Documenten en sjablonen

4.4.1

Inleiding (documenten)

Deze paragraaf bevat wensen en eisen t.a.v. de (generieke) functionaliteiten van de 3D-suite m.b.t. opslag en beheer van documenten. Documentcreatie (par. 4.4.3) betreft functionaliteit om documenten en e-mails te genereren o.b.v. sjablonen, m.b.v. zogeheten ‘samenvoegvelden’.

Dossiervorming betreft functionaliteiten rondom het creëren en beheren van klantdossiers bestaande uit zowel gegevens als documenten, incl. het registreren (CRUD) van documenten in deze dossiers.

4.4.2

Basisfunctionaliteit

E5 Documenten: basisfunctionaliteit

De 3D-Suite biedt functionaliteit m.b.t. documenten, waaronder ten minste:

- Functionaliteit om [het zij via eigen (1P) functionaliteit, hetzij via een koppeling met de reeds aanwezige sjabloontoepassing [merk, type]] documenten en e-mails te genereren o.b.v.

voor-55 gedefinieerde sjablonen, m.b.v. tags (samenvoegvelden, bijvoorbeeld %adres%).

- Functionaliteit m.b.t. dossiervorming en -beheer (zie par. 4.5.1), waaronder ten minste het creëren en beheren (CRUD) van digitale documenten binnen het klantdossiers [in de eigen (1P) documentopslagfaciliteit van de 3D-Suite / via een koppeling opgeslagen in het reeds aanwezige zaaksysteem / DMS [merk, type, versie]] en documenten daarin (cf. RGBZ).

- [Functionaliteit m.b.t. archivering van zaken en bijbehorende zaakdossiers, incl. het uitoefenen van het betreffende archiefregime daarop conform de betreffende archiefkenmerken.

/Functionaliteit om de juiste duiding te geven aan het RMA/archiefsysteem: zie par. 7.2]

- Beveiliging dienaangaande (zie hoofdstuk 6), waaronder ten minste autorisaties (rechten en rollen) en auditing / logging (incl. protocollering) t.a.v. (handelingen m.b.t.) documenten en zaak- en objectdossiers.

4.4.3

Documentcreatie en -opslag O13 Documentcreatie (algemeen)

Beschrijf de functionaliteit van de 3D-Suite m.b.t. het genereren van documenten en e-mails [het zij via eigen (1P) functionaliteit, hetzij via een koppeling met een 3P sjabloontoepassing (zie G24)] op basis van voorgedefinieerde sjablonen m.b.v. zogeheten tags (samenvoegvelden zoals

%adres%). Ga daarbij ten minste in op (voor zover van toepassing):

- Hoe het genereren van documenten / e-mails o.b.v. sjablonen geschiedt door de tags ervan te vullen met de overeenkomstige kenmerken uit de betreffende zaak / het betreffende object (‘parameters’ t.b.v. documentcreatie) en/of eventuele andersoortige gegevens (zoals d.m.v.

vrije tekst en/of snelkeuzelijsten), incl. de eventuele handelingen die gebruikers daartoe die-nen uit te voeren.

- Of aldus gegenereerde documenten / e-mails eerst nog als concept getoond worden, ter con-trole en eventuele handmatige aanpassing door gebruikers (incl. het gebruik van spellingcon-trole).

- Of aldus gegenereerde documenten / e-mails (m.u.v. uittreksels en afschriften) volledig geau-tomatiseerd (en zo niet: welke handelingen gebruikers daartoe moeten uitvoeren) opgenomen worden in het betreffende zaak-/objectdossier en in welk(e) bestandsforma(a)t(en).

- De mate waarin en de wijze waarop de betreffende documentkenmerken (‘metadata’) volledig geautomatiseerd - bijv. via overerving uit de betreffende context (zaak/object) - dan wel (deels) handmatig worden vastgelegd, incl. eventuele handelingen die gebruikers daartoe moeten uitvoeren.

G13 Documenten toevoegen G13.1

− De 3D-Suite biedt functionaliteit waarmee gebruikers via een knop ‘bladeren’ handmatig één of meer documenten kunnen toevoegen aan een reeds bestaande zaak (dossier). Dezelfde functionaliteit is beschikbaar middels ‘drag & drop’ vanuit de boomstructuur van het bestu-ringssysteem. Op te voeren documenten kunnen zich in beide gevallen zowel op een centrale schijf (netwerk) als op een eventuele lokale schijf (werkstation) schijf bevinden.

G13.2

− Bovendien biedt de 3D-Suite functionaliteit welke, bij het toevoegen van documenten aan een traject- of klantdossier, eventuele relaties tussen documenten (zoals een hoofddocument met

56 één of meer bijlagen) behouden laten blijven.

G13.3

− Bij het toevoegen van een document aan een traject- of klantdossier dient alle daarbij ver-plichte metadata (zoals documenttype en documentattributen, en de naam, rol en organisatie van de persoon die het opvoert) te worden ingevoerd. Het eventuele verplichte karakter van metadata is gedefinieerd in de zaaktypeconfiguratie van het betreffende zaaktype.

O14 Documentcreatie (beheer)

[Beschrijf de eigen (1P) functionaliteit van de 3D-Suite m.b.t. het beheren van de functionaliteit t.a.v. documentcreatie als bedoeld in O13, incl. beheer (CRUD) van de sjablonen. Ga daarbij ten minste in op (voor zover van toepassing):

- De wijze waarop de inhoud van sjablonen wordt gecreëerd, incl. het koppelen van de tags met de overeenkomstige bronnen (attributen in het datamodel van de 3D-Suite).

- De wijze waarop de structuur en huisstijl van sjablonen wordt gecreëerd - bijvoorbeeld in een integrated development engine (IDE) o.b.v. WYSIWYG - c.q. toegepast (zoals m.b.v. styles-heets).

- De wijze waarop sjablonen worden gekoppeld aan de functionaliteit die ze aanroept (wanneer welk sjabloon wordt aangeroepen en met welke parameters).

- Centrale vastlegging van elementen zoals veld(blokk)en (bijv. NAW) voor gebruik in meerdere sjablonen, incl. eventuele overerving (zodat wijzigingen doorwerken in alle sjablonen waarin het element voorkomt).

- Het beheer rondom sjablonen, incl. autorisaties (rechten en rollen, zie hoofdstuk 8) dienaan-gaande, versiebeheer, metadata, gebruik van templates en wizards, etc.

- In welke mate en op welke wijze dit middels configuratie door Contractant is ingericht in de 3D-Suite.

- In welke mate en op welke wijze functioneel beheerders van Gemeente e.e.a. volledig zelf-standig, zonder dat daarvoor geavanceerde programmeerkennis nodig is (zero coding), kunnen beheren (zoals via configuratie van zaaktypen in een zaaktypencatalogus).

Beschrijf bovendien de eventueel meegeleverde standaardcontent: een uitputtende opsomming van voor het 3D-domein relevante voorgedefinieerde sjablonen, incl. toelichting of er updates van worden verstrekt, of het sjabloon kan worden gebruikt voor het genereren van zowel documenten als e-mails, etc.]

[Beschrijf de functionaliteit van de 3D-Suite m.b.t. het beheren van de functionaliteit t.a.v. docu-mentcreatie als bedoeld in O13, v.w.b. de ‘mapping’ tussen velden in de 3D-Suite en de sjablo-nen. Ga daarbij ten minste in op (voor zover van toepassing):

- De wijze waarop de tags met de overeenkomstige bronnen (attributen in het datamodel van de 3D-Suite, zoals burgergegevens).

- De wijze waarop sjablonen worden gekoppeld aan de functionaliteit die ze aanroept (wanneer welk sjabloon wordt aangeroepen en met welke parameters).

- In welke mate en op welke wijze dit middels configuratie door Contractant is ingericht in de 3D-Suite.

- In welke mate en op welke wijze functioneel beheerders van Gemeente e.e.a. volledig zelf-standig, zonder dat daarvoor geavanceerde programmeerkennis nodig is (zero coding), kunnen beheren (zoals via configuratie van zaaktypen in een zaaktypencatalogus).]

57

4.4.4

[Archivering]

Documenten worden opgeslagen in de documentopslag, maar de regie daarop ligt v.w.b. metadata en archiefkenmerken volledig bij de 3D-Suite. Deze documentopslag is v.w.b. gebruik en

functioneel volledig geïntegreerd in de Suite; gebruikers ervaren geen scheiding tussen de 3D-Suite en de documentopslag. Als gevolg van deze integratie met het zaaksysteem maken

zaakdocumenten altijd deel uit van een (klant-/zaak)dossier en worden de metadata van een document door het zaaksysteem bepaald (goeddeels via ‘overerving’ uit het zaaktype en de zaak, deels via het documenttype).

De archiefkenmerken (zoals bewaar- en vernietigingstermijn ten behoeve van archivering) worden door middel van configuratie in de ZTC2.0+ per zaaktype bepaald. Hiermee is archivering en ontsluiting van elektronische dossiers, documenten en processen mogelijk ten behoeve van een digitaal archief conform de Archiefwet en de Archiefregeling, alsook de Wet Bescherming Persoonsgegevens en overige privacy-wetgeving.

Een zaak krijgt bij ontstaan automatisch de archiefkenmerken van het betreffende zaaktype. Nadat een zaak is afgehandeld wordt deze, conform deze archiefkenmerken, automatisch gearchiveerd [in het reeds bestaande zaaksysteem]. Hierbij is het archiefregime van toepassing op zaakniveau.

Dit betekent dat zowel de gestructureerde (attributen, etc.) als ongestructureerde (documenten incl. e-mails, aantekeningen, etc.) informatie van de zaak wordt meegenomen in de archivering.

Daarnaast krijgen alle gegevens van de zaak dezelfde bewaar- en vernietigingstermijn (een enkele uitzondering daargelaten). Zaken kunnen uiteindelijk, voor langdurige opslag, worden

overgedragen aan het statische (digitale) archief / e-depot.

O15 Archivering

Beschrijf de functionaliteit van de 3D-Suite -systeem m.b.t. het archiveren van zaken, (zaak- en object)dossiers en documenten daarin. Ga daarbij ten minste in op (voor zover van toepassing):

- Vernietigen van signalen, meldingen

- Bepalen vernietigtermijn per zaaktype, zaak en documenttype (kladjes mogen over jaar weg;

besluiten dienen langer te worden bewaard, etc.)

- Adequate beveiliging van opslag, ontsluiting en eventuele overdracht.

- De precieze wijze en ‘locatie’ waarop zaken gearchiveerd worden (d.w.z. dat de zaak en alle bijbehorende informatie wordt ‘bevroren’ en er geen mutaties meer ‘in’ de zaak kunnen plaats-vinden). Maak daarbij onderscheid tussen de verschillende typen informatie die aldus ‘bevro-ren’ worden, waaronder ten minste gegevens, documenten in het betreffende zaakdossier en het logbestand van de zaak (wie heeft wanneer wat toegevoegd, ingezien, gewijzigd, verwij-derd), alsmede tussen handmatige (gebruikers-) en geautomatiseerde (systeem)handelingen.

Beschrijf tenslotte of daarna nog mutaties ‘op’ zaken kunnen plaatsvinden (zoals registratie van notities).

- De wijze waarop het archiefregime (bewaar- en vernietigingstermijnen) wordt uitgeoefend o.b.v. de betreffende archiefkenmerken en de wijze waarop deze worden afgeleid, bijvoorbeeld volgens de principes van de GEMMA ZTC 2.0 (incl. ingangsmoment, het geselecteerde resul-taattype en de eventuele aanwezigheid van gerelateerde, deel- en/of vervolgzaken), uit het documenttype, etc. Beschrijf daarbij ook of alle typen informatie (gegevens, documenten, etc.) noodzakelijk dezelfde archiefkenmerken krijgen of dat er daarin differentiatie kan plaatsvin-den, en zo ja op welke wijze (zoals o.b.v. documenttype). Maak daarbij steeds onderscheid tussen handmatige (gebruikers-) en geautomatiseerde (systeem)handelingen.

58 - De wijze waarop daadwerkelijke vernietiging van zaken, objecten, documenten en (klant-,

zaak- en object)dossiers plaatsvindt, incl. of en zo ja hoe daarvan registratie plaatsvindt. Maak daarbij onderscheid tussen handmatige (gebruikers-) en geautomatiseerde

(sys-teem)handelingen.

- Autorisaties (rechten en rollen, zie hoofdstuk 8) dienaangaande, ten minste t.a.v. (handelingen m.b.t.) archiveren en vernietigen.

- In welke mate en op welke wijze dit middels configuratie door Contractant is ingericht in de 3D-Suite (zoals via configuratie van zaaktypen in een zaaktypencatalogus).

- In welke mate en op welke wijze functioneel beheerders van Gemeente e.e.a. volledig zelf-standig, zonder dat daarvoor geavanceerde programmeerkennis nodig is (zero coding), kunnen beheren (zoals via configuratie van zaaktypen in een zaaktypencatalogus).

59

In document CONCEPT PROGRAMMA VAN EISEN (pagina 54-59)