Zoeterwoude 19 mei 2013
Bestemd voor
Dhr. dr. N.H.J.J. van der Putten - Docent Academie voor ICT & Media
&
Mevr. drs. ir. S.C. Hallenga-Brink - Docente Academie voor ICT & Media
&
Dhr. C. Noordegraaf - Algemeen Directeur Zorn Groep B.V.
Geschreven en opgesteld door
1. Inleiding
1.1 Achtergronden
1.2 Betrokkenen
2. Projectopdracht
2.1 Doel van de opdracht 2.2 Doelstellingen 2.3 De organisatie 2.4 Randvoorwaarden
3. Projectorganisatie
3.1 De organisatie 3.2 Contactinformatie 3.3 Projectoverleg4. Kwaliteit
4.1 Projectfasen5. Projectactiviteiten
6. Producten
7. Risicoanalyse
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 07 07 08 09 09 10 11 12 13 13 13 13 15 15 ... ... ... 17 19 21Inhoudsopgave
05
1.1 Achtergronden
Het bedrijf
Zorn Uitgeverij B.V., gevestigd te Zoeterwoude, ontwikkelt educatieve projecten in opdracht van o.a. Albert Heijn, Johnson & Johnson, stichtingen en overheden. Met de kennis van de doelgroep(en) in het onderwijs maakt Zorn Uitgeverij kinderen en jongeren enthousiast voor veelzijdige educatieve onderwerpen. Zorn Uitgeverij werkt niet met een standaard methode of een vast stramien. Voor elk project bedenkt Zorn Uitgeverij een passend concept; van interactieve lesbrieven en digitale lesmodules tot magazines, bordspellen, films en evenementen. Ieder lespakket of project is daarbij uniek.
Onze opdrachtgevers komen bij ons met de vraag hoe zij de jeugd effectief kunnen bereiken via het ‘scholenkanaal’. Zorn Uitgeverij vertaalt de boodschap van de opdrachtgever naar een communicatieboodschap richting de doelgroep en werkt dit uit in een creatief concept. Met onze kennis van de doelgroep en het onderwijs inspireren we de jeugd en dragen we bij aan hun maatschappelijke vorming.
De leerkracht is hierbij onze ambassadeur. Zorn Uitgeverij onderhoudt intensief contact met de mensen voor de klas. Op deze manier blijft het bedrijf op de hoogte van de ontwikkelingen in het onderwijs. Onze projecten sluiten altijd aan bij de kerndoelen en SLO-leerlijnen.
Inleiding
07
08
1.2 Betrokkenen
Dit onderdeel van het plan van aanpak, de betrokkenen, geeft aan wie de opdracht gevende, opdracht nemende en wie de begeleidende partijen van deze projectopdracht zijn.
Opdrachtnemer c.q. afstudeerder Joey Vos
Deeltijd student Communication & Multimedia Design Studentnummer: 10090215 Westhovenplein 11 2532 BA Den Haag Opdrachtgever Zorn Uitgeverij B.V. Dhr. Cees Noordegraaf
Algemeen directeur Zorn Groep B.V. Industrieweg 41b
2382 NT Zoeterwoude Examinatoren
1ste examinator
Dhr. dr. N.H.J.J. van der Putten Docent Academie voor ICT & Media De Haagse Hogeschool
Johanna Westerdijkplein 75 2521 EN Den Haag
Kamer - SL 7.41 2de examinator
Mevr. drs. ir. S.C. Hallenga-Brink Docente Academie voor ICT & Media De Haagse Hogeschool
Johanna Westerdijkplein 75 2521 EN Den Haag
Inleiding
Zorn Uitgeverij bezit met de Kenmerk-reeks een zeer sterk merk dat ruim 35 jaar verankerd is in het basis- en voortgezet onderwijs. Per jaar worden zo’n 2 miljoen lespakketten verspreid in de vorm van folio leerlingenmateriaal van 6 tot 24 pagina’s. Naast het foliomateriaal biedt Zorn Uitgeverij educatieve websites, evenementen, wedstrijden, dvd’s en televisieprogramma’s aan. Bij alle materialen worden docentenhandleidingen ontwikkeld. Jaarlijks verspreidt Zorn regelmatig direct mailingen aan alle scholen (PO en VO). Onderzoek wijst uit dat de materialen hoog gewaardeerd worden door leerkrachten en leerlingen.
Bestelde materialen waarvoor verzendkosten betaald zijn, worden met zekerheid in de klas gebruikt. De Kenmerkreeks bestaat momenteel uit zo’n 80 titels; jaarlijks verschijnen er gemiddeld 15 nieuwe titels. Zorn Uitgeverij heeft daarnaast een enorm archief dat gedeeltelijk digitaal gerecycled kan worden. Het totale aantal leerlingen in het onderwijs van 4- tot en met 18-jarigen is 3,5 miljoen, verdeeld over 10.600 scholen (scholen bezitten vaak meerdere gebouwen/adressen).
Zorn Uitgeverij verzendt mailingen aan 8.200 scholen voor primair onderwijs en 2.400 scholen voor voortgezet onderwijs en ROC’s. Ruim 80% van alle scholen bestelt jaarlijks materialen bij Zorn Uitgeverij, variërend van één titel voor een klas tot een hele pallet met uitgaven voor de gehele school. Ook GGD-en, JIP’s, Pabo’s en bibliotheken bestellen materialen bij Zorn Uitgeverij.
2.1 Doel van de opdracht
Er zijn op dit moment enkele uitgeverijen die fotojaarboeken offline (analoog) produceren, maar deze mogelijkheid niet via online (digitaal) kanalen aanbieden. De scholen leveren allerlei stukken aan, ook digitaal, en de uitgever stelt het boek samen. Vaak worden plaatselijke sponsoren benaderd om de prijs van de fotojaarboeken te drukken. De boeken moeten een hoge oplage hebben om aantrekkelijk geprijsd te kunnen worden. De boeken moeten dus zoveel mogelijk klassen herbergen en kunnen niet erg persoonlijk zijn. Het concept zou ook in hele kleine oplagen kunnen voorzien voor eenzelfde prijs. Er is in feite dus (nog) geen echte concurrentie voor dit concept.
Probleemdefinitie
“Door gebrek aan tijd en investeringskosten is het in het huidig beeld van het bedrijf niet mogelijk om deze opdracht te realiseren. De student, in de rol van afstudeerder, heeft de mogelijkheid om tijdens het afstudeertraject, dit middels goedkeuring van het opleidingsinstituut, te verwezenlijken en het concept tot een uitvoerbare user interface
te realiseren.”
Projectopdracht
09
10
Projectopdracht
De school werkt via digitale kanalen aan de invulling van een standaard fotoalbum met tekst als afscheidscadeau voor de leerlingen uit de hoogste klassen. Denk hierbij aan groep 8 van het basisonderwijs en een eindgroep op het voortgezet onderwijs. Elke leerling moet in staat zijn online, zijn eigen stukje tekst in te vullen en daarbij een mogelijkheid hebben foto’s te kunnen uploaden c.q. bewerken via het systeem. Een administrator, in de rol van docent, begeleider of mentor, controleert deze gegevens en heeft de mogelijkheid om deze te bewerken. De school moet in staat zijn te kiezen uit enkele vaste vormgevingsconcepten en heeft daarbij de mogelijkheid om elk album te personaliseren.
De school maakt bij het digitaal ontwikkelen van het fotojaarboek ook een keuze uit sponsoren. Hoe meer sponsoren de school kiest voor het album hoe lager de prijs per fotojaarboek wordt. Het gaat om grote, landelijke organisaties die bereid zijn om een bedrag per album / boek te betalen, eventueel tot een bepaald vooraf afgesproken maximum bedrag. Zodra een album gereed is gaat het online naar een vaste drukker die (digitaal) print.
2.2 Doelstellingen
Eén van de doelstellingen van de projectopdracht is om na te gaan wat de gebruikersbehoeften van het digitaal fotojaarboek zijn. Hierbij wordt vastgesteld op welke wijze docenten uit het basis- en voortgezet onderwijs in de praktijk gebruik gaan maken van het digitaal fotojaarboek systeem.
De hoofddoelstelling van de afstudeeropdracht is om vanuit het bedrijf een digitaal fotojaarboek systeem, naast de analoge variant, aan te bieden, waarbij docenten in het basis- en voortgezet onderwijs geheel gratis of tegen een gereduceerd tarief fotojaarboeken samen kunnen stellen. Bij de beëindiging van het project en de afronding van de opdracht is Zorn Uitgeverij in staat de User Interface, aangeduid in het ontwerprapport, in technische zin intern te laten ontwikkelen.
2.3 De organisatie
Zorn Uitgeverij
Bij Zorn Uitgeverij zijn er op dit moment 15 mensen werkzaam. Zorn Uitgeverij verdeelt zijn werknemers onder drie afdelingen namelijk;
Projectleiders (5 werknemers) / Directie (1 werkgever) Distributie (6 werknemers)
Informatie & Media Technologie (3 werknemers)
De projectleiders bevinden zich, binnen het bedrijf, op de 2de verdieping en gezamenlijk zijn zij verantwoordelijk voor het opstellen van acquisitieplannen en het monitoren van projecten. Het bedrijf heeft 12 volledig ingerichte werkplekken, iedere werknemer beschikt over een eigen bureau en bijbehorende werkcomputer. De opdrachtgever c.q. bedrijfsmentor bevindt zich op minimale afstand van de afdeling Informatie & Media Technologie en is doorgaans direct beschikbaar voor overleg of vragen.
Zorn Evenementen & Media
De afdeling Informatie & Media Technologie is verantwoordelijk voor het realiseren van deze projecten op het gebied van onderwijs, media & educatie. Daarbij bedenkt de afdeling concepten en ontwikkelen zij producten c.q. (web)applicaties voor opdrachtgevers als; Albert Heijn, Shell, johnson & johnson, Plan en overheden.
De afdeling Informatie & Media Technologie bestaat op dit moment uit een drietal young professionals (23 tot 27 jaar), bestaande uit; een programmeur (informatica), Multimedia vormgever en IT Projectmanager / User Experience Designer. Het taakgebied van de afdeling bestaat uit het bedenken van educatieve concepten, het technisch realiseren van deze projecten, het realiseren van begrotingen en het plannen van deze projecten. De afdeling heeft daarbij ook een adviserende rol. De primaire doelgroep waarvoor de afdeling producten ontwikkelt zijn leerlingen in het basis- en voortgezet onderwijs (leeftijd 6 t/m 16 jaar), docenten die werkzaam zijn in het basis- en voortgezet onderwijs. (leeftijd 25 t/m 60 jaar) en mensen die werkzaam zijn op een buitenschoolse opvang. (BSO)
Zorn Distributie
De distributie verwerkt voornamelijk de bestellingen die middels de webshop van het bedrijf binnekomen. De functies binnen de afdelingen van Zorn Uitgeverij worden als volgt verdeeld;
11
Cees Noordegraaf
Algemeen Directeur Zorn Groep B.V.
Ruth Hagenbeek
Accountmanager
Zorn Uitgeverij B.V. Zorn Distributie B.V. Zorn Evenementen & Media B.V.
Joey Vos IT Projectmanager / UX Designer Alexander Smakman Webontwikkelaar Stagiaires Multi-media vormgeving
Ron van Ginkel
Hoofd distributie
Marijke Li
Hoofd financiele administratie
Martin de Korte Promotiemanager Selmar Noordegraaf Projectleider Pitti Redeker Projectleider Annet Huyser Projectleider
Esmee van Doorn
Art Director Korine Paap Magazijn medewerker Anton Mentink Magazijn medewerker Marie Mandas Magazijn medewerker
12
2.4 Randvoorwaarden
De randvoorwaarden van het project worden in dit hoofdstuk van het plan van aanpak zo specifiek mogelijk afgebakend. Dit gebeurt aan de hand van de gestelde eisen en wensen van de opdrachtgever, dit in samenhang met de eisen die aan het systeem gebonden zijn.
Randvoorwaarden opdrachtgever
De opdrachtgever heeft een aantal eisen en wensen voor ogen waaraan het project moet voldoen. Deze zijn als volgt;
Eisen
Er moet een intern onderzoek verricht worden naar de werkwijze en functionaliteiten omtrent het opzetten van een fotojaarboek systeem. Dit onderzoek zal plaatsvinden binnen het basis- en voortgezet onderwijs aan de hand van een telefonische enquête of het houden van persoonlijke interviews. De bevindingen uit het onderzoek worden verwerkt in een aanbevelingsrapport.
Wensen
Er moeten sponsoren gevonden worden die bereid zijn om een vaste bijdrage te leveren aan het fotojaarboek systeem, zodat de boekjes tegen een gereduceerd tarief
aangeboden kunnen worden. De wens is om minimaal 5 sponsoren te vinden. Het doel is om met het maximaal aantal sponsoren de boekjes kosteloos* aan te kunnen bieden.
*Onder voorbehoud van eventuele verzendkosten
Randvoorwaarden systeem
Het systeem moet geschikt zijn en gemaakt worden voor docenten in het basis- en voortgezet onderwijs.
Het systeem moet docenten in het basis- en voortgezet onderwijs de mogelijkheid bieden online een fotojaarboek samen te stellen.
Het systeem moet het mogelijk maken dat fotojaarboeken door de tussenkomst van een drukker gedrukt kunnen worden, en daarbij digitaal bewaard en getoond kunnen worden.
Docenten in het basis- en voortgezet onderwijs moeten de mogelijk hebben om een eigen profiel aan te kunnen maken.
Het systeem moet de mogelijkheid bieden om multimediale attributen (video’s, embed video’s, foto’s en geluid) te kunnen uploaden en deze te bewerken.
Het systeem moet de mogelijkheid bieden om aangeleverde en ingescande foto’s te kunnen uploaden en deze te bewerken.
Het systeem moet de mogelijkheid bieden teksten te kunnen schrijven en deze te bewerken.
3.1 De organisatie
In deze afstudeeropdracht bestaat de projectorganisatie niet uit een team van deskundigen. De opdrachtnemer c.q. afstudeerder bepaalt samen met de opdrachtgever een opdracht samen. Deze opdracht moet door de 1ste en 2de begeleider akkoord bevonden zijn.
3.2 Contactinformatie
Opdrachtnemer Naam: Joey Vos
Deeltijdstudent Communication & Multimedia Design Functie: IT Projectmanager / UX Designer
Studentnummer: 10090215 E-mail: joey.vos@zorn.nl Directe nummer: 071 - 516 20 90 Mobiele nummer: 06 - 41 80 41 41 Opdrachtgever
Naam: Dhr. Cees Noordegraaf
Functie: Algemeen Directeur Zorn Groep B.V. E-mail: cees.noordegraaf@zorn.nl
Directe nummer: 071 - 514 91 41 Mobiele nummer: 06 - 55 34 82 98
3.3 Projectoverleg
Vanaf de start van het project tot aan het einde van het project houdt de opdrachtnemer samen met de opdrachtgever een aantal project overleggen. Deze geplande project overleggen zijn van uiterst belang, omdat hierin belangrijke besluiten door beide partijen worden genomen. Bij elke projectoverleg worden er notulen gemaakt. De notulen worden vervolgens in een verslag uitgewerkt, zodat de opdrachtgever de voortgang kan inzien.
Vanuit de academie wordt de inhoudelijke voortgang van de afstudeeropdracht eens in de vier weken besproken met dhr. Niek van der Putten – docent van de academie van ICT & Media.