Datum van afname: 23 maart 2017
Duur interview: 45 minuten en 36 seconden
Functie: Bedrijfsleider
Interviewer: Om te beginnen. Wat zijn de algemene dagelijkse werkzaamheden van een teamleider hier op de afdeling.
Respondent: Ik heb twee teamleiders binnen de afdeling >NAAM<. Een in de polikliniek en een in de kliniek. >TEAMLEIDER< is werkzaam in de kliniek. Daar valt eigenlijk ontzettend veel onder. Alle
operationele zaken die aangestuurd moeten worden. Niet alleen van de 28 klinische bedden die we hebben. Ook van de >NAAM< die we hebben en van de dagbehandeling. Dus dat is best heel vors. Heel veel personeel. Veel leerlingen ook. Arts-assistenten, medisch specialisten. Dus je hebt van allerlei gradaties loop er wat rond. Daarnaast hebben we ook de schoonmaak en de voedingsassistenten. Die hebben allemaal contact met de patiënt en vallen daarom allemaal wel onder de supervisie van >TEAMLEIDER<. Sommige stuur >TEAMLEIDER< niet direct aan. Maar als er wat is. Bijvoorbeeld, een schoonmaker komt ergens binnen en is ergens van onder de indruk, dan is >TEAMLEIDER< degene die ze eruit vist en gesprek aangaat of zorgt dat ze goed opgevangen worden. Dus >TEAMLEIDER< is voor mij. >TEAMLEIDER< is voor mij mijn oren en ogen.
>TEAMLEIDER< ziet veel meer wat er direct op de werkvloer gebeurt en als het nodig is
koppelt >TEAMLEIDER< dat terug naar mij. Heel veel kan >TEAMLEIDER< zelf goed oplossen. Een aantal dingen koppelt >TEAMLEIDER< terug naar mij en spreken we samen 'pak jij dat op of pak ik dat op?'.
Interviewer: Heeft u een voorbeeld van dat soort gevallen die terugkoppeling nodig hebben?
Respondent: Bijvoorbeeld wanneer iemand. Langdurig verzuim. Slecht functioneren. Ruzie. Wanneer er een gebeurtenis is geweest waardoor iemand niet goed functioneert of daarmee zit toch aandacht nodig heeft om opgevangen te worden. Wij hebben geen hele strakke verdeling van 'dit hoort bij jou, dat hoort bij mij'. Het is veel meer natuurlijk. Dus die dingen waarvan we denken van 'nou'. Bijvoorbeeld >TEAMLEIDER< is heel goed in coachen. Dus als er meer een coachvraag ligt, dan pakt >TEAMLEIDER< dat op. Dat vindt
>TEAMLEIDER< ook leuk, daar krijgt >TEAMLEIDER< energie van en >TEAMLEIDER< kan mensen ook echt weer goed op weg helpen daarmee. We hebben de jaargesprekken verdeeld. Hoewel ik wel eerlijk moet zeggen dat >TEAMLEIDER< iets meer jaargesprekken doet dan ik. Maar ik vind het ook heel belangrijk om jaargesprekken te blijven voeren omdat je ook op die manier direct contact hebt met je medewerker en even samen een uur zit en daar ook goede afspraken over maakt. Maar ik merk wel dat er een lading aan hangt, want als je bij >BEDRIJFSLEIDER< moet komen, dan is er misschien wel wat. Die vindt dat soms wel spannender van 'oh, dan heb ik ineens een jaargesprek met de bedrijfsleider in plaats van de teamleider'.
Interviewer: Het is geen pragmatische scheiding om de groep letterlijk in tweën te delen?
Respondent: Nee.
Interviewer: Er zit een reden achter?
Respondent: Voor ons een natuurlijke verdeling. Maar ik zeg niet tegen >TEAMLEIDER< 'dit zijn de lastige gesprekken, die doe ik'.
Interviewer: Dat is ook niet het geval dan?
Respondent: Nee.
Interviewer: Eerder de gevallen die echt aandacht nodig hebben?
Respondent: Omdat wij denken dat dit een betere verdeling is. Allerlei strategische zaken, als het gaat om financiën, als het gaat om FTE's, als het gaat om materialen. Aanschaf van grote dingen. Dat gaat altijd via mij. Ik vind het wel altijd belangrijk een klankbord te hebben. En dat is voor mij, mijn teamleider. Dus ik stem wel
altijd af. Maar uiteindelijk neem ik de eindbeslissing. De eindverantwoording ligt bij mij. Maar ik vind het belangrijk dat je als teamleider een klankbord bent.
Interviewer: Een soort adviserende rol dan?
Respondent: Ja. Precies.
Interviewer: Je noemde net al een paar HR-gerelateerde taken. Ik hoorde jaargesprekken. Coachende rol hoorde ik. Zijn er eigenlijk nog meer dingen die met personeelsmanagement te maken hebben die bij
>TEAMLEIDER< liggen?
Respondent: Ja. Een heleboel dingen. Iemand meld zich ziek en er moet een dienst opgelost worden. Dat is echt weer heel operationeel. Is de bezetting wel naar behoren voor de volgende dienst. Ook de verdeling zeg maar van verpleegkundigen met patiënten zeg maar zorgzwaarte. Verloop dat een beetje evenredig? Dat zijn dingen. Daar houdt >TEAMLEIDER< zich mee bezig. Wij stemmen wel af met elkaar. >TEAMLEIDER< is er niet altijd. Ik ben er niet altijd. Dus wij dragen het ook moeiteloos naar elkaar over. Dat is ook wel heel belangrijk. Anders gaan we dingen dubbel doen. Dan gaat >TEAMLEIDER< wat regelen bijvoorbeeld.
Interviewer: Hoe vindt die afstemming plaats?
Respondent: We spreken elkaar dagelijks. Waarin we dingen afstemmen. Van 'nou, wat ligt er. Wat pak jij op, wat pak ik op?'. En als ik een paar dagen vrij ben geweest krijg ik altijd een overdracht van
>TEAMLEIDER< en dat doe ik ook naar >TEAMLEIDER< toe. Als >TEAMLEIDER< een paar dagen vrij is geweest of op vakantie is geweest, maak ik altijd even een overdracht met de highlights.
Interviewer: En als je dan een paar dagen weg bent, wat is dat de rol van >TEAMLEIDER<?
Respondent: Ik heb altijd een collega-bedrijfsleider die mij vervangt. Dus >TEAMLEIDER< heeft geen andere rol als ik weg ben. >TEAMLEIDER< doet exact hetzelfde en weet dat >TEAMLEIDER< moet afstemmen met mijn vervangend bedrijfsleider als het gaat om 'ik loop vast', 'er kan geen flex ingezet worden, maar ik heb ook geen personeel mogen we bedden sluiten?'. Dingen die dus impact hebben op het financiële resultaat. Dus >TEAMLEIDER< bewaakt wel de kwaliteit van zorg garanderen. En als >TEAMLEIDER< daar gevaar in ziet dan stemt >TEAMLEIDER< met mij of met een vervangend bedrijfsleider.
Interviewer: Ik heb eens opgezocht wat een bedrijfsleider als personeelstaken zou kunnen hebben. Daar komt ongeveer zo een lijstje uit. Zouden we eens kunnen kijk welke onderwerpen door >TEAMLEIDER< gedaan worden. En op welke manier dan. En wat dat de rol van >TEAMLEIDER< is.
Respondent: Als we kijken naar werving. De vacaturetekst moet ik maken. Dat is omdat ik als bedrijfsleider daar mijn handtekening op moet zetten. Omdat er plek is binnen de begroting of omdat het een uitbreiding is. Dat moet ik verantwoorden. Dus dat doe ik. Selectie kan >TEAMLEIDER< heel goed zelf. Dat stemmen we ook heel goed af van. Bij sommige functies wil ik er graag zelf bij zitten. Bij andere denk ik 'daar vertrouw ik helemaal op. Dat komt helemaal goed'.
Interviewer: Dan mag >TEAMLEIDER< dus ook beslissen wie er aangenomen wordt?
Respondent: Ja. >TEAMLEIDER< stemt het wel altijd af met mij en kan het wel altijd goed onderbouwen. Ik heb nog nooit meegemaakt dat >TEAMLEIDER< daarin verkeerde beslissingen neemt. Dus daar heb ik absoluut vertrouwen in en dat kan ik loslaten. Introductie kan >TEAMLEIDER< goed zelf doen. Bijhouden van personeelsbestanden dat doen we samen omdat het een hele grote EVR is met heel veel mutaties. Dus dat doen we gezamenlijk. We checken ook met elkaar van 'joh, wat is nu de stand van zaken'. Daar hebben we een Excelbestand voor. Even aanpassen en dan hebben we weer de up-to-date informatie. Beslissen over en plannen van trainings- en ontwikkelingsdoeleinden. Er is een opleidingsbudget. Dat heb ik vastgesteld voor in de begroting. Zo lang daar binnen gebleven wordt heet >TEAMLEIDER< daar wel beslissingsbevoegdheid toe. Zodra we daar overheen moeten gaan, dan stemt >TEAMLEIDER< daar over af. Dat moet goed gemotiveerd. Daar kan >TEAMLEIDER< niet zelfstandig over beslissen.
Interviewer: Als ik het dan goed begrijp. Er is iemand die een training nodig heeft. Is >TEAMLEIDER< dan degene die daar 'ja of nee' op zegt? Akkoord of geen akkoord.
Respondent: Er zijn standaard trainingen in huis die iedereen volgt. Dan ziet >TEAMLEIDER< er op toe dat iedereen ook echt gaat die dat nodig heeft.
Interviewer: En externe training dan?
Respondent: Voor externe training, zolang het binnen de mogelijkheden zit. Is het bijvoorbeeld één symposiumdag of zo. Dan mag >TEAMLEIDER< dat zeker beslissen. Als het gaat om een intensieve cursus waardoor iemand een paar weken van de werkvloer is, dan stemt >TEAMLEIDER< dat af met mij. Het geven van formele training dat doet >TEAMLEIDER< en kan >TEAMLEIDER< ook goed. Het geven van informele training. Nou coachen en ondersteunen dat doet >TEAMLEIDER<. Het mentoren dat neemt >TEAMLEIDER< ook van nature op zich. >TEAMLEIDER< vindt het ook leuk om onderwijs te geven en is wat dat aangaat heel laagdrempelig voor medewerkers. Ook omdat >TEAMLEIDER< in het wit loopt en meewerkt.
>TEAMLEIDER< springt bij. Coaching on the job.
Interviewer: Vind u de verdeling fijn van meewerken en managen? >TEAMLEIDER< heeft een dubbele rol, twee petten. Bent u tevreden met de verdeling zoals die nu is?
Respondent: Ik zie dat >TEAMLEIDER< af en toe te veel door de zorg opgeslokt wordt en dat het lastig is. Andere taken blijven dan wel liggen, waardoor >TEAMLEIDER< overloopt.
Interviewer: Is >TEAMLEIDER< dat zo'n iemand die dan wel de taken doet ten koste van zichzelf?
Respondent: Ja. Dus daar moet >TEAMLEIDER< echt voor waken. Dat heeft hij genoeg inzicht daarin. En >TEAMLEIDER< weet ook dat >TEAMLEIDER< altijd bij mij kan aankloppen, dat ik weer wat taken van zijn bordje haal en dat oppakt als we het aan de voorkant niet beter kunnen regelen. Want het liefst wil ik dat >TEAMLEIDER< dan wat minder meewerkt in de zorg en wat meer met de teamleiderstaken bezig is. En dat is ook wel de spagaat waar een teamleider in zit. Van beide kanten wordt er aan je getrokken. Ik trek aan
>TEAMLEIDER< omdat ik wil dat >TEAMLEIDER< dingen doet. De verpleegkundigen, het team, trekt aan >TEAMLEIDER< omdat zij willen dat >TEAMLEIDER< dingen doet.
Interviewer: Mocht het te veel worden voor >TEAMLEIDER<, dan zou u voorstander zijn om iets minder zorgtaken te doen?
Respondent: Ja. Functioneringsgesprekken. Die doe ik. Beoordelingsgesprekken doen we vaak samen. Of doet hij vaak alleen. Maar als het echt is dat iemand in een functioneringstraject zit is dat vaak van die zwaarte. Je spreekt een periode af van dingen die je moet behalen. Als dat niet lukt, nemen we afscheid van elkaar. Dus dat. Dat ligt niet bij een teamleider vind ik. Dat hoort echt bij een bedrijfsleider. Ik heb wel de input van
>TEAMLEIDER< nodig over het functioneren omdat >TEAMLEIDER< veel dichter bij de werkvloer zit dan ik zit. Dus we doen het samen, maar de verantwoording ligt bij mij. Akkoord geven op ontwikkelingsplannen. Dat mag >TEAMLEIDER< zelf en doet >TEAMLEIDER< zelf. Disciplineren en corrigeren doet >TEAMLEIDER< zelf. Nou weet ik niet zo goed wat je onder disciplineren verstaat?
Interviewer: Als er echt bijvoorbeeld onwenselijk gedrag vertoond wordt. Dat dat dan rechtgezet wordt.
Respondent: Ja. Spreekt >TEAMLEIDER< collega's direct aan en geeft >TEAMLEIDER< aan wat gewenst gedrag is.
Interviewer: En indien te extreem, dan kom het hier te recht?
Respondent: Ja. Zeker. Afhandelen van tuchtprocedures en klachtprocedures. Afhandelen van
tuchtprocedures doen we altijd in samenwerking met de advocaat erbij. Dus dat handelt >TEAMLEIDER< niet zelf af. Klachtenprocedures. We hebben hier een decentrale klachtenafhandeling. Dus een patiënt is ontevreden en die ligt er nog, dan gaat >TEAMLEIDER< daar mee aan de slag. Als wij een klacht krijgen achteraf, dus als de patiënt is al thuis, en de klacht gaat over het operationele proces van 'nou, ik heb niet de zorg gekregen die ik wenselijk vond', dat soort klachten, dan duikt >TEAMLEIDER< daarin en antwoord ook richting de klager toe.
En klachten van andere aard handel ik weer af. We kijken dus altijd een beetje van 'wat is de aard van de klacht?'. Als het te maken heeft met het operationele proces, als we daarin te kort zijn geschoten, dan pakt >TEAMLEIDER< dat op. Absentiemanagement dat doet >TEAMLEIDER<. Ziek en herstelmeldingen houdt >TEAMLEIDER< bij, dat doe ik ook. We krijgen ook beide telefoontjes van mensen die ziekteverlof aanvragen. Want dat doen ze hier en wij voeren ook frequent-verzuimgesprekken.
Interviewer: Is dat weer per case apart?
Respondent: Ja. Per case apart. Met sommige zit je al in een traject en heb je al meerdere gesprekken gehad. Dan is het wat natuurlijker om dat op te pakken dan dat ze weer met anderen om tafel moeten. En met anderen is het voor de eerste keer dat je zo'n gesprek voert en kun je dat prima verdelen met elkaar. Waardering geven doet >TEAMLEIDER< zeker. Beslissen over salarisschalen doe ik. Bottom-up communicatie. Ja. Als je daarmee bedoelt naar het team communiceren, dan hebben wij, of een vertaalslag van de Raad van Bestuur naar het team toe, dat doen we gezamenlijk. We hebben teamvergaderingen, werkbesprekingen, en nieuwsbrief. Dat
was >TEAMLEIDER< initiatief. Om eigenlijk alles wat we in huis aan informatie krijgen om dat te verzamelen en wekelijks door te sturen.
Interviewer: Is het ook de rol van >TEAMLEIDER< om informatie van de werkvloer weer naar jou door te spelen?
Respondent: Ja. Dat doet >TEAMLEIDER< ook. >TEAMLEIDER< is mijn ogen en oren. Dus wanneer er onrust is, of wanneer er dingen spelen, of een hoge werkdruk is. Dat soort zaken. Dan is >TEAMLEIDER< degene die als eerste bij mij aanklopt en maken wij samen een plan de campagne hoe wij dat samen gaan oplossen. Top-down communicatie, nou daar hebben we het over gehad. Aanhoren van en reageren op
suggesties van het personeel, dat doet >TEAMLEIDER< zeker. Werkbesprekingen zitten wij altijd gezamenlijk voor omdat daar de suggesties naar voren komen.
Interviewer: Is dit vanwege voorgaande functies van >TEAMLEIDER<?
Respondent: Het zit in >TEAMLEIDER< genen. Die vindt het leuk en is daar goed in. En die kan het ook nuanceren. Want er spelen ook beelden bij mensen die ze niet getoetst hebben. Snap je? Dan worden het van die wandelgangverhalen. Dat kan >TEAMLEIDER< heel goed tackelen.
Interviewer: Ook fijn voor u dan om zo een teamleider te hebben?
Respondent: Ja. Heel fijn. Een paar jaar geleden had ik geen teamleider. En dan probeer je zelf alle ballen in de lucht te houden en dan merk je gewoon dat dat niet lukt. Dan merk je dat het team wat mist. Echt die
tussenlaag waar ze op terug kunnen vallen als het druk is, of als het moeilijk gaat met een patiënt. Dan hebben ze een extra handje erbij. Iemand die de rust brengt. En ook iemand waar ze de noden bij kwijt kunnen. Want bij mij moeten ze wachten tot ik tijd heb in mijn agenda. Wat op dat moment dan speelt he.
Interviewer: Heeft u ook gebruik gemaakt van seniors?
Respondent: Ja. Ik had vier seniors. Maar senior is echt veel meer onderdeel van het team. Vinden het moeilijk om collega's aan te spreken. Krijgen dan ook gelijk terug 'zo hoe je dat niet te zeggen, je hoeft dat nu niet te denken nu je senior bent'. Het team doet ook heel veel moeite om iemand zijn gelijke te maken. En wanneer het te spannend wordt, dan haakt de senior echt af.
Interviewer: Dus de teamleider is dan echt een uitkomst?
Respondent: Ja. De teamleider staat echt boven het team, maar is wel dichter bij het team dan een bedrijfsleider. Coördineren van teams en ploegen. Dat doet >TEAMLEIDER<. Onderhouden van effectief teamwerk, daar is >TEAMLEIDER< heel goed in. Personeel consulteren en raadplegen doet >TEAMLEIDER<. >TEAMLEIDER< vraagt ook heel vaak wat mensen er van vinden als er ideeën zijn. >TEAMLEIDER< betrekt ze erbij en creëert daarmee gelijk een groter draagvlak. Gezondheid en veiligheid. Ja. Als dingen niet kloppen, dan regelt >TEAMLEIDER< dat. >TEAMLEIDER< is ook echt van het regelen dat is >TEAMLEIDER< degene die dat oppakt. We hebben pas het noro hier gehad. Dan is >TEAMLEIDER< gelijk op de bres en iedereen wordt goed gefaciliteerd zodat iedereen goed met alle veiligheid en isolatiemaatregelen veilig naar
binnen kunnen. En >TEAMLEIDER< is heel helder in de communicatie. Dat vind ik de kracht
van >TEAMLEIDER< Daar is geen ruis omheen. Verbeteren van werklevens. Daar zet >TEAMLEIDER< zich enorm voor in. Daar is niet altijd tijd voor. Soms hebben mensen toch wensen waar je niet tegemoet in kunt komen. Ik ben misschien dan iets korter door de bocht en denk 'past niet, kan niet, los het zelf
op'. >TEAMLEIDER< gaat dan toch net even wat extra moeite doen. En dat is goed. Want dat betekent dat ze zich gehoord voelen, dat ze zich gezien voelen, zich geen nummer voelen, maar voelen dat iemand die er iets over mag zeggen moeite voor je doet.
Interviewer: Als we dan eens kijken naar de bevoegdheden van >TEAMLEIDER<. Die lijken best wel ver te gaan. >TEAMLEIDER< lijkt over best veel dingen te mogen beslissen. Enige idee waar deze bevoegdheid ophoudt en dat we dan hier bij de bedrijfsleider hier uitkomen?
Respondent: Die is er natuurlijk wel. Waar ligt hij dan wil jij dan weten.
Interviewer: Of welke richting?
Respondent: Als het gaat over het financiële deel of wat impact heeft op de financiën, dan moet
>TEAMLEIDER< dat altijd afstemmen. Als het gaat om strategie. Als het gaat om het maken van keuzes. Gaat we links af of gaan we rechts af? De input die >TEAMLEIDER< geeft is zeer waardevol en wordt zeer serieus