Voor de elektronische gegevensuitwisseling tussen de IBG en het CBS is alleen de deelanalyse binnen de IBG. De andere deelanalyse kan niet worden uitgevoerd vanwege het ontbreken van gevalideerde gegevens van het CBS.
Analyse IBG
Bij de eerste deelanalyse wordt binnen de zendende organisatie gekeken naar de niveaus en typering van de interne stakeholders. De analyse levert als resultaat een bepaalde invloed (positief, neutraal of negatief) op van de interne stakeholders binnen de zendende organisatie op de elektronische gegevensuitwisseling. Er zijn binnen de IBG 16 interne stakeholders benoemd, die bij de elektronische gegevensuitwisseling met het CBS betrokken zijn. Deze 16 interne stakeholders zijn:
1. Hoofddirectie
2. Directeur Onderwijsservice (OS) 3. OS – proceseigenaar BRON 4. KS+OS - procesbeheerder 5. Directeur ICT
6. ICT - ontwikkeling + bouw 7. ICT - Projectmanagement
8. ICT - beheer Infrastructuur + exploitatie (I&E) 9. Directeur Serviceorganisatie
10. Serviceorganisatie - Facilitair Bedrijf – proceseigenaar verzenden & ontvangen 11. Accountgroep OCW
12. Directeur Concerntaken / concerncontroller 13. Concerntaken - concernaudit
14. Concerntaken - juridisch control en beleid – FG (Functionaris Gegevensbescherming) 15. Concerntaken – Informatiemanagement
16. KS+OS bedrijfsanalisten-, informatieanalisten- beheerders-pool Deze stakeholders zijn grafisch weergegeven in een piramide en in cirkels.
STRATEGISCH
OPERA-TIONEEL
TACTISCH
Niveau Stakeholders IBG (met CBS)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 14 15 16 STRATEGISCH OPERA-TIONEEL TACTISCH
Niveau Stakeholders IBG (met CBS) STRATEGISCH
OPERA-TIONEEL
TACTISCH
Niveau Stakeholders IBG (met CBS)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Figuur 51: Piramide niveau stakeholders IBG
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 14 15 16 MACHT LEGITIMITEIT
URGENTIE NON STAKEHOLDER
Typering Stakeholders IBG (met CBS)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 14 15 16 MACHT LEGITIMITEIT
URGENTIE NON STAKEHOLDER
Typering Stakeholders IBG (met CBS)
De analyse is gericht op kenmerken van de betrokken interne stakeholders binnen de IBG. Het niveau en de typering van de betrokken interne stakeholders binnen de organisatie zijn geanalyseerd op opvallende zaken. Binnen de IBG vallen de volgende zaken op:
Ontbrekende stakeholders: Voor de elektronische gegevensuitwisseling met het CBS valt op dat er drie typeringen stakeholders ontbreken. Het gaat hierbij om slapende (macht), gevaarlijke (macht+urgentie) en vragende stakeholders (urgentie).
Een slapende stakeholder oefent zijn macht niet uit omdat zijn claim onvoldoende legitimiteit en urgentie bezit. Er is weinig interactie tussen deze stakeholder en de organisatie. Het gaat om de bij de
elektronische gegevensuitwisseling betrokken interne stakeholders, hierdoor is een slapende stakeholder een beperkt risico.
Een gevaarlijke stakeholder bezit macht en heeft een urgente claim. Zijn claim heeft echter onvoldoende legitimiteit. Deze stakeholders zijn mogelijk dwingend en schuwen mogelijk geen gewelddadige middelen. Het ontbreken van deze stakeholder als interne stakeholder is een positief
punt. Het hebben van dit soort interne stakeholders is bedreigend voor de organisatie.
Een vragende stakeholder heeft een claim die urgent is, maar onvoldoende legitimiteit bezit. Er is in dit geval geen sprake van macht die deze stakeholder kan uitoefenen. Het ontbreken van de vragende
stakeholder is geen risico, als er maar voldoende andere stakeholders met urgentie aanwezig zijn. Dat lijkt hier het geval.
Macht samen met legitimiteit: Bij de helft van de interne stakeholders is sprake van de dimensie macht. Het valt op dat als een stakeholder de dimensie macht heeft, er ook sprake is van legitimiteit. Er is sprake van een dominante stakeholder en een definitieve stakeholder (ultieme). Een dominante stakeholder is dominant als hij macht heeft en over legitimiteit beschikt. Zijn claim is echter niet urgent. Een definitieve stakeholder (ultieme) beschikt over macht alsmede over een legitieme en urgente claim. Er zijn zes definitieve stakeholders bij de IBG aanwezig.
De interne stakeholders van IBG met de dimensie macht bevinden zich op strategisch, tactisch en tactisch/operationeel niveau. Drie interne stakeholders (“3. OS – proceseigenaar BRON”, “10. Serviceorganisatie - Facilitair Bedrijf – proceseigenaar verzenden & ontvangen” en “13. Concerntaken - juridisch control en beleid – FG (Functionaris Gegevensbescherming)” van tactisch/operationeel niveau hebben allen drie dimensies (macht+legitimiteit+urgentie). Deze drie stakeholders hebben direct belang bij de elektronische gegevensuitwisseling, en de aanwezigheid van macht, legitimiteit en urgentie vergroot de kans op succes.
Daarnaast is bijzonder dat op strategisch niveau bij een stakeholder de urgentie ontbreekt (“1.Hoofddirectie”). Tenslotte is het ontbreken van urgentie bij een stakeholder op tactisch niveau nog opvallend (“14. Concerntaken – Informatiemanagement”).
Urgentie: Opvallend is dat de helft van de interne stakeholders de dimensie urgentie heeft. Hierbij hebben zes stakeholders de dimensie urgentie met de dimensies macht, legitimiteit en twee stakeholders hebben de dimensies urgentie en legitimiteit.
Macht: Bij de helft (acht) van de interne stakeholders is sprake van de dimensie macht, in combinatie legitimiteit en urgentie. Dit geldt voor de twee stakeholders op strategisch niveau, drie stakeholders op tactisch niveau en voor drie stakeholders op tactisch/operationeel niveau.
Legitimiteit: Opvallend is dat er bij twaalf interne stakeholders (van 16) sprake is van legitimiteit. Deze stakeholders bevinden op verschillende niveaus, namelijk strategisch, tactisch, tactisch/operationeel en operationeel niveau.
Non-stakeholders: Voor de IBG is sprake van vier non-stakeholders. Non-stakeholders hebben geen van de dimensies (macht, legitimiteit, urgentie) en hebben daarom geen stakeholder-relatie met andere actoren. Ze hebben echter wel een rol in het proces, maar hebben weinig invloed. Het betreft hier één
stakeholder op strategisch/tactisch niveau (“directeur Concerntaken / concerncontroller”) en drie stakeholders op operationeel niveau.
Piramide: In de piramide voor de IBG valt de mooie gelijkmatige verdeling over de piramide op (2,5:5,5:8). Opvallend is de al eerder genoemde strategisch/tactische stakeholder zonder macht, legitimiteit en urgentie.
Classificatie: De classificatie van de elektronische gegevensuitwisseling is SIMPEL.
Verhouding Macht, Legitimiteit, Urgentie: Voor elke typering van stakeholders is berekend wat het percentage is ten opzichte van het totaal. Deze percentages zijn per dimensie opgeteld en geven een totaalscore op de dimensie. De scores voor de IBG zijn in tabel 21 opgenomen.
Typering Aantal % Niveaus %M %L %U
M 0 - - - ML 2 13 S, T 13 13 MLU 6 37 S, T, T/O 37 37 37 MU 0 - - - - L 2 13 T/O, O 13 LU 2 13 O 13 13 U 0 - - - Non-stakeholder 4 24 S/T, O totalen 16 50 76 50
Tabel 34: Verhouding Macht, Legitimiteit en Urgentie voor IBG (met CBS)
Opvallend is de score voor Legitimiteit (76%). De score voor Urgentie en voor macht is gelijk (50%). Onduidelijk is wat deze gelijke verdeling voor invloed heeft.
Het doel van deze analyse, van de betrokken interne stakeholders van de IBG bij de elektronische gegevensuitwisseling met het CBS, is om een mogelijk positieve, neutrale of negatieve invloed te ontdekken. Er is een beeld aanwezig dat de organisatie van de IBG goed gebalanceerd is met de juiste typeringen stakeholders. Op basis van ‘Classificatie’, ‘Piramide’, ‘Macht’, ‘Legitimiteit’, ‘Ontbrekende stakeholders’ en ‘Macht samen met legitimiteit’ is een positieve invloed van interne stakeholders binnen de IBG op de totstandkoming van de elektronische gegevensuitwisseling aanwezig.
Vooraf is vanuit de IBG met betrekking tot de totstandkoming van de elektronische gegevensuitwisseling met het CBS het beeld gegeven dat er sprake is geweest van een positieve totstandkoming van de elektronische gegevensuitwisseling.