L
Aanstellen projectleider en opzetten projectorganisatie
H et slagen va n Veiligezorg® is voo r een groot deel afh a n kelijk van de i nzet en (co m m u n icatieve) vaard igheden van de p rojectleider.
I n bijlage 1- 5 van de tooikit staat een profielschets van de projectleider.
Vergeet n iet een plaatsvervangend projectleider aan te wijzen, zodat de conti n uïteit van het project n i et i n geva ar komt bij ziekte of la ngd u rige afwezigheid van de projectleider.
Tips plaatsvervangend projectleider:
H oudt bij het selecteren van een plaatsvervanger de profielsch ets en h et ta ken pa kket van de projectleider i n gedachten.
Bedenk hoe de plaatsvervanger h et beste i ngewerkt kan worden en hoe de plaatsverva nger voldoende voel ing m et het project kan blijven h o u d e n . Spreek af b ij welke vergaderingen van de projectgroep deze plaatsvervanger a a nwezig is.
Daarnaast is h et ra adzaam om een stagia ir(e) te we rven, die aangesteld wordt als projectassistent en i n die h oedanigheid een deel va n h et uitvoerende werk ka n overnemen van de projectleider.
Ook voo r deze stagiai r(e) geldt dat kritisch gekeken moet worden naar d e capaci
teiten, m otivatie en i nzet van de betrokken persoon alvorens over te gaa n tot aan
name. De ma nier van inwerken en het bepalen bij welke vergaderi ngen de stagiair(e) aa nwezig is, verdienen daarbij ook aan dacht. Het Lan d e lijk Ondersteu n i ngspunt Vei ligezorg® ka n bemiddelen bij h et werven van stagia i r(e)s.
Tips stagiair(e)
•
W" d . . . ( ) I . d' h b .-' Ij a vIseren een stagIaIr e te nemen van een op el lOg op o-nlvea u, bij voorkeur van een van de volgende studierichtingen: integrale veiligheid, bedrijfs
kunde & economie of hoger facilitair ma nagement.
Geef de stagiair(e) de namen, telefoon n u mmers en emailadressen van stagiair(e)s die projectassistent zijn in andere zieken hu izen die Veiligezor� uitvoeren. Dit netwerk kan een ondersteunende functie vervullen voor uw stagiair(e) .
De p rOjectleider is vera ntwoo rdelijk voor het vormgeven van een adequate project
orga n isatie.
Bij h et opzetten va n de p rojectorga n isatie gelden de vo lgende u itga ngs p u nten:
Voor het d raagvlak is het bela ngrijk een centrale projectgroep i n te ste llen.
De projectleider is voorzitter van de centrale projectgroep.
Beide risicoafdelingen zij n vertegenwoordigd i n deze centrale projectgroep.
H et h o ofd beveiliging en een vertegenwoordiger va n de politie zijn bij voorkeur vertegenwoord igd i n de centra le p rojectgroep.
Eventuele a n d e re interne of externe partijen kunnen ad hoc zitting n em en i n de projectgroep (zoals de afdeling Com m u nicatie, h e t bedrijfsmaatschappe
lijke we rk, een a rts/specialist, een person eelsadvi seur, een j u rist, d e patiëntenservice en /of e e n lid v a n d e O R) .
H et is raadzaam om per risicoafdeling een deelprojectgroep te vormen, waa r·
van h et hoofd va n de afd e l i n g voorzitter is. Het is belangrijk o m d e h o ofd en van de ri sicoafdelingen een actieve ro l te geven . Zij m oeten n a m elijk de voor
waarden scheppen voor en de discussie voeren over maatregelen in h et p l a n v a n aanpak. B i n n e n de afdeling kunnen werkgroepen bepaalde ond erwerpen verder uitwerken, zoals de kleuren methode en h et opstellen van gedragsregels.
Ve i ligezorg® kan h et b este i n gebed word e n in de regu liere vergaderstructuur.
Dit betekent d at h et project een vast agendapunt is op de periodieke vergaderingen van de risi coafdeli ngen e n dat van dit agendapunt n otulen worden gemaakt.
H et project wordt regelmatig bespro ken met de ondern e m in gs raad. Een O R-lid kan ook zitti ng hebben i n de centrale projectgroep.
• H et verdient a a nb eveling o m h et project m i n i ma a l eens per kwa rtaa l op d e agenda van d e d i rectie en /of h et MT t e zetten, om zo peri od i e ke terugko ppel·
momenten te wa arborgen.
De projectorgan isatie ka n uiteraard pas opgezet word e n n adat de risicoafd e li ngen zijn geselecteerd.
Projectorgan isaties in de praktijk
N iet a lle projectorga n isaties Vei ligezorg® zien er in de pra ktij k uit zoals we h ier b oven beschrijve n .
Z o had tij dens de landelij ke p i lot e e n zieke n h u i s de centrale projectgro ep ver
deeld in twee centrale werkgroepen: een werkgroep maatregelen en een we rk·
groep convenant. In p ri n cipe kan ook een werkgroep 'Gedragscode' worden inge
steld en jof een werkgroep Z I R . Het geh eel moet echter wel slagvaardig blijven : de omvang van de werkgroepen m oet bij voorkeur beperkt b lijven en elke werkgroep hoort een h eldere opdracht te krijgen om een bepaa ld onderdeel van Vei l igezorg<'>
op centraal n ivea u nader u it te werke n .
Twee zieke n h uizen kenden n aast d e centrale projectgroep, die beperkt van omvang was gehouden, een b reed samengestelde kla nkbord groep. I n het ene zie·
ken h uis was deze in gesteld p u u r met het doel om een brede groep betrokken e n te i n fo rmeren en zo h et d ra a gvl a k te vergroten. I n h et a n d ere z ieken h u i s had d eze kla n kbordgroep ook nadru kkelijk een adviesrol: d iverse (tussen) p roducten van de centrale projectgroep werden ter toetsing voorgelegd aan deze klan kbordgroep.
Ook zijn via deze groep de Verp leegkund ige Advi esraad (VAR) en de Patië nten Adviesraad (PAR) geïnformeerd , orga nen d ie belangrij k zijn voor h et c reëren van draagvlak.
c
Het project staat of valt met een goede projectorga n isatie.
Zorg ervoor dat het project vanaf het begin goed organ isatorisch opgezet is, alle belangrijke doelgroepen vertegenwoordigd zijn en dat er voldoende commitment bij lijnmanagers, de raad van bestuur en de directie is. Besteed veel aandacht aan netwerken en lobbyen.
Als er orga n isatorische knelpunten ontstaan en h et project vertraagt of vastloo pt, kunt u terugvallen op het La ndelijk Ondersteun ingsp unt Veiligezorg<!'.
Ook kunt u steun en een klan kbord vinden bij collega-projectleiders. H et advies is hier om m et collega's in de regio ken n is en ervaring uit te wisselen en regionale samenwerki ng te stimu leren. Via het landelijk ondersteun ingspunt kunt u namen krijgen van projectleiders d ie ervari ng hebben met Vei ligezorg®.
Het leiden van vergaderingen
De projectleider fungeert meesta l a ls voorzitter van de centra le projectgroep en van een eventuele klankbordgroep.
I n de bij lage 1-6 van de tooikit zijn aandachtspunten o pgen omen voor het leiden van vergaderinge n.
Overigens verdient h et a a nbeveling om periodiek (bijvoorbeeld eens i n d e vier maand en) een ve rtegenwoord iger uit de raad va n bestu ur of het MT te vragen de vergad ering van de projectgroep voor te zitten . Zo blijft het h oger
ma nagement betro kken bij Veiligezorg<!'.
r t
C
• • • • • • • • • •
Doelen van de startbijeenko m st zij n:
zorgen voo r bewustword i n g van de ernst en omvang va n d e p roblematie k e n va n d e n oodzaak o m actie t e ondern e m e n ;
zorgen voo r h et inzicht dat d e problematiek h et beste d o o r a lle b etrokkenen gezamen lij k aangepakt kan word e n ;
geven van voo rlichtin g over Veiligezorg®;
c reëren van d raagvlak;
beantwoorden van vragen die leven b ij a lle betrokkenen.
Praktijkvoorbeeld
Tijd ens de landelijke p ilot in 2002/ 2003 beston d de startbijee n komst uit d ri e o n derdelen:
1. liedjes en act door zangeres, waar de p ro blematiek en de gezamen lijke a a n p a k i n werden verbeeld;
2 . i n houdelijke i n leiding over Veiligezorg'" door d e landelijke projectleider;
3 . forumdiscussie tussen d e zaal e n een panel dat bestaat u it d e zieke n h uis
d i recteur, de p rojectleider Vei ligezorg®, de voo rzitter van de OR en d e la n de lijke p rojectleide r Veiligezorg® v a n Sectorfo n d s Zorg.
Voo r d e voorbe re i d i n g van d e startbije e n ko m st, kan gebruik gemaakt word e n van d e aandachtspunten in bijlage 1 - 7 va n d e tooikit.
O o k kan tijdens de startbijeenkomst de i ntentieverklaring worden o n d e rtekend d o o r d e betrokken partijen.
In b ijlage 1-1 van de (d igital e) tooikit i s een powerpointpresentatie over Vei ligezorg® te vi nden, d i e gebru i kt kan worden tijdens de startbijeenko m st . i ntegrale veiligheid uit te nod igen, om h et p ubliekprivate kara kter van het s a m e n werkingsproject te benadrukken . h et stan daard p e rsbericht dat o pgesteld is door Sectorfonds Zorg. Dit persbericht ka n ook worden aangepast en worden geb ru i kt voo r later te o rganiseren breed toega n ke lijke voorlichtingsbije e n kom sten over Vei ligezorg"'. H et persbericht is o pgen o m en i n bijlage 1-9 van d e tooikit.
Ter a a n kondiging van de startbijeen ko m st is een poster ontwikkeld. Een voo rb eeld van de poster kunt u zien i n h et overzicht i n de b ij lage PR-too lkit.
Er is ruimte op de poster om h et logo van h et eigen zieke n huis i n te voegen.