01-09-2004    Anneke van Hoek in samenwerking met Steinmetz Advies, Opleiding Handboek Veilige zorg – Handboek Veilige zorg

�

,.---

�

Handboek Veiligezorg®

Veillgezors 1 een prtlIea.!l<I kader van h� Alboconven,m liel91hullEll Hel ,rnoconven'nt I1 een inltlali van NVl "'EIl .ng van z"ken'""EIl, ABVAKABO 00, OOMlie'e laal de U," lorgeo Wellijn, ^{Nu '?I,} fHl eo de ml",�enes',' VWS En SM HeIArboconvenanlliekEllhul!en YoIlIdl u;lg"""rd 0001 hel Sedononds l�, dal deel UIJmaaI! van Sedortooa;<l\ /oIg en Welzlln U'1"hl

(

Colofon

Veil igezor!f'is e e n p roject i n h et ka der va n het Arboconvenant Zieke n h u izen.

Het arboco nve nant is een i nitiatief va n NVZ ve reniging van zieke n h u izen, ABVAKABO FNV, CNV Pu blieke Zaak, de Unie Zorg en Welzijn, N u ' 9 1 , FHZ en de m i n isteries van VWS en SZW. H et Arboconvenant Zieken h uizen wo rdt uitgevoerd door het Sectorfonds Zorg, dat deel uitmaakt van Sectorfondsen Zorg en Welzijn, Utrecht.

Apri l 2004

Onderzoek- en Adviesbureau DSP-groep i.s.m. Steinm etz Advies e n Opleid i n g

Secto rfondsen Zorg e n We lzijn Afdeling Com m u n icatie

Landelijk Onderste u n i n gsteam Veiligezorg®

Waldo Creative Concepts, H o o rn www.waldocc.nl

500 stuks 920.04 5 . 4 7

Sectorfondsen Zorg e n Welzijn Postbus 8203, 3 503 RE Utrecht T (030) 298 52 22

F (030) 298 52 00 E info@fondsenzw.n l

www.vei ligezorg. nl; www.ZI R.nl www.fo ndsenzw. n l ; www.a rbozw.n l

Aan de i n houd va n d eze u itgave kunnen geen rechten worden ontleend.

Sectorfondsen Zorg en We lzijn, veren igd i n de Stichti n g Arbei d s m a rktbeleid Zorg en Welzijn , zijn n iet a a n s p ra kelijk voor eventuele drukfouten noch voor h et gebruik van de i n h oud van de teksten en de daaruit voortvloeien d e feiten , o m standigheden en gevolgen. Overnam e van teksten i s a lleen toegestaa n n a sch riftelijke toestem m i n g van d e uitgever(s).

Voorwoord

Bottu m u p , oftewel van d e werkvloer voor de werkvloer. Dat is de boodschap die i n d it hand boek Vei ligezorg® wordt neergezet. I n held ere woorden, praktische schema's e n overz i chtelijke stappen. Vei ligezorg® levert een con crete bijdrage aan plezierig e n vei lig werken in de zorg.

Dit handboek was niet tot stand gekom e n zonder de h ulp, steun en i nspa n n ing van d iverse personen in en buiten d e zorgsector. Als d ie personen zich n i et had­

den ingespa n nen, zou u h i e r een 'ka stplank modellenboek' hebben aangetroffen.

Niets is echter m i n der waa r. Het is een p raktijkboek voor en door de pra ktijk geschreven . Een boek dat een bijdrage levert aan het terugdri ngen van d e agres­

sie-incidenten in de zieke n h u izen. En daardoor levert dit hand boek ook een bij­

d rage aan het terugdringen van het ziekteverzuim, zoals wij i n h et Arboconvenant Ziekenhu izen voorstaan. De m ooie m anagementterm H uman Resou rce

Managem e n t (H RM) , krijgt een tastbare i nvulling en het samenwerken met andere maatscha ppelijke i n stelli ngen a ls politie, justitie en gem eenten wordt zeker bevorderd . De handvatten en de wegen daartoe worden u als brui kbare tools in dit handboek aangeboden. De projectmatige aanpak van Veiligezor� staat garant voor een structu rele aanpak op basis van een heldere a n a lyse van de bestaande situatie bij u i n het ziekenh u is.

H et zieke n h u is waa rin u werkt is dyna m isch. Ook dit boek heeft een dyn a m isch kara kter, waarbij h et woord 'couleur loca le' uiteraard zijn weg z a l vin den.

Ook z u llen actuele gegevens u in d e toekomst besch i kbaar worden gesteld via d e website www.veiligezorg.nl. zodat u steeds geb ru i k kunt m a ken van d e laatste pra ktij kerva ri ngen uit het werkve ld i n de Ned erlandse zieken huize n .

I k w i l hierbij d e werkers van het eerste u u r van Veiligezorg® danken voor h u n enorm e i n b reng. Mede daardoor ligt dit handboek er. Een handboek d at toekomstige gebru ikers een p rojectmatige aan pak biedt om een structureel veiligheidsbeleid i n de ziekenhuizen neer te zetten. Ziekenh uizen waa ri n een

ieder zich fij n en vei lig voelt en waa r m edewerkers zorg kunnen verlenen aan hen die d at behoeven .

Tim de Jong

Voorzitter Arboconvenant Zieke n h uizen

Organisatori'5ch rbf'r Idl g

1.2 I';) ^.J

In houdsopgave

Co lofon Voorwoord

Leeswijzer

Achtergrond va n Vei l igezorg®

Een p rojectmatige aanpak voor en door we rknemers

C ruciale succesfactor: h et creëren van intern en extern d raagvlak De verschillende onderdelen van Vei ligezorg®

Vei l igezorg®: coördineren en optimaliseren van bestaande activiteiten Ove rzicht van activiteiten op centra a l en decentraal n iveau

Demonstratie door de landelijke p rojectleider Vei ligezorg®

Afbakenen va n het begri p agressie Voorbereiden i ntentieverklaring Vaststellen risicoafdelingen

Aanstellen projectlei der en opzetten proj ectorganisatie .6 O rga n iseren startbij eenkomst en tekenen i ntentieverkla ri ng

7 Opstellen com m u n i cati eplan Checklist: Fase I

F s I P obleeman \ c,

11 Oriëntatie op de problematiek en het al gevoerde beleid I n terviews met sleutelperson e n

I ^. De personeelsenq uête De kleurenmethode Checklist: Fase 11

E. I

De o mvang van Ve i ligezorg®: het maken van beleidskeuzen Thema 1: Pla n van aanpak

I'.. Pri o riteiten stellen en het form uleren van doelstelli ngen

I �. Maatregelen selectere n

I! . M a atregelen concretiseren i n een uitvoeringsplan

111.: B u d get regelen

Che cklist: Plan van aanpak

L

Thema 2: Normen en handhavi ngsbeleid .

Repressie en kwa liteitsbeleid : twee aanvulle nde benaderi ngen Stappen plan h a n d h aving en repressie

Sta p 1: Vaststellen normen

Sta p 2: Opstellen hand havi ngprotocollen Stap 3: Geven van voorlichting

Sta p 4: Trainen van personeel Sta p 5: I m plementatie en evaluatie

Checklist: Vaststellen no rmen en handhavingsbeleid

Thema 3 : Opvang, begeleiding en nazorg De h a n d leiding opvang van werkn emers

C hecklist: Voorbereiding organ isatori sch e besluitvorm ing opvang . 5 Thema 4 : Registratie e n meldi ng: ZIR

Con'enant

I n venta riseren van de diverse bestaande convenanten Op maat maken aan de hand van h et modelconvenant O rgan iseren conferentie ter ondertekening van het convenant

Het h oofdstuk over i m plementatie vormt een supplement, waarmee h et hand boek later wordt aangevuld.

Het h oofdstuk over verbreding vormt een sup plement, waarmee h et h a n d boek later wordt aangevuld.

Het h oofdstuk ove r veran kering vormt een s u p p lement, waarmee het h a n d boek later wordt aangevu ld.

To oIkit PR-toolkit

1.

2.

3.

(

c

Algemene i n leiding

1 . Leeswijzer

2. Achtergrond va n Veiligezorg®

3. Een projectmatige aanpak voor en door werknemers

4. Cruciale su ccesfactor: h et creëren van i nte rn en extern draagvlak 5. De versch i llende onderdelen van Veil igezorg®

6. Veiligezorg®: coörd i n e ren en opti maliseren van bestaande activiteiten 7. Overzicht van activiteiten op centraal en decentraal niveau

Fase I fêlSe 11 fas 11'

Fase IV

Leeswijzer

Net a ls Vei ligezorg® is ook het h a n d boek een groeimodel. Vandaar dat gekozen is voor een losblad ige vorm. Zo kan h et eenvoudig aangevuld word en m et extra informatie en nieuwe i nzichte n .

Deze eerste versie v a n h e t h a n d boek heeft vooral betrekki n g op h e t kerntraject Vei ligezorg® tot aan de i m plementatiefase, respectievelijk:

Organisatorische voorbereiding Probleemanalyse

Beleidsontwikkeling Convenant

Met d it traject is ervari ng opgedaan in de veertien pi lotzieke n h uizen die betrokken waren bij de landelijke pilot. Begin 2 004 h eb ben bijna a l d eze zieke n h u izen, na een goede voorbereiding en ana lyse van de p roblematiek, een p lan van aanpak vastgesteld, normen en h a n d havingsp rotocollen opgesteld en een convenant afgesloten.

I n d e loop van 2 004 zullen zij vervolgens de gemaa kte plannen i m plementere n . Op grond van de ervarin gen die dan opgedaan worden, wordt h et h a n d bo e k aangevu ld met e e n h oofdstuk over im plementatie (Fase V).

H et h a n d boek b estaat, naast deze algemene i n leiding, uit twee onderdelen :

1. Een stappenplan, waa ri n d e verschi llende fasen van Veiligezorg® h e l d e r beschreven staan.

D e fasen, en de sta ppen daarb in n en, staan i n een logische volgorde, maar zijn niet dwingend van a ard . I n pra ktij k lopen bepaalde stappen en fasen i ets door elkaa r heen. Het staat elk ziekenhuis vrij om op bepaalde p u nten af te wijken va n de genoemde volgorde . Het helemaal loslaten van d e volg­

orde wordt echter afgeraden.

2 . Een tooikit, waarin per fase va n het plan Veiligezorg® p ra ktische i n stru m e n ­ t e n , checklists en nadere achtergro n d i n formatie is t e vinden.

Deze tooikit is te vinden i n de bijlage en digitaal o p www.veiligezorg. n l.

Alle bij lagen uit d e tooikit zijn gen um m e rd. Met een Romeins cijfer is eerst aa ngegeven in welke fase

(I, 1/, 11/

IV)

Stel prioriteiten

I n dit h a n d boek wordt een stappenplan gepresenteerd voo r alle m ogelijke o n d e r­

delen van Vei ligezor� Het is uiteraard niet de bedoe ling dat a l deze o n derd e len tegelij kertijd uitgevoerd word e n . Lees daarom alleen die onderdelen, d i e b i n ne n u w zieke n h uis prioriteit h ebben gekrege n . De andere ond erdelen kunnen wellicht op d e l a n gere term ijn aan bod ko men, als daar i n de o rgan isatie behoefte aan is.

c

l

Achtergrond van Veiligezorg®

Vei ligezorg® is i n d e jaren 2000/2001 ontwi kkeld door het Westfries Gasthuis i n Hoorn. Jan Franx was daar toen p rojectleider. H i j heeft b i j de ontwi kkeling en i m plementatie van het con cept een cruciale rol gespeeld. I n d i e periode is nauw samengewerkt met Hans Westri k van de politie Noord ·Holland-Noord .

D e aanpak leverde i n Hoorn zeer goede resultaten o p e n het p roject heeft

i n m i ddels enkele p rijzen gewonnen, waaronder de N ederlandse p rijs ter b evorde·

ri ng van de veiligheid en gezondheid op het werk en de Europese tegenhanger daarva n, de European G ood Practices Award in Safety and Health at Work.

Sinds 2002 wordt Vei ligezorg® uitgevoe rd in het kade r van het Arboconvenant Ziekenh uizen, a ls onderdeel van h et thema Psychische Belastin g. Doelste llingen van het convenant zijn i n dit verb a n d h et terugdringe n van h et ziekteverz u i m en d e WAO-instroom, het verm i n dere n van de psychosociale bela sti ng van werk·

n e m e rs en het verbeteren va n h et i m ago va n de zieke n h u isbra n che.

H et a rboconvenant is een i n itiatief van ABVAKABO FNV, CNV Publieke Zaa k, FHZ, de U n ie Zorg en Welzij n, Nu ' 9 1 , NVZ veren iging van zieken h uizen en de m i n iste­

ries van VWS en SZw. H et Arboconvenant Ziekenh uizen wordt u itgevoerd door Sectorfonds Zorg, dat deel uitmaakt van Sectorfondsen Zorg e n Welzijn i n Utrecht.

In de periode 2 00 2 / 2 00 3 is een la n d e lijk pilot in veerti en zieke n h uizen uit­

gevoerd om het concept Veiligezorg® uit te testen en verder te o ntwi kkele n . Zo h eeft Vei ligezorg® zich ontwikkeld van een concept in één zieke n h uis tot een reguliere werkmethode d i e i n steeds meer ziekenh uizen wordt gebru i kt.

In 2004 z ullen meer dan twi ntig zieke n h u izen, met onderste u n i n g van Sectorfonds Zorg, Vei ligezorg® i mp l e menteren.

Vei ligezorg® is n iet p ri m a i r een bevei ligings project. H et is een a rboproject gericht op de vei ligheid en gezondheid van werkn emers. Omdat de werknem ers centraal staan, heeft het p roject een sterk bottum-upkarakter: uitgan gs p u nt i s om aan te s luiten bij de behoeften e n wensen van de werkneme rs.

Dit h a n d boek, ontwikkeld op basis van de ervaringen d ie zijn opgedaan tijdens de land elijke pi lot, is op verzoek va n h et Sectorfonds Zorg gesch reven d oor o n d e rzoek· en adviesbureau DSP-groep. De DSP-groep fun geerd e tijdens de pilot a ls adviseur, trainer en evaluato r. Daarbij is samengewerkt m et Carl Ste i n metz van Stei n m etz Advies en Opleiding. H et h a n d boek had verder niet tot sta nd kun nen kome n zonder de i n h o ud elijke en strategische inbreng van de l a n d e lijke p roject·

leiders en beleidsadviseurs Vei ligezorg<ll, met name J a n Franx, H a n s Westrik en Peter Peerdeman.

Actuele informatie via internet

Voo r meer i nformatie over Sectorfondsen Zorg en Welzijn verwijzen we naar de website wwwJondsenzw. n l. Actuele i n formatie over Vei ligezorg® is te vin d e n o p de website www.vei ligezo rg. n l. Voor m e e r inform atie ove r h et Zieke n h uis I n ci d ent Registratiesysteem (ZI R) , kunt u terecht opwww.zir. n l

Schema ₁

Een projectmatige aanpa k voor en door werknemers

Bij Vei ligezo rg® wordt een projectmatige aanpak ge ha nteerd . Het p roject kent een vaste doorgaande beleidscyclus.

Va ak wo rdt beleid door managers van bovenaf ge maakt. Bij Vei ligezorg®

lopen de lijnen precies a nderso m. O m d at bij Veiligezorg® de behoeften va n de we rkn emers centraal staan h eeft h et project een bottum-u pkarakter.

Werknemers worden i ntensief betrokken bij het analyse ren van de problem en b i n n e n hun afdeling, h et aangeven va n prioriteiten, het beden ken van

passende maatregelen en het vaststellen van ged ragsregels en n o rmen.

Dit betekent echter niet dat h et ma nage m e nt gee n rol van betekenis speelt.

Com m itment va n lij n managers, de d i rectie en de ra ad van bestu u r is essentieel voo r het welslagen van Vei ligezorg®. Ook een breed d raagvlak onder de medische staf m oet n iet wo rd e n vergeten .

Beleidscyclus

Globale inventarisatie:

is er een probleem?

Intentieverklaring:

willen we gezamenlijk echt iets aan dit pro

1

o

^{� !}

^{� �}

\.:J ..

Bijstellen doelen

0

^.

^. 02

/ f t I

6

en 0 maa rege e n _{____ •• •}

...

. ...•.... \.�

� ^{� .}

,

^"\

( 0"�

�

Ev,lu"',

\!.( _./

\...

^... 0 ...

^.

4 ....

...

....

Implem e ntatie

(

(

L

Cruciale succesfactor:

het creëren van intern en extern d raagvlak

Ve iligezorg® staat of valt met vo ldoen de d raagvlak, zowel intern i n het zieken h u is als extern richti ng de keten partners.

O m i ntern d raagvlak te krijgen m oet ervoor worden gezorgd dat h et p roject op de werkvloer gaat leven. Op die m a n ier kunnen d e ken n is, houding en h et ged rag van d e medewerkers beïnvloed word e n . Het managem ent moet ran dvoorwaarden scheppen en het project steunen door er tijd, m iddelen en zo nodig geld voor besch i kbaar te stellen. De houding en het com m itment van de lei d i n g hebben ook een u itstralende werki ng naar het overige personeel. Daarom is h et c ruciaal d at h et p roject i ntern zowel op de werkvloer als bij het ma nagem ent voldoende d raag­

vlak heeft.

Ook extern moet draagvlak worden gec reëerd, i n h et b ijzonder bij de politie, h et O.M. en de gem eente. Vei ligezorg® is een p u bliekp rivaat samenwerki n gsp roject, waarbij een ketenaanpak centraal staat. Dit betekent dat de a a n p a k het traject bestrijkt vanaf h et moment dat de agressie ontstaat tot en m et de strafrechtelijke en civielrechtelijke afwi kkeling van h et incident.

H et opzetten van een gedegen projectorga nisatie, waarbij alle belangrijke doel­

groepen vertegenwoord igd zijn, is een belangrijk m i d del om voor d ra a gvlak te zorgen en d it ook te b lijven voeden. De leden van de i ngestelde p rojectgroep en werkgroepen kunnen door de projectleider gesti m u leerd worden om regelmatig m et collega's over Veiligezorg® te p raten en zo 'am bassadeur' va n het project te word e n .

O m d raagvla k te creëren is veel com m u nice ren, lobbyen en n etwerken vereist.

De projectleider, die aangesteld wordt en h et 'gezicht' is van Vei ligezorgOO, m oet d a n ook nadru kkelijk over strategisch inzicht en grote com m u n icatieve vaard ig­

heden beschi kken. Uit de land elijke pilot bleek dat p rojectleiders die goede n etwerkers waren en die i n staat waren m ensen te sti m u leren om mee te werken en in werkgroepen p laats te nemen, in korte tijd meer res ultaten boe kten dan p rojectleiders m et minder com m u n icatieve vaard igheden.

O mdat structurele com mu n i catie en voorlichting ged urende de h e le loo ptijd va n h et p roject essentieel is, verdient het daarnaast aan beveling om a l vroeg i n het traject een gedegen com m unicatiepla n te m aken .

H et is n uttig o m i n het com m unicatieplan externe en i nterne voorlichting t e o n der­

schei d e n . I nterne voorlichti ng kan nog worden ond erverdeeld i n zieke n h u isbrede voorlichting en voorlichti ng aan specifieke i nterne doelgroepen, zoals werkn e m e rs van risicoafd e l i n gen, a rtsen en het m anagement (midden- en hogerkad e r) .

Zo wordt ervoor gewaa kt dat geen e n kele d oelgroep vergeten wordt e n h et project b i n nen a lle geled ingen gaat leven.

Ter onderste u n i n g van de voorlichtingsactiviteiten en ter vergroti n g va n de herken­

b a a rheid is een landelijk u n iform logo ontworpen voor Veiligezorg®.

De verschillende onderdelen van Veiligezor�

Veiligezorg® is pri m a i r een arboproject. De Arbowet vormt dus h et wettelijke kader waarbinnen de activiteiten p laatsvi nden.

De Arbowet verplicht organ isaties be leid te m a ken gericht op agressie en geweld tegen werkn e m e rs. Dit beleid moet i n ieder geva l aandacht besteden aan:

het nader a n a lyseren van en het stellen van prioriteiten aan de agressieproblematiek. Agressie is een van de thema's in de risico­

i nventarisatie en eva l u atie (RI &E) ;

het opstellen van een plan van aanpak voor de korte en (m iddel) lange term ijn, dat opge n o m en moet worden i n het a rbojaarplan . De RI&E vormt hier de basis voor. De arbeidsin spectie kan periodiek controleren of een dergelijk plan is ge maakt en of de voorgenomen ma atrege len ind erdaad uitgevoerd worden;

het voo rlichten van h et perso neel over de besta ande risi co's en over h et gevoerde agressiebeleid;

het registreren van a gressie-i ncidenten ;

het opva ngen v a n werknem ers die slachtoffer z i j n geword en van agressie enjof geweld op de we rkplek;

het bespreekbaar m a ken van agressie-i nciden ten .

Vei ligezorg4' s l u i t goed a a n b i j deze a rboverplichtingen en h e eft speciale

i n strumenten ontwikkeld die i n d it kader gebru i kt kunnen worden (zoals a n a lyse­

i n strumenten en een regi stratiesysteem) . Daarnaast voegt Vei ligezorg® een bela ngrijk onderdeel toe aan de genoemde wettelijke verplichti nge n : een normen- en waardentraject.

Vei ligezorg® kent verschi llende ond erdelen, die elk op h u n beurt de beleidscyclus doorlopen.

Onderdelen Veiligezorg«'

1. Plan van a a n p a k ve iligh eid i n de zorginstelling 2. N o rm e n en waa rd e n

3 . Opvang, begele iding en nazorg

4. Melding en registratie met behulp van het Zieke n h uis I ncident Registratiesysteem (ZlR)

r

c

(

(

Uit d e landelijke pi lot bleek d at h et ve rstandig is om niet al deze ond erdelen tege lijk te sta rten , m a a r h et project geleidelijk te laten groeien.

Het a dvies is om klein te begi n n e n met de 'ke rn' van Vei ligezorg®. Nadat deze kern is geïm pleme nteerd , ka n het project sta p voor stap verder verbreed wo rd e n .

Uitgangspunten van dit groeimodel zijn:

I . Breng eerst de veiligheid in het ziekenhuis zelf op orde alvorens naar buiten te treden.

Extern e veiligheidspartner zullen alleen bereid zij n echt een bijd rage te leveren aan het verbetere n van de ve iligheid in en rondom het zieke n h uis, a ls het ziekenh uis zelf de problemen voldoende aandacht en pri o riteit geeft.

11 . Beg in op een beperkt aantal risicoafde/ingen.

De la n d e lijke pi lot heeft aangetoond dat het verstandig is om i n m aximaal twee risicoafdelingen te starten met het project e n i n een vesti gi n g/ locatie tegelijk. Als h et p roject daar goed loopt, kan de aanpak worden ve rbreed naar een andere afdeli ngen en ten slotte naar h et hele zieke n h uis.

111. Sluit aan bij bestaande activiteiten.

Veiligezorg® moet geen los, op zich zelfstaand p roj ect zijn. Het m o et a a n ha ken bij a l bestaande verwante activiteiten binnen h et zieke n h uis, zodat het zo snel moge lijk geïntegreerd wordt in regu liere werkwijzen en pla n n i ngscycli.

Overzicht verschillende fasen Veiligezorg«' Kern va n Vei ligezorg®

Fase I: Organisatorische voorbereiding

1. Demonstratie door de lan d elij ke projectleider Veiligezort' 2. Afbakenen van h et begrip agressie

3 . Voorbereiden intentieverklari ng

4. Vaststellen risicoafdelinge n

5 . Aanstellen projectleider e n opzetten projectorganisatie 6. Orga niseren startbijeenko mst en tekenen i ntentieverklaring 7. Opstellen com m u n icati eplan

Fase _11: Probleemanalyse

1. Oriëntatie op de problematiek en het al gevoerde beleid 2. I n terviews met sleutelperso nen

3. Personeelsenquête

4. Kleuren methode

Fase 111: Beleidsontwikkeling Th ema _1. Plan van aanpak

Thema 2 . N o rmen en hand havi ngsbeleid Th ema 3 . Opvang, begeleiding en nazorg Thema 4. Registratie en meldi ng: Z I R Fase IV: Convenant

Fase V: Implementatie en evaluatie van het ontwikkelde beleid Extra mod ulen (groeimodel)

Fase VI: Verbreding van het p roject: van e n ke le risicoafdeli ngen naar mee rdere a fdeli ngen enjof het hele zieken h u is. Va n veiligheid i n het zieke n h u is n a a r vei l ig­

heid ro ndom het ziekenh uis

Fase VII: Verankering: va n p roject naar struct u u r

(

(

(

Fasen Veiligezorg®

Projectleider Veiligezorg®

Sectorfondsen Zorg en Welzijn

Fase 0 Vooronderzoek

Projectleider Veiligezorg®

Ziekenhuis +

Projectleider Veiligezorg®

Sectorfondsen Zorg en Welzijn

Fase I Organisatorisch

Voorbereiding

Fase 11 Probleemanalyse

Fase 111 Beleidsontwikkeling

Fase IV Convenant afsluiten

Fase V Implementatie

Projectleider Veiligezorg®

Ziekenhuis Fase VI

Verbreding (nog niet geheel ui tgewerkt

in het Handboek)

Fase VII Verankering

Stap 0.1

Stap 0.2

Stap 1.1

Stap 1.2

Stap 1.3

Stap 1.4

Stap 1.5

Stap 1.6

Stap 1.7

·

· ·

t-

· ·

·

Fase 0 Vooronderzoek

Selecteren zieken h uizen

' .. 1 e inventarisatie

Fase I Organisatorisch

Voorbereiding

·

·

· Demonstratie

t-

·

t· ^Begrips-

· afbaken i n g

·

Intentie- verklari n g

· ·

·

·

Selectie

,. risicoafdelingen

· ·

·

t· Project·

organisatie

·

· ·

·

Startbijeenkomst

·

Com m un icatie

Resultaat

.....

........................ Sta n d van zaken

Resultaat

................. Draagvla k

..........................

....................

.......................

................ projectgroep, projectplan

Bekendheid bij

........................

alle betrokkenen

..........................

(

Fase /I

Probleemanalyse Resultaat

·

Stap 2.1

r

situatie

Stap 2.2 t- Interviews

Stap 2.1 �- Personeels-

---�

enqu ête

·

Stap 2.2 ^L Kleuren methode

Fase 1/1 Beleids-

Resultaat ontwikkeling

Thema 1

r-

---l---

^-

1---·

· Normen en Thema 2

j- ...

l

· ·

Thema 3 ^{>- Opvan g,}

...

begeleiding en nazorg

· ·

· Mel d i n g en

Thema 4 ^· registratie ZIR ^--

-

-

- ^-

- ^-

Stap 4.1

Stap 4.2

Stap 4.3

I'

·

t·

· ·

�.

·

Fase IV Convenant

Onderzoek

Opstellen convenant

Symposi um convenant

Fase V Implementatie

...,

... �

... �

[{

J

- ^-

: ...,

.^.

·

·

Decentraal

Fase V Verbreding

... �

�. Meer afdelingen •••••••••••••••••••••••• �

•^• Veiligezorg rondom •••••••••••••••••••••••. �

Fase VII Verankering

!{

^____ }-n-... -n ...

^-

t{ }_nn

(

Resultaat

Convenant

(

(

l

(

c

R

coördinator

! Ra

. . . .

"

. ^-

?:' ....

.

.

..

Q ··::···fi

(P'\

Projectleider

VZ\

R

: Coördinator

: BOT

R

Hoofd beveiliging

Veiligezorg®:

coördineren en optimaliseren van bestaande activiteiten

Elk ziekenhuis besteedt wel e n ige aan dacht aan de vei ligheid van werknemers, bezoekers en patiënten_ Meestal is d eze aandacht verbrokkeld en ve rd eeld over een veelheid van (staf)fu nctionarissen, die zich niet altijd bewust zijn van de raak­

vlakken in h u n werk_

Zo kun n e n d iverse fun ctionarissen van uit h u n eigen d iscipline aan dacht besteden aan b epaalde d eelaspecten van de vei ligheid van werknemers:

De arbocoörd inator h o u dt zich bezig m et een RI&E m et betrekking tot arbozaken i n h et algemeen en ziekteverzuim in h et bijzonder_ H et analys eren van d e agressieproblematiek kan een onderdeel zij n_

Het h oofd Facilitaire Dienst e n /of het hoofd Bevei liging is, samen met beveiligingsfu nctionarissen, bezig met het bewaken van de veiligh eid van zowel perso nen, goederen als h et gebouw en het omringende terre i n _ Mense n van het bed rijfsmaatschappelijk werk (BMW-ers) en leden van het BOT-team, het bed rijfsopvangteam, zijn betrokken bij de opvang van werk­

nemers na schokke n d e ge beurten issen_

De werkgroep Seksuele i n ti m idatie en de vertrouwenspersoon zijn bezig met de aan pak van agressie m et een seksueel karakter.

De coörd inator Kwaliteitsbeleid werkt aan het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverle n i n g, waard oor h et ontstaan van agressie kan vermi n d e ren.

Er kunnen gedragscodes o pgesteld zij n, die deels betrekking hebben op agressief ged rag.

Er kun n e n c u rsussen o m gaan m et agressie georgan iseerd worden.

Er kun nen convenanten zijn opgesteld, waar agressie meer of minder exp liciet als thema i n genoemd wordt.

Vei ligezorg® zorgt voor een overkoepelend kader waarbinnen d eze activiteiten in samen hang bekeken e n uitgevoerd kun ne n worden. D e projectleider Ve iligezorg®

fun geert als een spi n i n h et web e n p robeert de diverse activiteiten op e l kaar af te stemm en.

Bovendien biedt Veiligezorg® een heldere m ethode om stap voo r stap d e veilig­

h e i d van werknemers, bezoekers e n patiënte n te opti maliseren.

•

•

tor, andere relevante stafme d ewerkers, h oofden van de risicoafdelinge n en d e p olitie. D o e l van deze groep i s o.a. o m VeiligezorgID goed af te stem men m et wat e r a l is en m et wat andere n al d oen.

---)

Overzicht van activiteiten

op centraal en decentraal niveau

H et personeel op de werkvloer wordt sterk betrokken bij Vei ligezorg®.

O mdat het kerntraject zich beperkt tot maximaal twee risicoafdelingen, word e n de decentrale activiteiten gericht op deze risicoafd elingen. Per risicoafdeling moeten bij voorkeur enkele werknemers een voortrekkersrol spelen. Deze werknemers kun nen samen een werkgroep vormen, die vooral actief is ged urende de probleemana lyse·

fase . Tijdens andere fasen ku n n e n deze voortrekkers i n gezet worden als i n t e rn e am bassadeurs van h et p roject. Zij h o u d e n Veiligezorg® leven d o p de werkvloer.

Naast deze d ecentrale activiteiten zijn ook overkoepelende, zieke n h u isbre d e acti­

viteiten gewenst. Deze centrale activiteiten worden gecoörd i n e erd door de project­

leider en de door hem of haar in te stellen centrale p rojectgroep. Afhankelij k van de fase waarin h et p roject verkee rt en de activiteiten die op de agenda staa n , kun­

nen verschillende interne en extern e sleutelpersonen gevraagd worden (tijd elijk) zitti n g te nemen in d e centrale p roj ectgroep.

Schema 3 geeft een overzicht van d e activiteiten van Vei ligezorg® op centraal, respectievelijk d ecentraal n iveau. Tussen haakjes staan de i nterne of extern e i n stanties die betrokken ku n n e n worden bij d e d iverse activiteiten o p centraal n iveau.

(

(

Activiteiten Veiligezor� op centraal en decentraal niveau

Decentraal (afdelingsn iveau) Centraal

• Voo rlichting aan risicoafdelingen _---J.� Voo rli chti ng zieken huisbreed

- --

(afdeling PR en Com m u n icatie, OR, VAR, PAR)

• Probleemanalyse per risicoafdeling ---J.� Pro bleemanalyse zieke n h uisbreed

afd eling Beveiliging, politie en gemeente (monitor)

--- ----

• S electeren van en stellen va n p rioriteiten ---J.� Afd e li ngsoverstijgende maatregelen aan m aatregelen per a fdeling (afdeling Beveiliging en politie)

--- ---- ---

• Plan van a a n p a k per afdeling _---J.� Ziekenhuisbreed plan van aan pak

---- ---- -- -

(afd e ling Bevei ligin g en politi e)

• N ormen en waa rd e n d iscussie Zieke n huisbrede ged ragscode

(stafafdeling/werkgroe p Gedragscode, kwa liteitscoörd inator)

• Co llegia le o pvan g i n werkoverleg

• Bewaken m e ld i n gsdiscipline

Verkla ring afkortinge n :

---- ----

H a n d h avi ngprotocollen (po litie, OM)

---�.� B OT-team / collegiale o pvang (BMW, P&O)

---� .. � ZI R

(hoofd Bevei ligi ng/Facilitaire Dienst)

Convenant

-- -

O u ri d ische afdeling,

externe samenwerkingspartners)

Vei li gheid rondom d e i n stelling

(h oofd Beveiliging, ren ovatie- of n ieuwbouw- tea m , Techn ische Dienst)

PAR = patiëntenadviesra a d , VAR = verpleegkundigenadviesra a d , O R = ondernemingsraad,

OM = Open baar Min isterie, P&O = personeel en o rga n i satie en B MW = bed rijfsmaatschappelijk werk

1.1

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

Checklist

(

(

Organisatorische voorbereid i ng

1 . 1 Demonstratie door d e landelijke proj ectlei der Vei ligezorg®

1 . 2 1 . 3 1 .4 1 . 5

Afbakenen van h et begrip agressie Voo rbereiden intentieverkla ri ng Vaststellen risicoafdeli ngen

Aanstellen p rojectleider en opzetten projecto rga n isatie 1 . 6 O rganiseren startbijee n komst e n tekenen intentieverklaring

1.7 O pstellen co m m u n icatieplan C h ecklist: Fase I

Instru menten Fase 1 zijn te vinden onder Bijlage n : tooIkit en PR-toolkit

;

.

, [ r

E

Demonstratie door de landelijke projectleider Vei ligezorg®

Aan h et begi n van het traject is h et van belang om releva nte sleutelpersonen goed te informeren over Vei ligezorg®. Het Land elijk Ondersteuningspunt Vei ligezo rg'"

kan h i erbij ondersteuning bieden door middel van een demonstrati ebijeen komst.

Deze demon stratiebijee n komst kent de volgende doelen : voorlichting geven ove r Vei ligezorg®,

de voorwaarden specificeren die verbonden zijn aan deelname, draagvla k peilen en creëren,

globale p robleeminventarisatie maken,

e de vragen van de aanwezigen beantwoorden.

Voor de inhoud van de demonstratie verwijzen wij naar de powerpoi ntprese ntatie , d i e t e vinden i s i n bijlage _1-1 en o p de website www.vei ligezorg. nl.

U kunt de afdeling ICT vragen om deze presentatie va n de website te down loaden en op een cd-rom te branden, zodat u dit materiaal kunt gebruiken tijdens voorli chtingsbijee n komsten.

Als u kiest voor een demonstratiebijeenkomst zij n i n h et ideale geva l de volgen d e partijen aanwezig:

leden van de d i rectie en/of het MT,

• a rbocoörd i nator, hoofd Personeelsza ken, veiligh ei dsfu ncti onaris, zorgmanager,

h oofden en vertegenwoord igers van (notoire) risicoafdelingen, zoals SEH, de balie receptie/telefonie i n de centra le h al,

wee ken d-/ avond-/n achtdienst, afdeling n e u rologie/psych ologie, kinderafdeling en de afdeling Psych iatrie,

vertegenwoordigers van de med ische staf,

vertegenwoordigers van de afd e li ng Com m u n icatie, vertegenwoordigers van de patiëntenveren igi ng, a n dere geïnteresseerden u it h et zieke n h u is, zoals b.v.

bedrijfsmaatschappelijk we rkers en OR-led en, vertegenwoord igers van de politie,

vertegenwoordigers van het O M , vertegenwoordiger van d e gemeente,

eventueel andere externe geïnteresseerd en, zoals b.v. vertegenwoordige rs van het Regionale Platform Crim inaliteitsbeheersing.

De demonstratie kan ook bestaan uit twee bezoeken. Er wordt dan eerst voorlich­

ting gegeven aan de d i rectie en h et MT en bij h et tweede bezoek aan a n dere gele­

di ngen van de orga n isatie en externe samenwe rki ngspartn ers.

l

(

(

c

l

Het betrekken van z oveel m ogelijk van de bovengenoemde mensen i n het begin stad ium va n h et p roject is va n groot bela ng, gezi e n twee b e langrijke ken m e rken van het p roject:

H et p roject h eeft een bottum-u pkarakter. Vanaf het a llereerste begin is een b reed draagvlak b i n n e n alle (relevante) gele d i n gen in het zieke n h uis van het grootste belang voor h et slagen van het p roject.

H et project is een vorm va n publiekprivate samenwerking, waarbij de inte rn e betro kkenen van h et zieke n huis nauw sam enwerke n m et externe p a rtners als d e politie, h et OM en de gemeente.

Tabel 1.1

Afbakenen van het begrip agressie

Vei ligezorg® ond erscheidt i n principe d rie soorten agressie:

1. verba le agressie,

2.

De Arbowet ha nteert een bre d e defi nitie van agressie (zie bij lage 1-2 voor een toelichting op de defi n itie uit d e Arbowet).

H et is van belang om in h et begin van Vei ligezorg® goed af te spreken wat o n d e r h et b egrip agressie valt. H et wordt daarn a helder geco m m un iceerd n a a r a l l e b etrokkenen, zodat hier geen m i sversta n d en over kun nen o ntsta a n .

Ter i llustratie

De veertien zieke n h u izen in de landelijke pilot h ebben de volgende d e licten mee­

genomen i n Veiligezorg®.

Type agressie waar Vei ligezorg® zich o p richtte binnen de pi lotzieken h uizen

Type agressie Aantal ziekenhuizen (N=14)

Agressie tegen de eigen werk n e m ers Agressie tegen patiënten

Agressie tegen bezoekers

14 12

- ---_._-11

Agressie tegen i ngeh u urde externen Diefstal

I n b ra a k Vern ieling

- - -- ---

A n d e rs, n a m elijk verdacht gedra g

8 9 9 6 1

c

(

Voorbereiden i ntentieverklaring

Deelname aan Veiligezorg® is voor een zieke n h uis geen vrijblijvende zaak.

Aan participatie zijn d e volgende verpli chti ngen verbonden:

De methodiek en i nstrum e nten d ie o ntwikkeld zijn in het kade r va n Vei ligezorg® worden door het zieke n h uis toegepast.

H et ziekenh u i s voert regelmatig overleg m et de o n dernemi ngsraad over Veiligezorg®.

H et zieke n h u is levert relevante d o c u m enten en registratiegegeven s aan voor d e n ulmeti ng.

H et zieken h u is stelt een p rojectlei d e r a a n , die m i n i maal acht uur per week aan h et p roject kan beste d e n . Voorwaarde is wel dat de projectleider i n dat geval o n d e rsteund wordt door een stagiai r(e)of p rojectassistent. Uit de lan d elijke p i lot bleek n a m e lijk dat a nd ers acht u u r per week over het algemeen te weinig is. Als een p rojectleider n iet ka n b e s ch i k ke n ove r een stagiai r(e) of p roject­

assistent wordt geadviseerd hem of h a a r ge middeld twaalf tot zestie n uur per week vrij te m a ken voor Veiligezorg®.

H et zieke n h u is moet m e n sen vrij m a ke n va n de risicoafdelingen voo r h et uit voere n va n d e probleem a nalyse.

H et zieke n h u i s zorgt dat de projectleider en/of d i e n s plaatsve rvanger aan a lle relevante tra i n in gen en terugko m d agen kan deel n e m en, die d oor h et

Sectorfonds Zorg verzorgd word e n .

H et zieke n h u is moet b e reid zijn d e opgedane ervarin gen en kennis t e d elen m et de sector.

Deelname aan Vei ligezorg® h oudt ook i n d at het zieke n h uis recht heeft o p d e volgende vormen v a n o n de rste u n i ng:

d iverse scholingsdagen voor d e p rojectleider en/of d iens verva nger;

o n d e rsteuning op maat d oor de beleidsadviseurs Vei ligezorg® van h et Lan d e lijk Ond erste u n i n gs punt Vei Ii gezorg® (zie bijlage 1-3 van de taalkit voo r een overzicht van de med ewerkers d i e verbonden zij n aan dit landelijk o n d e rsteun i n gspunt) .

Deze rechten en verplichtinge n staa n vermeld in de intentieverklaring d i e opgesteld is door S ectorfonds Zorg en o pgenomen is in bijlage _1-4 van de tooikit.

De i ntentieverklaring moet o n dertekend worden door d e d rie d irect betrokken partij­

e n : een lid van de directie of raad van bestu u r van het ziekenhuis, een vertegen­

woord iger van de politie en de la ndelij ke p rojectleider Vei ligezorg® namens de pro­

jectorganisatie Arboconven a nt Zieke n h u izen van het S ectorfonds Zorg. Deze onder­

teke n i n g kan op een feestelij ke wijze p laatsvinden tijdens een startbijeenkomst, d i e voor h et hele ziekenhuis georganiseerd wordt (zie 1 . 6) .

De standaardintentieverklari n g kan overigen s aangevu ld worden m et extra teksten speciaal gemaakt voor het ziekenhuis. Van de in de sta ndaardverklaring gen oemde verplichtingen kan echter n i ets geschrapt worden, aangezien dit basiseisen zijn.

Een e n kel zieken h uis heeft een breder opgezette intentieverklaring opgesteld, d i e mede ondertekend is door de gemeente (de burgem eester of d e ambtenaar i ntegra le veiligheid) en h et O penbaar Ministerie.

I ,

1

Vaststellen risicoafd eli ngen

Bepaal zo snel mogelijk welke afd eli ngen aangewezen wo rden als risicoafd e l i n ­ gen . Voor het p roject betekent h et dat de problemen o p d eze afdelingen a l s eerste aangepakt word e n . De andere afd e lingen worden voo ralsnog niet actief betrokken bij de aanpak, maar zullen in een later stadium eventueel aan bod komen (groei­

model) .

I n Feite betekent d i t dat d e aan t e wijzen risicoaFdeli ngen d e h oogste p rioriteit krij­

gen van alle o n d e rd elen van de o rganisatie. Door d eze p rioriteitsstelling en afba­

kening blijft h et p roject beperkt van opzet en daardoor werkbaar. Een valku i l is nam e lij k dat o rganisaties p ro b eren alle veiligheidspro blemen binnen het h e le zie­

ken h uis tegelij k aan te pakke n e n daarm ee teveel hooi op hun vork n e m e n . I n Veiligezorg® wordt d i t voorkom e n d oor maximaal twee aFdelingen aan t e m e rken als risicoafd e ling, waar h et project zich p rimair op richt.

Zieke nh uizen m et meerd ere locaties bevelen wij aan o m Veili gezorg<'> in slechts een locatie te starten.

H et mag duidelijk zijn dat het vaststellen van de risicoaFdeling(en) een heel belangrijke stap is i n het p roject.

In de praktijk kan d eze risi cotaxatie echter soms wat terloops tot stand kom e n . A l s h et goed is, i s over dit o n d e rwerp van gedachten gewisseld tijdens d e d e mon­

stratie van h et p roject door d e land el ijke p rojectleider. Op gro n d van o n de rzoek e n e rvaringen i n and e re zieke n h u izen is gepolst of h et beeld i n uw zieke n h uis overeenkomt m et d at van and e re zieke n h u izen. Verde r is besproken welke afdelin­

gen e r bij uw Zieke n h uis i n eerste i nstantie uitspringen .

O m d e gemaakte keuzen goed te kunn en o nderbouwen e n (ook later n og) u it te kun n en leggen e n / of te verded igen aan alle geledi ngen van d e organisatie , i s h et raad zaam o m d e verschillende overwegi n gen die ten gron d s lag liggen aan d e gemaakte keuzen sch riftelijk vast t e leggen .

Geef aan welke afdelingen i n u w ziekenhuis bestem peld zijn als risicoafdeling.

Geef per gekozen afdeling aan op basis van welke argumenten deze keuze is gemaakt.

Bed e n k dat het hierbij gaat om objectieve en subjectieve veiligheid, feiten en gevoel.

D e n k h ierbij aan argu m enten d ie ontleend zijn aan de volge n d e bro n n e n : 1. cijfermateriaal van h e t eigen ziekenh uis,

2.

4 . wensen van leidinggeven d e n e n/of opinie van bestu u rders.

(

l

(

(

L

Aanstellen projectleider en opzetten projectorganisatie

H et slagen va n Veiligezorg® is voo r een groot deel afh a n kelijk van de i nzet en (co m m u n icatieve) vaard igheden van de p rojectleider.

I n bijlage 1- 5 van de tooikit staat een profielschets van de projectleider.

Vergeet n iet een plaatsvervangend projectleider aan te wijzen, zodat de conti n uïteit van het project n i et i n geva ar komt bij ziekte of la ngd u rige afwezigheid van de projectleider.

Tips plaatsvervangend projectleider:

H oudt bij het selecteren van een plaatsvervanger de profielsch ets en h et ta ken pa kket van de projectleider i n gedachten.

Bedenk hoe de plaatsvervanger h et beste i ngewerkt kan worden en hoe de plaatsverva nger voldoende voel ing m et het project kan blijven h o u d e n . Spreek af b ij welke vergaderingen van de projectgroep deze plaatsvervanger a a nwezig is.

Daarnaast is h et ra adzaam om een stagia ir(e) te we rven, die aangesteld wordt als projectassistent en i n die h oedanigheid een deel va n h et uitvoerende werk ka n overnemen van de projectleider.

Ook voo r deze stagiai r(e) geldt dat kritisch gekeken moet worden naar d e capaci­

teiten, m otivatie en i nzet van de betrokken persoon alvorens over te gaa n tot aan­

name. De ma nier van inwerken en het bepalen bij welke vergaderi ngen de stagiair(e) aa nwezig is, verdienen daarbij ook aan dacht. Het Lan d e lijk Ondersteu n i ngspunt Vei ligezorg® ka n bemiddelen bij h et werven van stagia i r(e)s.

(I

•

-' Ij a vIseren een stagIaIr e te nemen van een op el lOg op o-nlvea u, bij voorkeur van een van de volgende studierichtingen: integrale veiligheid, bedrijfs­

kunde & economie of hoger facilitair ma nagement.

Geef de stagiair(e) de namen, telefoon n u mmers en emailadressen van stagiair(e)s die projectassistent zijn in andere zieken hu izen die Veiligezor� uitvoeren. Dit netwerk kan een ondersteunende functie vervullen voor uw stagiair(e) .

_______

J

De p rOjectleider is vera ntwoo rdelijk voor het vormgeven van een adequate project­

orga n isatie.

Bij h et opzetten va n de p rojectorga n isatie gelden de vo lgende u itga ngs p u nten:

Voor het d raagvlak is het bela ngrijk een centrale projectgroep i n te ste llen.

De projectleider is voorzitter van de centrale projectgroep.

Beide risicoafdelingen zij n vertegenwoordigd i n deze centrale projectgroep.

H et h o ofd beveiliging en een vertegenwoordiger va n de politie zijn bij voorkeur vertegenwoord igd i n de centra le p rojectgroep.

Eventuele a n d e re interne of externe partijen kunnen ad hoc zitting n em en i n de projectgroep (zoals de afdeling Com m u nicatie, h e t bedrijfsmaatschappe­

lijke we rk, een a rts/specialist, een person eelsadvi seur, een j u rist, d e patiëntenservice en /of e e n lid v a n d e O R) .

H et is raadzaam om per risicoafdeling een deelprojectgroep te vormen, waa r·

van h et hoofd va n de afd e l i n g voorzitter is. Het is belangrijk o m d e h o ofd en van de ri sicoafdelingen een actieve ro l te geven . Zij m oeten n a m elijk de voor­

waarden scheppen voor en de discussie voeren over maatregelen in h et p l a n v a n aanpak. B i n n e n de afdeling kunnen werkgroepen bepaalde ond erwerpen verder uitwerken, zoals de kleuren methode en h et opstellen van gedragsregels.

Ve i ligezorg® kan h et b este i n gebed word e n in de regu liere vergaderstructuur.

Dit betekent d at h et project een vast agendapunt is op de periodieke vergaderingen van de risi coafdeli ngen e n dat van dit agendapunt n otulen worden gemaakt.

H et project wordt regelmatig bespro ken met de ondern e m in gs raad. Een O R-lid kan ook zitti ng hebben i n de centrale projectgroep.

• H et verdient a a nb eveling o m h et project m i n i ma a l eens per kwa rtaa l op d e agenda van d e d i rectie en /of h et MT t e zetten, om zo peri od i e ke terugko ppel·

momenten te wa arborgen.

De projectorgan isatie ka n uiteraard pas opgezet word e n n adat de risicoafd e li ngen zijn geselecteerd.

Projectorgan isaties in de praktijk

N iet a lle projectorga n isaties Vei ligezorg® zien er in de pra ktij k uit zoals we h ier b oven beschrijve n .

Z o had tij dens de landelij ke p i lot e e n zieke n h u i s de centrale projectgro ep ver­

deeld in twee centrale werkgroepen: een werkgroep maatregelen en een we rk·

groep convenant. In p ri n cipe kan ook een werkgroep 'Gedragscode' worden inge­

steld en jof een werkgroep Z I R . Het geh eel moet echter wel slagvaardig blijven : de omvang van de werkgroepen m oet bij voorkeur beperkt b lijven en elke werkgroep hoort een h eldere opdracht te krijgen om een bepaa ld onderdeel van Vei l igezorg<'>

op centraal n ivea u nader u it te werke n .

Twee zieke n h uizen kenden n aast d e centrale projectgroep, die beperkt van omvang was gehouden, een b reed samengestelde kla nkbord groep. I n het ene zie·

ken h uis was deze in gesteld p u u r met het doel om een brede groep betrokken e n te i n fo rmeren en zo h et d ra a gvl a k te vergroten. I n h et a n d ere z ieken h u i s had d eze kla n kbordgroep ook nadru kkelijk een adviesrol: d iverse (tussen) p roducten van de centrale projectgroep werden ter toetsing voorgelegd aan deze klan kbordgroep.

Ook zijn via deze groep de Verp leegkund ige Advi esraad (VAR) en de Patië nten Adviesraad (PAR) geïnformeerd , orga nen d ie belangrij k zijn voor h et c reëren van draagvlak.

c

Het project staat of valt met een goede projectorga n isatie.

Zorg ervoor dat het project vanaf het begin goed organ isatorisch opgezet is, alle belangrijke doelgroepen vertegenwoordigd zijn en dat er voldoende commitment bij lijnmanagers, de raad van bestuur en de directie is. Besteed veel aandacht aan netwerken en lobbyen.

Als er orga n isatorische knelpunten ontstaan en h et project vertraagt of vastloo pt, kunt u terugvallen op het La ndelijk Ondersteun ingsp unt Veiligezorg<!'.

Ook kunt u steun en een klan kbord vinden bij collega-projectleiders. H et advies is hier om m et collega's in de regio ken n is en ervaring uit te wisselen en regionale samenwerki ng te stimu leren. Via het landelijk ondersteun ingspunt kunt u namen krijgen van projectleiders d ie ervari ng hebben met Vei ligezorg®.

Het leiden van vergaderingen

De projectleider fungeert meesta l a ls voorzitter van de centra le projectgroep en van een eventuele klankbordgroep.

I n de bij lage 1-6 van de tooikit zijn aandachtspunten o pgen omen voor het leiden van vergaderinge n.

Overigens verdient h et a a nbeveling om periodiek (bijvoorbeeld eens i n d e vier maand en) een ve rtegenwoord iger uit de raad va n bestu ur of het MT te vragen de vergad ering van de projectgroep voor te zitten . Zo blijft het h oger

ma nagement betro kken bij Veiligezorg<!'.

r <

, r

C t

• • • • • • • • • •

• • • • • • • • • •

m···

• • • • • • • •

----

Organ iseren startbijeen komst en tekenen i ntentieverklaring

Doelen van de startbijeenko m st zij n:

zorgen voo r bewustword i n g van de ernst en omvang va n d e p roblematie k e n va n d e n oodzaak o m actie t e ondern e m e n ;

zorgen voo r h et inzicht dat d e problematiek h et beste d o o r a lle b etrokkenen gezamen lij k aangepakt kan word e n ;

geven van voo rlichtin g over Veiligezorg®;

c reëren van d raagvlak;

beantwoorden van vragen die leven b ij a lle betrokkenen.

Praktijkvoorbeeld

Tijd ens de landelijke p ilot in 2002/ 2003 beston d de startbijee n komst uit d ri e o n derdelen:

1. liedjes en act door zangeres, waar de p ro blematiek en de gezamen lijke a a n p a k i n werden verbeeld;

2 . i n houdelijke i n leiding over Veiligezorg'" door d e landelijke projectleider;

3 . forumdiscussie tussen d e zaal e n een panel dat bestaat u it d e zieke n h uis­

d i recteur, de p rojectleider Vei ligezorg®, de voo rzitter van de OR en d e la n de lijke p rojectleide r Veiligezorg® v a n Sectorfo n d s Zorg.

Voo r d e voorbe re i d i n g van d e startbije e n ko m st, kan gebruik gemaakt word e n van d e aandachtspunten in bijlage 1 - 7 va n d e tooikit.

O o k kan tijdens de startbijeenkomst de i ntentieverklaring worden o n d e rtekend d o o r d e betrokken partijen.

In b ijlage 1-1 van de (d igital e) tooikit i s een powerpointpresentatie over Vei ligezorg® te vi nden, d i e gebru i kt kan worden tijdens de startbijeenko m st . U kunt deze d own loaden v a n www.vei ligezorg.n l.

Voo r de startbijeen ko m st word e n in ieder geval dezelfd e personen uitge n o d igd a ls die (idealiter) uitge nodigd zijn voor de d e m o n stratie van d e landelijk beleidsadviseur Vei ligezorg® (zie voor d eze lijst 1 . 1 .) .

Daarnaast m oet o o k d e voorzitter van d e O R aanwezig zijn, wa nt d eze zit i n h e t pan el. H et verd ient o o k aan beveling om d e b u rgem eester en /of de a m btenaar i ntegrale veiligheid uit te nod igen, om h et p ubliekprivate kara kter van het s a m e n ­ werkingsproject te benadrukken .

Voo r h et uitnodigen va n de politie kan geb ru i k gemaakt worden va n de sta n d aard­

brieven die hiervoor zijn ontwi kkeld e n zij n opge n o m e n in de tooikit, bijla ge 1-8.

Gebruik deze b ri even bij voorkeu r a lleen i n nauw overleg met d e afdeling Com m u n icatie.

Voo r h et werven van overige belangstelle nden kan gebruik gem a a kt word e n van h et stan daard p e rsbericht dat o pgesteld is door Sectorfonds Zorg. Dit persbericht ka n ook worden aangepast en worden geb ru i kt voo r later te o rganiseren breed toega n ke lijke voorlichtingsbije e n kom sten over Vei ligezorg"'. H et persbericht is o pgen o m en i n bijlage 1-9 van d e tooikit.

Ter a a n kondiging van de startbijeen ko m st is een poster ontwikkeld. Een voo rb eeld van de poster kunt u zien i n h et overzicht i n de b ij lage PR-too lkit.

Er is ruimte op de poster om h et logo van h et eigen zieke n huis i n te voegen.

c

(

(

(

c

Tijdens d e startb ijeenkomst zullen vele vragen gesteld en beantwoord wo rd en . Het i s niet onwa a rsch ijnlijk dat er i n een later stadium nog a n d e re vragen a a n u gesteld worden, waar u zelf wellicht niet altijd een goed antwoord op weet.

Daarom is er door Sectorfonds Zo rg ten beh oeve van de projectleiders een

Lan d elijk Ondersteuningspunt Ve i ligezorg® gecreëerd waar u met al uw vragen è terecht kan. I n bij lage 1-3 is een overzicht te vinden van de medewerkers van dit

lan delijk ondersteun ingspu n t, d i e d iverse typen vragen kun nen beantwoorden en o n d e rsteuning kun nen bieden, vari ëre nd van beleidsadvies tot data-ana lyse en i nformatie over s u bsidiemogelij kheden .

Ter sti m u lering van de o n d e rlinge netwerkvorming e n collegiale consu ltatie kunt u via het lan delijk onderste u n i ngs p u nt ook contactgegevens krijgen van lokale pro­

jectleiders die deelnemen of hebben deelgenomen a a n Vei li gezo rg®.

Opstellen comm unicatieplan

Veiligezor� is een belangrijk p roject. De i ntrod ucti e van Vei ligezorg® m oet d a a rom p l a n m atig en b reed b i n n e n het zieken h u is bekend worden gema a kt. Een m e d ede­

ling volstaat h ier n iet!

Ook i n de loop van h et p roject is h et geven van voorlichting aan i nterne e n externe d oelgroepen van essentieel belang voor h et welslagen van h et p roject, o n d er a n d e re omdat zo het benodigde d raagvla k voo r h et p roject ka n word e n gecreëerd.

Een overzicht van de diverse i nterne en externe d oelgroepen en een sta p p e n p la n o m t e komen t o t e e n com m u n i catieplan, met extra achtergro n d i n formatie, i s te vin d e n in bijlage 1-10 van de tooikit.

M a a k een c o m m u nicatieplan. Dit zal de kwaliteit e n d oelgerichtheid van de voo r­

lichting en com m un i catie zeke r ten goed e kom e n .

H et p lan hoeft geen uitgeb reid plan t e zij n : enkele A4-tjes volstaan.

r ^{(W ) �}

Een aa ntal belan grijke com m u n i catieactiviteiten zij n :

• plan en m i d d e len vastleggen ,

• o n dernem i n gsraad i n lichten,

• overige overlegorgan e n i nformeren,

D person eelsbijeen ko m st beleggen,

• i n te rn e m e d edeling m aken,

D materiaa l aan brengen op alle afd elingen,

• 'thuisfront' i n l ichten (maxi m a le betrokkenh eid),

• naar buiten treden.

Bepalen van communicatiemomenten

Veiligezorg® kent enkele c ruciale onderd elen waarbij voorlichting o n misbaar is. De m o m enten waa rop deze onderdelen plaatsvinden, zijn vrij goed van tevoren in te schatten.

Bewuste com m u n icatie i s i n ieder geval gewenst op d e volgende m o m e nten :

1.

2 . voor de startbijeenkom st,

3. d e bespre ki n g van h et p roject met de ondern e m i ngsraad,

4. de introd uctie van h et registratiesystee m (ZI R) en de registratieform ulieren , 5. voor het u itvoe ren v a n de p ro bleemanalyse op de risicoafdelinge n ,

6. n a het afronden en voor de i m p lementatie van het plan van aanpak Vei ligezor�, 7. na het opstellen van de regels en de gedragscode,

8. na het opstellen va n de h a n d h avi ngs p rotocollen en het vastgestelde l i k-op-stukbe leid,

9. rondom h et tekenen van het convenant.

(

L

(

(

c

Daarn aast kun ne n er a llerlei a n dere aanleid in gen en momenten zijn waarop co m m u n icatie zinvol i s .

B e h a lve com m u nicatie rondom specifieke activiteiten o f ond erdelen v a n Ve i ligezorg®, i s h et ook a a n t e raden structureel voorlichting te geven over het p roject. Aan bevolen wordt om h i erbij zoveel mogelijk gebru i k te maken va n de regu liere com m u n icati e m id delen, waarmee de intern e en extern e doelgroepen vertrouwd zij n . Zij zullen deze i m mers a ls eerste raad plegen en ku n n e n zo zonder veel extra inspa n ni n g op d e hoogte raken van de vorderingen van het project.

Reguliere communicatie over Veiligezorg®

H et gebruik va n d e volgende overlegm omenten en com municatiemiddelen verd ient sterk a a n beve li ng:

Werkoverleg

Vei ligezorg® moet o p de agenda van ieder werkoverleg van d e risicoafdeli ngen sta a n (vast agen dapunt) .

Managemento verleg

H et project staat bij voo rkeu r eens i n de twee à d rie maanden op d e vergadering van h et MT en/of d e raad van bestu ur, ter waarborging van de periodieke terugkoppeling.

Personeelsblad

H et is aan te raden om de voortga ng van het project regelmatig terug te laten kere n in een vaste rubriek in het personeelsblad.

In terne nieuwsbrief

Vier je successen door res u ltaten zo spoedig moge lijk terug te koppelen.

B ijvoorbeeld de veroordeling van een gepakte dader of de installatie van het ZIR.

Persberichten voor externe media

O p belangrijke m o m e nten verdient het aanbeveli n g om persberichten te stu ren n a a r lokale, regionale en/of la ndelijke media.

Internet en intranet

I nternet en intranet zijn goede instru m enten om de informatie snel b ij de inte rne en externe d oelgroep te krijgen.

I nvullen com municatieschema's

N a d at bedacht is wat er geco m m u n iceerd moet word en, wa nneer, aan wie en op welke m a n i er, kan de boodschap verzonden worden. Voordat h et echter zover is, is het belangrij k dat de gem a a kte keuzen beknopt vastge legd worden e n e r con­

crete werkafs p raken ge m a a kt zijn. H ierbij geldt: hoe concreter hoe bete r. Wie is waa rvoor verantwoord e lijk, wie voert wat uit, wie sch rijft het a rtikel, wie bereidt het p raatje voor, wie o rga n i seert d e b ijeenkomst, wie zorgt voor de beamer, wie gaa n n a a r de vergad e ri ng, en zovoo rt. Om ervoor te zorgen dat de i m p le m entatie goed verloo pt, is de ro uting en pla n n i ng va n essentieel belang.

H et is da arom h a n d ig o m per com m u n icatiemoment o n d erstaa n d schema in te vulle n . Laat dit bij voorke u r d oen door een co m m u n icatieadvi seur van d e afdeling com m un icatie. Betrek deze afdeling hier i n ieder geva l bij.

Com municatiemoment Doel:

Doe lgroep(e n) :

Com m unicati e m i ddel(e n) :

Kernboodscha p :

Datum u itvoering:

Uitvoerders:

---

---

Deze ingevu lde schema's vorm e n samen d e kern van h et comm u n icatiepla n . I n de bijlage 1 - 8 van d e tooIkit zijn t e r i n s p i ratie voo rbeelden t e vinden van i n ge­

vulde schema's.

(

l

(

c

Fase I

Aan het eind van fase I (organ isatorische voorbereid i n g) zijn a ls het goed is d e volge nde zaken geregeld.

1. Sleutelpersonen zijn adeq uaat voorgelicht door m i ddel van een demonstratie.

De demonstratie ka n ook bestaan uit twee bezoeken. Er wordt dan eerst voorlichting gegeven aan de d i rectie en h et MT en pas later aan ande re gele·

di ngen va n de organ i satie en externe samenwerki ngspartners van Veiligezorg®.

2 . De intentieverklaring is geteke n d .

3 . D e projectleider is aangesteld e n voor m i n imaal a c h t u u r p e r week vrijgesteld.

4. Er is bij voorkeur een p la atsvervan ger aangewezen i n het geval de p rojectleider vanwege (langdurige) ziekte of andere red enen tijdelijk vervangen moet word e n . 5 . Er is b ij voorkeur een stagiair(e) aangenomen a l s p rojectassistent Vei ligezorg®.

6. I n fase I is een ged egen projectorga n isatie opgezet, die m i n imaal bestaat u it een centrale p rojectgroep, eventueel a a n gevu ld door centrale enjof d ecentrale werkgroepen e n een kla n kbord groep.

Als in de voorbere i d e n d e fase nog n iet h elder is welke twee risicoafdelingen deel gaa n nemen aan Veiligezorg®, word e n de vertegenwoordigers va n die afdelingen later toegevoegd aan de projectorgan isatie.

7 . Er is een sta rtbije e n ko mst geweest voo r een breed p u bliek.

8. Er zij n eventueel aanvullende com m un i catieactiviteiten uitgevoerd . 9. Er i s e e n begi n gemaakt m e t h et systematisch creëren van intern e n extern

d raagvlak voor het p roject aan de hand van een com m u n icatieplan.

11.1

11.2 1 1.3

Checklist

Probleemanalyse

1 1 . 1 Oriëntatie op d e pro blematiek en het al gevoerd e beleid 1 1 . 2 I nterviews met sleutelperso nen

1 1 . 3 De personeelsen q u ête 1 1.4 De kle u re n m ethode

Checklist: Fase ₁₁

I nstru m enten Fase 11 zijn te vi nden onder Bijlagen: tooikit