In tabel 5 zijn algemene gegevens van de organisatie en de elektronische gegevensuitwisseling opgenomen
4.8 Uitwerking case 7: VROM - CJIB Omschrijving organisaties:
Het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM) heeft tot het jaar 2006 op aanvraag (en onder voorwaarden) huursubsidie verstrekt. Op basis van de Huursubsidiewet, zoals die nog van toepassing zijn op huursubsidieaanvragen, kan een toekenning huursubsidie worden herzien en de ten onrechte of teveel uitgekeerde huursubsidie worden teruggevorderd. Het VROM is bezig met de afbouw van de organisatie die zich met de uitvoering van de huursubsidie bezighield. Een aantal werkzaamheden wordt overgedragen.
Het Centraal Justitieel Incasso Bureau (CJIB) is een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Justitie. Het CJIB staat voor het afhandelen, innen en coördineren van opgelegde straffen, administratieve sancties, transacties en maatregelen. Het CJIB heeft daarnaast coördinerende taken toebedeeld gekregen op het gebied van taak- en vrijheidsstraffen. Opdrachtgever hiervoor is het Openbaar Ministerie. In 2005 is het CJIB gestart met inningstaken voor andere onderdelen van de rijksoverheid ( i.c. bestuurlijke boetes). Sinds 2007 voert het CJIB ook niet punitieve3 inningstaken voor overheidspartijen uit.
Doel van de elektronische gegevensuitwisseling:
Het doel van de onderzochte elektronische gegevensuitwisseling tussen het VROM en het CJIB is het ondersteunen van het CJIB bij het proces van innen van oude verstrekte huursubsidies voor het VROM (vervallen taak VROM).
Omschrijving elektronische gegevensuitwisseling:
Tot 1 januari 2006 was VROM verantwoordelijk voor het verstrekken van huursubsidies. Tot die datum ontvingen jaarlijks ongeveer één miljoen mensen huursubsidie op basis van door de burger zelf aangereikte huur- en inkomensgegevens. Als gevolg van een politiek besluit is sinds 1 januari 2006 de huursubsidie omgezet in een huurtoeslag die verstrekt wordt door de Belastingdienst (dienst Toeslagen). De Belastingdienst heeft echter de inning van ten onrechte of teveel uitgekeerde huursubsidie niet overgenomen. Als gevolg van het politieke besluit is ook personeel van VROM (DG Wonen/ directie IBS) naar de Belastingdienst overgegaan, waardoor de inning van ten onrechte of teveel uitgekeerde huursubsidie niet of moeilijk door VROM kon worden uitgevoerd. Het CJIB is bereid gevonden om de inning van ten onrechte of teveel uitgekeerde huursubsidie voor VROM uit te voeren. Vanaf 2007 bestaat het ministerie van VROM uit twee ministers, een minster voor Ruimte en Milieu (RM) en een minister voor Wonen, Wijken en Integratie (WWI). De Minister voor WWI heeft het CJIB gemandateerd om onbetwistbare (onherroepelijke) vorderingen te incasseren. Een mandaatbesluit is in de Staatscourant gepubliceerd. Debiteuren worden voor het overdrachtsmoment door de Minister voor WWI geïnformeerd over de overdracht van de incasso aan het CJIB. Betalingsregelingen die door VROM met de debiteur zijn afgesproken, zijn door het CJIB overgenomen. Het CJIB int voor VROM ten onrechte of teveel uitgekeerde huursubsidie. Het gaat om een tijdelijke taak die naar verwachting in 2012 wordt afgerond. Inning is namelijk geen kernactiviteit van VROM, maar wel van het CJIB. Het CJIB houdt zich alleen bezig met het innen van de teruggevorderde bedragen, niet met de beslissing of er bedragen moeten worden teruggevorderd. Dat blijft een taak van het VROM. Het gaat naar verwachting om ongeveer 100.000 zaken (incasso-opdrachten), met een totaal bedrag van circa € 64.7 miljoen.
Het CJIB verstuurt voor alle nieuwe vorderingen, een eerste aanschrijving voor het volledig teruggevorderde bedrag met daarbij een acceptgirokaart. Voor vorderingen die eerder zijn ontstaan is de eerste aanschrijving door VROM gezonden. Wanneer een schuldenaar het verschuldigde bedrag op de eerste aanschrijving niet binnen de betalingstermijn van vier weken heeft betaald, dan wordt hij hiertoe door het CJIB schriftelijk aangemaand (herinnerd). Hij krijgt dan vier weken de tijd om het verschuldigde bedrag alsnog te betalen. Als betaling ook na de in de aanmaning gestelde termijn uitblijft, dan krijgt de schuldenaar schriftelijk bericht van het CJIB waarin de overdracht naar de belastingdeurwaarder wordt aangekondigd. De schuldenaar krijgt een laatste termijn van drie weken om te betalen, om deze overdracht te voorkomen.
Uit de interviews is met betrekking tot de totstandkoming van de elektronische gegevensuitwisseling het beeld gekomen dat beide organisaties vrijwillig als gelijkwaardige partners hebben samengewerkt en dankzij herhaaldelijk testen tot goede resultaten zijn gekomen. Er zijn weinig problemen in de gegevensuitwisseling en de uitwisseling verloopt goed. De uitwisseling verloopt technisch goed, maar inhoudelijk waren er fouten doordat niet tijdig alle betaaltapes door een externe partij waren verwerkt De gegevensuitwisseling is op tijd gerealiseerd (in productie genomen). Er is bij het moment van invoering sprake van een goede gegevensoverdracht geweest en redelijk op elkaar aansluiten van de verschillende bestandgegevens (enkele verschillen).
Beeld: Beide organisaties (het VROM en het CJIB) hebben met betrekking tot de totstandkoming van de elektronische gegevensuitwisseling hetzelfde beeld, namelijk dat er sprake is geweest van een positieve totstandkoming van de elektronische gegevensuitwisseling.
In tabel 9 zijn algemene gegevens van de organisatie en de elektronische gegevensuitwisseling opgenomen.
Vraag Toelichting/specificatie VROM (per 31-12-2006) CJIB (per 31-12-2006)
Grootte (fte) 3650 889
Financieel belang
(omzet/budget) 388 miljoen 85 miljoen
Machtspositie (hiërarchisch afhankelijkheid van elkaar) Ministerie (ministeriele verantwoordelijkheid bij VROM) Uitvoeringsinstantie JUS
In welke mate zijn de uitgewisselde gegevens van (vitaal) belang voor de afzonderlijke organisaties.
Van VROM naar CJIB, voor beide organisaties van belang
(begroting+verantwoordelijkheid VROM, uitvoering CJIB)
Het belang van de gegevensuitwisseling. Bestaan er in dit opzicht verschillen tussen
organisaties? Bestaan er in dit opzicht verschillen
tussen organisaties VROM is leverancier, CJIB afnemer De formalisering van de
gegevensuitwisseling
wat is de juridische grondslag voor de gegevensuitwisseling.
Berust deze op regelgeving, of is hij geformaliseerd in een contract of convenant);
Convenant (gemandateerd)
in welke mate is de inhoud en uitwisseling van gegevens gestandaardiseerd. standaard De standaardisatie van inhoud en uitwisseling in de gegevensuitwisseling Bestaan er gegevensstandaarden. JA
Vraag Toelichting/specificatie VROM (per 31-12-2006) CJIB (per 31-12-2006)
Is de gegevensuitwisseling structureel
of ad hoc. Ad hoc
hoe is de gegevensuitwisseling
informatietechnisch ingebed. Via bestanden op CD (in opdracht van VROM
door GPR naar CJIB)
De technologische inbedding en
infrastructuur voor de gegevensuitwisseling
Van welke technologie (en programmatuur)
wordt gebruik gemaakt);
Via bestanden op CD, inlezen op systemen op standaard wijze
wie levert informatie, en wie maakt er gebruik van.
Van VROM naar CJIB (beschikking naar CJIB)
De wederkerigheid van de gegevensuitwisseling
Is er sprake van eenrichtingsverkeer
of van wederkerigheid Een-richting De intensiteit (omvang
en frequentie) van de gegevensuitwisseling
hoe vaak wordt informatie
uitgewisseld. 2 keer, 50.000 in juli 2007 en 50.000 in
september 2007
gaat het om 'ruwe' data, of gaat het om meer bewerkte gegevens.
bewerkt
De aard van de gegevens die centraal staan binnen
de gegevensuitwisseling Wat wordt er uitgewisseld: data,
informatie of kennis informatie De aard van de
inspanning voor aangaan en onderhouden van de gegevensuitwisseling
welke inspanningen moeten er worden geleverd voor het verzamelen, opslaan (en bewerken) en uitwisselen van gegevens.
Van VROM naar CJIB (eenmalige selectie)
Tabel 9: Algemene gegevens van elektronische gegevensuitwisseling (VROM en CJIB)
Op basis van deze gegevens is de elektronische gegevenuitwisseling als SIMPEL geclassificeerd. Voor de classificatie is Bijlage 4: “Classificatieschema elektronische gegevensuitwisseling”, gebruikt. Uitwerking interne stakeholders zender VROM:
Voor het VROM is een gesprek met twee auditors gevoerd. De resultaten van dit gesprek zijn verwerkt in bijlage 5-7 in de tabel 25 “Details Uitwerking Case 7-a: Interne Stakeholders VROM (met CJIB)”. De gegevens uit deze tabel zijn de basis voor onderstaande uitwerking. In deze tabel zijn 11 interne stakeholders benoemd, die bij de elektronische gegevensuitwisseling met het CJIB betrokken zijn. Van de 11 stakeholders zijn er 2 op strategisch niveau, 3 op tactisch, 2 op tactisch/operationeel niveau en 4 op operationeel niveau. In figuur 26 is dit grafisch weergegeven. De benoemde interne stakeholders zijn tijdens de gesprekken ook getypeerd op de dimensies Macht, Legitimiteit en Urgentie. Het resultaat van deze typering is grafisch weergegeven in figuur 27.
STRATEGISCH
OPERA-TIONEEL
TACTISCH
Niveau Stakeholders VROM (met CJIB)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 STRATEGISCH OPERA-TIONEEL TACTISCH
Niveau Stakeholders VROM (met CJIB) STRATEGISCH
OPERA-TIONEEL
TACTISCH
Niveau Stakeholders VROM (met CJIB)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11
Figuur 26: Piramide niveau stakeholders VROM
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 MACHT LEGITIMITEIT
URGENTIE NON STAKEHOLDER
Typering Stakeholders VROM (met CJIB)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 MACHT LEGITIMITEIT
URGENTIE NON STAKEHOLDER
Typering Stakeholders VROM (met CJIB)
Figuur 27: Cirkels typering stakeholders VROM
Uitwerking interne stakeholders ontvanger CJIB:
Voor CJIB zijn gesprekken met twee auditors gevoerd, aangevuld met kennis van een specifieke functionaris. De resultaten van deze gesprekken zijn verwerkt in bijlage 5-7 in de tabel 26 “Details Uitwerking Case 7-b: Interne Stakeholders CJIB (met VROM)”. De gegevens uit deze tabel zijn de basis voor onderstaande uitwerking. In deze tabel zijn 14 interne stakeholders benoemd, die bij de elektronische gegevensuitwisseling met VROM betrokken zijn. Van de 14 stakeholders zijn er 2 op strategisch niveau, 1 op tactisch, 4 op tactisch/operationeel niveau en 7 op operationeel niveau. In figuur 278is dit grafisch weergegeven. De benoemde interne stakeholders zijn tijdens de gesprekken ook getypeerd op de dimensies Macht, Legitimiteit en Urgentie. Het resultaat van deze typering is grafisch weergegeven in figuur 29.
STRATEGISCH
OPERA-TIONEEL
TACTISCH
Niveau Stakeholders CJIB (met VROM)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 14 STRATEGISCH OPERA-TIONEEL TACTISCH
Niveau Stakeholders CJIB (met VROM) STRATEGISCH
OPERA-TIONEEL
TACTISCH
Niveau Stakeholders CJIB (met VROM)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 14
Figuur 28: Piramide niveau stakeholders CJIB
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 14 MACHT LEGITIMITEIT
URGENTIE NON STAKEHOLDER
Typering Stakeholders CJIB (met VROM)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 14 MACHT LEGITIMITEIT
URGENTIE NON STAKEHOLDER
Typering Stakeholders CJIB (met VROM)
Figuur 29: Cirkels typering stakeholders CJIB
In hoofdstuk 5 zullen bovenstaande verzamelde gegevens over het niveau en de typering van de betrokken interne stakeholders worden geanalyseerd.