In tabel 5 zijn algemene gegevens van de organisatie en de elektronische gegevensuitwisseling opgenomen
4.5 Uitwerking case 4: IBG - CBS Omschrijving organisaties:
De Informatie Beheer Groep (IBG) voert als zelfstandig bestuursorgaan in opdracht van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) een aantal onderwijswetten en - regelingen uit. De kerntaken van de IBG zijn financiering, informatiebeheer en het organiseren van examens. In opdracht van de ministeries van Justitie en VROM ondersteunt de IBG de gemeenten bij de uitvoering van de Wet inburgering.
Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) heeft tot taak het verzamelen en bewerken van gegevens en publiceren van statistieken ten behoeve van praktijk, beleid en wetenschap. Naast de verantwoordelijkheid voor de nationale (officiële) statistieken is het CBS ook belast met de productie van Europese (communautaire) statistieken.
Doel van de elektronische gegevensuitwisseling:
Het doel van de onderzochte elektronische gegevensuitwisseling tussen de SVB en het CBS is het CBS voorzien van gegevens voor statistische bewerking.
Omschrijving elektronische gegevensuitwisseling:
Scholen leveren individuele leerlingengegevens samen met het persoonsgebonden nummer (sofinummer of onderwijsnummer) elektronisch aan de IBG. Daar worden ze geregistreerd in het Basisregister Onderwijs (BRON). De IBG controleert de gegevens die zij van haar berichtgevers ontvangt op volledigheid en inconsistenties en brengt zonodig in overleg met hen, verbeteringen aan in het basisregister. Gegevens worden bovendien uitgewisseld met onder andere het CBS. De spelregels voor gebruik van de gegevens zijn vastgelegd in de Wet op het Onderwijsnummer (WON). De uitwisseling via BRON zorgt ervoor dat de school bepaalde tellingen niet meer zelf hoeft te doen voor het CBS, zoals de integrale leerlingen telling (ILT) met herkomst en leeftijd van het CBS. Er is sprake van levering van gegevens, niet van uitwisseling.
Het CBS heeft richtlijnen voor het aanmaken en aanleveren van deze statistieken gemaakt. Het CBS ontvangt bestanden in elektronische vorm van de IBG bestanden met door de IBG verzamelde gegevens over het onderwijs (voortgezet, middelbaar, hoger). Het CBS gebruikt deze gegevens, samen met andere beschikbare gegevens voor de statistieken over het onderwijs (het aantal leerlingen/geslaagden, de eindexamenresultaten en de deelname, doorstroom en vertraging) en het Jaarboek onderwijs. De IBG levert niet rechtstreeks aan CBS, maar via OCenW. Voor 2008 is er een “samenwerkingsovereenkomst 2008” en dit is onderdeel van een convenant tussen OCenW en het CBS.
Uit de interviews met de IBG is met betrekking tot de totstandkoming van de elektronische gegevensuitwisseling het beeld gekomen dat beide organisaties vrijwillig als gelijkwaardige partners hebben samengewerkt. Er zijn weinig problemen in de gegevensuitwisseling en de uitwisseling verloopt goed. De gegevensuitwisseling is op tijd gerealiseerd (in productie genomen). Er is bij het moment van invoering sprake van een goede gegevensoverdracht geweest en ook sluiten de verschillende bestandgegevens goed op elkaar aan en bevatten geen ruis.
Beeld: Vanuit de IBG is met betrekking tot de totstandkoming van de elektronische gegevensuitwisseling het beeld dat er sprake is geweest van een positieve totstandkoming van de elektronische gegevensuitwisseling.
In tabel 6 zijn algemene gegevens van de organisatie en de elektronische gegevensuitwisseling opgenomen.
Vraag Toelichting/specificatie IBG (per 31-12-2006) CBS (per 31-12-2006)
Grootte (fte) 1.611 2 402
Financieel belang
(omzet/budget) 149,6 miljoen 171,2 miljoen
Machtspositie (hiërarchisch afhankelijkheid van elkaar) Zelfstandig bestuursorgaan (ZBO), OCenW Zelfstandig Bestuursorgaan (ZBO), EZ
In welke mate zijn de uitgewisselde gegevens van (vitaal) belang voor de afzonderlijke organisaties.
Van IBG naar CBS, voor CBS belangrijk
Het belang van de gegevensuitwisseling. Bestaan er in dit opzicht verschillen tussen
organisaties? Bestaan er in dit opzicht verschillen
tussen organisaties IBG is leverancier, CBS afnemer De formalisering van de
gegevensuitwisseling
wat is de juridische grondslag voor de gegevensuitwisseling.
Berust deze op regelgeving, of is hij geformaliseerd in een contract of convenant);
Wet op het Centraal Bureau voor de Statistiek
in welke mate
is de inhoud en uitwisseling van gegevens gestandaardiseerd.
Standaard
Bestaan er gegevensstandaarden. Ja, bestandsformaat
De standaardisatie van inhoud en uitwisseling in de gegevensuitwisseling Is de gegevensuitwisseling structureel of ad hoc. structureel hoe is de gegevensuitwisseling informatietechnisch ingebed.
Tape/diskette, op termijn via RINIS
De technologische inbedding en
infrastructuur voor de gegevensuitwisseling
Van welke technologie (en programmatuur)
wordt gebruik gemaakt);
Via RINIS
wie levert informatie, en wie maakt er
gebruik van. IBG is leverancier, CBS afnemer De wederkerigheid van
de gegevensuitwisseling
Is er sprake van eenrichtingsverkeer of
van wederkerigheid Een-richting De intensiteit (omvang
en frequentie) van de gegevensuitwisseling
hoe vaak wordt informatie
uitgewisseld. Periodiek
gaat het om 'ruwe' data, of gaat het om
meer bewerkte gegevens. Bewerkte (geanonimiseerde) gegevens De aard van de gegevens
die centraal staan binnen
de gegevensuitwisseling Wat wordt er uitgewisseld: data,
informatie of kennis Informatie De aard van de
inspanning voor aangaan en onderhouden van de gegevensuitwisseling
welke inspanningen moeten er worden geleverd voor het verzamelen, opslaan (en bewerken) en uitwisselen van gegevens.
IBG- selectie uit basisregister verzamelen + bewerken (eenvoudig)
CBS ontvangen en verwerken
Tabel 6: Algemene gegevens van elektronische gegevensuitwisseling (IBG en CBS)
Op basis van deze gegevens is de elektronische gegevenuitwisseling als SIMPEL geclassificeerd. Voor de classificatie is Bijlage 4: “Classificatieschema elektronische gegevensuitwisseling”, gebruikt.
Uitwerking interne stakeholders zender IBG:
Voor de IBG is een gesprek met een medewerker van Concerntaken/concernaudit gevoerd. De resultaten van dit gesprek zijn verwerkt in bijlage 5-4 in tabel 21 “Details Uitwerking Case 4-a: Interne Stakeholders IBG (met CBS)”. De gegevens uit deze tabel zijn de basis voor onderstaande uitwerking. In deze tabel zijn 16 interne stakeholders benoemd, die bij de elektronische gegevensuitwisseling met SVB betrokken zijn. Van de 16 stakeholders zijn er 2 op strategisch niveau benoemd, 1 op strategisch/tactisch, 3 op tactisch, 4 op tactisch/operationeel en 6 op operationeel niveau. In figuur 18 is dit grafisch weergegeven. De benoemde interne stakeholders zijn tijdens de gesprekken ook getypeerd op de dimensies Macht, Legitimiteit en Urgentie. Het resultaat van deze typering is grafisch weergegeven in figuur 19.
STRATEGISCH
OPERA-TIONEEL
TACTISCH
Niveau Stakeholders IBG (met CBS)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 14 15 16 STRATEGISCH OPERA-TIONEEL TACTISCH
Niveau Stakeholders IBG (met CBS) STRATEGISCH
OPERA-TIONEEL
TACTISCH
Niveau Stakeholders IBG (met CBS)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Figuur 18: Piramide niveau stakeholders IBG
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 14 15 16 MACHT LEGITIMITEIT
URGENTIE NON STAKEHOLDER
Typering Stakeholders IBG (met CBS)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 14 15 16 MACHT LEGITIMITEIT
URGENTIE NON STAKEHOLDER
Typering Stakeholders IBG (met CBS)
Figuur 19: Cirkels typering stakeholders IBG
Uitwerking interne stakeholders ontvanger CBS:
Voor het CBS is een gesprek met twee medewerkers van het Auditbureau gevoerd. Hierbij zijn drie interne stakeholders benoemd, die bij de elektronische gegevensuitwisseling betrokken zijn namelijk DG, directeuren en strategisch relatiebeheerders.
Na de toezegging om mee te doen en een eerste interview is het CBS later op de medewerking teruggekomen. Een belangrijk argument is dat gegevensuitwisselingen in de publiciteit staan (o.a. CBP) en dat het CBS geen mogelijke negatieve publiciteit wenst. Als gevolg van het stoppen van de medewerking zijn niet alle benodigde gegevens van het CBS verzameld die nodig zijn voor het onderzoek. Hierdoor is geen afgestemd overzicht met de geïdentificeerde interne stakeholders met hun niveau en dimensies (Macht, Legitimiteit en Urgentie) beschikbaar, waardoor een verdere uitwerking (piramide en cirkel) voor het CBS niet mogelijk is.
In hoofdstuk 5 zullen bovenstaande verzamelde gegevens over het niveau en de typering van de betrokken interne stakeholders worden geanalyseerd.