I m p lem entatie Zieken huis I n cident Registratiesysteem
De i m p lementatie van Z I R i n een zieken h ui s verloopt i n een aantal stappen.
H ieronder is het gehele p roces schematisch weergegeven, met per stap een korte toelichting op de verschi l lende o n d erdelen. Vervolgens wordt elke stap u itge b reid besch reven.
De ICT-beheerder is vera ntwoord elijk voor alle zaken die te make n hebben met de i n richting van h a rd- en s oftware voorzienin gen ten beh oeve van Z I R.
Een d i rectielid is betro kken bij h et p roject Veiligezorg® jZIR.
(
(
c
Stap 1
Schema 6
VX Company
ZIR-gebruikers
Alle geregistreerde en geautoriseerde gebrui kers va n Z I R (maxi maal 2 á 3, liefst l á 2 p e r locati e) .
Team Vei/igezorg®jZIR
De la n d e lijke belei dsadviseurs bij Sectorfo n d s Zorg zij n verantwoordelijk voor de ondersteuning en begeleiding van Z I R. I n h et alge m e e n zullen zij betrokken zij n bij beleidsmatige zaken die verband houden m et de werki ng van Z I R, de i n houd van afspra ken en het algemene tevredenheidsn iveau.
VX Company
VX Comp any is de ontwikkelaar va n de ZI R-applicatie en vera ntwoordelijk voor de i n itiële i n structie en het oplossen van fouten. VX Co m pany is ook contactpunt in situaties die te m a ken hebben m et de bevei ligde i nternetverbindi ng.
Voorbereiding im plementatie ZIR
Wat is ZIR?
Z I R is een database die als ond erdeel van Veiligezor� wordt gebru i kt voor de i nvoer en regi stratie van agressie-in cidenten en een aa ntal andere i n ci d enten, zoals d iefstal en va ndalisme. Met behulp van ZIR kunnen a n a lyses worden u itge
voe rd op de geregistreerde gegevens. Deze analyses vormen een belangrij ke i n put voor beleidsbeslissingen ten behoeve va n h et terugd ri ngen van agressie.
N . B. ZIR bevat een deel van de gegevens die nodig zijn voo r h et opstel len va n een p rocesverbaal. Daarvoo r za l a ltijd nog een verhoor n odig zijn.
Beveiliging van de gegevens
De databa n k m et alle geregistreerde incidenten is opgeslagen op een centrale server.
O m toegang te krijgen tot Z I R moet daarom een ve rb i n d i ng met intern et worden gem a a kt. H i e ronder wordt sche matisch weergegeven wat er aan voorbereidende activiteiten m oet plaatsvi nden om met ZIR te kun n e n werke n .
Bevei liging gegevens
ICT Ziekenhuis Infrastru ctuur regelen
MT Ziekenh uis Toewijze n gebruikers
Projectleider ZIR Opstellen gebrui
kers-Ziekenhuis overeenko mst
De gegevens o p de data b a n k zijn zodan ig beveiligd opgeslagen dat a lleen met een zogena a m d token en een wachtwoo rd via internet toega n g kan worden verkregen tot h et ZI R-systeem. H i e rvoor worden een beperkt aantal geb ruikers geauto riseerd .
Wa n n eer gegevens van i n cidenten lokaal i n een zieke n h uis worden ingevo e rd worden deze vervolgens versleuteld C'encrypted', zoa ls met i nternetban kieren) via het i nternet verzonden naar d e centrale server. H iermee wordt voldaan a a n de eisen die gesteld worden d oor h et College Bescherm ing Persoonsgegevens.
I n d e b ijlage 111-10 van de tooikit is een kopie Ontheffi n g C B P opge n o m e n .
Infrastructuur
Om gebruik te kunnen m a ken van h et ZIR m oet d e i n frastructuur in het zieke n h uis aan d e volge n d e voorwaarden voldoen:
gebruik va n internet Exp lorer 5.0 en h oger, met h igh encryption pack toegang tot b evei ligde websites (https (s van secured)
TIP
Een scherm resolutie van 1 024*768 pixels geeft het b este beeld.
Een lagere res o l utie kan uiteraard ook.
Token
Met een token en het wachtwoord kan vanaf elke com puter toegang word e n verkregen tot Z I R. Een token is e e n persoon lijke codegenerator, die n o d i g i s o m toega n g tot Z I R t e verkrijgen . E e n token wordt persoonsgebo n d en uitgere ikt. O m te voorkomen d at n iet-geautoriseerde personen toegang krijgen tot d e gegevens die i n het Z I R zijn i ngevoerd, is het van groot belang de tokens goed te behe re n .
D e projectleider ZIR/Vei ligezorg( i n h et zieke n h uis zorgt er vervolgens voor d at:
d e gebruikers worden geregistreerd en gea utoriseerd ,
wordt vastgelegd wel ke ta ken d o o r welke gebru i ke r(s) word e n uitgevoerd , wordt vastgelegd wat de verantwoordelijkheden van de geb ru i kers zijn , geb ru i kers voldoende tijd krijgen voor de i nvoer en verwerki n g.
Dit wordt sch riftelijk vastgelegd i n een geb ru ikersovereen ko m st. De afs p ra ken d a a ri n z ij n d a a rna bindend voo r a lle betrokkenen.
Gebrui kersovereenkomst
I n d e geb ruikersovereenkomst worden afspra ken vastgelegd over:
wie is waarvoor vera n twoordelijk, wie d oet wat, h oeveel tijd wordt daarvoo r vrij
ge m a a kt.
r
te rugkoppelen van de overzichten naar de betreffende a fdeli n g(en), m elden van storingen a a n d e h elpdesk Z I R,
jaarlijks overzicht maken van d e meldin gen.
Benod igde tijd
H et invoeren van een incident kost een paar minuten. Wan neer gegevens m oeten worden achte rhaald wordt d i t al s n e l een u u r. Als overleg met h et slachtoffer, poli
tie en OM n o d i g is, kan d e tijd o p lo pen tot 8
-
1 2 u u r.( :. �:
a k een overzicht waarin alle geb ruikers m et h un vera ntwoo rdelijk-heden en h u n afd eling c.q. werkplek zijn opgenomen, z o m ogelij k i n c l u sief d i recte telefo o n n u m m e rs, e-mailad res en werkdagen enjof werktijden.Plann ing implementatie en autorisatie
In stap 2 wordt een p la n n i n g gema a kt voor de implementatie van ZIR.
Een ander belangrijk onderdeel i n deze stap is de autorisatie van d e gebru i ke rs.
H i e ronder zijn schematisch d e activiteiten i n deze stap weergegeven.
Toegang i nternet
Pla n n i ng im plem entatie
Als de gebru ikers bekend zijn en afspraken zij n gemaakt over wie wat doet, kan een planning worden gem a a kt voor de i m plem entatie van ZIR. De implemen tatie bestaat uit:
het autoriseren van de geb ru i ke rs,
het testen van het ge b ru i k van het token en wachtwoord"
.. testen van de toegang tot ZIR,
introductie van een meldingssysteem, bv. via de meldingenkaa rtjes van Veiligezorg«'
Autorisatie van de gebruikers
Om toegang te krijgen tot Z I R is een autori satie van VX Co mpany (de be h e e rd e r van Z I R) nod ig.
Voor het autoriseren van de gebrui kers wordt de volgende proced u re gevo lgd :
1 . Het team Vei ligezorg®jZ I R stu u rt de autorisatieform ulieren n a a r d e Sectorfon dsen Zorg en We lzijn, tea m Vei ligezor�jZIR.
4. Het team Vei ligezo rg®jZI R registreert de gegevens en stuu rt een kopie v a n gebru i ker en h et acceptatieform ulier
6. De ge bru i ke r stuu rt het acceptatieform u lier terug naar VX Com pany.
7. Na ontvan gst van h et acce ptatiefo rm u lier wo rdt de eerstvolgende vrij dag de toegang tot ZIR voor de betreffende gebruiker geactiveerd .
LET OP
Verificatie van gebru i kers is d e vera ntwoordelijkheid van de i n stelling! Het ver
dient dus aan bevel i n g hierover i ntern procedures te h ebben dan wel goe d e
(
c
Stap 3
Testen toegang tot ZIR
Na ontvan gst van alle toke n s door de geb ru i kers is h et aan te bevelen met deze gebruikers een p roef u it te voeren waarin de toegang via token en wachtwoord naar de ZIR-a p p licatie wordt uitgetest. Deze test volstaat m et h et u itprobere n van de toegang. Eventuele i n ci d e nten ku nnen weliswaar worden ingevoerd m a a r wij adviseren h ierm ee te wachten totdat instructie over de werkin g va n Z I R h e eft plaatsge h a d . Alle eventuele i nvoer wordt n amelijk direct i n de centra le d atabank ZIR als werkelijk incident opgeslagen.
Meldingssysteem
Om incidenten in ZIR te kunnen registreren zullen ze eerst gemeld moeten worden.
leder zi ekenhuis bepaalt zelf hoe dit te doen. In het lan delijke project Veiligezorg® zij n meldingskaa rtjes ontwikkeld. Deze kunnen door ieder zieken huis worden gebruikt.
I n deze fase verd ient het aan beveling het meldingssysteem te bespreken en de mel
dingskaartjes met de gebruikers te bespreken. Het geb ru i k van deze kaa rtjes bevor
dert het uniform aanleveren van incidentgegevens ten behoeve van de invoer in ZIR.
I nstructie en invoer
In stap 3 kan met de werkelijke invoer worden begonnen. Daaraan voorafgaand krijgen de gebruikers nog een instructie. H ieronder worden schematisch de activiteiten in Schema 9 deze stap weergegeven.
Projectleider ZIR
d enten vastgesteld zijn, ontvangen de geb rui ke rs een i n structie. Deze i nstructie wordt gegeven door een m e d ewerker va n VX Com pany. manier opslaan van de i n gevoerde gegevens.
Behalve de i n structie ontvan gen de gebruike rs ook nog een gebrui kershandleiding.
Stap 4
S ch ema 1 0
Projectleider ZIR
Invoer in ZIR
Na de instructie (maa r ook al tijdens) kan daadwerkelijk bego nnen worden m et d e i nvoe r van in cidente n, overe e n ko m stig d e p roce d u res.
O m te voorkomen dat er grote achtersta nden ontstaan met de i nvoer va n i n c i d e n t e n is het goed om i ntern af t e s p re ken m et welke freq uentie d e incidenten wor
d e n i ngevoerd : meteen na het i n ci dent, tijdens d e n achtdienst, eens per w e e k.
H et advies is niet langer dan een week te wachte n m et de i nvoer.
Ondersteuning en onderhoud
Va naf stap 4 is Z I R operationeel. I n ci d e nten worden ingevoerd. On d erste u n i n g van VX Com pany is geregeld via een helpdes k. O n d erhoud en o pti m a l isatie gaat via een meldi ngs procedure.
H i e ronder wordt schem atisch weergegeven wie wat d oet.
Ziekenhuis Begeleiding i nvoeri ng ZIR / organ iseren helpd esk
VX Company Helpdesk fun ctie / Ond erhoud ZIR
.. .... . ..... _ _ _ _ _ _ _ . .. . _ . _ .. _ _ _ • _ _ .. _ . _ . " P " " " " 0 - . . .. _ _ _ .. .. .. _ .. .. .. . _ _ _ _ ... .. _ _ . _ .. '" .. _ . .. . _ .. .. ...... .._ .. _
Gebruikers I nvoer incidenten in ZIR
Team VZ/ZIR Algemene onderste u n i n g
Ondersteuning
Na de gebru i ke rsinstructie kun n e n gem elde incid enten worden ingevoerd. Dit kan d i rect of bijvoo rbeeld eens per week (als batch) .
Er kunnen natuurlijk a ltijd problemen ontstaan of vragen zijn. I n dat geval ka n m e n terecht b ij het Landelijk O n d e rsteun ingspunt Veiligezorg® /ZIR of d e h e l pdesk van VX Com pany.
Voor gebruik van de helpdesk wordt een overeenkomst gesloten met het zieke n huis.
lET OP
O m een zo goed mogelijke ond erste uning te ku n nen geven is het van b e l a n g dat zowel het landel ijke team Veiligezorgoo/ZI R als de h elpdesk va n VX Com pany, een actueel overzicht h e b ben va n d e gebruikers, h un afdeling, rechtstreekse telefoon
n u m m e rs, e-mailadressen en h un werkdagen e n /of werktij d e n .
TIP
Noteer het n u m me r van de h e lpdesk bij uw ZI R-gegevens e n in de geb rui
kers h a n d leidi ng. De h elpdesk is bere i kbaar op werkdagen tussen 08.30 e n 1 7 .00 u u r op tel. n r. 0 3 5 - 5 390328.
c
(
c
Onderhoud
Om Z I R verder te kun nen optima lisere n is h et nodig om opmerkinge n of wensen van gebruike rs teruggekoppeld te krijgen . H iervoor kunt u een elektro n isch m eI·
d i ngsform ulier opvragen via de website www.zir.nl en via h et forum op de home·
pagi na wwwJondsenzw. nl. Iedere n ie uwe instelling krijgt bij de ingebruikname van Z I R toegang tot d it forum . De toega n g wordt in eerste i nstantie verstrekt aan
d e p rojectleider ZIR. Wa n n ee r voo r m e e rdere gebruike rs binnen d e instelling een d ergelijke toegang gewenst is, ka n d e p rojectleider Z I R van het ziekenh uis d eze aanvragen . Op dit forum za l ook een overzicht met vee l geste lde vragen (FAQ) kom e n .
I n bijlage 1 1 1-8 van de tooIkit i s d e gebru i kershand leid i n g van ZI R opge n o m e n , d i e ook t e vi nden is op www.Z I R . n l.
IV. l .
IV.2.
c
Convenant
IV. l I nventa riseren va n d e diverse bestaande convenanten IV. 2 O p m aat maken a a n d e hand van het modelconvenant IV. 3 O rgan i se ren conferentie ter ond erteke ning va n het convenant