In Duitsland moet er bij het archiveren van overheidsdocumenten rekening gehouden worden met twee types archiefwetgeving en daardoor ook twee types beleidsvoering: federaal en deelstaat.176 Net als in het vorige hoofdstuk is Hessen gekozen als casus voor het onderzoeken van het deelstaatniveau. Het bewaarbeleid van de Duitse Tbs-dossiers zal worden besproken aan de hand van het beleid in de deelstaat Hessen, aangezien de Hessische Tbs-dossiers ook op deelstaatniveau worden gearchiveerd. Echter is ervoor gekozen het toegangsbeleid wel vanuit het federale perspectief te onderzoeken, omdat de toegang tot dossiers ook op federaal niveau zijn vastgelegd.
3.3.1 Het Hessische bewaar- en vernietigingsbeleid
Het bewaren van overheidsdocumenten wordt in de deelstaat Hessen vastgelegd in zogenaamde
Bewertungskatalogen.177 Net zoals in de selectielijsten, geven bewaarmodellen inzicht in welke documenten door een zorgdrager worden opgesteld, en welke daarvan bewaard of vernietigd dienen te worden. In het bewaarmodel van het departement van Justitie staat beschreven welke documenten opgesteld worden in het gevangeniswezen.178 In België bestaat een aparte lijst voor
175 Zo wordt er in het formulier gevraagd naar een beschrijving van het onderzoek, in wiens opdracht deze owrdt
uitgevoerd en waar de resultaten zullen worden gepubliceerd.
176 Hoewel er een federale archiefwet bestaat in Duitsland, heeft de deelstaat Hessen een eigen archiefwet
opgesteld. De verschillen tussen de twee zijn minimaal, waaruit blijkt dat de een is afgeleid van de ander. Zo komen de federale regels voor overdrachtstermijnen en toegang terug in de Hessische archiefwet. Scope is het grootste onderscheid tussen de twee: de federale archiefwet behandelt federale archieven, de Hessische archiefwet gaat over archieven die ontstaan zijn op deelstaatniveau.
Gesetz über die Nutzung und Sicherung von Archivgut des Budes (Bundesarchivgesetz) (2017):
www.bundesarchiv.de (geraadpleegd op 22 mei 2019) en Gesetz zur Neuregelung des Archivwesens und des
Pflichtexemplarrechts (2012): landesarchiv.hessen.de (geraadpleegd op 22 mei 2019).
177 Deze bewaarmodellen zijn vrijelijk te raadplegen via de website van het Hessische Landesarchiv.
178 Rainer Maaß, Micola Wurthmann, Sigrid Schieber en Johann Zilien, Bewertungskatalog für analoge und
digitale Unterlagen des Justizvollzugs in Hessen, Hessisches Landesarviv: Darmstad (2014):
57 de toezichthouder op het Belgische Tbs, maar in Duitsland zijn in dit bewaarmodel van justitie ook de dossiers uit JVA Kassel II opgenomen- de enige Hessische forensisch psychiatrische inrichting waar Tbs’ers worden behandeld.179 Dit is overigens niet heel verwonderlijk,
aangezien in hoofdstuk 2 al is gebleken dat de dossiers van gewone gevangenen in Duitsland inhoudelijk sterk overeenkomen met Duitse Tbs-dossiers.180 Anders dan de Nederlandse en Belgische selectielijsten, wordt in het Hessische bewaarmodel per categorie document beschreven of het bewaard of vernietigd moet worden. De Tbs-dossiers worden in het bewaarbeleid dus niet als geheel gezien, maar als aparte documenten. Er kan dus ook geen uitspraak worden gedaan over het beleid ten aanzien van de dossiers als geheel, maar er kan wel inzicht gegeven worden in welke onderdelen uit het dossier bewaard dan wel vernietigd moeten worden. Transportboeken, persoonlijke dossiers van gevangenen, gezondheidsakten en therapeutische documenten, en statistieken dienen te worden bewaard. Wekelijkse cijfers en documenten over ziekten dienen te worden vernietigd. Gevangenenkaarten en gevangenisboeken, en criminologische akten moeten apart worden geëvalueerd voordat er overgegaan kan worden op ofwel bewaring ofwel vernietiging.181 Doordat persoonlijke dossiers en therapeutische documenten worden bewaard, kan in het algemeen gesteld worden dat de Duitse Tbs-dossiers worden bewaard. Dit zijn immers de documenten waarin de uitvoering van de maatregel naar voren komt, en waarin gegevens over de Tbs’er als individu staan geregistreerd- de twee kenmerken van een Tbs-dossiers. Wat de te vernietigen documenten betreft, is met name interessant dat akten aangaande ziektes die buiten de Tbs-behandeling vallen net als in Nederland ook in Duitsland niet worden bewaard.
3.3.2 Toegang tot het Vollzugsplan
In de archiefwet van de deelstaat Hessen is vastgelegd dat overheidsdocumenten maximaal dertig jaar na creatie overgedragen moeten worden aan het Hessisches Landesarchiv.182 Na deze
30 jaar zijn de archiefstukken in principe voor iedereen te raadplegen, al kan ook in Hessen
179 Justizministerium Hessen, “Justizvollzugsanstalt Kassel II; Zuständigkeit:” justizvollzug.hessen.de
(geraadpleegd op 22 mei 2019).
180 Zie paragraaf 2.3.
181 Justizministerium Hessen, “Justizvollzugsanstalt Kassel II; Zuständigkeit:” justizvollzug.hessen.de
(geraadpleegd op 22 mei 2019), 5 – 7.
182 Paragraaf 8, Gesetz zur Neuregelung des Archivwesens und des Pflichtexemplarrechts (26 november 2012):
58 ervoor worden gekozen om de toegang tot gevoelige dossiers te beperken, door middel van een beperking op de openbaarheid.183 Anders dan in Nederland en België, geldt er voor
archiefstukken met daarin persoonlijke gegevens geen gestandaardiseerde openbaarheidsbeperking. In plaats daarvan wordt voor ieder dossier apart bekeken of deze openbaar gemaakt kan worden, wat tien jaar na het overlijden van de desbetreffende persoon of- wanneer het overlijden niet aangetoond kan worden- honderd jaar na diens geboorte.184 Deze
openbaarheidsbeperking per dossier geldt ook voor de Duitse Tbs-dossiers. Overigens kan ook in Duitsland toestemming worden gevraagd voor de inzage van niet-openbare archiefstukken- door middel van een toestemmingsformulier. Uit dit formulier blijkt, net als in België, dat wetenschappelijke belangen reden kunnen zijn om inzage in niet-openbare Tbs-dossiers toe te staan. Zo is er in het formulier ruimte geboden uit te leggen voor welk onderzoek inzage noodzakelijk is, aan te geven voor welk instituut de aanvrager werkt en te laten weten of de gegevens zullen worden geanonimiseerd. Echter is er ook ruimte geboden in het formulier om op andere gronden toestemming voor inzage te vragen, door aan te geven in welk publiek belang inzage zou moeten worden toegestaan, door aan te tonen dat er toestemming is verleend door de Tbs’er of nabestaanden in kwestie, of door te bewijzen dat het dossier onterecht niet- openbaar is. Dat laatste kan door aan te tonen dat de Tbs’er in kwestie langer dan tien jaar overleden is.185 De Duitse procedure wijkt op drie manieren af van de Nederlandse. Allereerst biedt Duitsland als enige land in de procedure expliciet de mogelijkheid om op niet- wetenschappelijke grond alsnog inzage te verkrijgen in niet-openbare Tbs-dossiers. Ten tweede vervalt in Nederland na de gestelde termijn automatisch de openbaarheidsbeperking, terwijl in Duitsland bewezen moet worden door iemand die inzage wil, dat de openbaarheidsbeperking opgeheven kan worden. Dat staat in direct verband met het derde verschilpunt: bij de aanvraag voor inzage wordt in Duitsland meer bewijs van de aanvrager gevraagd.