4 Uitwerking casestudies
4.2 Uitwerking case 1: Belastingdienst - IBG Omschrijving organisaties:
De Belastingdienst (BD) is als uitvoerende organisatie van het ministerie van Financiën verantwoordelijk voor een groot aantal verschillende taken. Het meest bekend is het heffen en innen van belastingen en premies. Jaarlijks verwerkt de BD de verschillende aangiften van 6 miljoen particulieren en 1,1 miljoen ondernemers. De BD int niet alleen, maar keert ook uit. Zo verzorgt de BD bijvoorbeeld de uitbetaling van voorlopige teruggaven en van toeslagen die huishoudens kunnen krijgen voor de kosten van kinderopvang, huur of zorg. Een ander belangrijk werkproces is de opsporing van fraude. De Douane, ook onderdeel van de BD, houdt toezicht op de in-, uit- en doorvoer van goederen.
De Informatie Beheer Groep (IBG) voert als zelfstandig bestuursorgaan in opdracht van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) een aantal onderwijswetten en - regelingen uit. De kerntaken van de IBG zijn financiering, informatiebeheer en het organiseren van examens. In opdracht van de ministeries van Justitie en VROM ondersteunt de IBG de gemeenten bij de uitvoering van de Wet inburgering.
Doel van de elektronische gegevensuitwisseling:
Het doel van de onderzochte elektronische gegevensuitwisseling tussen de BD en de IBG is het ondersteunen van de IBG bij het proces van vaststellen studiefinancieringen (inkomensgegevens). Daarnaast ontvangt de BD gegevens over verstrekte studiefinancieringen voor haar processen (toeslagen, inkomstenbelasting).
Omschrijving elektronische gegevensuitwisseling:
Sinds een aantal jaren vraagt de IBG, in het kader van de Wet Studiefinanciering 2000, inkomensgegevens direct bij de BD op, voor klanten die al bij hen bekend zijn. Het gaat dan om gegevens uit het peiljaar. Het peiljaar ligt twee jaar vóór het jaar waarvoor studiefinanciering is aangevraagd. De IBG krijgt informatie rechtstreeks geleverd door de BD. Het gaat daarbij om jaarinkomensgegevens van zowel aangifteplichtigen als niet-aangifteplichtigen. De IBG ontvangt zowel de inkomensgegevens als de gecorrigeerde inkomens van de BD. De IBG gebruikt deze informatie voor het vaststellen van aanvullende beurzen voor studenten en voor het vaststellen van de draagkracht van ex-studenten met een studieschuld.
Naast een wettelijke basis sluit de IBG specifieke convenanten af voor de betreffende gegevensuitwisseling om het belang van de elektronische gegevensuitwisseling te benadrukken.
Uit de interviews met de BD en de IBG is met betrekking tot de totstandkoming van de elektronische gegevensuitwisseling het beeld gekomen dat er weinig problemen zijn in de gegevensuitwisseling. De uitwisseling loopt voorspoedig en de gegevensuitwisseling is op tijd gerealiseerd (in productie genomen). Een belangrijke reden voor de succesvolle uitwisseling is dat IBG afnemer is van een door afnemer (BD) gedefinieerde set van gegevens. Hierdoor is bij het moment van invoering sprake geweest van een goede gegevensoverdracht en de verschillende bestandgegevens sluiten goed op elkaar aan. Vanwege problemen eind 2006 zijn er (nieuwe) afspraken gemaakt over de wijze van gegevensuitwisseling. Hierbij is ondermeer de afspraak gemaakt om te komen tot een moderner medium.
Beeld: Beide organisaties (BD en de IBG) hebben met betrekking tot de totstandkoming van de elektronische gegevensuitwisseling hetzelfde beeld, namelijk dat er sprake is geweest van een positieve totstandkoming van de elektronische gegevensuitwisseling.
In tabel 3 zijn algemene gegevens van de organisatie en de elektronische gegevensuitwisseling opgenomen. Vraag Toelichting/specificatie BD (per 31-12-2006) IBG (per 31-12-2006) Grootte (fte) 29.715 1.611 Financieel belang
(omzet/budget) 2.760 miljoen (kosten) 149 miljoen
Machtspositie (hiërarchisch afhankelijkheid van elkaar) Uitvoeringsinstantie MinFin zelfstandig bestuursorgaan (ZBO), OCenW
In welke mate zijn de uitgewisselde gegevens van (vitaal) belang voor de afzonderlijke organisaties.
Van BD naar IBG, voor IBG van belang,
Het belang van de gegevensuitwisseling. Bestaan er in dit opzicht verschillen tussen
organisaties? Bestaan er in dit opzicht verschillen
tussen organisaties Ja, IBG is afnemer De formalisering van de
gegevensuitwisseling
wat is de juridische grondslag voor de gegevensuitwisseling.
Berust deze op regelgeving, of is hij geformaliseerd in een contract of convenant);
Wet Studiefinanciering 2000
in welke mate
is de inhoud en uitwisseling van gegevens gestandaardiseerd.
Gestandaardiseerd, op basis van Vraag-bestand en AntwoordVraag-bestand(en)
Bestaan er gegevensstandaarden. Ja, met vaste recordlengte
De standaardisatie van inhoud en uitwisseling in de gegevensuitwisseling Is de gegevensuitwisseling structureel of ad hoc. Structureel hoe is de gegevensuitwisseling
informatietechnisch ingebed. Via TAPE (per april 2008 per file transfer) De technologische
inbedding en
infrastructuur voor de gegevensuitwisseling
Van welke technologie (en programmatuur)
wordt gebruik gemaakt);
Mainframe (WSF18+), via bestand(en)
wie levert informatie, en wie maakt er gebruik van.
BD levert aan IBG (IBG levert aan BD)
De wederkerigheid van de gegevensuitwisseling
Is er sprake van eenrichtingsverkeer of
van wederkerigheid Twee-richting De intensiteit (omvang
en frequentie) van de gegevensuitwisseling
hoe vaak wordt informatie uitgewisseld.
Periodiek (afhankelijk van aard van 7 soorten bevragingen variatie tussen 1 en 10x per jaar), in totaal 9,5 miljoen
inkomensbevragingen voor 1,7 miljoen klanten.
De BD vraagt 1x per jaar aan IBG wie WSF heeft.
gaat het om 'ruwe' data, of gaat het om
meer bewerkte gegevens. Bewerkte gegevens De aard van de
gegevens die centraal staan binnen de
Vraag Toelichting/specificatie BD (per 31-12-2006) IBG (per 31-12-2006) De aard van de inspanning voor aangaan en onderhouden van de gegevensuitwisseling
welke inspanningen moeten er worden geleverd voor het verzamelen, opslaan (en bewerken) en uitwisselen van gegevens.
IBG vraagt op en ontvangt gegevens, BD vraagt 1x per jaar op
Tabel 3: Algemene gegevens van elektronische gegevensuitwisseling (BD en IBG)
Op basis van deze gegevens is de elektronische gegevenuitwisseling als NORMAAL geclassificeerd. Voor de classificatie is Bijlage 4: “Classificatieschema elektronische gegevensuitwisseling”, gebruikt. Uitwerking interne stakeholders zender BD:
Voor de BD zijn vier gesprekken met zeven medewerkers van de AdF/Belastingdienst gevoerd. De resultaten van deze gesprekken zijn verwerkt in bijlage 5-1 in de tabel 16 “Details Uitwerking Case 1-a: Interne Stakeholders BD (met IBG)”. De gegevens uit deze tabel zijn de basis voor onderstaande uitwerking. In deze tabel zijn 12 interne stakeholders benoemd, die bij de elektronische gegevensuitwisseling met de IBG betrokken zijn. Van de 12 stakeholders zijn er 2 op strategisch niveau benoemd, 6 op tactisch en 4 op operationeel niveau. In figuur 8 is dit grafisch weergegeven. De benoemde interne stakeholders zijn tijdens de gesprekken ook getypeerd op de dimensies Macht, Legitimiteit en Urgentie. Het resultaat van deze typering is grafisch weergegeven in figuur 9.
STRATEGISCH
OPERA-TIONEEL
TACTISCH
Niveau Stakeholders Belastingdienst (met IBG)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 STRATEGISCH OPERA-TIONEEL TACTISCH
Niveau Stakeholders Belastingdienst (met IBG)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12
Figuur 8: Piramide niveau stakeholders BD
Typering Stakeholders Belastingdienst (met IBG)
MACHT LEGITIMITEIT
URGENTIE NON STAKEHOLDER 3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12
Typering Stakeholders Belastingdienst (met IBG)
MACHT LEGITIMITEIT
URGENTIE NON STAKEHOLDER 3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12
Figuur 9: Cirkels typering stakeholders BD
Uitwerking interne stakeholders ontvanger IBG:
Voor de IBG is een gesprek met een medewerker van Concerntaken/concernaudit gevoerd. De resultaten van dit gesprek zijn verwerkt in bijlage 5-1 in de tabel 17 “Details Uitwerking Case 1-b: Interne Stakeholders IBG (met BD)”. De gegevens uit deze tabel zijn de basis voor onderstaande uitwerking. In deze tabel zijn 15 interne stakeholders benoemd, die bij de elektronische gegevensuitwisseling met de BD betrokken zijn. Van de 15 stakeholders zijn er 2 op strategisch niveau benoemd, 1 op strategisch/tactisch, 3 op tactisch, 3 op tactisch/operationeel en 6 op operationeel niveau. In figuur 10 is dit grafisch weergegeven. De benoemde interne stakeholders zijn tijdens het gesprek ook getypeerd op de dimensies Macht, Legitimiteit en Urgentie. Het resultaat van deze typering is grafisch weergegeven in figuur 11.
STRATEGISCH
OPERA-TIONEEL
TACTISCH
Niveau Stakeholders IBG (met Belastingdienst)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 14 15 STRATEGISCH OPERA-TIONEEL TACTISCH
Niveau Stakeholders IBG (met Belastingdienst)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 14 15
Figuur 10: Piramide niveau stakeholders IBG
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 14 15 MACHT LEGITIMITEIT
URGENTIE NON STAKEHOLDER
Typering Stakeholders IBG (met Belastingdienst)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 14 15 MACHT LEGITIMITEIT
URGENTIE NON STAKEHOLDER
Typering Stakeholders IBG (met Belastingdienst)
Figuur 11: Cirkels typering stakeholders IBG
In hoofdstuk 5 zullen bovenstaande verzamelde gegevens over het niveau en de typering van de betrokken interne stakeholders worden geanalyseerd.