4 Uitwerking casestudies
4.3 Uitwerking case 2: IBG - SVB Omschrijving organisaties:
De Informatie Beheer Groep (IBG) voert als zelfstandig bestuursorgaan in opdracht van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCenW) een aantal onderwijswetten en - regelingen uit. De kerntaken van de IBG zijn financiering, informatiebeheer en het organiseren van examens. In opdracht van de ministeries van Justitie en VROM ondersteunt de IBG de gemeenten bij de uitvoering van de Wet inburgering.
De Sociale Verzekeringsbank (SVB) is de uitvoerder op het gebied van de sociale zekerheid in Nederland voor wat betreft de volksverzekeringen. De SVB voert o.a. de regelingen uit voor het AOW-pensioen, de Nabestaandenuitkering en de Kinderbijslagwet.
Doel van de elektronische gegevensuitwisseling:
Het doel van de onderzochte elektronische gegevensuitwisseling tussen de IBG en de SVB is het ondersteunen van de SVB bij het proces van vaststellen op het recht voor kinderbijslag voor 16- en 17-jarigen.
Omschrijving elektronische gegevensuitwisseling:
De SVB heeft gegevens nodig over schoolgaande 16- en 17-jarigen op het recht voor kinderbijslag. Vroeger werden jaarlijks door de SVB de gewenste gegevens rechtstreeks opgevraagd bij de ouders van 16- en 17-jarigen. Dit was elk jaar voor de SVB een zeer arbeidsintensief traject voor uitvraag en controle. Daarnaast moesten de ouders de verklaring ook door de school laten tekenen.
Door onderlinge contacten tussen IBG/Relatiebeheer en de SVB is het idee ontstaan om voor deze gegevens gebruik te maken van de al bij de IBG aanwezige gegevens. Voor SVB was de kwaliteit van de IBG-gegevens en de controlesystematiek van de IBG over 16- en 17-jarigen aanleiding om de gegevens van de IBG hoger in te schatten dan de eigen beschikbare gegevens. In eerste instantie is destijds een proefuitwisseling opgezet. Daarna volgde een volledige structurele uitwisseling. Aan de uitwisseling ligt een “programma van eisen gegevensuitwisseling van 30-8-2004 ” tussen beide partijen ten grondslag.
De IBG beheert een Basisregister Onderwijs (BRON) van personen die onderwijs volgen. Gegevens worden bovendien uitgewisseld met (onder andere) de Sociale Verzekeringsbank. Binnen de IBG is de directie Onderwijsservice verantwoordelijk voor de dienstverlening aan uitwisselingspartners zoals de Sociale Verzekeringsbank (SVB). De regels voor gebruik van de gegevens zijn vastgelegd in de Wet op het Onderwijsnummer (WON). Naast de wettelijke basis heeft de IBG een specifiek convenant voor de betreffende gegevensuitwisseling met de SVB afgesloten.
De IBG levert aan de SVB schoolgegevens van 16- en 17-jarigen. De IBG beheert de schoolgegevens van het onderwijs die door de overheid wordten bekostigd. De uitwisseling begint als een kind bijna 16 jaar is. Of kinderen van 16 en 17 jaar schoolgaand zijn, is een van de factoren die het recht op kinderbijslag bepalen. De SVB krijgt de gegevens waaruit blijkt dat het kind naar school gaat en welk type onderwijs hij of zij volgt. Daarna verstrekt de IBG elk kwartaal de eventuele wijzigingen in de schoolgegevens.
Uit de interviews met de IBG en de SVB is met betrekking tot de totstandkoming van de elektronische gegevensuitwisseling het beeld gekomen dat beide organisaties vrijwillig als gelijkwaardige partners met een wederzijds belang hebben samengewerkt. Bij de totstandkoming zijn contacten geweest op strategisch (raden van bestuur), tactisch (informatieanalisten, projectleiders, ICT - of procesdeskundigen) en operationeel (helpdesks, operators e.d.) niveau. Na overeenstemming over het
principe van uitwisseling op strategisch niveau werd een en ander in een projectverband gerealiseerd. Daarbij was vooral sprake van twee projecten (één aan IBG-zijde, één aan SVB-zijde). Aan de uitwisseling lag een “programma van eisen gegevensuitwisseling van 30-8-2004” tussen beide partijen ten grondslag. Er zijn geen specifieke uitvoeringsproblemen geweest en de uitwisseling verloopt goed. De gegevensuitwisseling is op tijd gerealiseerd (in productie genomen). Er is bij het moment van invoering sprake geweest van een goede gegevensoverdracht en ook sluiten de verschillende bestandgegevens naadloos op elkaar aan, zonder ruis. Aan de feitelijke invoering zijn testen vooraf gegaan, waarbij initiële tekortkomingen opgemerkt en geamendeerd zijn. Hierdoor werd bij invoering voldaan aan de in de plannen neergelegde normstelling.
Beeld: Beide organisaties (IBG en de SVB) hebben met betrekking tot de totstandkoming van de elektronische gegevensuitwisseling hetzelfde beeld, namelijk dat er sprake is geweest van een positieve totstandkoming van de elektronische gegevensuitwisseling.
In tabel 4 zijn algemene gegevens van de organisatie en de elektronische gegevensuitwisseling opgenomen.
Vraag Toelichting/specificatie IBG (per 31-12-2006) SVB (per 31-12-2006)
Grootte (fte) 1.611 3.067
Financieel belang
(omzet/budget) 149 miljoen 248 miljoen
Machtspositie (hiërarchisch afhankelijkheid van elkaar) zelfstandig bestuursorgaan (ZBO), OCenW zelfstandig bestuursorgaan (ZBO), SZW
In welke mate zijn de uitgewisselde gegevens van (vitaal) belang voor de afzonderlijke organisaties.
Van IBG naar SVB (kinderbijslag), voor SVB van vitaal belang
Het belang van de gegevensuitwisseling. Bestaan er in dit opzicht verschillen tussen
organisaties? Bestaan er in dit opzicht verschillen
tussen organisaties IBG is leverancier, SVB afnemer De formalisering van de
gegevensuitwisseling
wat is de juridische grondslag voor de gegevensuitwisseling.
Berust deze op regelgeving, of is hij geformaliseerd in een contract of convenant);
Convenant (vrijwillig, wel wettelijke basis met Kinderbijslag-wet en Wet op het Onderwijsnummer (WON))
in welke mate
is de inhoud en uitwisseling van gegevens gestandaardiseerd.
Standaard (strikt in verband met WBP)
Bestaan er gegevensstandaarden. JA De standaardisatie van inhoud en uitwisseling in de gegevensuitwisseling Is de gegevensuitwisseling structureel
of ad hoc. Kinderbijslag - structureel hoe is de
gegevensuitwisseling informatietechnisch ingebed.
Bestanden die via RINIS2 worden verzonden
De technologische inbedding en
infrastructuur voor de gegevensuitwisseling
Van welke technologie (en programmatuur)
wordt gebruik gemaakt);
Standaardinfrastructuur via RINIS
De wederkerigheid van de gegevensuitwisseling
wie levert informatie, en wie maakt er gebruik van.
Van IBG naar SVB (kinderbijslag),
2
RINIS (Routerings Instituut (inter)Nationale Informatiestromen) ondersteunt bij de uitwisseling van gegevens ten behoeve van de uitvoering van publieke taken via gestandaardiseerde berichten
Vraag Toelichting/specificatie IBG (per 31-12-2006) SVB (per 31-12-2006)
Is er sprake van eenrichtingsverkeer of van wederkerigheid
Een-richting (wel terugkoppeling resultaat aan IBG)
De intensiteit (omvang en frequentie) van de gegevensuitwisseling
hoe vaak wordt informatie
uitgewisseld. Kinderbijslag – structureel elk kwartaal (ivm
mutatieplicht ouder/verzorgende)
gaat het om 'ruwe' data, of gaat het om
meer bewerkte gegevens. Bewerkt (IBG checkt zaken) De aard van de gegevens
die centraal staan binnen
de gegevensuitwisseling Wat wordt er uitgewisseld: data,
informatie of kennis Informatie De aard van de
inspanning voor aangaan en onderhouden van de gegevensuitwisseling
welke inspanningen moeten er worden geleverd voor het verzamelen, opslaan (en bewerken) en uitwisselen van gegevens.
IBG selectie uit basisregister, SVB ontvangen en verwerken
Tabel 4: Algemene gegevens van elektronische gegevensuitwisseling (IBG en SVB)
Op basis van deze gegevens is de elektronische gegevenuitwisseling als SIMPEL geclassificeerd. Voor de classificatie is Bijlage 4: “Classificatieschema elektronische gegevensuitwisseling”, gebruikt. Uitwerking interne stakeholders zender IBG:
Voor de IBG is een gesprek met een medewerker van Concerntaken/concernaudit gevoerd. De resultaten van dit gesprek zijn verwerkt in de bijlage 5-2 in de tabel 18 “Details Uitwerking Case 2-a: Interne Stakeholders IBG (met SVB)”. De gegevens uit deze tabel zijn de basis voor onderstaande uitwerking. In deze tabel zijn 15 interne stakeholders benoemd, die bij de elektronische gegevensuitwisseling met SVB betrokken zijn. Van de 15 stakeholders zijn er 2 op strategisch niveau benoemd, 1 op strategisch/tactisch, 3 op tactisch, 3 op tactisch/operationeel en 6 op operationeel niveau. In figuur 12 is dit grafisch weergegeven. De benoemde interne stakeholders zijn tijdens de gesprekken ook getypeerd op de dimensies Macht, Legitimiteit en Urgentie. Het resultaat van deze typering is grafisch weergegeven in figuur 13.
STRATEGISCH
OPERA-TIONEEL
TACTISCH
Niveau Stakeholders IBG (met SVB)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 14 15 STRATEGISCH OPERA-TIONEEL TACTISCH
Niveau Stakeholders IBG (met SVB) STRATEGISCH
OPERA-TIONEEL
TACTISCH
Niveau Stakeholders IBG (met SVB)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 14 15
Figuur 12: Piramide niveau stakeholders IBG
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 14 15 MACHT LEGITIMITEIT
URGENTIE NON STAKEHOLDER
Typering Stakeholders IBG (met SVB)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 14 15 MACHT LEGITIMITEIT
URGENTIE NON STAKEHOLDER
Typering Stakeholders IBG (met SVB)
Figuur 13: Cirkels typering stakeholders IBG
Uitwerking interne stakeholders ontvanger SVB:
Voor de SVB is een lang gesprek met een medewerker van Interne Accountantsdienst Sociale Verzekeringsbank gevoerd. De resultaten van dit gesprek zijn verwerkt in bijlage 5-2 in de tabel 19
“Details Uitwerking Case 2-b: Interne Stakeholders SVB (met IBG)”. De gegevens uit deze tabel zijn de basis voor onderstaande uitwerking. In deze tabel zijn 13 interne stakeholders benoemd, die bij de elektronische gegevensuitwisseling met IBG betrokken zijn. Van de 13 stakeholders zijn er 2 op strategisch niveau benoemd, 1 op strategisch/tactisch, 3 op tactisch, 3 op tactisch/operationeel en 6 op operationeel niveau. In figuur 14 is dit grafisch weergegeven. De benoemde interne stakeholders zijn tijdens de gesprekken ook getypeerd op de dimensies Macht, Legitimiteit en Urgentie. Het resultaat van deze typering is grafisch weergegeven in figuur 15.
STRATEGISCH
OPERA-TIONEEL
TACTISCH
Niveau Stakeholders SVB (met IBG)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 STRATEGISCH OPERA-TIONEEL TACTISCH
Niveau Stakeholders SVB (met IBG) STRATEGISCH
OPERA-TIONEEL
TACTISCH
Niveau Stakeholders SVB (met IBG)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13
Figuur 14: Piramide niveau stakeholders SVB
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 MACHT LEGITIMITEIT
URGENTIE NON STAKEHOLDER
Typering Stakeholders SVB (met IBG)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 MACHT LEGITIMITEIT
URGENTIE NON STAKEHOLDER
Typering Stakeholders SVB (met IBG)
Figuur 15: Cirkels typering stakeholders SVB
In hoofdstuk 5 zullen bovenstaande verzamelde gegevens over het niveau en de typering van de betrokken interne stakeholders worden geanalyseerd.