Gegevensregistratie en intake

In onderstaande sectie wordt geen onderscheid gemaakt tussen functionaliteit t.b.v. burgers en t.b.v. medewerkers (binnen en buiten de gemeente). De functionaliteit is grotendeels gelijk, de mate waarin een bepaalde rol bepaalde gegevens ziet en/of mag muteren verschilt. Waar sprake is van gegevensregistratie, kan dus ook sprake zijn van zgn. webintake door burgers.

Benadrukt wordt dat de gegevensregistratie op álle momenten kan plaatsvinden, dus niet enkel bij een eerste intakegesprek.

E3 Gegevensregistratie: basisfunctionaliteit

De 3D-Suite biedt functionaliteit m.b.t. gegevensregistratie en -bewerking, waaronder ten minste:

- Functionaliteit m.b.t. gegevensregistratie (“data entry”) middels gegevensregistratieschermen / -formulieren (zie o.a. G10) zodat gebruikers (medewerkers van gemeente en uitvoeringsor-ganisaties / ketenpartners) gegevens kunnen registreren (CRUD ¹⁰, al naar gelang de autorisa-ties) m.b.t. zaken en “objecten” in de 3D-Suite, incl. functionaliteit om dergelijke gegevensre-gistratieschermen / formulieren te creëren en beheren, zowel qua inhoud (incl. logica en intel-ligentie) als qua structuur / lay-out.

- Functionaliteit om gegevensregistratieformulieren (webformulieren) t.b.v. registratie aan te bieden aan burgers en derden, incl. identificatie (v.w.b. burgers DigiD ‘middel’ incl. DigiD Machtigingen)

- Functionaliteit m.b.t. logica (ten minste single- en multifield bedrijfs-/meldingregels / valida-ties, incl. meldingen aan burgers en medewerkers wanneer logica “overtreden” wordt) t.a.v.

gegevensregistratie, incl. functionaliteit om die logica te creëren en beheren.

- Functionaliteit m.b.t. intelligentie (d.w.z. dat gegevensregistratieschermen / -formulieren “dy-namisch” worden aangepast o.b.v. door burgers en medewerkers ingevoerde gegevens) t.a.v.

gegevensregistratie, incl. functionaliteit om dergelijke intelligentie te creëren en beheren.

- Beveiliging dienaangaande (zie hoofdstuk 6), waaronder ten minste autorisaties (rechten en rollen) en auditing / logging (incl. protocollering).

G9 Gegevensregistratie G9.1

− De 3D-Suite biedt functionaliteit m.b.t. gegevensregistratie (“data entry”) middels gegevens-registratieschermen / -formulieren door medewerkers (medewerkerintake) t.b.v. zaakregi-stratie (het registreren van zaken en bijbehorende objecten en documenten) in de 3D-Suite.

Hierbij is in een split screen een zogeheten “embedded preview” of master-detailscherm van betrokken document(en) of signalen beschikbaar.

G9.2

− Medewerkers worden hierbij ondersteund met zoekfuncties naar ten minste basisgegevens (zoals personen en adressen) en zaaktypen en hebben bovendien de mogelijkheid om aldus geregistreerde gegevens (het ingevulde gegevensregistratiescherm / -formulier) te printen (o.a. ter ondertekening door burgers).

G9.3

10 CRUD: Create, Read, Update, Delete.

50

− Of elementen (zoals registratie van specifieke gegevens, documenttypen en -attributen, con-trolevragen, etc.) daarbij verplicht zijn, is op 1 plaats (in een zaaktypecatalogus, objecttype-catalogus, of vergelijkbaar) vastgelegd en kan door functioneel beheerders van de gemeenten volledig zelfstandig - zonder dat daarvoor geavanceerde programmeerkennis nodig is (zero coding) - per zaaktype worden beheerd.

G10 Gegevensregistratie: gegevensregistratieschermen / -formulieren (algemeen) De 3D-Suite biedt functionaliteit m.b.t. gegevensregistratie (“data entry”) middels gegevensregi-stratieschermen / -formulieren zodat gebruikers (zowel burgers als medewerkers) gegevens kun-nen registreren in de 3D-Suite. Daarbij zijn zowel voor medewerkers als voor burgers ten minste onderstaande functionaliteiten beschikbaar:

G10.1

− Functionaliteit m.b.t. verplichte en optionele invoer / selectie bij gegevensregistratie, waarbij het al dan niet verplicht zijn van de invoer / selectie voor gebruikers in één oogopslag inzich-telijk is.

G10.2

− Of elementen (zoals registratie van specifieke gegevens, documenttypen en -attributen, con-trolevragen, etc.) daarbij verplicht zijn, is in de zaaktypencatalogus (in de zaaktypeconfigura-tie van het betreffende zaaktype) vastgelegd en kan door functioneel beheerders van ge-meente volledig zelfstandig - zonder dat daarvoor geavanceerde programmeerkennis nodig is (zero coding) - per zaaktype voor elke status worden beheerd.

− Functionaliteit m.b.t. verschillende door gemeente in te richten invoermethoden, waaronder ten minste:

G10.3

− “Vrije” tekst (alfanumeriek), radiobuttons, checkboxes, selectie van een datum(range), etc.

G10.4

− Zogeheten snelkeuzelijsten om via een door gemeente in te richten dropdown- / picklist een selectie te maken uit een (meer of minder beperkte) verzameling mogelijke gegevenswaar-den.

G10.5

− Daarbij is sprake van zogeheten auto-aanvullen (d.w.z. dat bij invoer van de eerste en alle volgende letters automatisch naar de eerste betreffende mogelijkheid gesprongen wordt).

G10.6

− Bij de selectie van een waarde uit een snelkeuzelijst wordt bovendien automatisch gecontro-leerd of deze waarde nog valide is (d.w.z. actueel is t.o.v. de betreffende “bron”).

G10.7

− Zogeheten ”master-/detailschermen”. Dat wil zeggen: één schermdeel (de “master”, bijv. ge-zin) met een lijst / overzicht van bijvoorbeeld personen, zaken, objecten, etc. en een ander schermdeel (het “detail”, bijv. gezinsleden) met details van het geselecteerde element uit de

“master” (zoals naam, adres, etc. van de geselecteerde persoon) welke vervolgens kunnen worden gebruikt t.b.v. gegevensregistratie.

G10.8

− Functionaliteit m.b.t. zogeheten prefill, zowel vanuit derde system zoals GBA/BRP als vanuit de 3D-Suite zelf.

G10.9

51

− Bij iedere burger, gezin, zaak, etc. zijn notities op te nemen.

G10.10

− Notities zijn als vertrouwelijk te duiden.

G11 Gegevensregistratie: gegevensregistratieschermen / -formulieren (logica en intel-ligentie)

De 3D-Suite biedt functionaliteit m.b.t. gegevensregistratie (“data entry”) door middel van gege-vensregistratieschermen / -formulieren zodat gebruikers gegevens kunnen registreren in de 3D-Suite. Daarbij zijn ten minste onderstaande functionaliteiten beschikbaar:

G11.1

- Functionaliteit m.b.t. logica, d.w.z. de controle van gegevensinvoer door middel van bedrijfs-/meldingregels / validaties, waaronder ten minste:

▪ Singlefield bedrijfs-/meldingregels / validaties. Dit omvat ten minste ”maskers” (zoals gel-dige datum, postcode, e-mailadres, BSN, etc. maar ook (alfa)numeriek, mini-/maximale waarde, mini-/maximale lengte, etc.

G11.2

▪ Multifield bedrijfs-/meldingregels / validaties (d.w.z. dat sprake is van afhankelijkheid tus-sen (de geregistreerde “waarden” van) twee of meer elementen op gegevensregistratie-schermen / -formulieren).

G11.4

- Functionaliteit m.b.t. attendering aan gebruikers wanneer dergelijke logica “overtreden” wordt - in voor gebruikers begrijpelijke taal, o.v.v. de element(en) waarop meldingen betrekking hebben en de aard van de betreffende “overtreding(en)” - waaronder ten minste:

G11.5

▪ Attendering waarbij gebruikers niet verder kunnen tot de “overtreding” hersteld is (blokke-rend).

G11.6

▪ Attendering waarbij gebruikers wel verder kunnen (deblokkerend; de attendering dient slechts om aan te geven dat de geregistreerde gegevens onverwacht zijn).

G11.7

▪ Attendering waarbij gebruikers pas verder kunnen nadat zij daar expliciet voor gekozen hebben (vereiste handeling zoals het afvinken van een checkbox, adviesaanvraag bij ex-pert, etc.).

G11.8

− Functionaliteit m.b.t. zogeheten intelligentie, d.w.z. dat gegevensregistratieschermen/-formulieren a.h.w. “dynamisch” worden aangepast o.b.v. de geregistreerde gegevens (wizard-functionaliteit zoals het overslaan/verbergen van veld(blokk)en, deelschermen / -formulieren, vorige/volgende pagina, tabbladen, etc.).

G11.9

− Burgers gebruiken dezelfde formulieren als medewerkers. Medewerkers kunnen dezelfde webformulieren gebruiken bij andere kanalen (zoals telefoon, balie en post), inclusief de mogelijkheid om DigiD-authenticatie over te kunnen slaan en te vervangen door zogeheten

‘identificerend zoeken’ (identificatie middels een aantal controlevragen zoals BSN en geboortedatum/-plaats).

52 O9 Gegevensregistratie: gegevensregistratieschermen /

-formulieren (beheer)

Beschrijf de functionaliteit van de 3D-Suite m.b.t. het beheren van gegevensregistratieschermen / -formulieren. Ga daarbij ten minste in op (voor zover van toepassing):

- De wijze waarop de structuur / lay-out - incl. de positionering van veld(blokk)en, “master-/detailschermen”, etc. - en opmaak / huisstijl (zoals via stylesheets) worden gecreëerd, bij-voorbeeld door middel van een integrated development engine (IDE) o.b.v. WYSIWYG, incl.

eventuele functionaliteit om van elk gegevensregistratiescherm / -formulier een printversie te creëren (bijvoorbeeld voor postaanvragen).

- De wijze waarop eventuele logica en intelligentie, prefill, etc. worden aangebracht. Ga daarbij ten minste in op (voor zover van toepassing):

▪ De wijze waarop logica, intelligentie en prefill worden gecreëerd (bijvoorbeeld via reguliere expressies / scripting, m.b.v. wizards, etc.) en aangebracht, incl. het eventuele gebruik van variabelen en de afhankelijkheid t.a.v. zaaktype, actuele status en/of andere condities.

▪ De mate waarin 3D-Suite-brede business rules kunnen worden gedefinieerd en beheerd

▪ De wijze waarop de meldingen bij het overtreden van logica vastgelegd worden, incl. het bijbehorende onderscheid tussen de betreffende meldingtypen (zie G11).

- De wijze waarop snelkeuzelijsten (zie G10) worden beheerd en de verschillende bronnen die hiertoe gebruikt kunnen worden, zoals: stam-/referentietabellen in de 3D-Suite, een externe bron (bijv. BAG, het koppelpunt GeVS, etc.), “dynamische” lijst (bijvoorbeeld o.b.v. historie), etc.

- Centrale vastlegging van elementen zoals veld(blokk)en (bijv. NAW), snelkeuzelijsten, etc.

voor gebruik in meerdere schermen / formulieren, incl. eventuele overerving (zodat wijzigin-gen doorwerken in alle schermen / formulieren waarin elementen voorkomen) en functionali-teit om inzichtelijk te maken op welke schermen / formulieren centraal vastgelegde elementen gebruikt worden.

- Meegeleverde standaardcontent (uitputtende opsomming incl. beschrijving) in de vorm van voorgedefinieerde (deel)schermen / -formulieren, veld(blokk)en, logica, snelkeuzelijsten, etc.

- Het beheer rondom dergelijke schermen / formulieren, incl. autorisaties (rechten en rollen) dienaangaande, versiebeheer, agendering (zodat bijvoorbeeld een nieuwe (versie van een) be-drijfsregel vanaf een bepaalde datum actief wordt), metadata, gebruik van templates en wi-zards, etc.

- In welke mate en op welke wijze bovenstaande middels configuratie is ingericht in de 3D-Suite (zoals via configuratie van zaak-/objecttypen in een zaak-/objecttypencatalogus).

- In welke mate en op welke wijze functioneel beheerders van Gemeenten bovenstaande volle-dig zelfstanvolle-dig, zonder dat daarvoor geavanceerde programmeerkennis novolle-dig is (zero coding), in de 3D-Suite kunnen beheren, zoals via configuratie van /objecttypen in een zaak-/objecttypencatalogus.

Maak daarbij voor zover van toepassing (dus indien verschillend) onderscheid tussen functionali-teit voor medewerkers van Gemeenten enerzijds en overige gebruikers anderzijds. Indien de functionaliteit hetzelfde is en/of gerealiseerd is met dezelfde technologie (bijvoorbeeld: hetzelfde onderdeel van de 3D-Suite), dient dit expliciet vermeld te worden.

G12 Formulierverzending G12.1

− De 3D-Suite biedt functionaliteit voor het versturen van ingevulde webformulieren naar de 3D-Suite. Dit betreft ten minste de creatie van een PDF/A- en XML-bestand van het ingevulde

53 webformulier en het volledig geautomatiseerd kunnen versturen van een ontvangstbevesti-ging aan de aanvrager. Indien het ingevulde webformulier niet kan worden afgeleverd aan een broker / in een werkbak, wordt het ingevulde webformulier als PDF/A- en XML-bestand naar een specifiek e-mailadres gestuurd.

G12.2

− Een ingevuld formulier kan leiden tot N zaken.

O10 Overige functionaliteiten: gegevensregistratie

Beschrijf alle eventuele functionaliteiten op het gebied van gegevensregistratie (incl.

webformulieren) voor medewerkers en/of burgers die standaard onderdeel uitmaken van de 3D-Suite en die naar uw mening in het kader van deze paragraaf relevant zijn, mede in het licht van het beoogde gebruik van de 3D-Suite zoals beschreven in hoofdstuk 2. Denk in dat kader

bijvoorbeeld aan:

- Het gebruik van de webintakefunctionaliteit t.b.v. vraaggeleiding / beslisbomen.

- Formulierontwerp op basis van ‘What You See Is What You Get’ (WYSIWYG).

- Het hergebruiken van reeds eerder ingediende formulieren.

- Geavanceerd formulierontwerp, zonder dat daarvoor programmeerkennis nodig is.

- Geavanceerd hergebruik van (delen van) webformulieren bij formulierontwerp.

- Geavanceerde validatiemogelijkheden (zoals look-up van achterliggende databases).

Geef tenslotte aan in welke mate en op welke wijze dit middels configuratie door Contractant is ingericht in de 3D-Suite en in welke mate en op welke wijze functioneel beheerders van Gemeente e.e.a. volledig zelfstandig -zonder dat daarvoor geavanceerde programmeerkennis nodig is (zero coding)- kunnen beheren.

4.3.4

(Management)rapportages

E4 (Management)rapportage: toegankelijkheid

T.b.v. ten minste (management)rapportage en selecties met behulp van 3P-toepassingen (zoals BI tools) zijn alle gegevens die in c.q. door middel van de 3D-Suite worden beheerd en/of opge-slagen volledig, in samenhang met elkaar en incl. historie gestructureerd toegankelijk voor lees-acties (incl. exports), met inachtneming van de betreffende autorisaties (rechten en rollen).

S6. (Management)rapportage: exportmogelijkheden

Daartoe geautoriseerde gebruikers kunnen het resultaat van iedere zoekopdracht exporteren als spreadsheet (csv of Excel), als pdf, en als print.

Tevens zijn door functioneel beheer van de gemeente aan te passen gedenormaliseerde dumpta-bellen te exporteren als Excel-bestand.

O11 (Management)rapportage: algemeen (1P/2P)

Beschrijf de “eigen” (1P/2P) functionaliteit en grafische weergavemogelijkheden van de 3D-Suite m.b.t. tot (management)rapportage. Ga daarbij ten minste in op (voor zover van toepassing):

54 Functionaliteit m.b.t. het creëren (ad hoc) en beheren van (management)rapportages en queries.

Ga daarbij bovendien ten minste in op de mogelijkheden ten aanzien van:

- Presentatiewijze (zoals taartdiagrammen, staafdiagram, tabellen, vrij te kiezen, etc.).

- Uitvoerwijzen zoals afdrukken, opslaan, exporteren (zoals CSV, XLS, XLSX), etc.

- Selecties en groepering per regio (buurt, stad)

- Selecties en groepering per type ondersteuning / dienst

- Overige selecties en groeperingen (per behandelaar, per uitvoeringsorganisatie, etc.) - Periodiciteit (per dag, week, maand, kwartaal, jaar, vrij te kiezen, etc.)

- Het gebruik van functies zoals sorteringen, (sub)totalen, etc.

Beschrijf tevens de mate waarin gebruikers rapportages en queries zelfstandig kunnen creëren en beheren, incl. de daartoe benodigde kennis (van programmeer-/scripttalen, SQL, etc.).

Beschrijf tenslotte (uitputtende opsomming) alle met de 3D-Suite meegeleverde standaardrappor-tages, incl. een korte beschrijving (bijvoorbeeld: percentage gehaalde doelen per regio). Geef daarbij aan of het realtime- en/of offline rapportages betreft en in hoeverre functioneel beheer-ders en gebruikers van Gemeente én bij voorkeur de gebruikers deze zelfstandig kunnen aanpas-sen.

O12 (Management)rapportage: algemeen (3P)

Zoals beschreven in E4 is databasetoegang mogelijk. Beschrijf of en zo ja welke ondersteuning u daarbij biedt om betekenis te geven aan de gegevens: ten minste d.m.v. het bieden van correcte en uptodate documentatie, doch bij misschien ook aanvullende opties zoals het bieden van BI-view/universe/package/cube of vergelijkbaar voor Cognos, Crystal Reports, Business Objects, MS SQL Reporting, oid.

In document CONCEPT PROGRAMMA VAN EISEN (pagina 49-54)