4 Stap Bepalen wat tot het loon hoort
4.5 Vergoedingen en verstrekkingen
Maakt u gebruik van de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen, dan vindt u de regels die daarvoor gelden, in paragraaf 4.5.1. Maakt u gebruik van de werk
kostenregeling, lees dan paragraaf 4.5.2.
Cao-beoordelingen
In collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s) staan vaak afspraken over (vaste) vergoedingen en verstrekkingen.
Daarom beoordelen wij cao’s op de gevolgen voor de loonheffingen. Deze beoordelingen publiceren wij op www.belastingdienst.nl/caobeoordelingen.
4.5.1 Oude regeling: vrije vergoedingen en verstrekkingen
Naast vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon horen, kunt u een werknemer ook vrije vergoedingen en verstrekkingen geven. Daarbij maakt u onderscheid tussen vergoedingen en verstrekkingen die:
• volledig zijn vrijgesteld
• gedeeltelijk zijn vrijgesteld
• onder bijzondere voorwaarden zijn vrijgesteld, zoals computers (zie paragraaf 19.8) en fietsen (zie paragraaf 20.7).
Een vrijstelling geldt voor vergoedingen en verstrekkingen samen. U telt dus vergoedingen en verstrekkingen van dezelfde soort bij elkaar op om te beoordelen of het totaal volledig of gedeeltelijk vrijgesteld is.
Vergoedingen en verstrekkingen die volledig vrijgesteld zijn Vergoedingen en verstrekkingen zijn volledig vrijgesteld, als zij aan een van de volgende eisen voldoen:
• De vergoedingen en verstrekkingen voorkomen kosten, lasten en afschrijvingen die de werknemer moet maken om zijn werk goed te kunnen doen. Met andere woorden:
er is sprake van een vergoeding van beroepskosten.
• De vergoedingen en verstrekkingen worden naar maatschappelijke opvattingen niet als beloningsvoordeel ervaren (zie ook hoofdstuk 19).
U kunt de vrije vergoeding voor de beroepskosten ook geven in de vorm van een vaste kostenvergoeding.
Bijdragen van de werknemer aan vrije verstrekkingen mag u niet van zijn loon aftrekken. Dat geldt ook voor volledige of gedeeltelijke terugbetaling van een vrije vergoeding.
Beroepskosten
Beroepskosten zijn kosten die een werknemer maakt om zijn werk goed te kunnen doen. Als hoofdregel geldt dat de vergoeding van beroepskosten niet tot het loon hoort, en dus onbelast is, als is voldaan aan twee voorwaarden:
• De vergoeding is voor kosten die de werknemer maakt voor zijn werk.
• De kosten zijn in redelijkheid nodig om de werknemer zijn werk goed te laten doen (zie ook hoofdstuk 19).
De hoofdregel voor verstrekkingen is dat ze niet tot het loon horen voor zover ze beroepskosten voorkomen.
Vergoedingen en verstrekkingen die naar maatschappelijke opvattingen niet als beloningsvoordeel worden ervaren
Bij vergoedingen en verstrekkingen die naar maatschappelijke opvattingen niet als beloningsvoordeel worden ervaren, gaat het om vergoedingen en verstrekkingen die:
• niet als loon worden ervaren
• ook objectief niet als beloning zijn bedoeld
Het gaat hier om min of meer toevallige voordelen die bij de dienstbetrekking horen. Hiervan is geen sprake als een vergoeding of verstrekking een aanmerkelijk privévoordeel voor de werknemer oplevert. In de praktijk kunt u ervan uitgaan dat er in ieder geval sprake is van een aanmerkelijk privévoordeel als de privéuitgaven van uw werknemer op jaarbasis € 454 lager zullen zijn dan de privéuitgaven van vergelijkbare werknemers.
Voorbeelden van verstrekkingen of vergoedingen die niet als beloningsvoordeel worden ervaren, zijn onder meer de verstrek kingen en vergoedingen die samenhangen met uw verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandigheden wet.
Denk aan de vergoeding voor een veiligheidsbril of een verplichte medische keuring (zie paragraaf 19.4). Een ander voor beeld is software die een werknemer thuis tot zijn beschik
king krijgt om te telewerken. Als de werknemer deze software ook privé mag gebruiken, kan er sprake zijn van een voordeel uit dienstbetrekking. Maar in het algemeen zijn dergelijke voordelen zo klein, dat u ze niet als loon hoeft te behandelen.
Vaste kostenvergoeding
Aan werknemers die vaak dezelfde soort kosten maken, kunt u onbelast een vaste kostenvergoeding geven.
U moet dan voldoen aan de volgende voorwaarden:
• U stelt de vaste kostenvergoeding apart van het loon vast.
• Voordat u betaalt, omschrijft u:
• het soort kosten
• het geschatte bedrag van de kosten
Om te bepalen of u de vaste kostenvergoeding onbelast mag geven, kunnen wij u vragen om steekproefsgewijs te onderzoeken welke beroepskosten uw werknemers in een bepaalde periode hebben gemaakt. Zo bepalen wij of u de vaste kostenvergoeding nog steeds onbelast mag geven.
U zult zo’n onderzoek van tijd tot tijd moeten herhalen, wil het een betrouwbare basis zijn voor het bepalen van de hoogte van een vrijgestelde vaste kostenvergoeding.
Deze procedure geldt ook voor de hoogte van een vaste kostenvergoeding op basis van een cao.
U mag ook een onbelaste vaste kostenvergoeding geven voor intermediaire kosten. Dit zijn kosten die uw werknemer meestal in uw opdracht en voor uw rekening voorschiet.
U moet de kosten wel aannemelijk kunnen maken en ook voldoen aan de hierboven genoemde voorwaarden voor een vaste kostenvergoeding.
Voor meer informatie over vaste reiskostenvergoedingen zie paragraaf 20.1.2.
Let op!
• U mag alleen een onbelaste kostenvergoeding over een voorbij jaar betalen aan de werknemer, als u al in dat jaar met de werknemer hebt afgesproken dat hij die kosten kan declareren.
• Kostenvergoedingen die u betaalt aan artiesten en beroepssporters die u inhuurt voor een korte periode, moet u tot de belastbare gage rekenen. Meer informatie vindt u in de ‘Handleiding artiesten- en beroepssportersregeling’, die u kunt downloaden van www.belastingdienst.nl.
Vergoedingen en verstrekkingen die gedeeltelijk zijn vrijgesteld Als een verstrekking of vergoeding niet volledig vrij is, geldt vaak een normbedrag dat u tot het loon moet rekenen.
Dit nietvrije gedeelte van de verstrekking of vergoeding is dan belast. Als u in dat geval een eigen bijdrage vraagt van de werknemer, trekt u dit bedrag af van het normbedrag dat u tot het loon moet rekenen. Maar dit mag niet leiden tot een negatief bedrag. Alleen bij een eigen bijdrage voor een auto van de zaak kan de bijtelling in een loontijdvak soms negatief zijn (zie paragraaf 20.3.4).
Voorbeeld 1
Voor een verstrekking geldt dat het gedeelte boven € 100 is vrijgesteld.
De waarde in het economische verkeer van de verstrekking is € 300. Er is geen eigen bijdrage van de werknemer. Van de verstrekking is € 100 belast en € 200 onbelast.
Voorbeeld 2
De situatie is hetzelfde als in voorbeeld 1, maar nu is de eigen bijdrage van de werknemer € 25. Van de € 100 die niet is vrijgesteld, trekt u de eigen bijdrage van de werknemer af. Van de verstrekking is € 75 belast.
Voorbeeld 3
De situatie is hetzelfde als in voorbeeld 1, maar nu is de eigen bijdrage van de werknemer € 175. Van de € 100 die niet is vrijgesteld, trekt u de eigen bijdrage van uw werknemer af (€ 100 - € 175), maar dit mag niet tot een negatief bedrag leiden. De hele verstrekking is onbelast. U mag de € 75 niet van het loon aftrekken.
Voor vergoedingen geldt dezelfde systematiek. Het gedeelte van de kosten dat u niet vergoedt, maar dat de werknemer betaalt, trekt u af van het belaste normbedrag. Als de kosten die de werknemer zelf betaalt, hoger zijn dat het normbedrag, kunt u het negatieve saldo niet van het loon aftrekken.
Voorbeeld 4
Voor een vergoeding is geregeld dat voor het gedeelte boven
€ 100 sprake is van een vrije vergoeding. De totale kosten zijn € 300. U vergoedt € 125 en € 175 blijft voor rekening van uw werknemer. De vergoeding van € 125 is vrij, want u mag maximaal € 200 onbelast vergoeden.
4.5.2 Werkkostenregeling: vergoedingen en verstrekkingen
Alles wat u uw werknemer vergoedt of verstrekt voor zijn dienstbetrekking, is loon. Als u voor een verstrekking een bedrag inhoudt op het loon, trekt u dit bedrag af van de te belasten waarde of het normbedrag. Maar dat mag niet leiden tot een negatief bedrag. Alleen bij een eigen bijdrage voor een auto van de zaak kan de bijtelling in een loontijd
vak soms negatief zijn (zie paragraaf 20.3.4).
Bepaalde voordelen zijn geen loon of er bestaan vrijstellingen voor. Daarom vallen deze niet onder de werkkostenregeling.
Het gaat om:
• voordelen buiten de dienstbetrekking
• vergoedingen voor intermediaire kosten
• vrijgesteld loon
• verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt Zie voor meer informatie hierover paragraaf 18.1.1.
De werkkostenregeling kent voor bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zogenoemde gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Deze gerichte vrijstellingen en nihil
waarderingen gaan onder voorwaarden niet ten koste van uw vrije ruimte. Daarnaast kunt u een vaste kosten
vergoeding geven.
Gerichte vrijstellingen
Voor een aantal vergoedingen en verstrekkingen bestaan gerichte vrijstellingen. Dit zijn vrijstellingen op werknemers
niveau die onder de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen ook bestaan. Voor deze gerichte vrijstellingen gelden dezelfde voorwaarden als onder de oude regeling. U mag voor gerichte vrijstellingen onder voorwaarden ook een vaste kostenvergoeding geven.
Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van uw vrije ruimte voor zover ze binnen de vastgestelde normen blijven. Vergoedt of verstrekt u meer dan de normen, dan is er sprake van een bovenmatig deel. Voor dit bovenmatige deel mag u kiezen: als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte, of als loon van de werknemer belasten.
Als u niets tot het loon van de werknemer rekent, gaat het bovenmatige deel ten koste van de vrije ruimte.
Zie voor meer informatie over gerichte vrijstellingen paragraaf 18.1.2.
Nihilwaarderingen
Om te voorkomen dat de waarde van voorzieningen op de werkplek in de vrije ruimte valt, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Deze nihilwaarderingen gaan dus niet ten koste van uw vrije ruimte. De nihilwaardering geldt niet voor voorzieningen en verstrekkingen voor een werkruimte in het eigen huis van uw werknemer. Maar is er sprake van thuis werk in de zin van de Arbowet, dan geldt wel een nihilwaardering voor arbovoorzieningen en verstrekkingen voor de thuiswerk
plek. Ook kan een zelfstandig gedeelte van de woning van de werknemer een werkplek zijn. Zie paragraaf 18.1.4.
Vaste kostenvergoedingen
Vergoedingen die niet gericht zijn vrijgesteld en die geen intermediaire kosten zijn, kunt u als een vaste, onbelaste kostenvergoeding geven als u deze in uw vrije ruimte onderbrengt. Brengt u de vergoedingen niet in uw vrije ruimte onder, dan zijn ze belast.
Voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten mag u alleen een vaste, onbelaste kostenvergoeding geven als u voldoet aan de volgende voorwaarden:
• U kunt het bedrag van de vrijstellingen en kosten aannemelijk maken.
• U omschrijft elke vrijstelling en kostenpost en geeft een schatting van het bedrag.
• U geeft aan uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd (bedragen voor vrijstellingen en andere kostenposten).
• U onderbouwt de vaste kostenvergoeding met een onder zoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en u herhaalt dit als wij daarom vragen of de omstandig heden wijzigen. Deze voorwaarde geldt alleen voor nieuwe vaste kostenvergoedingen. Voor vaste kostenvergoedingen die al bestonden voordat u de werkkostenregeling ging toepassen, hoeft u niet opnieuw onderzoek te doen als de omstandigheden waarop u de vergoeding hebt gebaseerd, niet zijn veranderd.
Als u niet aan al deze voorwaarden voldoet, zijn de vaste kostenvergoedingen voor gerichte vrijstellingen en inter
mediaire kosten belast. Maar u kunt deze vergoedingen ook onderbrengen in uw vrije ruimte.
Aanvullende vergoeding
U mag een aanvullende vergoeding alleen onbelast geven als u aannemelijk kunt maken dat de werkelijke uitgaven hoger zijn dan de vaste kostenvergoeding.