Interne integratie

Deze paragraaf betreft de koppeling tussen de 3D-Suite en een reeds aanwezig (3P) generiek zaaksysteem / documentmanagementsysteem (DMS) t.b.v. documentopslag (zogeheten documentenkoppeling). E.e.a. dient nadrukkelijk als voorbeeld en zal t.z.t aangepast (of weggelaten) moeten worden al naar gelang de betreffende specifieke voorkeuren en mogelijkheden.

[NB Er wordt veelal bewust in het midden gelaten of, en zo ja hoe, gegevens al dan niet naar het gegevensmagazijn van de 3D-Suite gerepliceerd worden dan wel op het moment dat ze nodig zijn uit het gekoppelde systeem worden “opgehaald” (voor zover de betreffende bron dit toelaat), bijvoorbeeld via een rechtstreekse koppeling of via het gegevensdistributiesysteem. Een en ander hangt o.a. af van de mogelijkheden van de te koppelen applicatie.]

G23 [Koppeling met [zaaksysteem/DMS]: documentenkoppeling (basisfunctionaliteit)]

De 3D-Suite integreert v.w.b. documentopslag op dusdanige wijze met het [zaaksysteem/DMS]

van Gemeente ([merk, type, versie]) dat alle functionaliteiten en berichten als beschreven in de specificaties van het betreffende ‘vrouwtje’ in bijlage [XX] volledig worden ondersteund (voor zo-ver van toepassing realtime (i.t.t. batch) en zowel lezen als schrijven).

Hierbij wordt het ZK-DMS koppelvlak ondersteund.¹⁷

O74 [Koppeling met [zaaksysteem/DMS]: documentenkoppeling (beheer)]

Bij voorkeur is het [DMS/Zaaksysteem] gebruikt als een ‘domme opslagdoos’ waarbij inrichting en beheer volledig vanuit de 3D-Suite plaatsvinden, incl. bijbehorende autorisaties.

Beschrijf de mate van integratie m.b.t. het beheer van de 3D-Suite en het [zaaksysteem/DMS]

van Gemeente t.a.v. (de inrichting van) documentopslag, gezien vanuit de functioneel beheerder.

Geef tevens aan in welke mate het ZK-DMS koppelvlak wordt ondersteund.

Ga expliciet in op de wijze waarop veilige opslag en beheer wordt gegarandeerd, incl. authentica-tie/autorisaties/beveiliging per persoon die een document via de 3D-Suite of direct via het DMS opvraagt of aanpast.

Beschrijf daarnaast ten minste in hoeverre en op welke wijze sprake is van volledig enkelvoudig beheer van de 3D-Suite en het [zaaksysteem/DMS] d.m.v. de beheeromgeving van de 3D-Suite, incl. de inrichting van documentopslag in het [zaaksysteem/DMS]. Beschrijf in dat kader expliciet wat er daartoe in de 3D-Suite resp. het [zaaksysteem/DMS] dient te worden ingericht, incl. de (on)mogelijkheid om buiten de beheeromgeving van de 3D-Suite om de inrichting van het [zaak-systeem/DMS] v.w.b. documentopslag aan te passen.

Indien geen sprake is van volledig enkelvoudig beheer, beschrijf hoe de inrichting van beide sys-temen gelijk wordt getrokken en welke beheertaken dubbel moeten worden uitgevoerd. Ga daar-bij ten minste in op de synchronisatie tussen de beheeromgeving van de 3D-Suite en (de ZTC / het DSP van) het [zaaksysteem/DMS], incl. alle metadata (zoals ‘zaaktypekenmerken’ en bijbeho-rende zaak-, dossier- en proceskenmerken), incl. bijbehobijbeho-rende autorisaties (rechten en rollen) en bewaar- en vernietigingstermijnen.

Beschrijf voor elk van beide gevallen ten minste wat er precies wanneer en hoe wordt

17 Dit koppelvlak is ontwikkeld in samenwerking met operatie NUP. Zie ook htt-ps://new.kinggemeenten.nl/gemma/stuf/koppelvlakken/zs-dms

113 seld tussen de 3D-Suite en het [zaaksysteem/DMS]. Beschrijf daarbij ook of veranderingen in (de configuratie van) de 3D-Suite realtime doorwerken in het [zaaksysteem / DMS] en vice versa, in-cl. of daarbij validaties (van het de 3D-Suite resp. het [zaaksysteem/DMS]) t.b.v. de integriteit van configuraties en andere inrichtingen actief zijn en zo ja welke.

G24 Koppeling met sjabloontoepassing (basisfunctionaliteit) G24.1

De 3D-Suite integreert op dusdanige wijze met de sjabloontoepassing van Gemeente ([merk, ty-pe, versie]) dat alle functionaliteiten en berichten als beschreven in de specificaties van het be-treffende ‘vrouwtje’ in bijlage [XX] volledig worden ondersteund (voor zover van toepassing real-time (i.t.t. batch) en zowel lezen als schrijven).

G24.2

Dit geldt zowel vanaf locatie van Gemeente, als daarbuiten. [[afhankelijk van de mogelijkheden van de sjablonentool, als dit niet volledig webbased is dan wil je misschien géén sjablonentool ge-bruiken]]

G24.3

[D.w.z. dat ten minste (doch niet noodzakelijkerwijs uitsluitend) [voor zover van toepassing real-time en volledig geautomatiseerd] [aandachtspunten o.b.v. de specificaties van het betreffende

‘vrouwtje’ in bijlage [XX]]].

S21. Koppeling met agendasysteem (basisfunctionaliteit) ([lezen] [en] [schrijven]) De 3D-Suite integreert op dusdanige wijze met het agendasysteem van Gemeente ([merk, type, versie]) dat afspraken kunnen worden gemaakt in de 3D-Suite [én door de clientside applicatie [naam, versie] (er wordt dus direct gecommuniceerd met de server van de Gemeente en niet de clientside applicatie)] / [die inzichtelijk zijn in de clientside applicatie [naam, versie]].

G25 Koppeling met financieel systeem (basisfunctionaliteit) (lezen en schrijven) G25.1

De 3D-Suite integreert op dusdanige wijze met het financiële systeem van Gemeente ([merk, ty-pe, versie]) dat alle functionaliteiten en berichten als beschreven in de specificaties van het be-treffende ‘vrouwtje’ in bijlage [XX enkel relevante berichten opgeven! Bijv. journaalposten XX]

volledig worden ondersteund (voor zover van toepassing realtime en zowel lezen als schrijven).

G25.2

Het recht op betalingen kan vastgelegd worden met besluiten. Voor het genereren van een over-zicht van aan te maken boekingen kan het financiële systeem via live databasetoegang met lees-rechten de benodigde gegevens uitvragen.

G25.3

D.w.z. dat ten minste (doch niet noodzakelijkerwijs uitsluitend) [voor zover van toepassing real-time en volledig geautomatiseerd] [aandachtspunten o.b.v. de specificaties van het betreffende

‘vrouwtje’ in bijlage [XX]].

S22. Koppeling met directory server (basisfunctionaliteit) (lezen)

De 3D-Suite integreert op dusdanige wijze met de directory server van Gemeente ([merk, type,

114 versie]) dat alle functionaliteiten en berichten als beschreven in de specificaties van het betref-fende ‘vrouwtje’ in bijlage [XX] volledig worden ondersteund (realtime en zowel lezen als schrij-ven).

De 3D-Suite integreert met de directory server van de Gemeente zodanig dat alle gebrui-kers/wachtwoorden van interne medewerkers van de Gemeente worden geverifieerd door de Di-rectory server en dat alle rollen die binnen de 3D-Suite worden gebruikt voor authenticatie en au-torisatie gekoppeld kunnen worden aan één of meer groepen uit de centrale directory server van de Gemeente.

G26 [Koppeling met Klantcontactsysteem] [[Alternatief is dat het KCC direct de 3D-Suite gebruikt]] (lezen en schrijven)

De 3D-Suite integreert op dusdanige wijze met het klantcontactsysteem van de Gemeente ([merk, type, versie]) dat alle functionaliteiten en berichten als beschreven in de specificaties van het betreffende ‘vrouwtje’ in bijlage [XX] volledig worden ondersteund (voor zover van toepassing realtime en zowel lezen als schrijven).

[D.w.z. dat ten minste (doch niet noodzakelijkerwijs uitsluitend) [voor zover van toepassing real-time en volledig geautomatiseerd]

- signaleringen die bij het KCS binnenkomen kunnen worden doorgegeven aan de 3D-Suite (schrijven)

- klantcontacten (telefoon, e-mails, anders) die bij het KCS binnenkomen kunnen worden door-gegeven aan de 3D-Suite (schrijven)

- het KCS de contactgegevens kan inzien van de regisseurs (lezen)

- [aandachtspunten o.b.v. de specificaties van het betreffende ‘vrouwtje’ in bijlage [XX]]].

115

7.3 Gemeentelijke basisadministraties en