Kenmerken Elektronische

Elektronische

gegevensuitwisseling

Kenmerken

Elektronische

gegevensuitwisseling

Overheidsorganisatie-1

Overheidsorganisatie-2

H1a ^H1b

H2

Figuur 7: Het gebruikte onderzoeksmodel voor het onderzoek. (met drie invloeden)

In het onderzoek is de hoofdvraag voor meerdere elektronische gegevensuitwisselingen onderzocht, waardoor nòg een vergelijking over meerdere elektronische gegevensuitwisselingen mogelijk is. Deze vergelijking is in hoofdstuk 5 “Analyse casestudies” uitgevoerd.

De meeste problemen bij een elektronische gegevensuitwisseling treden op bij de beginfase van een elektronische gegevensuitwisseling (totstandkomingfase). Bij de beginfase of totstandkoming van een elektronische gegevensuitwisseling zijn meestal meer interne stakeholders betrokken dan bij latere fases. Als een elektronische gegevensuitwisseling eenmaal (goed) functioneert, zal het beheer vooral op het operationele niveau liggen en zal er vanuit de andere interne stakeholders niet of nauwelijks meer aandacht voor zijn. Pas bij ingrijpende wijzigingen zal hernieuwde aandacht voor de elektronische gegevensuitwisseling komen. Voor dit onderzoek is gekeken naar elektronische gegevensuitwisselingen die nieuw zijn of waar ingrijpende veranderingen zijn opgetreden.

In het volgende hoofdstuk is de opzet en uitvoering van het onderzoek (methodologie) nader omschreven.

3 Methodologie

In dit derde hoofdstuk wordt de opzet en uitvoering van het onderzoek nader omschreven. Het onderzoek zal allereerst getypeerd worden, waardoor zowel het doel als het karakter van dit onderzoek onderbouwd worden. Verder wordt er ingegaan op het onderzoeksontwerp, dat de daadwerkelijke vormgeving van het onderzoek beschrijft. Vervolgens wordt er ingegaan op de methoden die gebruikt zijn bij de dataverzameling en vindt er de omschrijving plaats van de data-analyse zelf. Daarna volgen de maatschappelijke en wetenschappelijke relevantie. Dit hoofdstuk wordt afgesloten met enige kanttekeningen bij het onderzoek

3.1 Opzet van het onderzoek

Dit onderzoek is een verkennend onderzoek. Er is weinig onderzoek bekend naar de typering van interne stakeholders op basis van de “Stakeholder-salience”-theorie van Mitchell en hun invloed op de elektronische gegevensuitwisseling tussen overheidsorganisaties. Hierdoor is de casestudie een goed middel om inzicht te krijgen in de invloed van de typering van interne stakeholders op de elektronische gegevensuitwisseling tussen overheidsorganisaties. Met een casestudie is op basis van kwalitatief onderzoek het probleemgebied (invloed van de typering van interne stakeholders op de elektronische gegevensuitwisseling) onderzocht, omdat er nauwelijks iets bekend is over dit probleemgebied en de mogelijke samenhang hierbinnen.

Het onderzoek is erop gericht om inzicht te krijgen in hoeverre de typeringen van interne stakeholders invloed heeft op de elektronische gegevensuitwisseling tussen overheidsorganisaties. Hiervoor is op basis van theoretisch onderzoek een aantal onderzoeksvragen geformuleerd om deze vragen dan in de praktijk bij een aantal overheidsorganisaties te toetsen.

Het onderzoek bestaat uit meervoudige casestudies. Dat wil zeggen dat het onderzoek niet bij een enkele gegevensuitwisseling is uitgevoerd, maar dat het onderzoek meerdere keren bij verschillende gegevensuitwisselingen is uitgevoerd. Elke case betreft een elektronische gegevensuitwisseling tussen twee organisaties. Op basis van de resultaten wordt een uitspraak gedaan over de invloed van interne stakeholders op de elektronische gegevensuitwisseling tussen overheidsorganisaties.

Dit onderzoek is opgesplitst in twee delen, namelijk in bureauonderzoek en meervoudige casestudies (met interviews en analyse). Het bureauonderzoek is gericht op een juiste methodologische en theoretische inbedding van de probleemstelling. Voor een meervoudige casestudie is gekozen om een bredere basis te hebben om hierdoor inzicht te krijgen in de invloed die de typering van interne stakeholders heeft op een elektronische gegevensuitwisseling tussen overheidsorganisaties.

3.1.1 Bureauonderzoek

Het onderzoek is gestart met bureauonderzoek. Bureauonderzoek is onderzoek waarbij uitsluitend gebruik gemaakt wordt van documenten (de Leeuw, 2003). Het bureauonderzoek betrof een literatuurstudie, die bestond uit bestudering van boeken en artikelen die betrekking hebben op de volgende vier onderwerpen: elektronische gegevensuitwisseling, (interne) stakeholders, “Stakeholder-salience”-theorie van Mitchell en de overheid. De literatuurlijst is opgenomen aan het einde van dit rapport. In dit rapport wordt op relevante plaatsen naar de gebruikte literatuur verwezen. Dit bureauonderzoek was de basis voor de hoofdstukken 1 en 2 van dit rapport.

Daarnaast is het bureauonderzoek gebuikt om publieke informatie over de geselecteerde elektronische gegevensuitwisselingen te verzamelen.

Het onderzoek is gericht op de typering van interne stakeholders op basis van de “Stakeholder-salience”-theorie van Mitchell en hun invloed op de elektronische gegevensuitwisseling tussen overheidsorganisaties.

Er is weinig onderzoek beschikbaar waarin deze vier onderwerpen, elektronische gegevensuitwisseling, (interne) stakeholders, “Stakeholder-salience”-theorie van Mitchell en de overheid, samen komen. Daarom is op basis van boeken en artikelen een eigen onderzoeksmodel geconstrueerd, die gebaseerd is op bestaande theorie en modellen. Dit onderzoeksmodel is verder uitgewerkt in hoofdstuk 2.

3.1.1 Interviews bij casestudies

Het onderzoek bestaat uit meervoudige casestudies. Dat wil zeggen dat het onderzoek niet bij één enkele elektronische gegevensuitwisseling is uitgevoerd, maar dat in het onderzoek meerdere elektronische gegevensuitwisseling onderzocht zijn. Elke elektronische gegevensuitwisseling betreft een elektronische gegevensuitwisseling tussen twee organisaties. Voor de identificatie en typering van interne stakeholders zijn één of meer interviews per betrokken organisatie bij de elektronische gegevensuitwisseling uitgevoerd. Hierbij is om praktische redenen gekozen niet alle interne stakeholders of bepaalde groepen van interne stakeholders te interviewen, maar om binnen een organisatie interviews te houden met functionarissen die een onafhankelijk en onpartijdig beeld binnen de organisatie hebben. Hiervoor zijn interne audit- of accountantsdiensten benaderd. Een interne audit- of accountantsdienst is een interne toezichthouder die een onafhankelijke, controlerende en toetsende functie binnen een organisatie heeft. Een interne audit- of accountantsdienst ondersteunt het management bij het uitvoeren van haar taken en heeft hierdoor een goed beeld van de organisatie in haar volle breedte. Hierdoor zijn interne auditors goed in staat om de interne stakeholders te identificeren en te typeren, zonder dat de kwaliteit van de gegevens negatief wordt beïnvloed. Ondanks dat auditors geen organisatiedeskundigen zijn, kunnen zij zich wel uitspreken over macht, legitimiteit en urgentie op basis van feitelijke gebeurtenissen. Eventueel is door of met de interne auditors op specifieke punten informatie binnen de organisatie ingewonnen. Als bijkomend voordeel geldt dat de organisatie minder belast wordt, de gegevens hoeven niet opnieuw verzameld te worden, maar zijn centraal binnen een organisatie beschikbaar.

Bij de interviews is de lijst van betrokken interne stakeholders gevalideerd door de auditors en indien nodig aangevuld. Deze lijst van betrokken interne stakeholders (teams, afdelingen, etc.) met hun niveau (strategisch/tactisch/operationeel) is via een aantal vragen beoordeeld op de dimensies macht, urgentie en legitimiteit. Hier is voor elke interne stakeholder een beoordeling op elke dimensie uitgekomen, waarmee een typering op basis van de “Stakeholder-salience”-theorie van Mitchell is bepaald. De beoordeling van de dimensies en de typering van de interne stakeholders is teruggekoppeld aan de geïnterviewden. De teruggekoppelde versie is bij de uitwerking en analyses gebruikt. Na afronding van de interviews hebben de analyses plaats gevonden.

3.1.2 Analyse van gegevens

Als eerste is een analyse van de verzamelde gegevens binnen een overheidsorganisatie uitgevoerd (intern). Deze verzamelde gegevens met het niveau en de typering geven een beeld van welke interne stakeholders binnen één organisatie betrokken zijn bij de elektronische gegevensuitwisseling. De typeringen van de betrokken interne stakeholders binnen de organisatie zijn geanalyseerd op opvallende overeenkomsten of verschillen ten opzichte van het “Stakeholder-salience”-model van

Mitchell, die mogelijk een positieve, neutrale of negatieve invloed hebben op de elektronische gegevensuitwisseling. Deze analyse levert als resultaat een bepaalde invloed (positief, neutraal of negatief) op van de interne stakeholders binnen de organisatie op de elektronische gegevensuitwisseling bij twee overheidsorganisaties. Deze interne analyse is uitgevoerd voor alle organisaties die bij een elektronische gegevensuitwisseling betrokken zijn.

Voor de tweede analyse worden deze afzonderlijke overzichten van interne stakeholders van beide organisaties van de elektronische gegevensuitwisseling interessant. De overzichten met de aanwezige typeringen van interne stakeholders van beide organisaties zijn met elkaar vergeleken om overeenkomsten en/of verschillen tussen de typeringen van interne stakeholders van beide organisaties te ontdekken. Uit deze analyse komt een beeld van de invloed (positief, neutraal, negatief) van de interne stakeholders van beide organisaties op de totstandkoming van de elektronische gegevensuitwisseling.

In dit onderzoek zijn meerdere elektronische gegevensuitwisselingen tussen verschillende overheidsorganisaties onderzocht. Hierdoor is ook een vergelijking over meerdere elektronische gegevensuitwisselingen mogelijk. Deze vergelijking is in hoofdstuk 5 uitgevoerd, waarbij gezocht zal worden naar overeenkomsten en verschillen bij de afzonderlijke overzichten van interne stakeholders van elke overheidsorganisatie. Mogelijk dat hier patronen herkenbaar zijn, bijvoorbeeld overeenkomsten en verschillen van typeringen van interne stakeholders bij de zendende en ontvangende organisaties.

3.2 Maatschappelijke en wetenschappelijke relevantie

In de aanleiding en de afbakening naar de overheid is aangegeven dat er weliswaar aandacht aan elektronische gegevensuitwisseling tussen overheidsorganisaties wordt besteed door de media, maar dat er weinig artikelen in de vakliteratuur en in wetenschappelijke literatuur over dit onderwerp aanwezig zijn. Dit is op zich al een reden om dit boeiende onderwerp te onderzoeken. Daarnaast is een maatschappelijke en wetenschappelijke relevantie van dit onderzoek aanwezig.

Het onderzoek heeft een maatschappelijke relevantie, in die zin dat het apart belichten van de overheid een genuanceerd beeld kan geven over het werkveld van overheidsorganisaties. Vooral de benadering van de invloed vanuit de interne stakeholders op de elektronische gegevensuitwisseling is beperkt aanwezig. Het product is een kennisproduct, gebaseerd op onderzoek bij elektronische gegevensuitwisselingen bij verschillende overheidsorganisaties.

Daarnaast kunnen de resultaten van dit onderzoek gebruikt worden bij het opzetten van nieuwe of aanpassen/verbeteren van bestaande elektronische gegevensuitwisselingen. Niet alleen voor overheidsorganisaties, maar mogelijk ook voor het bedrijfsleven. Ook draagt het onderzoek bij aan kennisvergroting bij de organisaties waar de casestudies plaats vinden.

De wetenschappelijke relevantie van het onderzoek betreft de bijdrage aan de theorieontwikkeling over de invloed van interne stakeholders op de elektronische gegevensuitwisseling. Het toepassen van de “Stakeholder-salience”-theorie van Mitchell binnen een organisatie leidt tot nieuwe inzichten bij deze theorie. Doordat in dit onderzoek een theoretisch raamwerk wordt vergeleken met de praktijk van een aantal organisaties, kunnen uitspraken worden gedaan over de verdere toepasbaarheid van dit theoretische raamwerk binnen deze doelgroep.

3.3 Kanttekeningen bij het onderzoek

Ieder onderzoek, hoe zorgvuldig en deskundig uitgevoerd, zal een aantal beperkingen kennen. Dit onderzoek kent een aantal beperkingen, die hierna worden toegelicht.

Ten eerste geldt de gebruikte theorie van Mitchell. Hoewel de “Stakeholder-salience”-theorie van Mitchell in eerste instantie gericht was op hoe managers stakeholders kunnen identificeren en prioriteren, is de theorie in veel onderzoek (Parent en Deephouse, 2007) ook gebruikt als framework om stakeholders te beschrijven. In dit onderzoek zijn de stakeholders beschreven met behulp van de theorie. Een belangrijke vraag is ook in hoeverre de “Stakeholder-salience”-theorie genoeg onderscheid kan maken tussen de betrokken interne stakeholders om daarmee voldoende typering van interne stakeholders aan te kunnen brengen. Op basis van het onderzoek is voor betrokken interne stakeholders een typering gemaakt van macht, urgentie en legitimiteit. Met name de dimensie legitimiteit kan voor verwarring zorgen. Het lijkt in eerste instantie vreemd dat acties van interne stakeholders geen legitimiteit zouden kunnen hebben. Echter door gebruik te maken van het begrip sociale aanvaardbaarheid is voor legitimiteit een gradatie aangebracht.

Een tweede beperking betreft het gebruik van casestudies. Casestudies zijn volgens Yin (2003) waardevol omdat ze de mogelijkheid geven om zaken rond een case diepgaander te beschrijven. Hierbij moet vooral gedacht worden aan de “Hoe” en “Waarom” vragen over gebeurtenissen waarbij de onderzoeker geen of weinig invloed heeft. Het gebruik van casestudies is hier op zijn plaats. Een aandachtspunt is de omvang van de casestudie. Hoewel een beperkte omvang de diepgang van een casestudie ten goede komt, maakt een beperkte omvang het moeilijk en risicovol om de resultaten van het onderzoek te generaliseren. Omdat hier niet één casestudie, maar meerdere casestudies zijn uitgevoerd is deze beperking (gedeeltelijk) ondervangen.

Daarnaast geldt dat bij casestudies volgens Yin rekening moet worden gehouden met validiteit en betrouwbaarheid. Validiteit kan onderscheiden worden in “construct validiteit” en “external validiteit”. “Construct validiteit” verwijst naar de mate waarin de empirische indicatoren overeenkomen met het gebruikte concept. Door nauw aan te sluiten bij conceptuele definities van Mitchell is dit ondervangen. Daarnaast is gebruik gemaakt van verschillende bronnen, zowel literatuur als interviews. “External validiteit” heeft betrekking op de generaliseerbaarheid van dit onderzoek. Door ook hier nauw aan te sluiten bij de “Stakeholder-salience”-theorie van Mitchell is getracht dit te ondervangen. Een andere vraag is de validiteit van de vragen. Vanuit een objectief oogpunt zijn de vragen geformuleerd.

De vraag of het onderzoek betrouwbaar is heeft vooral te maken met de herhaalbaarheid van het onderzoek. Levert het onderzoek (ongeveer) dezelfde resultaten op als we daarmee opnieuw het gegeven verschijnsel meten, dan noemen we het onderzoek betrouwbaar. De gekozen vorm van bureauonderzoek (literatuur) met interviews op basis van de vragen moet leiden tot een theorie die generiek bruikbaar is. Het streven is juist om generieke uitspraken te doen. Daarnaast is gestreefd de vragen met betrekking tot macht, legitimiteit en urgentie zo gemakkelijk mogelijk en vooral eenduidig (persoon A zal dezelfde antwoorden geven als persoon B) beantwoordbaar te maken. De verwachting is, dat ondanks de kanttekeningen, met de casestudies de opzet van dit onderzoek voldoende onderbouwd en transparant is.

De volgende beperking is de wijze waarop de gegevens verzameld zijn. Hier ligt een mogelijke beperking in de beoordeling van de verschillende stakeholders. Hiervoor is slechts van interview(s) met interne auditors gebruik gemaakt. Eventueel is door of met de interne auditors op specifieke punten informatie binnen de organisatie ingewonnen. Op basis van hun objectieve, onafhankelijke en organisatiebrede insteek is hiervoor bewust gekozen. Juist de objectieve en onafhankelijke houding

biedt voordelen boven meerdere afzonderlijke interne stakeholders te interviewen. De wijze van gegevens verzamelen en bewerken heeft geleid tot valide en betrouwbare gegevens.

Een andere belangrijke beperking is de gekozen invalshoek van het onderzoek. In dit onderzoek is alleen naar de invloed van interne stakeholders gekeken, terwijl er zeker nog andere invloeden van toepassing zullen zijn. Vanuit de literatuur is onderscheid gemaakt in politieke, organisatorische, economische en technische oorzaken. Dit onderzoek richt zich niet op de politieke, economische en technische oorzaken, maar op een deel van de organisatorische oorzaken. Dit is een bewuste beperking geweest, maar het is duidelijk dat er vanuit elk van deze oorzaken (politieke, organisatorische, economische en technische) factoren zijn die invloed hebben op de totstandkoming van de elektronische gegevensuitwisseling en die in dit onderzoek niet zijn meegenomen. De kracht van dit onderzoek ligt in het zich richten op een beperkt deel van de werkelijkheid. Daarbij moet de beperking niet uit het oog worden verloren, er kan ook een rechtstreekse invloed van bepaalde interne stakeholders op de elektronische gegevensuitwisseling zijn, bijvoorbeeld door de vraag welke informatie gedeeld wordt en onder welke voorwaarden.

Een volgende beperking ligt in het feit dat de onderzoeker zelf werkzaam is bij de overheid. Een voordeel is dat er vanuit het werk toegang is tot en kennis is van (rijks)overheidsorganisaties, wat handig kan zijn bij het verkrijgen van medewerking voor het onderzoek. Een nadeel kan ook een mate van bedrijfsblindheid zijn. Dit is getracht te ondervangen door de verzamelde gegevens te laten valideren vanuit de onderzochte organisaties.

Ten slotte kan de korte duur van het afstudeertraject als een beperking worden genoemd. In een korte periode zijn de gegevens verzameld en verwerkt. De terugblik naar de beginfase van een elektronische gegevensuitwisseling (totstandkomingfase) is gebaseerd op een beeld van mogelijk enige jaren geleden (retrospectief). Dit is echter bij alle casestudies het geval, waardoor het beeld hetzelfde blijft. Vervolgonderzoek is echter aan te bevelen als de resultaten niet alleen retrospectief maar ook prospectief zullen worden gebruikt.

De verwachting is dat ondanks de kanttekeningen de opzet van dit onderzoek voldoende onderbouwd en transparant is.

In de volgende hoofdstukken volgen de beschrijving van de casestudies (hoofdstuk 4) en de analyses (hoofdstuk 5). In hoofdstuk 6 zullen de conclusies en aanbevelingen van het onderzoek worden gepresenteerd.