19.16.1 (Eenmalige) uitkering bij overlijden of invaliditeit als gevolg van een ongeval
19.23 Internet, telefoon en andere communicatiemiddelen
De regels voor een onbelaste vergoeding of terbeschikking
stelling van communicatiemiddelen, zoals een smartphone, wijken af van de regels voor computers. Om te bepalen of een apparaat een computer of een communicatiemiddel is, kunt u uitgaan van het volgende:
• Smartphones en dergelijke apparaten met een beeld
scherm (diagonaal) van maximaal 7 inch (17,78 cm) zijn communicatiemiddelen.
• Smartphones en dergelijke apparaten met een beeld
scherm (diagonaal) groter dan 7 inch (17,78 cm), zoals tablets, zijn computers.
Als uw werknemers een specifiek apparaat gebruiken met een scherm dat groter is dan 7 inch en u dit toch als commu
nicatiemiddel wilt behandelen, moet u aannemelijk kunnen maken dat er sprake is van een communicatiemiddel.
Dat kan bijvoorbeeld bij apparaten waarvan de gebruiks
mogelijkheden software of hardwarematig zijn beperkt tot communicatie.
Dit onderscheid tussen communicatiemiddelen en computers (zie paragraaf 19.8) geldt voor de oude regeling van vrije ver
goedingen en verstrekkingen en voor de werkkostenregeling.
U maakt gebruik van de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen
De vergoedingen of verstrekkingen van internet, telefoon en dergelijke communicatiemiddelen (bijvoorbeeld een smartphone) zijn onbelast, als uw werknemer deze midde
len voor meer dan 10% zakelijk gebruikt. Datzelfde geldt voor een tweede telefoonaansluiting. Als u deze communi
catiemiddelen zelf aan uw werknemer beschikbaar stelt, gelden dezelfde regels.
Als uw werknemer deze communicatiemiddelen voor 10%
of minder zakelijk gebruikt, is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon voor alle loonheffingen.
De waarde van dit loon bepaalt u als volgt:
• Bij vergoeding is de hele vergoeding loon.
• Bij verstrekking is de waarde van de verstrekking in het economische verkeer loon.
• Bij terbeschikkingstelling zijn de kosten die u maakt, loon. Dit zijn onder andere de abonnements en afschrijvingskosten.
U maakt gebruik van de werkkostenregeling
Internet en een vaste telefoon op de werkplek (zie paragraaf 18.1.4) is onbelast. De waarde van de verstrekking van internet en een vaste telefoon in de woning van de werknemer of een vergoeding hiervoor is loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.
U kunt uw werknemer onbelast een mobiele telefoon en dergelijke communicatiemiddelen (bijvoorbeeld een smart
phone) ter beschikking stellen (u blijft eigenaar) als uw werknemer aan de volgende twee voorwaarden voldoet:
• Uw werknemer gebruikt deze communicatiemiddelen voor meer dan 10% zakelijk.
• Uw werknemer gebruikt deze communicatiemiddelen (gedeeltelijk) op de werkplek.
Als uw werknemer niet aan deze voorwaarden voldoet, is de factuurwaarde van de mobiele telefoon en dergelijke communicatiemiddelen (inclusief btw) loon van de werk
nemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.
Het verstrekken (de werknemer wordt eigenaar) of vergoeden van een mobiele telefoon en dergelijke communicatiemid
delen is belast: de factuurwaarde van de mobiele telefoon en dergelijke communicatiemiddelen (inclusief btw) of het bedrag van de vergoeding is loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.
Let op!
Als de werknemer zijn eigen mobiele telefoon gebruikt, kunt u het telefoonabonnement belastingvrij ter beschikking stellen bij een zakelijk gebruik van meer dan 10%. Een vergoeding voor het telefoonabonnement is belast loon. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onder-brengen in uw vrije ruimte.
19.24 Inwoning
U maakt gebruik van de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen
Een vergoeding voor inwoning is onbelast voor zover de vergoeding hoger is dan bepaalde normbedragen. Het moet wel gaan om inwoning die noodzakelijk is voor een behoor
lijke vervulling van de dienstbetrekking. Deze normbedragen vindt u in tabel 13 achter in dit handboek. Overeenkomstige verstrekkingen zijn onbelast voor zover de waarde in het economische verkeer hoger is dan de normbedragen. Als ook gezinsleden van de werknemer inwonen, worden de betreffende normbedragen uit de tabel als volgt verhoogd:
• voor elk gezinslid van 18 jaar of ouder met 80%
• voor elk gezinslid van 12 tot 18 jaar met 50%
• voor elk gezinslid jonger dan 12 jaar met 30%
Voor het bepalen van de leeftijd geldt de leeftijd bij het begin van het kalenderjaar.
Bij inwoning kunt u ook denken aan het verblijf in een hotel of aan andere vormen van nietzelfstandige huisvesting.
In die situatie is echter in veel gevallen sprake van een vrije vergoeding of verstrekking als de huisvesting niet langer dan twee jaar plaatsvindt buiten de woonplaats van de werknemer. Voor het geval dat de werknemer en zijn gezins
leden ook maaltijden krijgen, geldt de regeling bij maaltijden (zie paragraaf 19.27).
U maakt gebruik van de werkkostenregeling
Inwoning is een vorm van huisvesting. Zie paragraaf 19.21.
19.25 Kinderbijslag
Kinderbijslag op grond van de Algemene kinderbijslagwet (akw) hoort niet tot het loon. Kinderbijslag vervangende uitkeringen en kinderbijslag verhogende uitkeringen horen wel tot het loon.
Let op!
Als u gebruikmaakt van de werkkostenregeling, mag u de kinderbijslag vervangende en verhogende uitkeringen ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.
19.26 Kinderopvang
De Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen gaat ervan uit dat de overheid, de werknemers en de werk
gevers gezamenlijk de kosten voor kinderopvang dragen.
U betaalt de werkgeversbijdrage door een opslagpremie op de premie sectorfonds (zie tabel 20). In 2012 is deze opslag
premie 0,5%. In tabel 20 en 24 is al rekening gehouden met deze opslagpremie. De premie sectorfonds, inclusief de opslagpremie, geldt voor alle werknemers voor wie u deze premie moet betalen, ongeacht of zij gebruikmaken van kinderopvang.
U maakt gebruik van de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen
U koopt de kinderopvang in bij een kinderopvanginstelling of u verzorgt zelf de kinderopvang. In beide gevallen is dit loon van uw werknemer.
Als u de kinderopvang inkoopt bij een kinderopvanginstelling, is de waarde van de verstrekking de waarde van de kinder
opvang verminderd met een eventuele werknemersbijdrage.
De waarde van de kinderopvang is het bedrag dat de kinder
opvanginstelling aan u in rekening brengt.
Als u zelf, zonder een derde partij, de kinderopvang uitvoert, bepaalt u de waarde van de verstrekking als volgt: het aantal
uren genoten kinderopvang maal de uurprijs volgens de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen. U trekt hier een eventuele werknemersbijdrage van af. Voorwaarde voor deze manier van waarderen is dat de ouders een kinder
opvangtoeslag of een tegemoetkoming op grond van de Wet kinderopvang kunnen krijgen als zij daar recht op hebben.
U maakt gebruik van de werkkostenregeling
U koopt de kinderopvang in bij een kinderopvanginstelling of u verzorgt zelf de kinderopvang. In beide gevallen is dit loon van uw werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eind
heffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.
Als u kinderopvang aan uw werknemers verstrekt, is de berekening van de waarde daarvan afhankelijk van de plaats van opvang en of u de opvang inkoopt. Er zijn twee mogelijkheden:
1. U koopt de kinderopvang in bij een kinderopvanginstel
ling of u organiseert de opvang buiten de werkplek. In dit geval is de waarde van de verstrekking de waarde van de kinderopvang verminderd met een eventuele werknemers
bijdrage. De waarde van de kinderopvang is het bedrag dat de kinderopvanginstelling aan u in rekening brengt.
2. U organiseert de kinderopvang op de werkplek (zie para
graaf 18.1.4). In dit geval bepaalt u de waarde van de ver
strekking als volgt: het aantal uren genoten kinderopvang maal de uurprijs volgens de Wet kinderopvang en kwaliteits
eisen peuterspeelzalen. U trekt hier een eventuele werk
nemersbijdrage van af. Voorwaarde voor deze manier van waarderen is dat de ouders een kinderopvangtoeslag of een tegemoetkoming op grond van de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen kunnen krijgen als zij daar recht op hebben.
Kinderopvang voor werknemers van verschillende vestigingen Hebt u verschillende vestigingen en organiseert u de kinder
opvang zelf bij een vestiging? Dan geldt het volgende:
• Voor de werknemers die bij de vestiging werken waar u de kinderopvang organiseert, is er sprake van ‘op de werkplek georganiseerde kinderopvang’. U bepaalt de waarde van de verstrekking zoals hierboven aangegeven bij 2.
• Voor de werknemers van de andere vestigingen is de kinder
opvang loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.
Voor het bepalen van de hoogte van dit loon gebruikt u de waarde in het economische verkeer (zie paragraaf 18.1.4).
19.27 Maaltijden
U maakt gebruik van de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen
Een vergoeding of verstrekking van maaltijden is onbelast, als de maaltijden een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hebben. Van een maaltijd met een meer dan bijkomstig
zakelijk karakter is sprake bij:
• al dan niet verwacht overwerk of werk op koopavonden
• dienstreizen
• reizen van mobiele en ambulante werknemers, zoals vertegenwoordigers en accountants
• zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek
• werkzaamheden op nietpermanente locaties, zoals bij het werk van wegenbouwers, bouwvakkers en medewerkers van een filmcrew
• werkzaamheden aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens
Als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten, is er in elk geval sprake van een meer dan bijkomstig zakelijke maaltijd.
Als u dergelijke maaltijden vergoedt, kunt u de werkelijke kosten ervan vergoeden. U mag ook aansluiten bij de norm
bedragen voor maaltijden in bedrijfskantines. Deze norm
bedragen staan in tabel 8 achter in dit handboek. Het maakt daarbij niet uit waar de werknemer kosten voor de maaltijd heeft gemaakt. Bijvoorbeeld:
• in een restaurant
• bij een bakker voor bijvoorbeeld kantenklare (luxe) broodjes
• in een supermarkt voor bijvoorbeeld een maaltijd die de werknemer de volgende dag mee van huis neemt Ambulante werknemers
Ook voor ambulante werknemers geldt dat er sprake moet zijn van een meer dan bijkomstig zakelijke maaltijd om de maaltijd onbelast te vergoeden of verstrekken. U kunt de werkelijke kosten vergoeden of aansluiten bij de norm
bedragen voor maaltijden in bedrijfskantines (zie tabel 8 achter in dit handboek).
Een werknemer is niet langer ambulant als het 20dagen
criterium van toepassing is. Dit is het geval als de werk
nemer doorgaans op ten minste één dag per week heen en weer reist tussen zijn woning en dezelfde arbeidsplaats en hij dat op meer dan 20 dagen doet.
U moet het 20dagencriterium beoordelen over de zoge
noemde referentieperiode. Deze periode begint in de week waarin de werknemer voor het eerst naar de arbeidsplaats reist, en eindigt in de week waarin hij voor het laatst naar deze plaats reist. Bij incidentele onderbrekingen loopt de referentieperiode door. Bij lange onderbrekingen begint de referentieperiode opnieuw. Van een langdurige onderbreking is sprake als de werknemer niet naar dezelfde arbeidsplaats reist gedurende:
• 2 of meer aaneensluitende weken, anders dan
wegens verlof en/of ziekte, in een periode van 26 weken of minder
• 3 of meer aaneensluitende weken, anders dan wegens verlof en/of ziekte, in een periode van meer dan 26 weken
• 6 of meer aaneensluitende weken wegens verlof en/of ziekte
Geen onbelaste vergoeding of verstrekking
Onbelaste vergoeding en verstrekking is niet mogelijk als het zakelijke karakter van bijkomstig belang is. In dat geval moet u de vergoeding of de waarde in het economische verkeer van de verstrekking tot het loon rekenen.
Een lunch op de vaste werkplek is een voorbeeld van een maaltijd met een bijkomstig zakelijk karakter. De waarde in het economische verkeer van zulke maaltijden is belast.
Uit praktische overwegingen zijn voor maaltijden in bedrijfs
kantines of soortgelijke ruimten normbedragen vastgesteld.
Maaltijden in bedrijfskantines
Bij verstrekkingen in de vorm van maaltijden met een privé
karakter in bedrijfskantines wordt de waarde van een kantine
maaltijd vastgesteld op een normbedrag. Deze normbedragen vindt u in tabel 8 achter in dit handboek. De eventuele eigen bijdrage van de werknemer mag u op dit normbedrag in mindering brengen. Als u de normbedragen niet (volledig) aan de werknemer in rekening brengt, is het verschil tussen het normbedrag en hetgeen u in rekening brengt, belast.
Hierover kan eindheffing plaatsvinden op basis van het tabeltarief (zie ook paragraaf 23.4). Voor de premies werk
nemersverzekeringen en de bijdrage Zvw gelden dezelfde bedragen.
De regeling voor maaltijden in bedrijfskantines geldt ook als u geen bedrijfskantine hebt, maar de maaltijd wordt gebruikt in een andere ruimte bij u, zoals een vergader
kamer of de werkruimte van een van de werknemers.
Let op!
• Als de eigen bijdrage van de werknemer hoger is dan het norm bedrag, mag u het negatieve bedrag niet in mindering brengen op het loon.
• De regeling voor maaltijden in bedrijfskantines geldt niet voor vergoedingen. Als u een vergoeding voor maaltijden in een bedrijfs-kantine verstrekt, is deze op de normale manier als loon belast.
Als de maaltijd in de bedrijfskantine een meer dan bijkomstig zakelijk karakter heeft, geldt de hoofdregel. Een vergoeding of verstrekking is dan onbelast.
Therapeutisch mee-eten
Sommige werknemers in de gezondheids of welzijnszorg zijn op grond van een publiekrechtelijke regeling of (collec
tieve) arbeidsovereenkomst verplicht samen te eten met de hen toevertrouwde patiënten, pupillen of bewoners. Voor dit therapeutisch meeeten hoeft u bij deze werknemers niets bij het loon te tellen.
U maakt gebruik van de werkkostenregeling
Een vergoeding of verstrekking van maaltijden is onbelast, als de maaltijden een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hebben. Van een maaltijd met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter is sprake bij:
• al dan niet verwacht overwerk of werk op koopavonden
• dienstreizen
• reizen van mobiele en ambulante werknemers, zoals vertegenwoordigers en accountants
• zakelijke besprekingen met klanten buiten de vaste werkplek
• werkzaamheden op nietpermanente locaties, zoals bij het werk van wegenbouwers, bouwvakkers en mede
werkers van een filmcrew
• werkzaamheden aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens
Als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten, is er in elk geval sprake van een meer dan bijkomstig zakelijke maaltijd.
Als u dergelijke maaltijden vergoedt, kunt u de werkelijke kosten ervan vergoeden. U mag ook aansluiten bij het normbedrag voor maaltijden in bedrijfskantines van € 2,95 per maaltijd. Het maakt daarbij niet uit waar de werknemer kosten voor de maaltijd heeft gemaakt. Bijvoorbeeld:
• in een restaurant
• bij een bakker voor bijvoorbeeld kantenklare (luxe) broodjes
• in een supermarkt voor bijvoorbeeld een maaltijd die de werknemer de volgende dag mee van huis neemt Maaltijden in bedrijfskantines
De waarde van een maaltijd in een bedrijfskantine is € 2,95.
Dit normbedrag geldt voor een ontbijt, voor een lunch en voor een diner. U mag het normbedrag toepassen op maal
tijden in bedrijfskantines of soortgelijke ruimtes waar het werk wordt gedaan. Het normbedrag min de eventuele eigen bijdrage van de werknemer van maximaal € 2,95 is loon van de werknemer. Maar u kunt de maaltijd ook als eindheffings
loon onderbrengen in uw vrije ruimte. U hoeft dan de maal
tijden niet per werknemer te administreren. U houdt alleen het totale aantal maaltijden bij van alle werknemers samen.
U vermenigvuldigt het totale aantal maaltijden met € 2,95 en trekt van de uitkomst de eigen bijdragen van alle werk
nemers af. Het bedrag mag niet negatief worden.
Bedrijfskantines voor verschillende bedrijven
In een bedrijfskantine met een externe cateraar waar werk
nemers van verschillende bedrijven eten, handelt u als volgt. In uw administratie neemt u de verstrekking op als eindheffingsloon. U ontwikkelt samen met de cateraar en de andere werkgevers een systeem dat inzicht geeft in:
• het totale aantal maaltijden per werkgever
• de eigen bijdragen van de werknemers per werkgever
U mag het eindheffingsloon niet gelijkstellen aan uw betalingen en verstrekkingen aan de cateraar.
Ambulante werknemers
Voor ambulante werknemers is een vergoeding of verstrek
king van een maaltijd onbelast. Maar zodra een werknemer niet langer ambulant is, moet u het normbedrag toepassen.
Een werknemer is niet langer ambulant als het 20dagen
criterium van toepassing is. Dit is het geval als de werk
nemer doorgaans op ten minste één dag per week heen en weer reist tussen zijn woning en dezelfde arbeidsplaats en hij dat op meer dan 20 dagen doet.
U moet het 20dagencriterium beoordelen over de zoge
noemde referentieperiode. Deze periode begint in de week waarin de werknemer voor het eerst naar de arbeidsplaats reist, en eindigt in de week waarin hij voor het laatst naar deze plaats reist. Bij incidentele onderbrekingen loopt de referentieperiode door. Bij lange onderbrekingen begint de referentieperiode opnieuw. Van een langdurige onderbreking is sprake als de werknemer niet naar dezelfde arbeidsplaats reist gedurende:
• 2 of meer aaneensluitende weken, anders dan wegens verlof en/of ziekte, in een periode van 26 weken of minder
• 3 of meer aaneensluitende weken, anders dan wegens verlof en/of ziekte, in een periode van meer dan 26 weken
• 6 of meer aaneensluitende weken wegens verlof en/of ziekte Reisbesluiten Binnen- en Buitenland
De reisbesluiten Binnen en Buitenland regelen de vergoe
dingen voor ambtenaren op dienstreis, maar u kunt ze ook toepassen voor werknemers die wat hun uitgaven betreft vergelijkbaar zijn met ambtenaren op dienstreis. De kosten van maaltijden die u baseert op deze reisbesluiten, kunt u tot 2013 onbelast vergoeden. Eind 2012 beslissen we of dit ook in 2013 zo blijft.
Zakelijk etentje
Als uw werknemer uit eten gaat met een klant en het aantoon
baar om een zakelijk etentje gaat, geldt het volgende als uw werknemer de rekening zelf betaalt en deze later bij u declareert:
• Het deel van de rekening voor de maaltijd van de klant kunt u onbelast vergoeden aan uw werknemer.
Dit is een vergoeding voor intermediaire kosten (zie paragraaf 18.1.1).
• Het deel van de rekening voor de maaltijd van uw werk
nemer is onbelast.
U kunt in dit geval dus de hele rekening onbelast vergoeden.
Therapeutisch mee-eten
Sommige werknemers in de gezondheids of welzijnszorg zijn op grond van een publiekrechtelijke regeling of (collec
tieve) arbeidsovereenkomst verplicht samen te eten met de hen toevertrouwde patiënten, pupillen of bewoners. Voor dit therapeutisch meeeten hoeft u bij deze werknemers niets bij het loon te tellen.