Betekenisconstructie in sociaal proces

In deze paragraaf wordt ingegaan op de bekenisconstructie in sociaal proces. Daarbij zal het gedrag en handelen worden geplaatst in de context van de betekenis die daaraan gegeven wordt door de middenmanagers en andere actoren. Hierbij wordt gebruikgemaakt van de theoretische inzichten van Weick (1979, 1995) die daarvoor het begrip ‘sensemaking’ hanteert. Bij de behandeling van het theoretisch kader van Weick, zal ook worden ingegaan op achtereenvolgens de implicaties voor organisaties en voor middenmanagers.

Betekenisgeven

In dit onderzoek ligt vanuit de onderzoeksvraag de focus op het gedrag en handelen van midden-managers. Gedrag op zichzelf zegt nog niet veel. Het krijgt betekenis door de context en door verklaringen en overtuigingen om er betekenis aan te geven. Weick (1979, 1995) stelt het begrip ‘sensemaking’ centraal. ‘the key distinction is that sensemaking is about the way people generate what they interpret’ (Weick, 1995, p 13). De werkelijkheid is volgens Weick een constructieproces, waarin mensen met elkaar een werkelijkheid produceren. En doen daar verslag van in ‘verhalen’ die zowel hun wereld beschrijven, als hen in staat stellen om te handelen. Dat handelen heeft vervolgens weer effect op de wijze waarop zij de wereld taxeren en een (nieuwe) werkelijkheid construeren. Weick beschrijft sensemaking als een sociaal proces, waarin mensen betekenis creëren in de interactie met anderen. Deze opvatting is van belang voor het begrijpen en beschrijven van het handelen van managers, waarbij interactie tussen mensen cruciaal is. Op basis van de betekenis die managers en medewerkers geven aan hun ervaringen, kijken zij naar hun organisatie en definiëren zij hun ver-bondenheid met die organisatie. Dit is een continu zoekproces, waarbij de wijze waarop mensen de werkelijkheid ervaren beïnvloed is door een vorige betekenisgeving. Burger et al. (2010, blz 191) schrijven hierover dat ‘wat mensen als werkelijkheid ervaren, ligt al verborgen in het zoekproces zelf’. Door De Sonnaville (2005) worden daarbij grofweg vier bouwstenen onderscheiden voor

betekenisgeving:

1. Ecological change, de hoeveelheid prikkels, events en disrupties die zich aandienen. 2. Enactment, het proces waarin de ruwe data al handelend wordt bewerkt en waarbij de

werkelijkheid wordt gedefinieerd.

3. Selection, het kiezen (bewust of onbewust) van de manier waarop de wereld om mensen heen wordt geïnterpreteerd.

4. Retention, het vasthouden, onthouden of in brede zin opslaan van informatie, zodanig dat dit past bij de manier waarop vorige informatie is opgeslagen.

Ambiguïteit in betekenisgeving

Dit proces van betekenisgeving door trial en error is voortdurend gaande. Mensen creëren en produceren continue (nieuwe) werkelijkheden met elkaar. Koene (2001) zegt hierover ‘... de huidige beleving van de werkelijkheid bepaalt wat mensen oppikken aan cues (ervaringen) uit hun omgeving en hoe ze erop reageren (kiezen en handelen). Vervolgens wordt de beleving van de werkelijkheid

91

opnieuw gedefinieerd, waarbij de ervaring en de eigen reactie daarop een onderdeel worden van de beleefde werkelijkheid’. Mensen zijn daarmee volgens Weick een onderdeel van hun eigen omgeving ‘... people act in such a way that their assumptions of reality become warranted.’

Deze dynamiek van waarderen en selectief waarnemen, in combinatie met betekenisgeving is door Argyris (1985) weergegeven in de zogenaamde ladder of inference. Aan de basis van de ladder bevindt zich verzameling van observeerbare data. Vervolgens neemt de gaandeweg de lader de subjectiviteit toe via selectie van, betekenisgeving, aannames gebaseerd op de betekenisgeving, de overtuigingen en uiteindelijk het handelen. Voor Argyris zijn de overtuigingen, de filters die de selectie van waarnemingen bepalen. Door te reflecteren en te valideren, wordt kans voor individu en

organisatie om te ontwikkelen vergroot (door Argyris Model II organisaties genoemd).

Doordat dit een sociaal proces is waarbij meerdere actoren zijn betrokken en waarbij meerdere betekenissen naast elkaar kunnen bestaan, kan dit leiden tot onzekerheid en verwarring bij de betrokkenen. Weick spreekt in dit kader van ambiguïteit. Weick benadrukt tevens dat aandacht voor ambiguïteit gepaard gaat met een oriëntatie op waarden en op de strijd die hieromheen plaatsvindt. En, vergelijkbaar met de eerder besproken paradoxen van Muijen (2003), pleit Weick niet voor het oplossen van de ambiguïteit, maar eerder voor het erkennen en hanteren ervan. Of een stap verder take advantage of some of the unique opportunities for change that occur when ambiguity increases’ (Weick 1985).

Betekenisgeving komt dus tot stand vanuit individueel en collectieve reflectie, door het aangaan van een dialoog tussen verschillende betrokkenen. Homan (2005) noemt dit proces van uitwisseling van gedachten en reflecties een beweging van een polyvocale situatie (een situatie met een variëteit aan betekenissen) naar een stabiele situatie. Door het uitwisselen van beelden, van betekenissen, zoeken de betrokkenen naar een nieuwe, collectieve betekenis. Dit zijn volgens Weick de momenten waarop het proces van betekenisgeving kan worden ingezet voor het ontwikkelen en laten leren van een organisatie. Vanuit bedrijfskundig perspectief worden leren en ontwikkelen ook wel beschreven als (kennis)creatie en innovatie. Door Nonaka en Takeuchi (1995) worden kenniscreatie en innovatie vergeleken met het double-loop leren van Argyris en Schön (1996), waarin bestaande zienswijzen, interpretatiekaders en uitgangspunten voor handelen worden getoetst en gereconcipieerd. Ten dele is zulke kennis expliciteerbaar (codified knowledge) en ten dele niet (tacit knowledge). Argyris maakt in zijn theorie over leren het onderscheid tussen spreektheorie (espoused theory) en gebruikstheorie (theory-in-use). Spreektheorie is de verzameling van opvattingen, overtuigingen, waarden en intenties die mensen uitspreken en is dus te achterhalen door naar hun verhalen te luisteren. De gebruiks-theorie van een individu is het feitelijke gedrag en op te maken uit observaties van zijn gedrag in de praktijk. Tussen beide theorieën is een zeker mate van incongruentie, zeer gebruikelijk.

Figuur 2.5: Begrippen in de theorieën van Argyris en Schön (naar Burger, Jansen en De Caluwé, 2010, blz. 190)

92

Om de kloof tussen gebruikstheorie en spreektheorie te verkleinen, noemen Agryris en Schön het mechanisme van ‘testability’. Zij doelen daarmee op de mogelijkheid om de spreektheorie in de praktijk uit te proberen, en vervolgens te volgen om hoeverre de beoogde uitkomsten worden gerealiseerd en onder welke voorwaarden en condities dat gebeurt. Vergelijkbaar kan de gebruikstheorie geëxpliciteerd worden door middel van reflectie en feedback op wat er in de praktijk gebeurt en wat iemand doet. Door beide vormen van testability toe te passen, ontstaat een leerproces, waarbij de koppeling tussen theory in use en espoused theory kan worden versterkt. ‘Het is daarmee een bron van zelfkennis en een manier om het eigen gedrag effectiever te maken’ (Burger et al., 2010, blz 190).

Betekenisgeving in organisaties

In dit onderzoek wordt het gedrag (van middenmanagers) bezien in de context waarin zij werken, in een ‘organisatie’. Weick spreekt niet over een organisatie, maar over organiseren. Hij ziet organiseren (in de organisatiekundige betekenis) als een gezamenlijk betekenisgevingsproces en het tot stand brengen van veranderingen binnen die organisaties als onderdeel van een gezamenlijk reflectieproces. Volgens Dutton en Duncan (1987) is sensemaking van groot belang voor het succesvol zijn en het overleven van organisaties. Onderzoekers zoals Mintzberg (1976) en Dutton en Duncan (1987) beweren dat de betekenis die aan onderwerpen wordt gegeven een resultaat is van de bijbehorende categorieën of ‘labels’ waar managers gebruik van maken tijdens het interpretatieproces. Deze categorieën worden gedefinieerd als cognitieve classificaties die objecten, gebeurtenissen en soort-gelijke attributen groeperen. Burger et al. spreken in dit kader over ‘causale kaarten’: generalisaties, bestaande uit variabelen en concepten waartussen iemand op grond van zijn ervaringen een oorzakelijk verband heeft aangebracht’. De betekenis die een manager geeft aan een gebeurtenis komt voort uit het gebruik maken van deze categorieën. Deze categorieën differentiëren zich, volgens Dutton en Jackson (1987) op basis van drie dimensies (1) beschouwen managers het probleem als positief of negatief, (2) verwachten managers dat er potentiële winsten of zijn te behalen voor de organisatie, en ten slotte (3) beschouwen managers het probleem als controleerbaar of oncontroleer-baar. Omdat de positieve en negatieve dimensie sterk correleren met een mogelijke verwachte winst of verlies, kunnen deze twee dimensies worden samengevoegd tot één dimensie: ‘positief winnen’ ten opzichte van ‘negatief verliezen’ (Thomas en McDaniel, 1990). Thomas, Clark en Gioia (1993) zijn het hiermee eens en beargumenteren dat de dimensie ‘positief winnen’ ten opzichte van ‘negatief

verliezen’ samen met de tweede dimensie ‘controleerbaar’ ten opzichte van ‘oncontroleerbaar’ valide is om betekenisgeving te kunnen meten. Thomas, Clark en Gioia hebben deze twee dimensies dan ook als uitgangspunt gebruikt om te onderzoeken wat sommige organisaties succesvol maakt en andere niet. Zij hebben hiervoor gebruikgemaakt van gevalideerde vragenlijsten. Uit hun onderzoek blijkt dat er daadwerkelijk een verband is tussen de effectiviteit van verandering en betekenisgeving.

Koene (2001) geeft daarbij nog aan dat Weick onderscheid maakt tussen belief driven en action driven sensemaking. Bij belief driven sensemaking betreft dit het vermogen van organisaties om een omgeving te creëren die aan hun verwachtingen voldoet, met de nadruk op de kracht van een visie en missíe als selffulfilling prophecy (Koene, 2001). In action driven sensemaking ligt de nadruk op processen van het achteraf rationalíseren van de daadwerkelijke patronen van activiteiten in organisaties.

Door in gesprek te gaan over ervaringen en over de wijze waarop mensen hun eigen (subjectieve) realiteit ‘construeren’, ontstaat de mogelijkheid om nieuwe collectieve betekenissen te construeren van de (gedeelde) werkelijkheid. Daarmee wordt ook helder, dat de betekenisgeving plaatsvindt, nadat de handeling of actie heeft plaatsgevonden. Dus in retrospect, of zoals Weick schrijft ‘action is always just a tiny bit ahead of cognition, meaning that we act our way into belated understanding’ (Weick c.s. 2005, 419).

93 Positie van de middenmanager en betekenisgeven

Zoals eerder aangegeven heeft Balogun (2003) relevant onderzoek gedaan naar de wijze waarop middenmanagers zelf verandering ervaren en ondergaan. Hij heeft een viertal rollen beschreven die door middenmanagers worden vervuld ten tijde van verandering. Vanuit zijn constatering van vier rollen is het volgens Balogun (2003) dan ook onterecht om te spreken van de middenmanager als “change implementor” of “change recipient”, maar kun je beter spreken van “middle managers as change intermediaries” (Balogun, 2003 p. 75).

Figuur 2.6: Middle managers as change intermediaries (Balogun, 2003)

Middenmanagers hebben een belangrijke bijdrage aan het in- en doorvoeren van veel veranderingen. Balogun (2003) beargumenteert dat de effectiviteit van verandering bepaald wordt door de interpretatie die middenmanagers geven aan wat er nodig is en wat zij persoonlijk kunnen doen in het verander-proces. De interpretatie van “undertaking personal change” is daarmee de belangrijkste taak voor middenmanagers, van waaruit alle ander rollen geïnformeerd worden. Bij zijn onderzoek is door Balogun (2003) geen eenduidige omschrijving van de (ook in andere onderzoeken veelgebruikte) term ‘rollen’ opgenomen. Aansluitend bij zijn onderzoek en het gebruik van de term ‘rollen’ door andere onderzoekers (Mintzberg 1973, Stoker 2003) kan onder rollen verstaan ‘een samenhangend pakket aan taken die door een of meer personen vervuld kan worden’. De personen die een rol vervullen, hebben de taak en de mogelijkheid (bevoegdheid en competentie) om handelingen uit te voeren die bij de rol behoren. Een voorbeeld is de rol als voorzitter van een overleg, die zowel door een midden-manager als een medewerker vervuld kan worden. Deze definitie wordt door Hoving en Van Bon (2012) aangevuld met een volgend bruikbaar onderscheid tussen rollen en functies. Een functie wordt door hen omschreven als een ‘pakket in termen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden’. Een rol is volgens hen een verzameling taken die betrekking hebben op overeenkomstige en samen-hangende activiteiten. Daarbij geven zij aan dat een functie uit één of meer rollen bestaan en dat een rol aan verschillende functies kan worden gekoppeld, mede afhankelijk van de (competenties) van de functionaris.

Uit de literatuur blijkt dat de effectiviteit van verandering beïnvloed wordt door de betekenisgeving op het middenniveau van de organisatie. Het begrip betekenisgeving is omschreven (Weick 1995; Balogun 2003; Brown, 2000; Thomas, Clark en Gioia, 1993) als het interpretatieproces dat individuen doormaken om te begrijpen wat er om hen heen gebeurt terwijl ze proberen betekenis te geven aan gebeurtenissen en ervaringen. De invloed die betekenisgeving heeft op de effectiviteit van verandering (gesitueerd in de gezondheidssector) is al eerder onderzocht door Thomas, Clark en Gioia (1993). Het belang van “sensemaking activities” wordt echter nauwelijks erkend waardoor het de middenmanagers vaak aan tijd en steun ontbreekt. De ervaren weerstand door middenmanagers komt volgens Balogun zeer waarschijnlijk dus eerder voort uit organisatorische beperkingen dan bewuste obstructie door de middenmanagers.

Zo concludeert Balogun (2003) dat managers op het middenniveau van de organisatie deelnemen aan verschillende activiteiten gericht op het vormgeven van betekenis, oftewel het interpreteren (van de intentie) van de verandering. Op het moment dat een verandering voor het eerst wordt geïnitieerd,

94

geeft de manager en/of medewerker hier een bepaalde betekenis aan. Dit kan gericht zijn op de situatie van de organisatie na de verandering, maar ook op de rol die hij zelf speelt tijdens en na de verandering (Brown, 2000).

De positie waarin de middenmanager zich bevindt, is voor de effectiviteit van veranderingen van groot belang, omdat de middenmanager zich bezighoudt met de implementatie van die verandering. Met name door de positionering tussen (medewerkers in) het primaire proces en het hoger management, speelt de middenmanager een belangrijke rol in de doorvertaling van strategie naar implementatie en het verbeteren van de performance van hun organisatie. Daartoe worden door middenmanagers ‘sensemaking capabilities’ en ‘discursive competences’ (Rouleau en Balogun, 2010) ingezet die met name betrekking hebben op de constructie en reconstructie van betekenisverlening ‘through which managers understand, interpret and create sense for themselves and others of their changing organizational context and surroundings’ (Rouleau en Balogun 2010, 955). Rouleau en Balogun geven tevens aan dat door op een bepaalde wijze met medewerkers, topmanagement en samenwerkings-partners woorden te geven aan de kern van de verandering waarin de organisatie zit, en daarover het debat aan te gaan (‘performing the conversation’, ‘setting the scene’) de middenmanager kan bijdragen aan de implementatie van de strategische verandering van zijn organisatie. Volgens Nielsen (2009) interpreteert de manager de verandering en wordt er onderling over deze betekenis(sen) onderhandeld met zowel hoger management als met medewerkers. Dit gebeurt door middel van zogenaamde competitieve interpretaties. Medewerkers nemen dus niet zomaar aan wat de manager zegt. ‘Om de hedendaagse werknemer in de moderne cynische wereld zijn eigenbelang te laten overstijgen in het belang van de organisatie, is het noodzakelijk een verbinding te maken tussen het belang en interesses van de individuele werknemer en die van de organisatie’ (Yukl, 2009).

Door het produceren van betekenis, kortom het doen aan interpretatieve management, creëert de manager een context voor medewerkers om in te bewegen. Dit bevestigt dat middenmanagers in hoge mate transformationeel moet leidinggeven en een cultuurvormende rol heeft in de dienstverlener. Het proces van het interpreteren van het doel van de verandering door middenmanagers wordt vaak overgeslagen. Ondanks dat middenmanagers zich op een cruciale plek tussen de medewerkers en het topmanagement bevinden. De middenmanagers dienen ervoor te zorgen dat het doel van de ver-andering, zoals opgesteld door het topmanagement, wordt overgedragen aan de medewerkers en wordt doorvertaald in acties. Dit geheel bepaalt de uitkomst van de implementatie. De functie van de middenmanager is dan ook om te communiceren tussen het topmanagement en de operationele laag (Balogun, 2003; Ikavalko en Aaltonen, 2001). Het communiceren en doorvertalen van verandering naar de werkvloer doet de middenmanager op basis van de interpretatie die hij heeft gegeven aan de verandering, opgesteld door het topmanagement. Indien niet alle middenmanagers dezelfde inter-pretatie geven aan de verandering dan beïnvloedt dit de effectiviteit van de verandering negatief. Betekenisgeving en motivatie

De sociaalpsychologische theorie van Weick wordt door Scott (1992) gezien als een onderdeel van de ‘natural open systeem benadering’. In deze benadering worden organisaties gezien als een collectief van actoren (waarbij elke actor zijn eigen belangen nastreeft) en waarbij de organisatie in feite een vehikel is voor de actoren om hun belangen te dienen (het systeem). Waarbij de informele, culturele kant van een organisatie als belangrijker wordt gezien dan de formele structuur (natural). En de organisatie en individuen in wisselende coalities met elkaar verbindingen aangaan (open). Daarmee plaatst Scott de theorie van Weick in de subjectiverende stroming binnen de organisatiesociologie. Bij het beschrijven van de sociale (inter)actie gebruiken Van Beinum et al. het ABX-systeem. De basisstructuur van een sociale relatie bestaat volgens dit systeem uit de personen A en B. Zij staan vervolgens in relatie tot elkaar met betrekking tot een gebeurtenis of situatie X (Van Beinum c.s., 1996). De manier waarop de personen zichzelf inschatten en percipiëren ten opzichte van de ander en de situatie, wordt door de toevoeging ‘pox’ aangeduid. De pox is een intrapersoonlijk systeem met gedachten, attitudes en overtuigingen over ABX. Van Beinum c.s. schrijven dat wij gelijktijdig leven in

95

een externe en in een interne wereld. Het interpersoonlijke systeem (ABX) en het intrapersoonlijke systeem (pox) zijn parallelle en wederzijds afhankelijke systemen. De beide systemen beïnvloeden hoe een interactie, een gesprek verloopt. ABX is daarmee een observeerbaar systeem, maar de pox is dat niet. Het is wel opvraagbaar, waarbij de eerder aangehaalde incongruentie tussen spreektheorie en gebruikstheorie hierbij een complicerende factor is voor het goed beschrijven van de pox.

Ajzen hecht, net als Van Beinum c.s., grote waarde aan overtuigingen. Ajzen bekijkt hoe die overtuigingen voorafgaand aan het gedrag een rol spelen. Ajzen vertrekt in zijn theorie vanuit het individu en heeft zijn gedachtegoed over hoe gedrag tot stand komt en hoe het gedrag van mensen te veranderen zou zijn, uitgewerkt en geëvolueerd. Eerst in de Theory of Reasoned Action, de theorie van het beredeneerde gedrag (Ajzen en Fishbein, 1980). En later, omdat gedrag toch niet voor 100% vrijwillig en onder controle bleek te zijn, in de Theory of Planned Behavior, de theorie van gepland gedrag (Ajzen, 1988, 1991, 2002). Inmiddels zijn er door andere wetenschappers allerlei aanvullingen gemaakt op Ajzen’s gedachtegoed (zie bijvoorbeeld Gollwilzer, 1993, Tosi, Mero en Rizzo, 2000). De intentie om tot gedrag te komen wordt bepaald door drie overwegingen:

1. Iemands attitude ten opzichte van bepaald gedrag bij een onderwerp of in een situatie: hoe sta ik ertegenover, geloof ik erin? Wat zijn de waarschijnlijke gevolgen van het gedrag? Attitude komt voort uit gedragsovertuigingen.

2. De subjectieve norm ten opzichte van het onderwerp: hoe kijken anderen er tegenaan; is er sociale druk om me op een bepaalde manier te gedragen? De subjectieve norm is gebaseerd op normatieve overtuigingen.

3. De gepercipieerde gedragscontrole bestaat uit twee onderdelen: de ‘self efficacy’ (zie ik me dit gedrag uitvoeren?) en de ‘controllability’ (heb ik vat op de uitvoering?). De gepercipieerde gedragscontrole is gebaseerd op controleovertuigingen.

Deze drie factoren zullen overigens niet bij iedereen altijd even sterk zijn. Ze kunnen in waarde en kracht variëren en verklaren ten dele de intentie tot gedrag. De intentie tot gedrag geeft een indicatie of iemand ervoor klaar is om bepaald gedrag uit te voeren. Motivatie is daarbij ook belangrijk. Vervolgens wordt het gedrag uitgevoerd. Ajzen gaat ook in op de vraag wat de redenen zijn dat intenties niet worden omgezet in gedrag. Hij noemt vier redenen (Ajzen, 2005). De eerste is dat een persoon het voorgenomen gedrag simpelweg is vergeten uit te voeren. De tweede reden is een verschil in de ingeschatte (hypothetische) situatie en de feitelijke situatie. De betekenisgeving van de actor en de ‘feitelijke situatie’ komen daarbij niet overeen. De derde reden is dat iemand van mening verandert. Er is bijvoorbeeld nieuwe informatie ter beschikking gekomen of een heroverweging resulteert toch in het niet-doen. Als vierde reden, en voor dit onderzoek relevant, noemt Ajzen dat iemand een lage of gemiddelde motivatie heeft om gedrag uit voeren of als iemand er ambivalent in staat. Waarbij er geen drive is om eventuele aversie te overwinnen. Door Ajzen wordt daarmee een koppeling gemaakt tussen motivatie en het handelen van (in dit geval) de middenmanagers. In paragraaf 2.4.2 wordt verder bij de motivatie en drijfveren stilgestaan.

Conclusie

In deze paragraaf is ingegaan op de beschikbare literatuur over betekenisconstructie in sociaal proces.