Hoofdstuk 3.3.1: bevoegdheid
Artikel 21:
bevoegdheid
De aanstellende overheid stelt de concrete selectieprocedure vast voor de aanvang ervan en zorgt voor de organisatie van de selectie. Ze bepaalt:
Bepalingen
1.de selectieprocedure zelf uit te voeren of om een beroep te doen op een extern bureau voor de uitvoering
2. de selectiecriteria en de wervingskanalen
3. de keuze van de selectietechnieken, inclusief eventueel de selectietechniek voor voorselectie
4. het verloop van de selectie
5. de nominale samenstelling, met uitzondering van de secretaris, en werking van de selectiecommissie.
Hoofdstuk 3.3.2: wervingsprocedure
Artikel 22:
toepassings-gebied wervings-procedure
§1.Aan elke aanwerving gaat een externe bekendmaking en een selectie-procedure vooraf.
§2.De bepalingen van §1 zijn niet van toepassing als de aanstellende overheid bij de vacantverklaring een beroep doet op (een) bestaande wervingsreserve(s).
§3.De bepalingen van § 1 zijn ook niet van toepassing indien een deeltijdse vacante betrekking (van deeltijds naar voltijds of een deeltijdse functie op zich) moet ingevuld worden.
In voornoemd geval kan toepassing gemaakt worden van de procedure interne oproep overeenkomstig artikel 252.
Er wordt dan, via een interne oproep, gepeild naar eventueel
geïnteresseerden die, binnen het bestuur, deeltijds tewerkgesteld zijn in een functie zoals deze die vacant is.
§4. De bepalingen van §1 zijn eveneens niet van toepassing indien een openstaande betrekking wordt ingevuld via interne verschuiving.
Artikel 23:
bekendmaking
§1.Aan elke aanwerving gaat een externe bekendmaking van de vacature met een oproep tot kandidaten vooraf.
§2.De vacatures worden ten minste via de provinciale website bekend- gemaakt aangevuld met minstens één ander kanaal. De vacature wordt daarnaast bekendgemaakt aan de personen die eerder spontaan solliciteerden bij het provinciebestuur en waarvan die sollicitatie niet ouder is dan twee jaar. Ze wordt ook intern bekendgemaakt.
§3.De aanstellende overheid kiest als andere vorm van bekendmaking het meest geschikte communicatiekanaal of -kanalen.
§4.De externe en interne bekendmaking kan zowel de vorm aannemen van een oproep voor één bepaalde vacature als van een gezamenlijke oproep voor een aantal vacatures.
§5.Personeelsleden die omwille van hun afwezigheid van minstens één week geen kennis kunnen nemen van de vacature die ingevuld wordt door een procedure van interne mobiliteit, een bevorderingsprocedure of in combinatie met een andere wijze van vacantverklaring binnen de termijn die nodig is voor de indiening van de kandidaturen, worden door hun diensthoofd of de directeur van de onderwijsinstelling op de hoogte gebracht van de vacature.
Artikel 24:
vacaturebericht
§1.Het vacaturebericht bevat ten minste:
Inhoud vacaturebericht
1. de naam en het niveau van de betrekking
2. de vermelding of de betrekking in statutair dan wel in contractueel dienstverband ingevuld wordt
3. de vermelding of de betrekking voltijds dan wel deeltijds ingevuld wordt 4. een beknopte weergave van de functievereisten op een wijze dat de
kandidaten kunnen oordelen of ze in aanmerking komen
5. de wijze waarop de kandidaturen worden ingediend en de uiterste datum voor indiening ervan
6. de vermelding of al dan niet een wervingsreserve wordt vastgesteld en de duur daarvan
7. de vermelding van het contactpunt voor meer informatie.
§2.Bij gebruik van een vluchtig (digitaal) medium bevat het vacaturebericht ten minste:
Inhoud vluchtig medium 1. de naam van de betrekking
2. de vermelding of de betrekking in statutair dan wel in contractueel dienstverband ingevuld wordt
3. de vermelding van het contactpunt voor meer informatie
Artikel 25:
kandidaturen
§1.De kandidaturen kunnen bij het contactpunt ingediend worden door persoonlijke overhandiging, per post, per fax, per mail of via het elektronische inschrijvingsformulier. Een geldige kandidatuur bevat alle vereiste documenten zoals opgenomen in de infobundel.
§2.Tussen de bekendmaking van een vacature en de uiterste datum voor de indiening van de kandidaturen, verlopen minstens veertien kalenderdagen. De dag van de bekendmaking van de vacature is niet in de termijn begrepen, de uiterste datum voor de indiening van de kandidaturen wel.
§3.De datum van overhandiging, de poststempel, van het faxbericht, van het mailbericht of van de inschrijving via het elektronisch formulier geldt als datum van verzending en indiening van de kandidatuur.
§4.Elke geldige kandidaat krijgt een ontvangstmelding van zijn kandidatuur onder de vorm van een uitnodiging tot de eerste selectieproef of tot de voorselectie. Dit gebeurt per brief of e-mail.
§5.Elke kandidaat die niet voldoet aan de gestelde voorwaarden krijgt een ontvangstmelding van zijn kandidatuur met vermelding van de reden van niet-aanvaarding van zodra de aanstellende overheid deze beslissing genomen heeft. Dit gebeurt per brief of e-mail.
Artikel 26:
inschrijvings- dossier
§1.Per kandidaat wordt een inschrijvingsdossier aangelegd dat volgende stukken bevat:
1. het volledig ingevuld inschrijvingsformulier 2. een Nederlandstalig curriculum vitae
3. indien vereist een kopie van het (de) gevraagd(e) diploma(‘s) 4. eventueel bijkomende attesten.
§2.De verantwoordelijkheid voor het volledig en tijdig indienen van de stukken ligt bij de kandidaat.
Artikel 27:
toelating tot de selectie-procedure : bewijzen
§1.Tenzij anders bepaald moeten de kandidaten voor de deelname aan de selectieprocedure voldoen aan de toelatingsvoorwaarden. Ze leveren het bewijs daartoe aan de voorwaarden vastgesteld in §2, 3 en 6 en dit binnen de opgelegde termijn.
§2.De kandidaten leveren het bewijs dat ze voldoen aan de diplomavereiste uiterlijk op de vastgestelde datum opgenomen in de infobundel. Die datum valt zeker voor de start van de selectieproeven .
§3.De kandidaten die een buitenlands diploma voorleggen, moeten uiterlijk op de vastgestelde datum die per brief of e-mail meegedeeld wordt het bewijs leveren van gelijkwaardigheid van dat diploma.
§4.De aanstellende overheid beslist over de geldigheid van de voorgelegde diploma’s. Een gewone kopie van het diploma volstaat als bewijsstuk voor deelname aan de selectieprocedure.
§5.De kandidaten die niet aan de deelnemingsvoorwaarden voldoen worden definitief uitgesloten van de selectieprocedure. De kandidaten worden schriftelijk op de hoogte gebracht van die weigering.
§6.De deputatie beoordeelt de geldigheid van de ingediende stukken in functie van de toelatingsvoorwaarden. Voor de deelname aan de selectieprocedure volstaat een kopie of een gewoon afschrift van de bewijzen. Eventuele eensluidende verklaarde kopieën kunnen alleen gevraagd worden aan geslaagde kandidaten. Op basis van de beoordeling wordt beslist welke kandidaten definitief tot de selectie-procedure worden toegelaten.
§7.In afwijking van § 1 tot § 6 worden kandidaten die aan alle toelatings-voorwaarden voldoen behalve aan de voorwaarde van een aanvullende opleiding, tot de selectieprocedure toegelaten. Dit geldt enkel in het geval dat de aanstellende overheid bij de vacantverklaring zou hebben bepaald dat een specifiek attest of getuigschrift van een aanvullende opleiding of certificatie binnen een vooraf bepaalde termijn moet worden behaald.
Hoofdstuk 3.3.3: selectieprocedure
Artikel 28:
vergelijkende selectie- procedures
Elke selectieprocedure is vergelijkend, met andere woorden: de kandidaten worden in volgorde van hun resultaten gerangschikt.
Artikel 29:
selectiecriteria en -technieken
§1.Elke selectie wordt uitgevoerd op basis van selectiecriteria en met behulp van een of meerdere selectietechnieken.
§2.De selectiecriteria en de selectietechnieken zijn afgestemd op hetgeen is bepaald in de functiebeschrijving. Voor functies van dezelfde graad zijn de selectietechnieken gelijkwaardig.
Artikel 30:
selectiegedeelten
§1.De selectieprocedure bestaat uit minstens twee gedeelten:
Selectiegedeelten
1. vakspecifiek gedeelte (een schriftelijk of praktisch gedeelte en/of fysiek gedeelte)
2. een mondeling gedeelte (sollicitatiegesprek)
§2.Voor leidinggevende functies wordt eveneens een verplicht assessment center voorzien tussen het vakspecifiek gedeelte en het mondeling gedeelte. Het assessment center wordt uitgevoerd door een externe partner.. De conclusie van het assessment center wordt per kandidaat opgenomen in het proces-verbaal van de selectieprocedure-verrichtingen.
Er worden geen vrijstellingen voorzien voor het assessment center.
§3.De selectieprocedure per functie zoals ingedeeld in de verschillende rangen is als volgt :
Rangen Selectieprocedure
Av, Avb Bv, Bvh
Eerste gedeelte: praktijkgerichte schriftelijke test (50p.)
Tweede gedeelte: gesprek om vast te stellen of de kandidaat voldoet aan de taakomschrijving en functieanalyse (50p.)
Eerste gedeelte: praktijkgerichte schriftelijke test (50p.)
Tweede gedeelte: assessment center
Derde gedeelte: gesprek om vast te stellen of de kandidaat voldoet aan de taakomschrijving en functieanalyse (50p.) Cv Eerste gedeelte: praktijkgerichte vaardigheidstest of
schriftelijke test (50p.)
Tweede gedeelte: gesprek om vast te stellen of de kandidaat voldoet aan de taakomschrijving en functieanalyse (50p.)
Dv Ev
Eerste gedeelte: praktijkgerichte vaardigheidstest (70p.)
Tweede gedeelte: gesprek om vast te stellen of de kandidaat voldoet aan de taakomschrijving en functieanalyse (30p.)
Dv en Ev functies opgenomen in bijlage IV
Eerste gedeelte: praktijkgerichte vaardigheidstest (50p.)
Tweede gedeelte: gesprek om vast te stellen of de kandidaat voldoet aan de taakomschrijving en functieanalyse (50p.)
§4.De deputatie kan gemotiveerd ook voor andere functies een assessment center of andere bekwaamheidstesten aanvullend voorzien en dit op het moment van de vacantverklaring.
§5.Het personeelslid dat tewerkgesteld is in een deeltijdse functie nadat het geslaagd is voor selectieproeven, is vrijgesteld van nieuwe selectie-proeven wanneer de wekelijkse prestaties binnen de functie uitgebreid worden.
Artikel 31:
voorselectie
§1.Op basis van een gemotiveerd advies van het departement Personeel, kan de aanstellende overheid beslissen een voorselectie te organiseren.
Ook de methodiek tot voorselectie en het maximaal aantal kandidaten dat wordt toegelaten tot het volgende selectiegedeelte, worden hierbij vastgesteld.
§2.De voor de voorselectie behaalde punten zullen in geen geval in aan-merking genomen worden bij het opmaken van de rangschikking van de geslaagden van de vergelijkende selectieprocedure zoals voorzien in artikel 28.
Artikel 32:
verloop selectie-procedure
§1.De kandidaten worden van het verloop van de selectieproeven op de hoogte gebracht. De kandidaten worden ten minste zeven kalenderdagen op voorhand geïnformeerd over de plaats waar en tijdstip waarop de eerste selectieproef wordt afgenomen. Die mededeling gebeurt per brief of e-mail.
§2.Als de selectieprocedure een voorselectie bevat, worden de kandidaten daarvan op de hoogte gebracht.
§3.Om te slagen, moeten de kandidaten voor elk selectiegedeelte 60% van de punten behalen. Indien een selectiegedeelte meer dan 1 proef omvat, moeten zij bovendien 50% van de punten halen op elk van die proeven.
§4.In uitzondering van §3 worden voor leidinggevende functies waarvoor een assessment center voorzien is, kandidaten met een eindbeoordeling 'niet geschikt', niet toegelaten tot het volgende selectiegedeelte.
§5.Alleen de geslaagde kandidaten worden voor het volgende selectie-gedeelte uitgenodigd.
Artikel 33:
verslag
§1.De selectiecommissie maakt voor elk selectiegedeelte een beoordeling op. Voor het schriftelijk gedeelte wordt deze beoordeling ondertekend door de betrokken deskundigen, voor het mondeling gedeelte door de voorzitter en de secretaris.
§2.De beoordeling vermeldt per kandidaat het resultaat.
§3.De selectiecommissie maakt bij de afsluiting van de selectieprocedure een proces-verbaal op met vermelding van de deelresultaten van de kandidaten en van hun eindresultaat. Het proces-verbaal wordt ondertekend door de secretaris en ter kennisgeving voorgelegd aan de aanstellende overheid.
Artikel 34:
resultaten en feedback
§1.De kandidaten worden schriftelijk op de hoogte gebracht van het resultaat van elk selectiegedeelte. Pas na afronding van de volledige procedure of na het niet slagen in één van de onderdelen, worden de effectieve punten meegedeeld. Indien ze geslaagd zijn voor het laatste selectiegedeelte wordt ook hun rangschikking meegedeeld.
§2.Kandidaten hebben op hun schriftelijk verzoek toegang tot de eigen selectieresultaten tot die vernietigd worden volgens de geldende archiveringsregels.
§3.Kandidaten hebben recht op feedback van de selectiecommissie tot 3 maanden na de bekendmaking van de punten.
§4.De kandidaat kan kopieën krijgen van volgende documenten:
motiveringsfiche;
verbetering schriftelijk examen met puntenverdeling.
Titel 3.4 : selectiecommissie
Artikel 35:
samenstelling en werking selectie-commissie
§1.De selecties worden uitgevoerd door een selectiecommissie.
§2.Voor de samenstelling van de selectiecommissie per selectiegedeelte gelden de volgende algemene regels:
Regels
1. de selectiecommissie bestaat naast de voorzitter en de secretaris uitsluitend uit deskundigen
2. elke selectiecommissie bestaat uit ten minste vier leden (waaronder de voorzitter en de secretaris)
3. ten minste de helft van de deskundigen zijn extern aan het eigen provincie-bestuur
4. de gouverneur, de provincieraadsleden en de gedeputeerden kunnen geen lid zijn van een selectiecommissie in een selectieprocedure voor het eigen bestuur.
§3.De selectiecommissie bestaat uit personen van een verschillend geslacht.
§4.De deskundigen en de voorzitter van de selectiecommissie worden nominatief door de deputatie aangewezen.
§5.Onder deskundig wordt verstaan dat de leden van de selectiecommissie ofwel over voldoende ervaring beschikken omtrent de te beoordelen functie ofwel deskundig zijn inzake selectiemethodieken en/of ervaring hebben met selectieprocedures.
§6.De selectiecommissie wordt geleid door een voorzitter. De voorzitter wordt in zijn taak bijgestaan door een personeelslid van de personeels-directie die als secretaris fungeert. De secretaris heeft geen stemrecht noch beoordelingsbevoegdheid.
§7. In uitzondering van §6 kan bij selectieprocedures die worden uitbesteed aan een extern bureau de rol van de secretaris opgenomen worden door de consultant van dat bureau. Deze consultant licht het rapport van het assessment center toe aan de juryleden.Hij woont de vergaderingen bij met raadgevende stem en staat in voor de redactie van de motiveringen.
§8.Bij afloop van het mondeling gedeelte beraadslaagt de selectiecommissie over het resultaat van de kandidaten. In uitzondering hierop kunnen enkel gevallen van overmacht worden ingeroepen ter verantwoording van de afwezigheid van een commissielid bij de beraadslaging (minimaal twee deskundigen waarvan minstens één externe moeten aanwezig zijn).
Artikel 36:
waarnemers
§1.De leden van de provincieraad, de gedeputeerden en de vertegen-woordigers van de representatieve vakorganisaties mogen de selectieprocedure bijwonen als waarnemer.
§2.Elke waarnemer dient zich bij de aanvang van de selectieproef te identificeren en te legitimeren.
§3.Zij mogen niet aanwezig zijn bij het vastleggen van de vragen en bij de beraadslaging en/of deliberatie maar kunnen wel hun opmerkingen laten notuleren in het proces-verbaal van de selectieverrichtingen.
§4.Zij respecteren de discretieplicht en maken op geen enkele wijze in-formatie kenbaar over de tijdens de waarneming mogelijks ingewonnen vertrouwelijke informatie.
Artikel 37:
gedragsregels selectie-commissie
§1.De leden van de selectiecommissies respecteren de volgende gedragsregels en wettelijke voorschriften bij selecties:
Gedragsregels 1. onafhankelijkheid 2. onpartijdigheid
3. non-discriminatie op grond van geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst of nationale of etnische afstemming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of
levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige
gezondheidstoestand, een handicap, een fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst
4. respect voor de vertrouwelijkheid van de gegevens van de kandidaten en voor de private levenssfeer
5. geheimhouding van de vragen en respect voor de anonimiteit van de proeven 6. verbod op belangenvermenging.
§2.De juryleden ontvangen een afsprakennota waarin de deontologie en alle nodige informatie opgenomen is.