Het strategisch plan bepaalt de prioritaire thema's waarop de verbeteringsprojecten zich toespitsen:
centraal beheerde projecten, de strategische pro-jecten enerzijds, en lokale jaaractieplannen ander-zijds, waarvoor doelstellingen worden geformu-leerd die ook meetbaar zijn en die regelmatig worden opgevolgd. Begin 1996 werden de strate-gische opties uitgedrukt in operationele termen, d.w.z. in met precisie beschreven projecten en in te realiseren acties.
Het strategisch plan bevat voor iedere geselecteer-de optie geselecteer-de concrete aanpak, geselecteer-de verantwoorgeselecteer-delij- verantwoordelij-ken, het te bereiken resultaat, de nodige middelen, de planning en de evaluatiemethode.
De strategische projecten hebben als kenmerk dat het verbeteringsacties zijn die belangrijk zijn voor het overleven van de organisatie. Ze vergen de in-zet van een groot aantal middelen, hebben een grote impact binnen en/of buiten de organisatie en de keuze is onomkeerbaar.
Hierna volgen enkele voorbeelden van strategische projecten:
het project DIGITAR dat in 2000 van start ging, beoogt de digitale archivering van de werkloos-heidsdossiers en later van de dossiers loopbaan-onderbreking. Het voordeel hiervan is een gemak-kelijkere en snellere raadpleging van de dossiers;
met het nationale project E-GOV (2001-2002), een e-governmenttoepassing die het de werkge-vers mogelijk maakt om gegevens van tijdelijke werkloosheid via het internet mee te delen, wil de RVA meegaan met de huidige evolutie in de openbare sector inzake e-government;
het project SIMPLYSIBILITY (2001-2002) wil de leesbaarheid van onderrichtingen, formulieren en administratieve beslissingen verhogen door uni-forme modellen en checklists te ontwikkelen;
het project RECOPTIMA (2004) – optimalisering van de terugvorderingsprocedure. De RVA is al reeds lange tijd op zoek naar een oplossing voor een terugkerend probleem: de ontoereikende opvolging van de afhoudingen die de Rijksdienst aan de uitbetalingsinstellingen betekent wan-neer een werkloze die een bericht tot terugvor-dering heeft gekregen, niet zelf terugbetaalt;
het project ELECTROCHEQUES (2006): realisa-tie en promorealisa-tie van een systeem van elektroni-sche dienstencheques;
het project START (2006-2007): elektronische aanvraag en aflevering van startbaankaarten.
om de leesbaarheid en de begrijpelijkheid van de brieven en betekeningen aan de externe klanten te verhogen, creëert en stelt het project TEMPLATES (2008) modellen ter beschikking.
•
•
•
•
•
•
• Strategie - 1995
134
Evolutie Evolutie
135 134
Evolutie Evolutie
135
136
De verwezenlijking van al die strategische projec-ten vereist specifieke benaderingen. Het samen-stellen van multidisciplinaire groepen is het vaakst nodig omdat die formule overeenstemt met de waarden van de Missie, het mogelijk maakt om de medewerkers er optimaal bij te betrekken en zo-veel mogelijk voordeel te halen uit de ervaringen en de knowhow van de personen op het terrein.
Die werkgroepen staan onder leiding van een pro-jectleider.
Om de strategie en dus ook de veranderingen op lokaal niveau in de WB’s en directies te concretise-ren, werd gekozen voor de techniek van de jaar-actieplannen (JAP’s). Een jaaractieplan is een ge-heel van concrete acties en projecten die jaarlijks door alle diensten van de RVA worden bepaald om op lokaal niveau de Missie, de Strategie en de be-stuursovereenkomst te realiseren
Vanaf 1997 kennen de diensten de methodologie van de JAP’s: een leerproces laat hen toe om ver-trouwd te raken met concepten als intentieverkla-ring, bepalen van doelstellingen, projectwerk. In 1998 is de aanpak professioneler geworden toen bijzonder aandacht werd gewijd aan de haalbaar-heid en aan het realistische karakter van de acties die werden ondernomen binnen de grenzen van het beschikbare personeel en materieel. Een an-dere methodologische sprong voorwaarts is te vin-den in de systematisering van de analyse van de vertreksituatie, wat het automatisch mogelijk maakt om de doelstellingen te verfijnen.
Een degelijke opvolging van de jaaractieplannen, meer bepaald dankzij een tussentijdse evaluatie, vergemakkelijkt de selectie van de “goede praktij-ken” op basis van de volgende criteria: link met de Missie en de Strategie, originaliteit van de onder-nomen acties, mogelijkheid tot veralgemening naar andere diensten toe en verwezenlijking van het vastgestelde doel.
De jaaractieplannen bestaan uit twee luiken: het verplichte luik en het vrije luik. Elk jaar beslist de RVA-directie tijdens het strategisch seminarie rond welke thema's de WB's en/of directies verplicht
verbeteringsacties moeten opzetten. De diensten kunnen evenwel vrij bepalen rond welke thema's ze een actie opstarten die gericht is op de verbete-ring van een lokale situatie.
De belangrijke ontwikkeling van de JAP’s heeft ge-leid tot een essentiële methodologische vooruit-gang voor de hele instelling, in het bijzonder op het gebied van het plannen van doelstellingen en het meten van de resultaten.
Voor de realisatie van bepaalde projecten moet een echte verandering qua bedrijfscultuur worden ge-lanceerd. De inzet van zoveel mogelijk medewer-kers in de verbeteringsprocessen is een conditio sine qua non om binnen een organisatie succesvol veranderingen te kunnen doorvoeren. Er werden andere secundaire voordelen opgespoord zoals de ontwikkeling van gestructureerde communicatie binnen de diensten, het zich eigen maken van de strategie van de instelling door het personeel en het steeds frequenter teruggrijpen naar manage-menttechnieken (analyse van de sterke en zwakke punten, projectoriëntering).
Bovendien organiseert de RVA sinds 2002 regel-matig, om de 2 jaar, een studiedag om het kader-personeel nauw te betrekken bij de Missie en de Strategie. Het eerste thema was de voorstelling van de bestuursovereenkomst van de RVA. De ja-ren nadien ging het over “de modernisering en nieuwe opdrachten”, “van informatie tot kennis”
en “de evolutie van onze opdrachten”. Er waren ook steeds uiteenzettingen over de goede praktij-ken die hoofdzakelijk voortvloeiden uit de JAP’s.
De recentste studiedagen vonden plaats op 11 en 12 mei 2010 en brachten 631 kaderleden van de RVA samen rond het thema “een blik op het verle-den, het heden en de toekomst”.