Taken/acties incl. signalen en ketenberichten

Het ondersteuningsplan is vastgesteld. Vervolgens gaat het om een effectieve, samenhangende uitvoering van de acties uit het plan. Op hoofdlijnen omvat dit:

- Uitzetten van de acties

- Bewaken van de acties (verloopt het conform de afspraken?) - Bewaken en evt. bijstellen van het ondersteuningsplan

- Evalueren van het ondersteuningsplan (zijn de resultaten, doelen bereikt?) - Nazorg

De regisseur bewaakt de voortgang en kwaliteit van het totale ondersteuningsplan, maar is niet noodzakelijkerwijs verantwoordelijk voor de uitvoering van de afzonderlijke acties. Dat is het domein van de tweedelijns professionals/ondersteuners.

Het ondersteuningsplan is dynamisch. Dat wil zeggen, tijdens de uitvoering kan het plan bij voorkeur eenvoudig aangepast worden op alle onderdelen ervan (doelen, termijnen, acties, de volgorde van doelen en acties, uitvoerders). Het systeem laat bij voorkeur ook zien wat de gevolgen zijn van die aanpassingen (in kosten, doorlooptijden etc.). Het draait dus om flexibiliteit (ad-hoc en snel doorvoeren van aanpassingen), integrale aanpak en samenhang.

In Bijlage 0 is als referentie een aantal van huidige hoofdprocessen van Awbz, Wmo en Jeugdzorg opgenomen. De 3D-Suite moet bij deze indelingen passen.

98 Hier worden de functionaliteit gevraagd, die aanvullend is op de generieke

functies, zoals genoemd in hoofdstuk 4. Daar is veelal uitgegaan van de zaakgericht werken-concepten. Het proces rond de regie op het ondersteuningsplan (het ondersteuningstraject) vormt dan bijvoorbeeld de hoofdzaak, met waar nodig losse maatregelen als verschillende deelzaken (taken die zijn uitgezet bij verschillende hulpverleners). Binnen iedere zaak (incl. de hoofdzaak) kunnen dan zowel aanvullende statussen worden toegevoegd, als aanvullende deelzaken.

O56 Inrichting processen / zaken

Beschrijf de wijze waarop u de standaard procesinrichting modelleert o.b.v. de in hoofdstuk 4 gevraagde / aangeboden functionaliteiten. Denk daarbij aan o.a.

- Inrichten van ondersteuning (hoofdzaak per ondersteuningsplan + deelzaken met maatregel?) - Zowel de mogelijkheden tot modelleren door functioneel beheer als ad-hoc aanpassing

- Het op ten minste op hoofdlijnen modelleren van (deel)zaaktypen als ‘aanvraag subsidie’) en daar naar verwijzen vanuit dienstenboek.

- Hoe onverwachte of anderszins niet gemodelleerde maatregelen (‘oma past op’) ad-hoc zijn in te richten én bewaken, bijv. middels een standaard zaaktype met enkele statussen die regis-seur zelf zet en enkele generieke velden met afgesproken resultaten en tijden

- Per status een aantal standaardvelden en taken / vinkjes - Etc.

O57 Uitzetten van taken

Beschrijf alle functionaliteiten op het gebied van uitzetten/verdelen van taken (in de vorm van een deelzaak of evt. een los mailtje), die standaard onderdeel uitmaken van de 3D-Suite. Denk hierbij aan:

− Het meegeven van voor uitvoering van de taak noodzakelijke informatie. Het gaat hier om (delen van) gegevens en het dossier (documenten). Dat betreft zowel informatie over het on-dersteuningsplan als geheel, zodat voor iedere professional de context duidelijk is (integraal werken), als informatie over de taak/taken.

− Het meegeven van informatie over de uitvoering. M.a.w. de regisseur kan

instruc-ties/verzoeken/aandachtspunten meegeven over de afhandeling. Dat kan zowel gebaseerd zijn op vooraf vastgestelde (contract) afspraken als op afspraken, die specifiek voor de case gelden.

− Het uitzetten van taken naar:

- de (professionele) ketenpartners - de individuele burger

- het gezin

- relaties in het netwerk van de burger/ het gezin

− Het uitzetten van taken op basis van relaties/afhankelijkheden, zoals vastgelegd in het On-dersteuningsplan.

− De mate waarin de 3D-Suite de mogelijkheid biedt om handmatig en bij voorkeur ook auto-matisch een (vervolg)taak weg te zetten, zodra aan de voorwaarde is voldaan (bijvoorbeeld:

eerst moet een onderzoekstaak uitgevoerd worden, voordat een behandeltaak kan starten).

Dit kan ingeregeld worden, zodat het automatisch wordt uitgevoerd, maar de regisseur kan ook kiezen voor een attendering (signaal), waarop hij zelf (handmatig) de behandeltaak door-zet.

− De wijze waarop taken worden uitgezet: bij voorkeur zowel via deelzaken (die parallel worden uitgevoerd en separaat worden bewaakt) als in de vorm van een aparte status (seriële

uit-99 voer) binnen een zaak of deelzaak.

Het uitzetten van taken valt grotendeels samen met het geven van een opdracht om een indivi-duele voorziening te leveren. Ook de fase ‘Toeleiding’ uit het Bedrijfsfunctiemodel van IZO (zie bijlage 1) valt hiermee min of meer samen. In de (huidige) praktijk selecteert de regisseur (sa-men met de burger) de ondersteuner en die krijgt de opdracht/ de taak om de ondersteuning te leveren volgens de voorwaarden uit het contract. Er dienen zich ook andere toewijzingsmethodes aan. Eén van die methodes is het ‘Veilingmodel’. Via aanbesteding worden vooraf alle mogelijke ondersteuners via een raamcontract gecontracteerd. De individuele zorgvraag wordt anoniem ge-publiceerd (op de veiling aangeboden), waarna de aangesloten ondersteuners een passende on-dersteuning kunnen aanbieden. De beste ondersteuner mag de onon-dersteuning leveren. Er wordt naast het algemene raamcontract per individu/ gezin een contract gesloten.

Beschrijf alle functionaliteiten op het gebied van uitzetten/verdelen van taken en geef daarbij aan welke toewijzingsmethodes ondersteund worden. Ga daarbij expliciet in op de boven vermelde

‘veilingmethode’.

O58 Uitvoeren van taken

De uitvoering van taken vindt plaats in de eigen systemen van de uitvoerder. Het betreft dan een deelzaak. Waar mogelijk worden gegevens/documenten uit die systemen automatisch doorgezet naar de 3D-Suite. Het gaat om informatie, die bijdraagt het actueel en compleet houden van het klantbeeld, die nodig is voor de regisseur in zijn regietaak en voor andere uitvoerende professio-nals

Beschrijf alle functionaliteiten op het gebied van uitvoeren van taken, die standaard onderdeel uitmaken van de 3D-Suite. Denk hierbij aan:

− Toevoegen van gegevens over de deelzaak, zoals gewijzigde status, het resultaat, het besluit

− Toevoegen van gegevens aan het klantbeeld/ -profiel. Voorbeeld: de uitvoering leidt tot ver-betering van de situatie van de burger en (dus) tot een hogere score op de zelfredzaamheid-matrix. Die ‘doorvertaling’ zowel handmatig als geautomatiseerd uitgevoerd worden.

− Toevoegen van documenten, waarbij tevens de autorisatie (voor wie toegankelijk) is geregeld

− Toevoegen van notities, waarbij tevens de autorisatie (voor wie toegankelijk) is geregeld.

Hierbij kan men ook denken aan losse bevindingen c.q. kladnotities, die later verwerkt worden in bijvoorbeeld rapportages.

− Toevoegen van contact(notities). De 3D-Suite biedt functionaliteit voor het vastleggen van notities n.a.v. telefonische c.q. fysieke contacten

− Verzenden van berichten incl. notificatie.

Voorbeeld: in de uitvoering blijkt dat er extra gegevens van de burger nodig zijn. De professional kan vanuit de taak direct een e-mail (brief) daaromtrent versturen of kan een attendering verstu-ren. De burger kan dan via ‘Mijn omgeving’ het verzoek/bericht inzien, waarna de burger bijvoor-beeld aan de hand van een (deels vooringevuld) formulier de ontbrekende gegevens kan indie-nen.

De genoemde functionaliteiten zullen gebruikt worden op het niveau van de taak, maar dienen op het niveau van het Ondersteuningsplan of op het niveau van het individu of samenstel van indivi-duen (gezin) beschikbaar te zijn. De essentie is dat informatie op het juiste niveau wordt gekop-peld/opgeslagen.

100 O59 Signalering en bewaking

Bij het uitvoeren van de taak gaat het vooral om de inhoud. Er worden handelingen uitgevoerd, die de burger verder (meer zelfredzaam) moeten brengen. Het gaat om kwaliteit (wordt het be-oogde resultaat behaald volgens de gemaakte afspraken?) Goede afstemming en communicatie is een vereiste. Naast kwaliteit speelt tijd een belangrijke rol. Beide moeten bewaakt worden, zowel op taak- als op het ondersteuningsplan-niveau.

Beschrijf alle functionaliteiten op het gebied van bewaking en signalering, die standaard onderdeel uitmaken van de 3D-Suite. Denk hierbij aan:

- Het automatisch vastleggen van alle acties incl. tijdstip tijdens de uitvoering van de deelzaak - Het vastleggen van informatie op het juiste niveau (betreft het de burger, een specifiek

be-handeltraject / zaak, een maatregel / subzaak, etc). Het betreft de voortgang van het totale ondersteuningsplan, maar ook de voortgang van een specifieke taak/actie voor een burger als ook een gecombineerde set van acties voor een burger als ook acties voor een gezin. Kortom, een ondersteuningsplan kan veel acties voor veel betrokkenen bevatten. Die acties (en het to-tale ondersteuningsplan) dienen in verschillende combinaties bewaakt te kunnen worden.

- De mogelijkheid om percentage-gereed vast te leggen voor de realisatie van de acties (som-mige acties lopende gedurende en aantal maanden en dan is soms zinvol te weten welke % de actie gereed is).

- Signaleringen: ten minste van statuswijzigingen, nieuwe informatie / documenten en (dreigen-de) overschrijding van norm- en streefdata en –termijnen.

▪ Beschrijf ook welke additionele informatie/ functionaliteit beschikbaar is. Bijvoorbeeld: indi-catie met kleuren of anderszins. Standaard aanduiding/ presentatie van urgentie c.q. be-lang.

▪ Beschrijf de functionaliteit voor het instellen wanneer een signaal moet worden afgegeven.

- Doorlooptijden (norm- en streefdata en –termijnen). De 3D-Suite biedt functionaliteit voor termijnbewaking. Hierbij worden ten minste de volgende termijnen bewaakt: normtermijn.

Streeftermijn. Dat kan het gehele ondersteuningsplan betreffen of een actie of een individu of een samenstel van individuen (een gezin) of een samenstel van acties.

- Reminders. De 3D-Suite biedt functionaliteit om een reminder te kunnen zetten. Daarbij kan het ‘afgaan’ van de reminder gezet worden op een bepaalde datum of na een bepaalde ter-mijn. Het ‘afgaan’ van de reminder veroorzaakt een notificatie. De reminder kan ook een korte notitie bevatten, waardoor de regisseur/uitvoerder niet alleen tijdig wordt gesignaleerd, maar ook input meekrijgt voor de te volgen actie.

- Bewaking op besluiten en resultaten. Zeker in multi-probleemsituaties en complexe trajecten worden vele besluiten genomen en resultaten geboekt. Voor de regisseur, maar ook voor an-dere professionals is het handig indien de besluiten en resultaten in samengevatte (liefst grafi-sche) vorm toegankelijk zijn, Vanuit deze ‘samenvatting’ kan dan worden doorgeklikt naar de achterliggende informatie/stukken. Als denkrichting is hieronder een ‘Besluitenlijn’ weergege-ven.

- Het systeem dient de regisseur hierbij zo goed mogelijk te ondersteunen, bij voorkeur door per doel te laten zien welke acties gereed zijn en in hoeverre de afgesproken (

doelen gerealiseerd zijn (bijv.

- Kwaliteit betreft enerzijds de kwaliteit van het proces, m.a.w. is de afhandeling volgens de procedures verlopen. Voor overheidsorganisaties is d

de kwaliteit. Anderzijds staat de vraag centraal of de resultaten behaald zijn en de doelen b reikt. Beschrijf de functionaliteit die de kwaliteitsbewaking van zowel het proces als van de outcome ondersteunt.

- Acties (Meldingen kunnen als ad hoc acties gezien worden. Bijvoorbeeld: een regisseur kan vanuit zijn (frequente) contact met de burger een melding doorzetten naar één van de profe sionals om bijvoorbeeld de taakuitvoering op te schorten vanwege gewijzigde omst

den)

O60 Ketenberichten

In de keten van de uitvoering (van plan t/m nazorg) vinden veel berichten plaats. Taken worden uitgezet. Statusberichten worden handmatig of automatisch uit backofficesystemen naar de 3D suite teruggekoppeld. Ook het terugkoppelen van resultaten en financiële gegevens is gewenst.

Beschrijf de wijze waarop ketenberichtenverkeer plaatsvindt en de mate waarop dit geautomat seerd plaatsvindt. Ga daarbij vooral in op de automatische

pelingen) tussen de 3D-suite en backofficesystemen van

heden voor uitvoeringsorganisaties om (ook) handmatig statussen en %

Beschrijf ook welke standaarden in zaken, AZR, e.d. Zie ook hoofdstuk

In document CONCEPT PROGRAMMA VAN EISEN (pagina 97-101)