2 FINANCIEEL BEHEER 2.1 Accountantscontrole
2.8 Materieel beheer
Al enige jaren wordt door de AD vastgesteld dat het voorraad- en inventarisbeheer bij de ambassades nog niet aan de eisen voldoet. De Rekenkamer constateerde in een door haar in 1996 gepubliceerd rapport over de Huisvesting buitenlandse dienst, dat het centrale goederen-informatiesysteem, dat op basis van informatie van ambassades wordt bijgehouden, regelmatig onjuiste of onvolledige gegevens bevat (Tweede Kamer, vergaderjaar 1995–1996, nr. 24 790). De Rekenkamer beval de minister aan zich te bezinnen op de mogelijkheden tot ontwikkeling van decentrale voorraad- en inventarisregistratiesystemen. Een in 1995 mede daartoe ingestelde werkgroep heeft nog geen concrete resultaten
opgeleverd. Ook dreigen de activiteiten in 1996 door de aandacht voor het herijkingsproces naar de achtergrond te worden gedrongen.
3 FINANCIËLE VERANTWOORDING 3.1 Rekening
Overzicht 1 laat de totaalbedragen zien waaruit de rekening 1995 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken is samengesteld. Daarvan wordt afgetrokken het gedeelte waarvan de Rekenkamer met redelijke zekerheid heeft kunnen vaststellen dat het geen fouten of onzekerheden bevat die de tolerantiegrenzen overschrijden. Wat overblijft is het totaalbedrag aan fouten en onzekerheden die de tolerantiegrenzen wel overschrijden.
Overzicht 1
Bedragen van de rekening 1995, Buitenlandse Zaken (x f 1 miljoen)
Verplichtingen1 Uitgaven1 Ontvangsten
Totaal 9 183,0 7 509,9 110,2
Geen belangrijke fouten/
onzekerheden 9 169,6 7 443,1 110,2
Fouten/onzekerheden 13,4 66,8 0
1Het bedrag aan verplichtingen en uitgaven bevat in totaal f 506,1 miljoen respectievelijk f 170,7 miljoen aan overschrijdingen. Indien de Staten-Generaal niet akkoord gaan met de desbetref-fende slotwetmutaties zal de Rekenkamer haar positieve oordeel op dit punt moeten herzien.
Een specificatie van de fouten en onzekerheden is opgenomen in de bijlage. Een aantal ervan is reeds behandeld in hoofdstuk 2. Op de overige fouten en onzekerheden wordt hierna ingegaan.
Als gevolg van incidentele en structurele tekortkomingen in de administratieve organisatie bij de Dienst Gebouwen Buitenland had de Rekenkamer geen zekerheid over de rechtmatigheid van f 6,6 miljoen aan verplichtingen op het artikel 05.02 (Gebouwen buitenland).
Door incidentele tekortkomingen in de administratieve organisatie waren op artikel 02.06 (Hulp in noodsituaties) f 1,7 miljoen aan verplich-tingen en f 2,4 miljoen aan uitgaven onrechtmatig en op artikel 05.01 (Personeel en Materieel diplomatieke vertegenwoordigingen) f 2,4 miljoen aan uitgaven onrechtmatig en f 9,8 miljoen aan uitgaven onzeker.
3.2 Toelichting bij de rekening
De Rekenkamer is van oordeel dat de toelichting bij de rekening voldoet aan de eisen.
In de rekening 1995 zijn met betrekking tot beleidsveld 03 (Samenwer-king met ontwikkelingslanden) vrijwel geen volume- en prestatiegegevens opgenomen. In de rekening van de beleidsvelden 01 (Algemeen) en 05 (Diplomatieke vertegenwoordigingen) zijn met betrekking tot deze gegevens niet de verschillen met de begroting 1995, maar wel die met de realisatie van het jaar 1994 toegelicht.
3.3 Saldibalans met toelichting
Overzicht 2 laat het totaalbedrag van de saldibalans 1995 zien, het gedeelte dat de Rekenkamer niet heeft beoordeeld en het gedeelte waarvan de Rekenkamer met redelijke zekerheid heeft kunnen vaststellen dat het geen fouten of onzekerheden bevat die de tolerantiegrenzen overschrijden. Wat overblijft is het totaal aan fouten en onzekerheden die de tolerantiegrenzen wel overschrijden.
Overzicht 2
Saldibalans 1995, Buitenlandse Zaken (bedragen x f 1 miljoen)
Debet Credit
Totaal 33 350,0 33 350,0
Niet beoordeeld1 30 856,7 2 720,2
Beoordeeld 2 493,3 30 629,8
Geen belangrijke fouten/onzekerheden 2 463,3 30 629,8
Fouten/onzekerheden 29,0 0
Onvolledigheden 745,0 0
1Zie punt 2.5 van het Algemeen Gedeelte van deze bundel.
Een specificatie van de fouten en onzekerheden is opgenomen in de bijlage. Een aantal ervan is reeds behandeld in hoofdstuk 2. Op de overige fouten en onzekerheden wordt hierna ingegaan.
De Rekenkamer constateerde dat enkele posten in de saldibalans ondeugdelijk waren weergegeven. De balanspost Liquide middelen was door een te laat ontdekte boekingsfout f 0,6 miljoen te hoog weergegeven.
Bij de post voorschotten waren er fouten in de opboeking en afboeking van voorschotten tot een totaal bedrag van f 26,9 miljoen (f 18,7 miljoen te laag en f 8,2 miljoen te hoog) en was f 1,5 miljoen onzeker door tekortko-mingen in de administratieve organisatie.
De toelichting bij de saldibalans voldoet aan de eisen, met uitzondering van de posten voorschotten (zie paragraaf 2.2.4) en de intra- en extra-comptabele vorderingen.
3.4 Oordeel over de financie¨ le verantwoording
De Rekenkamer heeft onderzocht of de financie¨le verantwoording voldoet aan de volgende eisen:
– de verantwoording is een deugdelijke weergave van de uitkomsten van het financieel beheer en is opgesteld volgens de voorschriften;
– de uitgaven, ontvangsten en verplichtingen die in de verantwoording zijn opgenomen zijn rechtmatig, dat wil zeggen: tot stand gekomen in overeenstemming met de begrotingswetten en andere wettelijke regelingen.
Op grond van haar onderzoek komt de Rekenkamer tot het oordeel dat de financie¨le verantwoording voldoet aan de eerstgenoemde eis, met uitzondering van:
– een bedrag van f 774 miljoen dat ondeugdelijk is weergegeven met name in de voorschottenstand namelijk door fouten en onzekerheden in de mutaties van in totaal f 28,4 miljoen en door een onvolledigheid van minstens f 745 miljoen;
– de toelichtingen bij de saldibalansposten voorschotten op het aspect ouderdom en bij de intra- en extracomptabele vorderingen op het aspect invorderbaarheid.
Aan de tweede eis voldoet de verantwoording met uitzondering van:
– een bedrag van f 8,9 miljoen aan aangegane verplichtingen en een bedrag van f 62 miljoen aan uitgaven waaromtrent de Rekenkamer geen zekerheid over de rechtmatigheid kon verkrijgen;
– een bedrag van f 4,5 miljoen aan verplichtingen en een bedrag van f 4,8 miljoen aan uitgaven waarvan de Rekenkamer vaststelde dat het onrechtmatig was aangegaan respectievelijk uitgegeven.
BIJLAGE
Belangrijke fouten en onzekerheden in de verplichtingen 1995 (bedragen x f 1 miljoen)
artikel omschrijving omvang fouten/onzekerheden reden paragraaf
01.04 Staatsbezoeken en ontvang-sten op uitnodiging van de Minister-President
02.06 Hulp in noodsituaties 10,0 1,7 Onrechtmatig,
overige onrecht-matigheden
3.1
05.02 Gebouwen buitenland 33,3 6,6 Onzeker,
tekortkomin-gen in de administra-tieve organisatie
3.1
Totaal fouten/onzekerheden 13,4
Totaal onvolledigheden 0,0
Belangrijke fouten en onzekerheden in de uitgaven 1995 (bedragen x f 1 miljoen)
artikel omschrijving omvang fouten/onzekerheden reden paragraaf
01.04 Staatsbezoeken en ontvang-sten op uitnodiging van de Minister-President
02.06 Hulp in noodsituaties 10,0 2,4 Onrechtmatig,
overige onrecht-matigheden
3.1
05.01 Personeel en Materieel diplo-matieke
Belangrijke fouten en onzekerheden in de saldibalans 1995, (bedragen x f 1 miljoen)
postnr. omschrijving omvang fouten/onzekerheden reden paragraaf
3 Liquide middelen 9,2 0,6 Ondeugdelijke
weergave, te hoog 3.3
10 Voorschotten 2 068,0 745,0 Ondeugdelijke
weergave, minimale
RAPPORT BIJ DE FINANCIËLE VERANTWOORDING 1995 VAN HET