Bij de tweede deelanalyse wordt binnen de ontvangende organisatie gekeken naar de niveaus en typering van de interne stakeholders. De analyse levert als resultaat een bepaalde invloed (positief, neutraal of negatief) op van de interne stakeholders binnen de ontvangende organisatie op de elektronische gegevensuitwisseling. Er zijn binnen de IBG 15 interne stakeholders benoemd, die bij de elektronische gegevensuitwisseling met de BD betrokken zijn. Deze 15 interne stakeholders zijn: 1 Hoofddirectie
2 Directeur Klantenservice (KS) 3 KS – proceseigenaar WSF-toekennen 4 KS+OS - procesbeheerder
5 Directeur ICT
6 ICT - ontwikkeling + bouw 7 ICT - Projectmanagement
9 Directeur Serviceorganisatie
10 Serviceorganisatie - Facilitair Bedrijf – proceseigenaar verzenden & ontvangen 11 Directeur Concerntaken / concerncontroller
12 Concerntaken - concernaudit
13 Concerntaken - juridisch control en beleid – FG (Functionaris Gegevensbescherming) 14 Concerntaken – Informatiemanagement
15 KS+OS - bedrijfsanalisten-, informatieanalisten- beheerders-pool Deze stakeholders zijn grafisch weergegeven in een piramide en in cirkels.
STRATEGISCH
OPERA-TIONEEL
TACTISCH
Niveau Stakeholders IBG (met Belastingdienst)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 14 15 STRATEGISCH OPERA-TIONEEL TACTISCH
Niveau Stakeholders IBG (met Belastingdienst)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 14 15
Figuur 43: Piramide niveau stakeholders IBG
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 14 15 MACHT LEGITIMITEIT
URGENTIE NON STAKEHOLDER
Typering Stakeholders IBG (met Belastingdienst)
3 1 4 5 6 7 2 8 9 10 11 12 13 14 15 MACHT LEGITIMITEIT
URGENTIE NON STAKEHOLDER
Typering Stakeholders IBG (met Belastingdienst)
Figuur 44: Cirkels typering stakeholders IBG
De analyse is gericht op kenmerken van de betrokken interne stakeholders binnen de IBG. Het niveau en de typering van de betrokken interne stakeholders binnen de organisatie zijn geanalyseerd op opvallende zaken. Binnen de IBG vallen de volgende zaken op.
Ontbrekende stakeholders: Voor de elektronische gegevensuitwisseling met de BD valt op dat de stakeholders met alleen macht (slapende stakeholder), alleen urgentie (vragende stakeholder) en macht+urgentie (gevaarlijke stakeholder) ontbreken.
Een slapende stakeholder oefent zijn macht niet uit omdat zijn claim onvoldoende legitimiteit en urgentie bezit. Er is weinig interactie tussen deze stakeholder en de organisatie. Omdat het gaat om
interne stakeholders is het ontbreken van stakeholders met alleen macht geen extra risico.
Een vragende stakeholder heeft een claim die urgent is, maar bezit onvoldoende legitimiteit. Er is in dit geval geen sprake van macht die deze stakeholder kan uitoefenen. Het ontbreken van de vragende
stakeholder is geen risico, als er maar voldoende andere stakeholders met urgentie aanwezig zijn. Dat is hier wel het geval.
Een gevaarlijke stakeholder bezit macht en heeft een urgente claim. Zijn claim heeft echter onvoldoende legitimiteit. Deze stakeholders zijn mogelijk dwingend en schuwen mogelijk geen gewelddadige middelen. Het ontbreken van deze stakeholder als interne stakeholder is een positief
punt. Het hebben van dit soort interne stakeholders is bedreigend voor de organisatie.
Macht samen met legitimiteit: Bij meer dan de helft van de interne stakeholders is sprake van de dimensie macht. Het valt op dat als een stakeholder de dimensie macht heeft, er ook sprake is van legitimiteit. Er is dan sprake van een dominante stakeholder en een definitieve stakeholder (ultieme). Een dominante stakeholder is dominant als hij macht heeft en over legitimiteit beschikt. Zijn claim is
echter niet urgent. Een definitieve stakeholder (ultieme) beschikt over macht alsmede over een legitieme en urgente claim. Er zijn bij de IBG zes definitieve stakeholders aanwezig.
De interne stakeholders van de IBG met de dimensie macht bevinden zich op strategisch, tactisch niveau en tactisch/operationeel niveau. Maar liefst drie interne stakeholders (“3. KS – proceseigenaar WSF-toekennen”, “10. Serviceorganisatie - Facilitair Bedrijf – proceseigenaar verzenden & ontvangen” en “13. Concerntaken - juridisch control en beleid – FG (Functionaris Gegevensbescherming)” van tactisch/operationeel niveau hebben allen drie dimensies. Deze drie
stakeholders hebben direct belang bij de elektronische gegevensuitwisseling, en de aanwezigheid van macht, legitimiteit en urgentie vergroot de kans op succes.
Daarnaast is bijzonder dat op strategisch niveau bij één stakeholder de urgentie ontbreekt (“1.Hoofddirectie”). Tenslotte is het ontbreken van urgentie bij één stakeholder op tactisch niveau nog opvallend (“14. Concerntaken – Informatiemanagement”).
Legitiem en urgent: De afhankelijke stakeholder heeft een gebrek aan macht, maar heeft een legitieme en urgente claim. Hiermee is hij afhankelijk van anderen, zoals dominante stakeholders, die de macht hebben om de wil van deze stakeholder op te leggen aan de organisatie. Voor de IBG is hiervan sprake bij twee onderdelen (“4. KS+OS - procesbeheerder”, “8. ICT - beheer Infrastructuur + exploitatie (I&E) “), die beide op operationeel niveau opereren.
stakeholders: Voor de IBG is sprake van vier non-stakeholders, ruim een kwart. Non-stakeholders hebben geen van de dimensies (macht, legitimiteit, urgentie) en hebben daarom geen stakeholder-relatie met andere actoren. Ze hebben echter wel een rol in het proces, maar hebben weinig invloed. Het betreft hier drie stakeholders op operationeel niveau, met functies op het gebied van ontwikkeling en bouw, waarvan het op zich vreemd is dat zij geen macht, legitimiteit of urgentie hebben. De vierde stakeholder zonder macht, legitimiteit en urgentie zit op strategisch/tactisch niveau (“11.directeur Concerntaken / concerncontroller”).
Legitimiteit: Opvallend met betrekking tot legitimiteit is dat alle stakeholders, behalve de non/stakeholders, de dimensie legitimiteit hebben. Door de auditor is de eigen afdeling `12. Concerntaken – concernaudit` als ‘willekeurige stakeholder’ benoemd. Deze afdeling is op operationeel niveau, heeft wel een legitieme maar geen urgente claim. Bij gebrek aan macht is de ‘willekeurige stakeholder’ niet in staat om de organisatie te beïnvloeden.
Piramide: In de piramide voor de IBG valt de mooie gelijkmatige verdeling over de piramide op, met 17% Strategisch, 33% tactisch en 50% operationeel. Opvallend is de al eerder genoemde strategisch/tactische stakeholder zonder macht, legitimiteit en urgentie.
Classificatie: De classificatie van de elektronische gegevensuitwisseling is NORMAAL.
Verhouding Macht, Legitimiteit, Urgentie: Voor elke typering van stakeholders is berekend wat het percentage is ten opzichte van het totaal. Deze percentages zijn per dimensie opgeteld en geven een totaalscore op de dimensie. De scores voor de IBG zijn in tabel 17 opgenomen.
Typering Aantal % Niveaus %M %L %U
M 0 - - 0
ML 2 13 S, T 13 13
MLU 6 40 S, T, T/O 40 40 40
MU 0 - - 0 0
Typering Aantal % Niveaus %M %L %U
LU 2 13 O 13 13
U 0 - - 0
Non-stakeholder 4 27 S/T, O
totalen 15 53 72 53
Tabel 30: Verhouding Macht, Legitimiteit en Urgentie voor IBG (met BD)
Opvallend is de hoge score voor Legitimiteit met 72%, gevolgd door gelijke scores voor Urgentie en Macht (allebei 53%).
Doel van deze analyse, van het niveau en de typering van de betrokken interne stakeholders van de IBG bij de elektronische gegevensuitwisseling met de BD, is om een mogelijk positieve, neutrale of negatieve invloed te ontdekken. Het beeld van de genoemde zaken is wisselend, waardoor er sprake is van een neutrale invloed van interne stakeholders binnen de IBG op de totstandkoming van de elektronische gegevensuitwisseling.
Vooraf is vanuit de IBG met betrekking tot de totstandkoming van de elektronische gegevensuitwisseling met de BD het beeld gegeven dat er sprake is geweest van een positieve totstandkoming van de elektronische gegevensuitwisseling.