SECRETARIAAT – ARCHIEVEN DIENST SECRETARIAAT

H. 1. DIENST GEMEENTELIJK SECRETARIAAT I OPDRACHTEN :

De Dienst Secretariaat houdt zich bezig met de voorbereiding van zaken die moeten voorgelegd worden aan de Gemeenteraad en aan het College van Burgemeester en Schepenen. Hij verzekert de wekelijkse ontvangst van de dossiers die aan het College moeten voorgelegd worden, stelt de dagorde van de zitting op en noteert, na de zitting, de besluiten die de Gemeentesecretaris geacteerd heeft.

Vervolgens moeten de uittreksels terbeschikking gesteld worden van de verschillende gemeentelijke diensten. Hij stelt de processen-verbaal op van de zittingen en verzekert de overschrijving ervan. Hij staat ook in voor de bijhouding van de notulenboeken en de inschrijving van de goedkeuringen van de Toezichthoudende Overheid.

Hetzelfde werk wordt ook maandelijks uitgevoerd voor de vergaderingen van de Gemeenteraad, met daarbovenop de te verzenden oproepingen aan de Gemeenteraadsleden en de verbetering, het pagineren en het afdrukken van de verslagen van de openbare zittingen.

43

Het beheer van de zittingen van het College van Burgemeester en Schepenen en de Gemeenteraad is geïnformatiseerd met behulp van een specifieke software BOS. Daardoor hebben de gemeentelijke diensten toegang tot hun uittreksels uit het notulenboek, vanaf het ogenblik dat de gemeentesecretaris zijn proces-verbaal opgemaakt heeft. Sinds 14 juni 2017 gebeuren de zendingen van de akten onderworpen aan het OCMW-toezicht ook via de software BOS. Het Secretariaat staat ook in voor de centralisatie, het nazicht, eventueel de vertaling, het opstellen, het doorzenden van al de berichten, nota’s, dienstorders… naar de gemeentelijke diensten.

II ACTIVITEITEN :

Vergaderingen van de Gemeenteraad, van het College en van de Verenigde Secties Van 01/08/2019 tot 31/07/2020

Gemeenteraad 11 zittingen

Verenigde Secties 6 zittingen

Schepencollege - Gewone zittingen 27 zittingen Schepencollege - Buitengewone zittingen 21 zittingen

Het is ook de taak van het gemeentelijk Secretariaat om de dagelijkse gemeentelijke briefwisseling te registreren met behulp van een specifiek informaticaprogramma en deze te dispatchen naar de verschillende diensten.

Andere activiteiten :

 Dossieropvolging betreffende de eretekens toegekend aan de inwoners van de gemeente, over te maken aan het Ministerie van Arbeid en het overhandigen van de diploma’s aan de Laureaten van de Arbeid ;

 Opstellen van het repertorium van de beraadslagingen van de Gemeenteraad en het Schepencollege ;

 Opmaken van het jaarlijks verslag van de gemeentelijke diensten, de verklaring en de wettelijke neerlegging bij de Koninklijke Bibliotheek van België ;

 Allerlei briefwisseling (gevolg geven aan gestelde vragen en briefwisseling met de gemeentelijke mandatarissen, aanvragen ter consultatie van administratieve documenten, briefwisseling van de Gemeentesecretaris en andere, nazicht van alle briefwisseling die ter handtekening wordt voorgelegd aan de Gemeentesecretaris) ;

 Het behandelen van de schriftelijke vragen, de interpellaties, de moties ingediend door de gemeenteraadsleden en de publicatie ervan op de gemeentelijke website ;

 Indiening van de lijsten met mandaten bij de Rekenhof en verzending van de post voor de vermogensverklaring ;

 Afgifte van documenten m.b.t. de Gemeente aan het publiek, de studenten en andere personen die het aanvragen ;

 Relaties met de intercommunales en andere organismen in verband met de aanstelling en de ontslagneming van de gemeentelijke mandatarissen in de diverse vergaderingen, de Raad van Bestuur, de Algemene Vergaderingen ;

 Opmaken van de hiertoe bestemde beraadslagingen voor het College of Gemeenteraad en de opvolging van de briefwisseling verzekeren en de aangifte bij de Regionale Overheid Brussel ;

 Het bijhouden van de archieven betreffende de mandatarissen ;

 Het versturen van de verschillende interne richtlijnen aan de diensten ;

 Het bijhouden van de dossiers betreffende de transparantie en de cumul van de mandaten van de gemeentelijke mandatarissen en de jaarlijkse neerlegging bij het Rekenhof ;

 Verklaring in verband met de uitvoering van het ESR 2010 (het aantal mandaten uitgeoefend door de leden van het College, Gemeenteraadsleden) ;

44

 Het bijhouden van het register der publicaties en de publicaties van de gemeentelijke verordeningen en reglementen ;

 Het bijhouden van de dossiers van de gemeentelijke mandatarissen, van hun installatie tot hun ontslag ;

 Het beheer van de particuliere aanvragen tot raadpleging van administratieve documenten ;

 Het bundelen van alle dienstorders en berichten ;

 Het beheer van BOS (beheersysteem voor het verlenen van de toegangen tot de toepassing van het BO Secretariaat, interventies op het vlak van de gebruikers) ;

 Opsturen van de akten onderworpen aan het OCMW-Toezicht ;

 Beheer van het pagina “Politiek leven” op de gemeentelijke website (aanpassingen, wijzigingen op het niveau van de leden van het College en de Gemeenteraad, publicaties van de antwoorden op de schriftelijke vragen gesteld door de gemeenteraadsleden, hun interpellaties en moties, transparantie van de mandaten…) ;

 In geval van verkiezingen wordt de dagvaarding naar de voorzitters van de stembureaus en naar de bijzitters gestuurd ;

 Toepassing van de Gezamenlijke Ordonnantie van 14 december 2017 van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie in werking getreden op 01/12/2018 - Transparantie - Aangifte van de mandaten - Periode van 01/01/2019 tot en met 31/12/2019 : de opstelling, publicatie en toezending van het jaarverslag over de transparantie van de mandaten met de bezoldiging van de leden van de Gemeenteraad, de Schepenen en de Burgemeester, met een gedetailleerde staat van de deelname aan de vergaderingen, de voordelen in natura en de lijst van de verplaatsingen in het kader van de uitoefening van de taken, een inventaris van alle door de gemeente gesloten overheidsopdrachten met vermelding van de begunstigden, de vastgelegde bedragen en het totale bedrag van de toekenning, de lijst van de door de gemeente toegekende subsidies met vermelding van de begunstigden en de bedragen.

H. 3. DIENST INFORMATIEVEILIGHEID / GEGEVENSBESCHERMING (IV/GB)

Nota : deze dienst bestaat officieel niet – de activiteiten hieronder beschreven zijn gedaan door personen van verschillende diensten (Archiefdienst, juridische zaken, human resources, informatica, etc…) en de functionaris voor gegevensbescherming (DPO).

I) Opdrachten(en)

 Naleving van de wetgeving inzake informatiebeveiliging en gegevensbescherming

 Beheer van informatieveiligheid en bescherming [van natuurlijke personen in verband met de verwerking] van [persoons] gegevens

 Opdrachten van de DPO/IVC : informatie, advies en controle in verband met IV/GB II) Activiteit(en)

Informatieveiligheid 1. Veiligheidsbeleid

a. Presentatie aan COGEST voor voorbereiding van de goedkeuring van het College en de Raad ;

2. Specifiek veiligheidsbeleid

a. Voorstel van beleid « Governance en risicobeheersing » b. Voorstel van beleid « Beheer van goederen »

c. Voorstel van beleid « Veiligheid van human resources » 3. Plan van verwerking

a. Aanpassing van het plan voor 2020-2022 (dit plan moet nog aanvuld worden door de diensten en aangenomen worden de directie)

45 GDPR conformiteit

Wat betreft het in overeenstemming brengen met GDPR, de volgende acties zijn ondernomen geheel of een gedeelte:

4. Verwerkingsbeleid van persoonsgegevens a. Voorstellen van beleid

5. Register van verwerkingsactiviteiten a. Bevolking 6. Informatie aan personen

a. Voorstel van publicatie van documenten op de website

b. Opstellen van informatiedocumenten voor de Nederlandstalige Scholen 7. Nalevingsplan

a. Aanpassing van het plan 2020-2022 (dit plan moet nog aanvuld worden door de diensten en aangenomen worden door de directie)

Regelmatig Beheer

1. Informatie en advies van de DPO / IVC

Advies over de volgende zaken werden gegevens:

 Algemene nota aan de Burgemeester over bescherming van gegevens

 Uitwisseling van gegevens met de vakbonden

 Interne en externe communicatie over de verwerking van gegevens

 Relatie met de Gerechtsdeurwaarders: rol en verplichtingen

 Gebruik van gratis internetmiddelen voor de relatie met de gebruikers van de administratie

 Controle van temperatuur door complexe middelen (“intelligente camera’s COVID”)

 Beheer van camerabewakingsbeelden van de dienst Onburgerlijkheden

 Volksraadpleging

 Einde van Windows 7

 Systeem van uitwisseling van fiches in tijd van gedwongen telewerk 2. Verwerking van aanvragen van betrokken personen

Drie aanvragen werden ontvangen tijdens het lopend jaar. Eén van hen werd niet op tijd behandeld (de aanvraag werd immers naar een fout email-adres gestuurd en afwezigheid van bestemmeling).

3. Veiligheidsincidenten, schending van gegevens en niet-respecteren van beleid/ wetgeving De volgende incidenten werden gerapporteerd en/of hebben een gevolg nodig gehad :

 Gebruik van persoonlijk informaticamateriaal voor gevoelige activiteiten

 Verspreiding van videobewakingsbeelden op de sociale netwerken

 Invoering van een automaat die de temperatuur meet op een « intelligente manier » (Niet-goedgekeurd door Gegevensbeschermingsautoriteit + geen enkele informatie over de verwerking).

Er hebben zich andere incidenten voorgedaan met gevolgen voor de veiligheid, zonder dat de dienst officieel op de hoogte is gesteld. Het opzetten van een centraal beheer is noodzakelijk om dit rapport accuraat te kunnen opstellen.

4. Akkoorden van uitwisseling van gegevens

Stappen werden ondernomen met de organisaties die een verantwoordelijke rol hebben op het gebied van onafhankelijke verwerking (niet toeleverancier, niet medeverantwoordelijke)

 Vakbonden

 ONE

 Politie

 Federatie Wallonië- Brussel

46

In document MOLENBEEK-SAINT-JEAN / SINT-JANS-MOLENBEEK. Garcia- Fernandez Echevine Quai de Mariemont, 11/9 (pagina 42-46)