Bewassing, energie en water

U maakt gebruik van de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen

Een vergoeding voor bewassing, energie en water is onbelast voor zover de vergoeding hoger is dan een bepaald norm­

bedrag. Dat geldt echter uitsluitend als de vergoeding wordt

gegeven voor een behoorlijke vervulling van de dienst­

betrekking. De normbedragen vindt u in tabel 10 achter in dit handboek. Overeenkomstige verstrekkingen zijn onbelast voor zover de waarde in het economische verkeer hoger is dan de normbedragen.

Informatie over huisvesting, bewassing, energie en water aan boord van schepen en op baggermateriaal, op boor­

platforms en in pakwagens van kermisexploitanten vindt u in paragraaf 19.22.

Let op!

In de waarde van kost en inwoning en in de waarde van huisvesting (anders dan het genot van een woning) is ook de waarde van bewassing, energie en water opgenomen. Hiervoor hoeft u dus niet afzonderlijk een bedrag bij het loon te tellen.

U maakt gebruik van de werkkostenregeling

Meer informatie over bewassing, energie en water vindt u in paragraaf 19.21, onder ‘U maakt gebruik van de werk kosten ­ regeling’.

19.7 Cafetariaregeling

Een cafetariaregeling is een regeling waarbij de werknemer zelf kan bepalen hoe hij zijn loon geniet. Meestal houdt zo’n regeling in dat de werknemer belast loon ruilt voor onbelast loon. Hij kan bijvoorbeeld kiezen voor een beloning in natura, een onbelaste verstrekking, vergoeding of terbeschikking­

stelling in de plaats van loon in geld.

Voor de werknemer heeft een cafetariaregeling twee voordelen:

• Hij kan de arbeidsvoorwaarden beter afstemmen op zijn persoonlijke behoeften.

• Hij kan beter gebruikmaken van de fiscale mogelijkheden.

Een nadeel kan zijn dat uitkeringen en verstrekkingen waarvan de hoogte wordt bepaald door het loon in geld, lager worden.

Bijvoorbeeld vakantiegeld en doorbetaald loon bij ziekte.

Maakt een werknemer gebruik van een cafetariaregeling, dan wijzigt zijn brutoloon. Deze wijziging moet u vastleggen in de arbeidsovereenkomst of een aanvulling daarop.

U mag een cafetariaregeling ter beoordeling aan ons opsturen.

Wij keuren de regeling dan goed of af. Wij doen alleen geen uitspraak over de regeling als deze bepalingen bevat die in strijd zijn met wettelijke bepalingen waarvan u niet mag afwijken, bijvoorbeeld uit de Wet op het minimumloon of het Burgerlijk Wetboek.

Voorbeeld van een cafetariaregeling

Een werknemer heeft recht op een dertiendemaanduitkering in december.

Hij krijgt een vergoeding van € 0,10 per kilometer voor zijn woon-werk-verkeer. Hij reist per jaar 4.280 kilometer tussen zijn woning en zijn werk.

De fiscaal toegestane vergoeding voor deze werknemer is 4.280 × € 0,19 =

€ 813,20, maar hij krijgt van u een vrijgestelde vergoeding van € 428.

Het verschil tussen de beide vergoedingen is € 385,20.

In maart komt u met de werknemer overeen dat hij voor een bedrag van € 385,20 afziet van zijn dertiende maand. In plaats daarvan krijgt de werknemer een aanvullende vergoeding voor het woon-werkverkeer van € 385,20. Deze aanvullende vergoeding is vrijgesteld.

Zie voor meer informatie over het genieten van loon paragraaf 7.2, over loon in geld paragraaf 4.3 en over loon in natura paragraaf 4.4.

Let op!

Als u gebruikmaakt van de werkkostenregeling is een cafetariaregeling ook mogelijk.

19.7.1 Cafetariaregeling en de fiets

U kunt de cafetariaregeling ook gebruiken voor een fiets.

Dat kan als u gebruikmaakt van de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen en ook als u gebruikmaakt van de werkkostenregeling. U kunt uw werknemers dan onder gunstige voorwaarden faciliteiten voor de fiets bieden.

In de voorbeelden hieronder lichten we de cafetariaregeling voor de fiets toe. Voorbeeld 1 en 2 hebben betrekking op de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen, voorbeeld 3 en 4 op de werkkostenregeling.

U maakt gebruik van de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen

Voorbeeld 1: aanschaf van een fiets

U vergoedt een fiets van € 749. De werknemer spreekt met u af om brutoloon te ruilen tegen de onbelaste vergoeding van een fiets van € 749. Bij een belastingtarief van 42% heeft de werknemer een belastingvoordeel van € 315.

Voorbeeld 2: combinatie van aanschaf en gebruik

U verstrekt uw werknemer een renteloze lening van € 1.500 om een fiets te kopen. De werknemer krijgt van u bovendien een vergoeding van € 0,15 per kilometer voor woon-werkverkeer. De woon-werkafstand van de werknemer is 10 kilometer. Per werkdag krijgt hij dus een vergoeding van € 3. De werk-nemer zet deze vergoeding in voor aflossing van de lening. Als de werkwerk-nemer 20 dagen per maand werkt, krijgt hij maandelijks een vergoeding van € 60.

De werknemer heeft de lening van € 1.500 dan na ongeveer 2,5 jaar terugbetaald.

Het rentevoordeel van de lening is tot een bedrag van € 749 onbelast. Over het restant van de lening moet u een bedrag bij het loon van de werknemer tellen, waarover u loonheffingen inhoudt. Deze bijtelling is per jaar 2,85%

van het restant van de lening. In dit geval telt u dus € 21,40 (2,85% van

€ 751) bij het loon. Bij een belastingtarief van 42% betaalt u daarover

€ 8,98 loonheffingen.

U maakt gebruik van de werkkostenregeling

Voorbeeld 3: aanschaf van een fiets

Een werknemer koopt een elektrische fiets van € 1.500. U zet € 1.500 van het brutoloon van de werknemer om in een vergoeding voor de aanschaf van de fiets. Deze aanschafkosten brengt u als eindheffingsloon onder in uw vrije ruimte. Als de vrije ruimte niet wordt overschreden, betaalt u daarover geen belasting. Bij een belastingtarief van 42% heeft de werknemer een belastingvoordeel van € 630.

Voorbeeld 4: combinatie van aanschaf en gebruik

U verstrekt uw werknemer een renteloze lening van € 1.500 om een fiets te kopen. De werknemer krijgt van u bovendien een vergoeding van € 0,15 per kilometer voor woon-werkverkeer. De woon-werkafstand van de werknemer is 4 kilometer. Per werkdag krijgt hij dus een vergoeding van € 1,20. De werknemer zet deze vergoeding in voor aflossing van de lening. Als de werk-nemer 20 dagen per maand werkt, krijgt hij maandelijks een vergoeding van € 24. De werknemer heeft de lening van € 1.500 dan na ongeveer 5 jaar terugbetaald.

De aanschaf van de fiets gaat niet ten koste van uw vrije ruimte, omdat de werknemer de lening aflost met een gerichte vrijstelling (de kilometer-vergoeding). Het rentevoordeel is onbelast.

19.8 Computers

De regels voor een onbelaste vergoeding of terbeschikking­

stelling van computers wijken af van de regels voor commu­

nicatiemiddelen, zoals een smartphone. Om te bepalen of een apparaat een computer of een communicatiemiddel is, kunt u uitgaan van het volgende:

• Smartphones en dergelijke apparaten met een beeld­

scherm (diagonaal) van maximaal 7 inch (17,78 cm) zijn communicatiemiddelen.

• Smartphones en dergelijke apparaten met een beeld­

scherm (diagonaal) groter dan 7 inch (17,78 cm), zoals tablets, zijn computers.

Dit onderscheid tussen computers en communicatiemiddelen (zie ook paragraaf 19.23) geldt voor de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen en voor de werk ­ kostenregeling.

U maakt gebruik van de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen

U mag aan een werknemer een computer en dergelijke apparatuur (en bijbehorende apparatuur) alleen onbelast vergoeden, verstrekken of beschikbaar stellen, als de apparatuur voor 90% of meer zakelijk wordt gebruikt. Als de apparatuur meerdere jaren gebruikt kan worden, mag u maximaal het bedrag van de jaarlijkse afschrijving onbelast vergoeden. Als de kostprijs inclusief btw minder is dan

€ 450, mag u het hele bedrag ineens onbelast vergoeden of verstrekken.

Een voorbeeld van ‘dergelijke apparatuur’ is een organizer, omdat deze vooral bedoeld is om zelfstandig te gebruiken.

Dat geldt ook voor e­readers, pocket­pc’s, tabletcomputers, mini­notebooks en navigatieapparatuur. Maar een smartphone met een beeldscherm (diagonaal) van maximaal 7 inch (17,78 cm) is een communicatiemiddel (zie paragraaf 19.23).

‘Bijbehorende apparatuur’ is apparatuur die bestemd is om aan de computer te worden gekoppeld om informatie uit te wisselen. Voorbeelden hiervan zijn een modem, een printer, een fax en een docking station.

Bij de aanschaf van een computer met bijbehorende appara­

tuur wordt het zakelijk gebruik van het geheel getoetst.

U moet het zakelijk gebruik van de bijbehorende apparatuur wel apart toetsen als deze apparatuur volledig of gedeeltelijk zelfstandig kan worden gebruikt en niet snel kan worden aangenomen dat zij voor 90% of meer zakelijk gebruikt wordt. Dit betekent bijvoorbeeld dat u een digitale camera meestal niet belastingvrij kunt vergoeden, verstrekken of beschikbaar stellen.

Wordt de computer voor meer dan 10% privé gebruikt, dan is er sprake van loon. Een vergoeding moet u dan tot het loon rekenen. Bij een verstrekte computer rekent u de waarde in het economische verkeer tot het loon. Bij een ter beschikking gestelde computer moet u in het eerste, tweede en derde jaar 30% van de waarde van de computer in het economische verkeer tot het loon rekenen. U moet daarbij uitgaan van de waarde op het moment van de eerste ingebruikneming.

De bijtelling geldt alleen voor de eerste drie jaren na de eerste ingebruikneming van de computer. Vanaf het vierde jaar kunt u de computer zonder bijtelling ter beschikking stellen.

U maakt gebruik van de werkkostenregeling Ter beschikking stellen

U kunt uw werknemer onbelast een computer en dergelijke apparatuur (inclusief de bijbehorende apparatuur) ter beschikking stellen (u blijft de eigenaar) als deze na werktijd op de werkplek blijven. Zie voor het begrip ‘werkplek’

paragraaf 18.1.4.

Als uw werknemer de computer en dergelijke apparatuur (inclusief de bijbehorende apparatuur) ook buiten de werkplek kan gebruiken, is de terbeschikkingstelling alleen onbelast als uw werknemer aan de volgende twee voorwaarden voldoet:

• Uw werknemer gebruikt de computer en dergelijke apparatuur voor 90% of meer zakelijk.

• Uw werknemer gebruikt de computer en dergelijke apparatuur (gedeeltelijk) op de werkplek.

Als uw werknemer niet aan deze voorwaarden voldoet, is de factuurwaarde inclusief btw van de computer en dergelijke apparatuur (inclusief de bijbehorende apparatuur) loon van

de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffings­

loon onderbrengen in uw vrije ruimte.

Verstrekken

Als uw werknemer eigenaar wordt van de computer en dergelijke apparatuur (inclusief de bijbehorende apparatuur), is de factuurwaarde inclusief btw loon van de werknemer.

Als u geen factuur (meer) hebt, is de waarde in het economi­

sche verkeer loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.

Vergoeden

Als uw werknemer de computer en dergelijke apparatuur (inclusief bijbehorende apparatuur) zelf koopt en u hem daarvoor een vergoeding geeft, is de vergoeding loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.

‘Dergelijke apparatuur’ en ‘bijbehorende apparatuur’

Een voorbeeld van ‘dergelijke apparatuur’ is een organizer, omdat deze vooral bedoeld is om zelfstandig te gebruiken.

Dat geldt ook voor e­readers, pocket­pc’s, tabletcomputers, mini­notebooks en navigatieapparatuur. Maar een smartphone met een beeldscherm (diagonaal) van maximaal 7 inch (17,78 cm) is een communicatiemiddel (zie paragraaf 19.23).

‘Bijbehorende apparatuur’ is apparatuur die bestemd is om aan de computer te worden gekoppeld om informatie uit te wisselen. Voorbeelden hiervan zijn een modem, een printer, een fax en een docking station.

19.9 Consumpties

U maakt gebruik van de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen

Een vergoeding of verstrekking van consumpties die tijdens werktijd worden genuttigd, hoort niet tot het loon. Het gaat hier bijvoorbeeld om koffie, thee, gebak, een stuk fruit en andere tussendoortjes van weinig waarde. Maaltijden vallen hier niet onder. De regeling voor maaltijden vindt u in paragraaf 19.27.

Voor deze consumpties kunt u zonder nader bewijs aan de werknemer een onbelaste vergoeding betalen van maximaal de bedragen uit tabel 9 achter in dit handboek. Dit geldt niet als u de werknemer tegelijkertijd consumpties tijdens werk­

tijd verstrekt. Als uw werknemer aan u voor een consumptie geen zakelijke prijs betaalt (maar bijvoorbeeld alleen de kostprijs), is er ook sprake van een verstrekking. Ook in dat geval mag u geen onbelaste vergoeding meer geven.

Meestal maakt de lunchtijd (evenals andere pauzes) geen deel uit van de (betaalde) werktijd. Toch kunt u ook consumpties tijdens de lunch of tijdens de koffiepauze van een werknemer vrij vergoeden of verstrekken. Dit geldt echter alleen als u deze consumpties ook tijdens werktijd vrij vergoedt of verstrekt. Als u de consumpties alleen tijdens de lunch of buiten de werktijd vergoedt of verstrekt, geldt deze vrijstel­

ling dus niet.

Als de consumpties samen met andere consumpties die u (gedeeltelijk) vergoedt of verstrekt, een maaltijd vormen, is daarop de regeling voor maaltijden van toepassing (zie paragraaf 19.27).

U maakt gebruik van de werkkostenregeling

Consumpties die u op de werkplek (zie paragraaf 18.1.4) verstrekt, zijn onbelast. Het gaat hier bijvoorbeeld om koffie, thee, gebak, een stuk fruit en andere tussendoortjes van weinig waarde (maaltijden vallen hier dus niet onder).

De eis dat u deze consumpties tijdens werktijd verstrekt, geldt binnen de werkkostenregeling niet.

Een vergoeding voor consumpties op de werkplek is loon van de werknemer. Maar u kunt deze vergoeding ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.

Vormen de consumpties samen met andere consumpties die u (gedeeltelijk) vergoedt of verstrekt, een maaltijd?

Dan is de regeling voor maaltijden van toepassing (zie paragraaf 19.27).

Consumpties bij externe personeelsactiviteiten, bijvoorbeeld bij een receptie ter gelegenheid van een jubileum, zijn loon van de werknemer. Maar u kunt dit loon ook als eindheffings­

loon onderbrengen in uw vrije ruimte.

Bij een externe activiteit waarbij het zakelijk karakter over­

heerst en het feestelijk karakter niet meer dan bijkomstig is, hoeft u de totale kosten niet te splitsen. De consumpties zijn onbelast.

Reisbesluiten Binnen- en Buitenland

De reisbesluiten Binnen­ en Buitenland regelen de vergoe­

dingen voor ambtenaren op dienstreis, maar u kunt ze ook toepassen voor werknemers die wat hun uitgaven betreft vergelijkbaar zijn met ambtenaren op dienstreis. De kosten van consumpties die u baseert op deze reisbesluiten, kunt u tot 2013 onbelast vergoeden (gerichte vrijstelling). Eind 2012 beslissen we of dit ook in 2013 zo blijft.

Zie ook kosten van tijdelijk verblijf (paragraaf 19.21) en maaltijden (paragraaf 19.27).

In document Veranderingen in het handboek 2012 (pagina 167-171)