Risico’s Risico-overzicht

Om de risico's in kaart te brengen is een risicoprofiel opgesteld. Dit risicoprofiel is tot stand gekomen met behulp van een risicomanagementinformatiesysteem. Hiermee worden risico's systematisch in kaart gebracht en beoordeeld door alle afdelingen binnen de gemeente. Op grond van het beleidskader weerstandsvermogen en risicomanagement worden in het onderstaande overzicht alleen de 10 grootste risico's gepresenteerd met de hoogste bijdrage, nadat een beheersmaatregel is getroffen, aan de berekening van de benodigde weerstandscapaciteit aangevuld met de getroffen beheersmaatregel. Onderaan de tabel is het totaalbedrag voor de overige risico’s opgenomen.

Tabel1: Belangrijkste financiële risico's

Prgr. Risico Gevolgen Maatregelen Kans Financieel

gevolg (maximaal)

Invloed

P6 De vereveningsreserve grondexploitatie is

ontoereikend om alle lopende projecten te dekken. Afgelopen jaren is er flink geprioriteerd om balans te krijgen in ambties en financiele dekking. Inmiddels is de lucht er uit en staan de ruimtelijke ambities die in uitvoering staan onder druk. Reden is dat de dekking voor een belangrijk deel afhankelijk is van opbrengsten die de komende jaren nog gegenereerd moet worden. Met name uit verkoop van gemeentelijk vastgoed en grondverkopen. De verkopen staan echter onder druk. In 2012 is er reeds een cashflowprobleem van bijna €17 mln. opgelost om het hiaat tussen benodigde middelen nu en opbrengsten in de toekomst, op te vangen. Die middelen zijn geleend en moeten teruggestort worden. Aanvankelijk in de periode 2012-2016, hetgeen in 2013 al een jaar is opgerekt (tot en met 2017).

- algemene dienst, Nuon middelen of andere middelen zullen gevonden moeten worden om de vereveningsreserve sluitend te krijgen

Prioritering binnen PRIL het Perspectief zodanig dat de Vereveningsreserve Grondexploitaties op termijn voldoet.

50% € 5.000.000 21.54%

P11 Gemeentegaranties: momenteel staat de gemeente Leiden voor de volle 100% garant voor leningen tot een totaalbedrag van € 80 miljoen. Het risico is dat de instelling zijn betalingsverplichting niet kan nakomen. De gemeente staat garant om de rente en afslossing te voldoen aan de betreffende bank.

- gemeente moet de leningen betalen

1. Het jaarlijks beoordelen van de financiële gegevens van de organisaties (minimaal de jaarrekening).

2. De financiële instellingen jaarlijks wijzen op de plicht om betalingsachterstanden op geborgde leningen te melden.

12% € 28.135.017 14.54%

P10 Verlaging gebundelde uitkering voorheen WWB inkomensdeel

- budgetoverschrijding - imagoschade

 1. De gemeente heeft nauwelijks invloed op de hoogte van het Wwb- inkomensdeel.

2. Monitoren ontwikkelingen om snel structureel bij te kunnen sturen.

70% € 3.000.000 9.10%

P11 Algemene Uitkering Gemeentefonds valt lager uit dan geraamd

- (structurele) begrotingstekorten en noodzaak tot bezuinigingen

1. De gemeente heeft nauwelijks invloed op de hoogte van de algemene uitkering.

2. Monitoren ontwikkelingen om snel structureel bij te kunnen sturen. 40% € 4.000.000 6.89% P7 P9 P10 3D: Onvoldoende budget om benodigde aanbod voor zorg/ ondersteuning te realiseren

- forse overschrijdingen van gemeentebudget;

1. permanente monitoring budget om actie te kunnen ondernemen

2. inventariseren aantallen lopende trajecten

3. financiële reserve aanleggen 4. verschuiving in prioriteiten gemeentebegroting 5. kosten baten op lange termijn onderzoeken 6. samenwerking op financieel gebied, spreiding financiële risico's in regio, bijv. bij financiële gevolgen incidenten jeugdzorg

7. juiste prikkel aan zorgaanbieders geven bij contractering, opdrachten en toetsing / contractbeheer

Prgr. Risico Gevolgen Maatregelen Kans Financieel gevolg (maximaal) Invloed P7 P9 P10

3D: Niet tijdig beschikken over juiste informatie ten behoeve informeren cliënten, beleidsontwikkeling en begroting

- het maken van prognoses nodig voor ontwikkeling beleid en verantwoording kan niet goed worden uitgevoerd - sturing en verantwoording blijven ondoorzichtig, leidt tot extra kosten, vragen of politieke incidenten - inkoop niet goed en tijdig te organiseren

1. bepalen en inventariseren van gegevens die nodig zijn 2. inzichtelijk maken welke informatie wel binnen gemeente en regio beschikbaar is

3. signaleren ontbrekende informatie en lobby naar landelijke overheid

4. blijven communiceren naar burgers over wat je al wel weet (niet wachten tot alles bekend is)

5. onderzoek naar kwaliteit van de over te dragen dossiers (tijdige en kwalitatieve levering) of onderzoeken gebruiken, bijv Enschede

70% € 1.000.000 3.02%

P7 P9 P10

3D: Incidenten in de zorg na 1 januari 2015 waar de gemeente niet voor is toegerust

- kosten ten gevolge van claims; - imagoschade gemeente - verdere inrichting van 3 D's bepaald door incidenten (dus uitzonderingen) i.p.v. ambities gekozen scenario voor de langere termijn

1. afspraken maken hoe om te gaan met incidenten, protocol (wie waarvoor verantwoordelijk) inc communicatietraining 2. vooraf afspraken maken met B&W en raad

3. proactieve benadering media 4. gebruik maken van kennis en ervaring eerdere situaties (bijv evaluatie nav scholenincident 2013)

5. inhoudelijk borgen op signalering potentiële incidenten en leren van voorkomende situaties 6. bepalen hoe om te gaan met klachtafhandeling, aansluiten bij bestaande en/of regionale vormen en vormen van mediation

70% € 1.000.000 3.01%

P4 Ontsluiting Leiden Bio Science Park (OBSP): onvoldoende ruimte beschikbaar

- extra kosten  1. Monitoren en (bij)sturen van het project. 2. Zorgvuldige besluitvorming 15% € 4.068.483 2.58% P7 P9 P10

3D: Zorgaanbieders gaan failliet en/of er zijn onvoldoende alternatieven voor zorgaanbod beschikbaar

- extra kosten om goed zorgaanbod te realiseren; Imago:

- toename klachten en incidenten

- cliënten krijgen geen zorg meer

- gemeente kan niet voldoen aan wettelijke taak

1. vroegtijdig voorkomen frictiekosten (tijdig beleidskeuzes aankondigen, instellingen kunnen anticiperen) 2. budgetschommelingen verminderen (budgetgaranties aanbieders, meerjarige aanbestedingstermijnen en subsidies) 3. coördinatie (gemeente kan instellingen wijzen op het flexibeler maken kostenstructuur, bijv flexschil personeel)

4. draaiboek en

communicatieplan opstellen nav recent voorbeeld faillissement zorgaanbieder

5. pilots integrale teams kunnen inzicht geven in waar frictiekosten ontstaan 6. goed contractbeheer om preventief en permanent te kunnen sturen

7. gebruik maken van ervaringen toezicht WMO via BORL (Beheerorganisatie regio Leiden)

Prgr. Risico Gevolgen Maatregelen Kans Financieel gevolg (maximaal) Invloed P7 P9 P10 3D: Gemeente heeft onvoldoende expertise en/ of capaciteit en borging van nieuwe taken in de lijnorganisatie niet tijdig gereed

- gemeente financieel niet in control

- overschrijding van de budgetten

- nieuwe werkwijzen voor 3 decentralisaties niet gereed per 1 jan 2015; Kwaliteit:

- medewerkers hebben te weinig tijd om nieuwe taken eigen te maken en uit voeren - bedrijfsvoering en organisatie hebben onvoldoende continuïteit; 1. inhuren specifieke deskundigheid 2. kennisdeling organiseren 3. scholing interne medewerkers 4. samenhang en overlap bepalen 5. eigenaarschap beleggen 6 prioriteiten voor 2e helft 2014 bepalen (wat moet klaar zijn) 7. verbinding tussen beleid en uitvoering versterken

90% € 500.000 1.94%

Risico's die de gemeente loopt vanwege de voorgenomen decentralisatie op terrein van ondersteuning, participatie en jeugd zijn in bovenstaande inventarisatie verwerkt. Een aantal hebben een plaats in de top 10 gekregen. Het college heeft ervoor gekozen om bij de risico-inventarisatie een aantal risico's mee te nemen met kanspercentages van 70 en 90 procent. Op 1 januari 2015 wordt de gemeente immers verantwoordelijk voor een aantal nieuwe taken als gevolg van de drie decentralisaties. Omdat we met deze taken nog geen ervaring hebben, moeten we ook accepteren dat we hier ondanks de zorgvuldige voorbereiding meer risico's lopen dan op processen die we al jaren uitvoeren. Naarmate we het komend jaar meer ervaring opbouwen zullen ook de risico's kleiner worden en zal het benodigde weerstandsvermogen naar verwachting afnemen.

Risico’s verdwijnen uit de top 10 als ze minder actueel zijn, in verhouding minder belangrijk zijn of als er adequate beheersmaatregelen voor getroffen zijn. Ten opzichte van de weerstandsparagraaf bij de jaarrekening 2013 zijn de risico's op de bouwleges, de exploitatie van maatschappelijk vastgoed, verstrekte leningen, inkomsten bedrijfsafval, teruglopende inkomsten uit terugvordering / verhaal en frictiekosten bij ontslag van ambtenaren uit de top 10 verdwenen.