Datum van afname: 13 maart 2017
Duur interview: 21 minuten en 05 seconden
Functie: Bedrijfsleider
Interviewer: Dan is eigenlijk mijn eerste vraag: wat zijn de dagelijkse werkzaamheden van een teamleider hier binnen het ziekenhuis?
Respondent: Dat is een goede vraag. Ik heb op dit moment geen teamleider. Ik werf er eentje op dit moment. De teamleider op dit moment met name alles operationeel op de afdeling te regelen. Roosters, projectjes, het waarnemen van de bedrijfsleider als die op vakantie is en dan in de korte zin van het woord en niet in de eindverantwoordelijke zin want daar moeten we altijd een collega bedrijfsleiding voor regelen, maar de teamleider kan wel in alle operationele zaken de afstemming doen. Kan ook alle ziek- en herstelmeldingen doen, jaargesprekken doen. Er zijn dus wel een tal van taken die een teamleider wat dat betreft kan oppakken.
Interviewer: Zoals ik het dan goed hoor, zit daar ook veel HR-gerelateerde taken in het pakket van zo'n teamleider. Wat zit u als HR taken van deze persoon?
Respondent: Klopt. Jaargesprekken, eindproeftijdbeoordelingen, selectiegesprekken. Dat zou nog een discussiepunt kunnen zijn om officiële waarschuwingen, dat is normaal gesproken iets van een bedrijfsleider. Ik weet alleen wel dat er bepaalde collega's van mij zijn die daar ook teamleiders bij betrekken. Maar dat is ook afhankelijk van het niveau van de teamleider. Zo zou ik er ook in staan. Ik zou niet dit per definitie niet iets vinden dat een teamleider zou moeten doen.
Interviewer: Als we dan kijken naar welke verantwoordelijkheden zo'n teamleider dan heeft, met die HR taken, waarover zou zo'n iemand dan mogen beslissen volgens u. Waar ligt de grens?
Respondent: Dat is wel een hele lastige vraag denk ik. Ja dat is wel lastig. Want zoals hier zit ik op een hele specifieke afdeling, dat ik is heel hoog gekwalificeerd personeel. Dat is heel anders dan een afdeling interne. De vraag is of iemand op een >NAAM EVR< dezelfde beoordelingen zou kunnen doen dan op een algemene afdeling. Dat hoeft niet per definitie zo te kunnen zijn. In principe denk ik dat je prima een teamleider kan in eerste lijn keuzes maken, maar zal niet eindverantwoordelijk zijn. Dat zal ten aller tijden een bedrijfsleider moeten zijn. En dat is ook wel waarom we het ingericht hebben dat als er tijdens bijvoorbeeld mijn afwezigheid in een vakantie iets zou gebeuren met een van mijn medewerkers, dat die bijvoorbeeld een officiële
waarschuwing zou moeten krijgen, dan kan diegene wel het traject inzetten maar kan diegene uiteindelijk niet de officiële waarschuwing uitdelen.
Interviewer: Dat komt dan uiteindelijk toch weer bij u terug?
Respondent: Ja, of bij een waarnemer van mij.
Interviewer: Als we dan kijken naar teamleiders die minder geschoold zijn dan hier op de afdeling, waar zou dan het verschil liggen. Zou u dan aan kunnen geven waar ongeveer het verschil ligt in
verantwoordelijkheden.
Respondent: Ik denk juist dat mensen hier meer geschoold zijn. Maar dat het lastige stuk in de verschillende afdelingen zit dat je te maken hebt met ander soort personeel. Daar moet je als teamleider dus wat standvastiger in je schoenen staan. Als we het namelijk hebben over het aansturen van een poliassistente of iemand aan het aansturen bent die ver boven HBO-niveau zit aan het aansturen bent. De manier waarop een teamleider, stel dat die er zit, met mijn dokters te maken heeft of met een assistent van de chirurgie, dat is toch een andere
verhouding.
Interviewer: Dus u kijkt dat even wat de situatie is, wat voor soort personen zich in de situatie bevinden en op basis daarvan zou u dan verantwoordelijkheden bij een teamleider neerleggen?
Respondent: Ja, en waarschijnlijk zou ik ook, dat is waarom bij mij misschien de functie ook nog niet is ingevuld, omdat ik wel wat andere eisen heb aan een teamleider dan in een afdeling interne, neurologie of chirurgie.
Interviewer: Wat maken uw eisen anders? Zijn uw eisen hoger?
Respondent: Ik weet dat er nog wel eens concessies worden gedaan over het opleidingsniveau. Dat is tegenwoordig steeds minder. We willen echt HBO-geschoold personeel hebben. Maar ik zoek met recht iemand die managementervaring heeft. Ik weet dat hier ook wel mensen in huis aangenomen worden die niet per definitie ervaring te hoeven hebben als teamleider of managementervaring, terwijl ik dat eigenlijk wel een pré vindt als mensen dat hebben omdat je hier toch tegen personeel aankijkt dat echt wel redelijk zelfstandig en standvastig zijn en meer kennis van zaken hebben.
Interviewer: Zou zo'n teamleider, afgezien van verantwoordelijkheden, eventueel ook nog een financiële verantwoordelijkheid krijgen. Of komt uiteindelijk alles wat kosten met zich meebrengt bij u terecht voor een akkoord?
Respondent: Daar hebben we onderscheid in. Op dit moment is het zo dat teamleiders voor 2.500 euro tekenbevoegd zijn. Daarboven alleen maar een bedrijfsleider. Dus zoals op dit moment neem ik ook de poli Oogheelkunde en Dermatologie waar, en voor morgen is een teamleider van de Dermatologie gekomen want er moest iets getekend worden met een hoger bedrag dan 2.500 euro. Dan mag zij niet zelf tekenen, dan komt ze bij mij, als waarnemer van haar eigen bedrijfsleider, en teken ik voor haar.
Interviewer: Als we dan kijken naar de uitvoer van de HRM activiteiten, wanneer is het naar uw mening naar behoren uitgevoerd. Heeft u daar een bepaalde graadmeter voor, of een soort standaard waar u naar refereert: nu vind ik het naar behoren?
Respondent: Dat een teamleider zijn of taken uitvoert?
Interviewer: Ja.
Respondent: Ik heb mijn organisatie hier redelijk strak ingericht dus ik heb, ter vergelijking een
kwaliteitsmedewerker en een praktijkopleider. Dit moeten bijvoorbeeld, aan de hand van standaard formats, met mij evalueren. Daar ik heb ik bilateraal overleggen mee en degene die net haar hoofd door de deur stak dat is de kwaliteitsmedewerker. Dit heeft om de week een overleg met mij aan de hand van een vaste agenda. En dan moet ze over haar voortgang rapporteren. Op die manier borgen en monitoren we de taken en zaken die zij onder haar hoede heeft. De planning is ook om dat zo met een teamleider te doen. Die teamleider krijgt ook een eigen takenpakket zodat het ook weer niet strookt met wat een kwaliteitsmedewerker doet. Anders krijg je daar weer dubbelingen in zegmaar. En ook daarvan zullen we een vaste structuur afstemmen over hoe we de afstemming samen besluit, bekijken en beoordelen. En ook kijken hoe is de voortgang daarin.
Interviewer: Die standaarden, kijkt u dan al gauw naar medische standaarden? Waar houdt u zich dan aan vast.
Respondent: Nee, zeker geen medische standaarden. Want opzicht zal een teamleider ten aanzien van medisch eigenlijk niet iets doen. Dat is meer ten aanzien van het totale takenpakket en afspreken die je daarin samen formuleert. Naar mijn idee zou een teamleider echt wel jaargesprekken moeten gaan doen. De frequent- verzuimgesprekken, het rooster onder zijn of haar beheer, een aantal projecten moeten gaan draaien. Afhankelijk van hoe ver iemand is zou die ook projectmatig ingezet kunnen worden. En daarop zou ik zo iemand ook betoetsen. Zo iemand kan daar ook inzage in geven middels een dashboard wat de voortgang is ten aanzien van jaargesprekken of verzuimgesprekken. Er zijn ook, ik heb één re-integrant. Zo'n iemand zou een teamleider prima kunnen begeleiden. Dit zou mij de tijd geven om weer op andere zaken te focussen.
Interviewer: Is er dan nog bepaalde kennis die u belangrijk vindt waarover zo'n teamleider dan beschikt voor het uitvoeren van de HR-taken. Zijn er bepaalde dingen die echt 'need-to-knows' zijn?
Respondent: Als het gaat om HRM moet je echt wel de processen weten. Hoe lopen nou eigen de processen ten aanzien van de aanname van personeel. Wat komt daarbij kijken? Op deze afdeling ben ik al compleet
gedigitaliseerd. Dus stel dat zij een nieuwe medewerker door het gehele proces zouden willen helpen, moeten ze eerst het hele proces zelf kennen en weten. Dat is ook waarom wij in huis een intern teamleidertraject hebben ontwikkeld. Iedereen die hier nieuw teamleider wordt, ongeacht enige ervaring op managementniveau of als je bedrijfskunde hebt gestudeerd of iets anders, moet je toch het traject volgen. Dat helpt je ook door de processen van het >ZIEKENHUIS< heen.
Interviewer: Is dit een organisatie-breed programma?
Respondent: Ja. Dus of je nou teamleider wordt op een klinische afdeling of op een ondersteunde afdeling, of op een poli, of zelfs bij een ICT-afdeling, dat maakt niet uit. Dan volg je het programma.
Interviewer: Zijn er nou eigenlijk ook nog bepaalde activiteiten, personeels-gerelateerde activiteiten, waarvan u zoiets heeft dat is echt niet de taak van de teamleider. Dat ligt bijvoorbeeld bij HR of bij een andere orgaan in het ziekenhuis. Dat is niet iets waar ik mijn teamleider mee wil belasten.
Respondent: Dat is een goede vraag. Ik vind sowieso dat stuk waar ik vertelde over de officiële waarschuwing, daar zou een teamleider misschien bij betrokken kunnen zijn, maar dat vind ik echt een aan bedrijfsleider. Dat moet echt een bedrijfsleider doen. Als het gaat om, hebt ook HR-gerelateerde zaken die in een begroting voorkomen of in een business cases. Dat vind ik echt wel zaken voor een bedrijfsleider. Dat wil niet zeggen dat een teamleider daar niet in kan meedenken of mee kan helpen. Want ik weet dat, afhankelijk van de persoon, zijn er best teamleiders die het ongelofelijk interessant vinden om ook eens mee te kijken van 'hoe werkt zo'n begroting' of 'hoe werkt zo'n investeringsaanvraag'. Maar dat moet niet per definitie de
eindverantwoordelijkheid zijn van een teamleider. Dat vind ik echt wel de taak van een bedrijfsleider.
Interviewer: Zijn er dan ook nog bepaalde manieren hoe u de taken uitgevoerd wil hebben. Of zijn teamleiders daarin vrij om zelf een eigen weg te vinden?
Respondent: Ik zou het het leukste vinden als ze zelf hun weg daarin zouden kunnen vinden. Maar in the end komt het erop neer dat het dezelfde procedures zijn die ze daarin volgen. Soms kun je ook niet anders. Onze aanstellingsprocedure is daarin hetzelfde. Dan zou je wel kunnen denken van 'ik wil nu een hele andere vacature gaan maken, samen met HR', dat kan. Zou dan vooral HR op en ga samen kijken naar vacature tekst. Of wil je in de externe media daarin zelf wat doen. Of op social media iets ondernemen. Be my guest en doe me een voorstel, dan is het alleen maar leuk dat mensen daar zelf over nadenken. Maar in the end kom je op dezelfde stromen terug.
Interviewer: Zijn er dan bepaalde workflows gebouwd, een soort stappenplan waar de teamleider doorheen kan werken? Of is het vooral de ene medewerker die de andere medewerker uitlegt van 'zo gaat het hier'.
Respondent: Ja, dat is een leuke vraag. Ik ben vier jaar geleden hier begonnen als bedrijfsleider. Toen liep ik er tegen aan dat er geen draaiboek aanwezig was waar ik als bedrijfsleider aan moest voldoen. En als ik dan dat draaiboek volg, dan weet ik wat ik moet doen. Helaas is dat draaiboek er niet. Zo is dat er ook niet voor teamleiders. We hebben een kwaliteitshandboek gemaakt die als leidraad van de afdeling dient. Waar je moet voldoen. Dat je zeker weet als je deze stappen hebt gedaan, dat dan je hele kwaliteitsverantwoording en EVT- verantwoording geregeld is. Dat zou je prima uit kunnen splitsen van 'dit doet een bedrijfsleider' en 'dit doet een kwaliteitsmedewerker' en 'dat doet een teamleider'. Daar zou je prima onderscheid tussen kunnen maken.
Interviewer: Is dat onderscheid ook gemaakt in het kwaliteitshandboek?
Respondent: We zijn momenteel met de uitsplitsing bezig. Hebben we nog niet kunnen volmaken omdat die teamleider er nog niet is. En dat we zeiden, 'ik heb nu een kwaliteitsmedewerker en ik wil niet dat zij nu al verplicht dingen gaat kwijtraken aan iemand die er nog niet is. Dan ligt het weer op mijn bord. Dus daar zijn we nog een beetje zoekende in. Maar dat gaat er zeker komen.
Interviewer: In dat handboek staat dan ook wat, wanneer gedaan zou moeten worden?
Respondent: Ja, en hoe vaak per jaar en of er een standaard format is waarin zoiets verslagen wordt. Naar mijn mening zou dat voor deze organisatie een groot winstpunt zijn voor deze organisatie als je zoiets uniform voor alle EVRs instelt. Dat is meer mijn mening. Ik zou het bijvoorbeeld ook heel goed vinden als teamleiders
uitwisseling hebben over verschillende afdelingen. Omdat er namelijk enorme diversiteit binnen de organisatie is. Dat zal overigens overal het geval zijn, maar je kunt deste meer leren door het uitwisselen van functies of het uitwisselen van mensen binnen bepaalde functies.
Interviewer: Is er dan ook nog bepaald gedrag dat u verwacht dat vertoond wordt door teamleiders als ze personeelsactiviteiten uitvoeren?
Respondent: Ja, zeker ja. Een teamleider zou zich zeker moeten gedragen als iemand die een voorbeeldfunctie
heeft ten aanzien van bepaalde professionalisering die die heeft. Bepaald professioneel gedrag. We hebben bepaalde kernwaarden binnen het ziekenhuis. Daar zou die zich zeker aan moeten identificeren en daarop voor moeten staan ten opzichte van de rest. Dat zal inherent zijn aan dat soort functie. Ik denk dat iedereen die onderdeel uitmaakt van een managementlaag, zich daaraan moet conformeren.
Interviewer: Zijn er nog zaken die u zou willen toevoegen aan het interview?
Respondent: De afstemming tussen bedrijfsleider, teamleider, en HR is ontzettend belangrijk. Zo moet duidelijk zijn welke taken tot de bedrijfsleider, de teamleider, en HR behoren: een duidelijke taakverdeling. Zo zou een nieuwe medewerker IC aan een opleiding beginnen. Maar nu blijkt dat deze persoon geen
opleidingsovereenkomst heeft. We zouden ook wel kunnen spreken van een trilaterale overlegstructuur.
Interviewer: Als ik het goed begrijp is het hierin belangrijk om de duidelijke verwachtingen te hebben van iedereen zijn rol hierin?
Respondent: Ja, dat klopt.