DIVISIE ALGEMENE ORGANISATIE
A. DIENST ONTHAAL
ONTHAAL
I OPDRACHT:
De dienst zorgt voor onthaal en logistiek en heeft als doel een goed beeld van het Gemeentehuis te geven en het publiek naar de juiste diensten door te verwijzen.
Iedereen die naar de verschillende gemeentelijke diensten wil gaan, gevestigd in het gebouw, moet zich aan het loket aanbieden en zich met zijn identiteitskaart laten inschrijven in een register dat zijn gegevens omvat, het uur van zijn aankomst en de gevraagde dienst.
II ACTIVITEITEN:
Verdeling van de sleutels van de verschillende diensten ‘s morgens.
Terugnemen van de sleutels van de verschillende diensten op het einde van de dag.
Publiek: Onthaal en doorverwijzing van de burgers naar de juiste diensten.
Inschrijving gegevens in een register.
Aankondiging van afspraken aan de gevraagde diensten Oproep van taxi’s bij aanvragen.
Oproep van verschillende hulpdiensten bij aanvragen (brandweer, gas, ziekenwagen, ...) Ontvangen van pakketjes, enz.
Opzoekingen op het internet van plaatsen of evenementen in de gemeente voor het publiek (adressen, telefoonnummers, Knal, opvangcentra, openbare douches, sportactiviteiten)
Telefonie: Beheer van de telefooncentrale, elke ochtend opstarten en ‘s avonds afsluiten.
Doorgeschakelde gesprekken (terug bij ons wanneer geen antwoord bij de diensten) Antwoord en doorschakelen van gesprekken bij de juiste diensten.
Inlichtingen aan het publiek (+/- 150 telefoongesprekken)
Opzoekingen op internet voor het publiek, adressen, telefoonnummers, enz.
Door de Covid zijn de binnenkomde bellenverdubbeld
Openbare aanplakking: Afficheren aan de ingang en op de prikborden van adviezen, nota’s, informatie, enz.
Wekelijkse controle en vervanging van de verouderde affiches.
Vergaderzalen: Reservatie in de Outlook-kalender,
Controle van de beschikbaarheid van de 5 zalen.
Wekelijkse reservaties: College, Directiecomités.
Maandelijkse reservaties: Overlegcommissie. Muzikaal Uur.
Jaarlijkse reservaties: Inschrijving van het kerstdiner en lentediner van de Sociale Actie.
Inschrijving reis georganiseerd door de S.A
22
Jaarlijkse examens van de muziekacademie . Occasionele reservaties: +/- 25 per week.
In samenwerking met dienst onderhoud
Terbeschikkingstelling en opvolging van de voorbereiding van de zalen.
Beheer van de opvolging (koffie, water, in orde brengen, ...) na de Vergadering.
Bestellingen van leveringen voor de zalen (koffie, melk, enz.) in samenwerking met de dienst economaat.
Beheer van de stock van deze leveringen.
Beheer en levering van goederen en materiaal voor de vergaderingen die buiten het Gemeentebestuur plaatsvinden (O.W, GCM,
Sippelberg, academies, scholen ...) Auto’s: Beheer van een pool van 2 auto’s.
Reservatie in de Outlook-kalender.
Terbeschikkingstelling van boorddocumenten en sleutels.
Opvolging en klassering van de routekaarten, iedere maand, teneinde een controle te hebben op eventuele boetes.
Controle van de boetes van de gebruikers, opvolging van de boetes.
Update van de boorddocumenten (verzekering, enz.) Beheer van tankkaarten, carwash.
In samenwerking met de garage, onderhoudsbeurten en herstellingswerken voorzien voor de voertuigen.
Interventies diverse pannes in de gemeentelijke diensten.
Verzending van mails naar de juiste diensten (schrijnwerkers, elektriciens, loodgieters) voor herstellingswerken.
Opvolging van de interventies door de werkplaatsen in de vragende diensten.
Opvolging herstellingswerken in geval van panne van de lift.
Beheer van de drank- en snoepautomaten (panne, bijvullen, ...)
Contact en controle in geval van panne. Afficheren in geval van panne.
Evenementen: In samenwerking met dienst onderhoud
De deelname aan voorbereidingen van organisaties (inhuldigingen, tentoonstellingen, inschrijving van de senioren)
Voorzien van leveringen, en eventueel personeelsleden, gevraagd voor de evenementen.
In samenwerking met de werkplaatsen, klaarmaken van de zalen voor het weekend “Muzikaal uur”, enz.
In samenwerking met de veiligheidswachter: Vestiging van vlaggen in functie van het protocol.
Stopzetten en aanzetten van de fonteinen op het plein.
Varia: Eerste hulp aan personen in moeilijkheden (ziek, bejaard, ontevreden, dakloos, nerveus, psychotisch, drugsverslaafde, dronken, enz.)
Verzorging van gewond schoonmaakpersoneel
Onthaal van de Politiediensten in geval van vandalisme in de gemeentelijke gebouwen, enz…
De dienst Onthaal is samengevoegd met het Expeditiedienst, zodat het personeel vertrouwd raakt met de dienstaken van de twee diensten.
23
B. VERZENDING
I MISSIE:
De dienst Expeditie bestaat uit 6 personen, inclusief 3 chauffeurs.
Deze afdeling is verantwoordelijk voor het administratieve beheer van inkomende en uitgaande post - De aanwezigheid van deurwaarders bij jubileum is vereist bij formele evenementen zoals bruiloften, kranslegging enz. Bij deze evenementen wil het personeel een merkimago van de gemeente geven.
Aanwezigheid vereist bij gemeenteraden en verenigde secties.
II ACTIVITEITEN:
Post: Inkomende postverwerking
Verdeling van de briefwisseling naar de verschillende diensten.
Vouwbeheer en invoegen van massa zending Uitgaande postverwerking
Beheer van zendingen en postale pick-ups
Stuurprogramma's Transport van post en materialen naar externe diensten Transport van de documenten die worden behandeld aan de gemeenteraad
Casual transport van personeel Vervoer van ceremoniebloemen.
Occasionele leveringen voor de dienst Economaat
Protocol: Aanwezigheid op de bruiloften noodzakelijk.
Beheer van het komen en gaan van burgers op bruiloften.
Aankondiging van de officier burgerlijke stand De begeleidingsmuziek aan- en uitzetten
De dienst Expeditie is samengevoegd met het dienst Onthaal, zodat het personeel vertrouwd raakt met de dienstaken van de twee diensten.
C. ONDERHOUDSPERSONEEL
Codering in ERH (personeelslogistiek) van afwezigheden, ziekten verloven. Toezicht en beheer van overuren.
Tussenpersoon van de administratie en onderhoudspersoneel.
Bv : Uitdeling van loonfiches, en diverse administratieve documenten die via mail worden verstuurt (uitnodigingen, medische controle, opmerkingen, verwittigingen
Administratieve opvolging in geval van staking.
Jaarlijkse planning van groot onderhoud (stoelen, plinten, houten ramen en deuren)
Bestelling en opvolging werkkledij onderhoudspersoneel : bv : zoals schoeisel, schorten, T-shirts.
Opmerkingen van de diverse diensten rapporteren naar het onderhoudspersoneel . (verstopte gootsteen overstroming enz..)
Opvolgen van evenementen die de tussenkomst van de logistieke afdeling vereisen
(ceremonies, expo.. levering van diverse zoals stoelen, tafels, glazen enz.. en ook terughaling.
24
Beheer en bestelling van jaarlijkse onderhoudsproducten, dweilen, aftrekkers voor binnen en buitendiensten.
Beheer en bestelling van materiaal voor de vergaderzalen, glazen, borden koffie, melk, servieten.
(vergaderingen +/- 15 per week)
Distributie en levering van materiaal en onderhoudsproducten voor de buitendiensten : (borstels, doeken..)
Vervanging van personeel in geval van ziekte of verlof Opvolging van de planning van Berg en Dal, Sippelberg Vervanging eventueel conciërge.
In geval van afwezigen verdeling van het personeel van de diverse diensten Opvolging onderhoud en reparaties van het materiaal.