen clusters (22%)
74 Een ‘Loesje’ actie betreft het ophangen van poster met daarop positief kritische slagzinnen om mensen aan te moedigen zich op een bepaalde manier op te stellen.
7
A interviewt B gedurende 10 minuten op basis van twee vragen
a wat zijn (kleine) successen op het gebied van betrouwbaarheid in jullie groep b wat zijn verbeterpunten
C maakt aantekeningen over A en B en kijkt wat in het gesprek helpt om het effectiever te maken
Daarna: B interviewt C en A maakt aantekeningen Daarna: C interviewt A en B maakt aantekeningen
Laatste kwartier wordt gebruikt om voor te bereiden wat één persoon gaat terugmelden In de terugmelding wordt gevraagd naar 3 elementen die plenair worden besproken:
Kleine successen Zorgen/ verbeterpunten
Wat hielp om het gesprek effectiever te maken.
Deze punten worden gedurende de bespreking door de begeleiders direct op flapover vellen vastgelegd.
Daarna worden de uitkomsten van de vragenlijsten besproken, waarbij wordt uitgelegd dat de beknopte vragenlijst gebruikt kan worden om vergelijkingen met andere groepen te maken. In deze fase van het onderzoek kunnen vergelijkingen worden gemaakt met de politiegroep, een uitvaartorganisatie, adviseurs en verpleegkundigen (Vogus en Sutcliffe 2007a). Begonnen wordt steeds met de score op de 6 HRO principes met daarbij de signaalkleuren, de spreiding in de antwoorden per HRO principe. De terugkoppeling op detailniveau bestond uit de score per vraag, gegroepeerd naar de hoofdgebieden waarin de 6 HRO principes worden ondergebracht Zwakke Signalen opmerken (anticiperen) en Veerkracht (indammen). Per hoofdgebied wordt steeds begonnen met sterke punten gevolgd door aandachtspunten.
Op basis van de uitkomsten van de terugmelding en de uitkomsten van de vragenlijsten wordt een groslijst opgesteld van verbeterpunten. Via een procedure, waar deelnemers mogen aangeven welke verbeterpunten niet urgent of niet relevant zijn, wordt het aantal
verbeterpunten teruggebracht, totdat er een beperkt aantal over zijn waarover gestemd wordt. Dit levert een beperkt aantal prioriteiten op. Deze prioriteiten worden nader onderzocht vanuit de vraag 'hoe het nu wel gaat lukken73'.
Afgesloten wordt met een korte evaluatieronde waarbij de deelnemers een rapportcijfer geven. Tijdens de sessie wordt direct aan de verslaglegging gewerkt. Zichtbaar voor iedere deelnemer worden de verslagelementen aan de presentatie toegevoegd. Hierdoor is in de middag al een verslag in presentatievorm beschikbaar voor de deelnemers. In de volgende paragraaf wordt ingegaan op de uitkomsten van de sessies.
7.4. Uitkomsten van de sessies
Allereerst worden de afzonderlijke uitkomsten van de afdelingen geschetst, waarbij ook een aantal observaties van de begeleiders gedurende de sessies aangereikt worden.
7.4.1. Afdeling Slachtofferzorg.
Uitkomsten
Voor de afdeling Slachtofferzorg (SZ), die ondersteuning biedt aan slachtoffers tijdens de rechtsgang, worden de volgende prioriteiten gesteld door de medewerkers. Hierbij is per aandachtspunt aangegeven welke percentage van de deelnemers voor deze prioriteit heeft gestemd:
1. Bevorder het houden aan werkinstructies en het gedisciplineerd opbouwen van en omgaan met dossiers (93%)
2. Belang van de slachtoffers meer op de agenda bij de OvJ’s krijgen en bespreken mogelijke schade (79%)
3. Afspraken maken als je ze kunt nakomen, nee zeggen als het niet lukt (64%)
73 Deze formulering is met opzet gekozen, omdat in de ervaring van de begeleiders, veel van de deelnemers eerder teamsessies hebben meegemaakt met goede voornemens die niet uitkwamen (of sommigen juist het tegendeel). Dit punt benoemen geeft dan meer scherpte aan de dialoog.
4. Meer waardering uitspreken over goed functioneren (29%)
5. Deel meer informatie met elkaar over onverwachte gebeurtenissen en veranderingen (21%)
6. Organiseer tijd voor opfris/ bijspijker cursussen (14%) Hoe gaat het nu wel lukken
Bespreking van de condities waaronder het nu wel gaat lukken wordt gekoppeld aan de prioriteiten en levert het volgende op.
Discipline in het werk
Meer discipline in het werken met dossiers kan worden bevorderd door werkinstructies zo op te stellen dat iedereen ze begrijpt. Ook is het belangrijk de gevolgen van het niet nakomen van afspraken helder/ duidelijk te maken (sancties als het nodig is). Tenslotte wordt in overweging genomen een “Loesje”74 actie rond dit thema te organiseren.
Belang van het slachtoffer op de agenda
Om het belang van de slachtoffers (ook bij parketleiding) meer op de agenda te krijgen wordt voorgesteld een presentatie aan de OvJ’s te geven over de positionering van het slachtoffer in het strafproces.
Betere afspraken.
Rond betere afspraken formuleert de groep het volgende: “Het duidelijker maken van afspraken begint met het werken aan betere samenwerking door beter te communiceren. Hiervoor kun je bij jezelf beginnen door beter te luisteren.” Ook wordt in dit kader het opheffen van ‘eilandjes politiek’, of positiever geformuleerd over grenzen heen kijken, benoemd.
Evaluatie
Er is een positieve indruk van de ochtend, tot uiting komend in een waardering van gemiddeld 7,1. Ook de leidinggevende heeft een positieve indruk, en neemt zich voor de sessie bij haar collegae leidinggevenden aan te prijzen.
Observaties
Tijdens de sessie blijken er een aantal medewerkers binnen de afdeling te zijn die solitair optreden. Er wordt weinig samenhang binnen de afdeling ervaren. Dit komt met name aan de orde bij de bespreking van de grote spreiding in de uitkomsten op gevoeligheid voor de uitvoering (van 0% tot 100%). Eén medewerkster meldt in de sessie dat ze solitair werk verricht en dit als een nadeel ziet.
7.4.2. Afdeling Zittingsvoorbereiding.
Uitkomsten
Voor de afdeling Zittingsvoorbereiding (ZV), die belast is met de voorbereidingen van reguliere zittingen, worden de volgende prioriteiten gesteld door de medewerkers. Hierbij is per
aandachtspunt aangegeven welke percentage van de deelnemers voor deze prioriteit heeft gestemd.
a. Communicatie moet open blijven, daar moeten we elke dag aan werken (83%) b. Neem meer tijd om naar elkaar luisteren i.p.v. je mening te verkondigen (stel minder,
vraag meer) (74%)
c. Overname van werkzaamheden zou meer vanzelfsprekend moeten gebeuren (52%) d. Overname van werk bij langdurige afwezigheid beter regelen (30%)
e. Geef medewerkers meer opdrachten waarbij ze hun grenzen kunnen verleggen/ zelf initiatief nemen (26%)
f. Meer kennis uitwisselen, zowel binnen als tussen clusters (22%)
74 Een ‘Loesje’ actie betreft het ophangen van poster met daarop positief kritische slagzinnen om mensen aan te moedigen zich op een bepaalde manier op te stellen.
g. Maak helder waar deskundige hulp te krijgen is bij zaken waar we niet weten hoe we er mee om moeten gaan (9%)
h. Geef medewerkers bevoegdheden om onverwachte problemen aan te pakken. (4%) Hoe gaat het nu wel lukken
Bespreking van de condities waaronder het nu wel gaat lukken levert de volgende aandachtspunten op.
Open communicatie
Om een open communicatie te bevorderen kan eens in de twee weken ‘informeel’ in de Lounge overlegd worden. Ook meer bij elkaar langsgaan en de deur openlaten kan helpen. Tenslotte: door in het werkoverleg een vast punt op de agenda te plaatsen: voortgang/ hoe zit ik erbij. Beter naar elkaar luisteren
Beter luisteren en open blijven communiceren begint bij ons zelf, het is ook een kwestie van blijven praten en kritisch naar jezelf kijken.
Overname werkzaamheden
Rond overname van werkzaamheden geldt dat het belangrijk is, tijd te maken om bij elkaar te komen, of een ander in te werken. De stap die ieder voor zichzelf kan zetten is de eigen werkzaamheden op te schrijven.
Observaties en reflectie.
In de bespreking wordt extra aandacht gegeven aan de spreiding van de antwoorden op de HRO gebieden. In de bespreking hiervan wordt aangegeven dat er eerder van losse clusters dan van één afdeling kan worden gesproken. Dit beeld wordt ondersteund door de uitkomsten op de OOS, zie figuur 6.2. (ook zo gepresenteerd in de sessie), waarin de * aangeeft dat de spreiding erg groot is op de betreffende stelling en er geen sprake is van een ‘normaal’ verdeling.
Figuur 6.2. Uitkomsten van de OOS ZV Evaluatie
In het algemeen blijft er een positieve indruk van de ochtend, die tot uiting komt in een waardering van gemiddeld 7,0. De leidinggevende heeft een teruggetrokken rol gespeeld tijdens de dag. Het is de begeleiders onduidelijk welke conclusies zij trekt uit de sessie. Daarom wordt naast het presentatieverslag nog dezelfde dag een separate notitie geschreven voor de leidinggevende om haar een reactie te ontlokken (die overigens niet komt).
Algemene indruk
Hoewel het de groepen moeite kostte om kleine successen te benoemen, kwam er uiteindelijk wel een beeld naar voren dat ten opzichte van een jaar geleden er duidelijke verbeteringen zijn (het is winst dat je medewerkers dit ook uitspreken, zie met name de resultaten uit de drietallen). Daarnaast spreekt zoals gezegd de uitkomst van de stemming voor zichzelf: communicatie (19 stemmen) en meer tijd om naar elkaar te luisteren (17 stemmen) voeren de boventoon. Dit zijn zaken waar je vandaag c.q. morgen mee aan de slag kunt.
Langsgaan op werkoverleggen en opletten of er goed geluisterd wordt, of afspreken dat mensen de rol krijgen dit te bewaken, zijn mogelijkheden om te overwegen.
Om communicatie verder te verankeren kun je ook overal een dagopening invoeren met als onderdelen - wat staat ons te doen,
- waar verwachten we problemen, - waarop moeten we letten, - welke afspraken maken we erover.
Daarnaast gaf een groep/ cluster aan de vertrouwelijkheid van de groep te waarderen: wellicht voor andere groepen/ clusters een reden om daarover ook afspraken te maken
Groep en groepsvorming
Zeer heterogene groep (bleek ook al uit de vragenlijsten) bestaande uit mensen die elkaar nog niet goed kennen. Mede daardoor voorzichtig naar elkaar en naar de leiding. Er is behoorlijk gewerkt door de groepen. Opvallend: een aantal drietallen, maar ook een groep van 5 en een groep van 6, grotere groepen hadden ook de meeste moeite met de opdracht en bleven algemener. Coaching van de groepjes was nodig. Voor het eerst dat we de drie kwartier niet overschreden hebben. Vanaf de stemmingsronde een levendiger groep, waarbij ook opviel dat men elkaar opzoekt en samen de mening vormt (ook was eerder in de ochtend al aangegeven dat er een groep was die samen de vragenlijst had ingevuld, waarschijnlijk die met de zevens75). In de stemmingsronde en de evaluatie bleken er minstens één tweetal en één drietal te zijn.
Benoemd is dat er clusters zijn die ‘lekker draaien’ en clusters waar dat niet het geval is. Losse eindjes
Door de snelheid heeft een aantal punten niet de aandacht gekregen die ze verdienen:
- printerproblemen (heen en weer lopen zonder dat het wat oplevert); als verbeterpunt geformuleerd “zorg dat het management zich bewust wordt van de impact op de werkvloer van printerproblemen” (kan ook gaan over afstand tussen printer en werkplek).
- overzicht over lopende calls (door de trage afhandeling raken mensen het overzicht kwijt); als verbeterpunt geformuleerd “zorg voor overzicht bij de medewerkers over de status van de lopende calls.” (dit geldt ook voor aanpassingen aan standaardbrieven).
- verbeter achtervang bij lange afwezigheid waarschijnlijk met name bij kleinere clusters en specialisten (je gaf zelf aan dat je hiermee bezig bent, een specialist gaf aan door de ochtend gemotiveerd te zijn, haar eigen werkzaamheden vast te leggen, wat een voorwaarde voor achtervang is)
- reorganisatie en projecten kosten energie (en tasten de efficiency aan ‘op een politiebureau haal je niet dezelfde productiviteit’) houdt hier rekening mee,
- geef aandacht aan de omgang met de onzekerheid rond de reorganisatie (werk verdwijnt op termijn, kanton) dit kost motivatie; erover spreken kan al druk verminderen
- verbeter actualiteit / compleetheid zittingsboek (hoewel dit verbeterd lijkt, werd het toch als aandachtspunt ingebracht)
- omgaan met extra zittingen die soms zeer kort tevoren bepaald worden (zie schietpartij Alphen), maar ook al lang van te voren aangekondigd zijn
- mensen ook inwerken in andere clusters
- GPS espresso bijeenkomsten lijken goed te zijn bevallen, wellicht is hierop voort te bouwen
75 Maximale score op de OOS vragen.
7
g. Maak helder waar deskundige hulp te krijgen is bij zaken waar we niet weten hoe we er mee om moeten gaan (9%)
h. Geef medewerkers bevoegdheden om onverwachte problemen aan te pakken. (4%) Hoe gaat het nu wel lukken
Bespreking van de condities waaronder het nu wel gaat lukken levert de volgende aandachtspunten op.
Open communicatie
Om een open communicatie te bevorderen kan eens in de twee weken ‘informeel’ in de Lounge overlegd worden. Ook meer bij elkaar langsgaan en de deur openlaten kan helpen. Tenslotte: door in het werkoverleg een vast punt op de agenda te plaatsen: voortgang/ hoe zit ik erbij. Beter naar elkaar luisteren
Beter luisteren en open blijven communiceren begint bij ons zelf, het is ook een kwestie van blijven praten en kritisch naar jezelf kijken.
Overname werkzaamheden
Rond overname van werkzaamheden geldt dat het belangrijk is, tijd te maken om bij elkaar te komen, of een ander in te werken. De stap die ieder voor zichzelf kan zetten is de eigen werkzaamheden op te schrijven.
Observaties en reflectie.
In de bespreking wordt extra aandacht gegeven aan de spreiding van de antwoorden op de HRO gebieden. In de bespreking hiervan wordt aangegeven dat er eerder van losse clusters dan van één afdeling kan worden gesproken. Dit beeld wordt ondersteund door de uitkomsten op de OOS, zie figuur 6.2. (ook zo gepresenteerd in de sessie), waarin de * aangeeft dat de spreiding erg groot is op de betreffende stelling en er geen sprake is van een ‘normaal’ verdeling.
Figuur 6.2. Uitkomsten van de OOS ZV Evaluatie
In het algemeen blijft er een positieve indruk van de ochtend, die tot uiting komt in een waardering van gemiddeld 7,0. De leidinggevende heeft een teruggetrokken rol gespeeld tijdens de dag. Het is de begeleiders onduidelijk welke conclusies zij trekt uit de sessie. Daarom wordt naast het presentatieverslag nog dezelfde dag een separate notitie geschreven voor de leidinggevende om haar een reactie te ontlokken (die overigens niet komt).
Algemene indruk
Hoewel het de groepen moeite kostte om kleine successen te benoemen, kwam er uiteindelijk wel een beeld naar voren dat ten opzichte van een jaar geleden er duidelijke verbeteringen zijn (het is winst dat je medewerkers dit ook uitspreken, zie met name de resultaten uit de drietallen). Daarnaast spreekt zoals gezegd de uitkomst van de stemming voor zichzelf: communicatie (19 stemmen) en meer tijd om naar elkaar te luisteren (17 stemmen) voeren de boventoon. Dit zijn zaken waar je vandaag c.q. morgen mee aan de slag kunt.
Langsgaan op werkoverleggen en opletten of er goed geluisterd wordt, of afspreken dat mensen de rol krijgen dit te bewaken, zijn mogelijkheden om te overwegen.
Om communicatie verder te verankeren kun je ook overal een dagopening invoeren met als onderdelen - wat staat ons te doen,
- waar verwachten we problemen, - waarop moeten we letten, - welke afspraken maken we erover.
Daarnaast gaf een groep/ cluster aan de vertrouwelijkheid van de groep te waarderen: wellicht voor andere groepen/ clusters een reden om daarover ook afspraken te maken
Groep en groepsvorming
Zeer heterogene groep (bleek ook al uit de vragenlijsten) bestaande uit mensen die elkaar nog niet goed kennen. Mede daardoor voorzichtig naar elkaar en naar de leiding. Er is behoorlijk gewerkt door de groepen. Opvallend: een aantal drietallen, maar ook een groep van 5 en een groep van 6, grotere groepen hadden ook de meeste moeite met de opdracht en bleven algemener. Coaching van de groepjes was nodig. Voor het eerst dat we de drie kwartier niet overschreden hebben. Vanaf de stemmingsronde een levendiger groep, waarbij ook opviel dat men elkaar opzoekt en samen de mening vormt (ook was eerder in de ochtend al aangegeven dat er een groep was die samen de vragenlijst had ingevuld, waarschijnlijk die met de zevens75). In de stemmingsronde en de evaluatie bleken er minstens één tweetal en één drietal te zijn.
Benoemd is dat er clusters zijn die ‘lekker draaien’ en clusters waar dat niet het geval is. Losse eindjes
Door de snelheid heeft een aantal punten niet de aandacht gekregen die ze verdienen:
- printerproblemen (heen en weer lopen zonder dat het wat oplevert); als verbeterpunt geformuleerd “zorg dat het management zich bewust wordt van de impact op de werkvloer van printerproblemen” (kan ook gaan over afstand tussen printer en werkplek).
- overzicht over lopende calls (door de trage afhandeling raken mensen het overzicht kwijt); als verbeterpunt geformuleerd “zorg voor overzicht bij de medewerkers over de status van de lopende calls.” (dit geldt ook voor aanpassingen aan standaardbrieven).
- verbeter achtervang bij lange afwezigheid waarschijnlijk met name bij kleinere clusters en specialisten (je gaf zelf aan dat je hiermee bezig bent, een specialist gaf aan door de ochtend gemotiveerd te zijn, haar eigen werkzaamheden vast te leggen, wat een voorwaarde voor achtervang is)
- reorganisatie en projecten kosten energie (en tasten de efficiency aan ‘op een politiebureau haal je niet dezelfde productiviteit’) houdt hier rekening mee,
- geef aandacht aan de omgang met de onzekerheid rond de reorganisatie (werk verdwijnt op termijn, kanton) dit kost motivatie; erover spreken kan al druk verminderen
- verbeter actualiteit / compleetheid zittingsboek (hoewel dit verbeterd lijkt, werd het toch als aandachtspunt ingebracht)
- omgaan met extra zittingen die soms zeer kort tevoren bepaald worden (zie schietpartij Alphen), maar ook al lang van te voren aangekondigd zijn
- mensen ook inwerken in andere clusters