A. BEVOLKINGSDIENST
I)OPDRACHTEN :
Bijhouden van de Bevolkingsregisters en taken die eraan verbonden zijn:
Registratie in deze registers van elke wijziging betreffende de staat van de personen die in de gemeente ingeschreven zijn;
Uitreiking van verschillende documenten op basis van de gegevens uit deze registers:
attesten, getuigschriften, uittreksels, enz.;
Echtverklaring van handtekeningen en eensluidende afschriften van documenten;
Adresveranderingen;
Uitreiking van Identiteitskaarten en verblijftitels;
Uitreiking van rijbewijzen;
Uitreiking van reispassen en van reistitels;
Registrering van de verklaringen van wettelijk samenwoning, van laatste
wilsbeschikking, van wilsbeschikking betreffende de wegneming en transplantatie van organen en wat euthanasie betreft;
Uitreiking van uittreksels uit de strafregister;
Kieszaken:
Bijhouden van de kiesgegevens;
Praktische voorbereiding van de verschillende verkiezingen (in samenwerking met het Hoofdbureau en met de technische diensten).
II)ACTIVITEITEN:
Algemeen context:
De diensten van de Demografie (Bevolking, Vreemdelingen en Burgerlijke Staat) zijn zonder twijfel de gemeentelijke diensten die het meest rechtstreeks in contact zijn met de bevolking. Om onze werkomstandigheden te begrijpen moet men dus rekening houden met de evolutie van deze bevolking.
Kwantitatief heeft Sint-Jans-Molenbeek, zoals de andere gemeenten van het Brussels gewest en vooral van het Noord-Westen, sinds het begin van de jaren 2000, een belangrijke groei van de bevolking gekend.
Voor onze gemeente spreken de cijfers voor zichzelf: 94.049 inwoners op 1 Januari 2012 tegen 71.143 op 1 Januari 2000, wat een groei betekent van 32 % in 11 jaar. De belangrijkste groei in 1 jaar kon vastgesteld worden in 2010 (3.260 inwoners meer, hetzij een groei van ongeveer 3,7 %). Sinds 2012
68
kunnen wij een stagnatie vaststellen van deze groei. Met 97.786 inwoners op 31 december 2019 tegen 94.049 inwoners op 1ste januari 2012, is de groei beperkt tot 3.737 bijkomende inwoners, hetzij 4 % in 8 jaar. Deze evolutie heeft niettemin een belangrijke toeneming van de werkdruk veroorzaakt Naast deze groei van het aantal inwoners is het evenzeer belangrijk om de verplaatsing van de
bevolking te benadrukken. Gedurende de periode 2019-2020 heeft de dienst 3.923 dossiers behandeld van inschrijvingsaanvragen in de gemeente, en 2.190 dossiers van interne verplaatsingen
(adresveranderingen binnen de gemeente). 430 burgers werden van ambtswege geschrapt gedurende dezelfde periode. Men kan merken dat die cijfers lager zijn dan vorige jaren. Dit is waarschijnlijk
verbonden aan een vermindering van de aanvragen sinds maart 2020, wegens de insluiting.
Sinds een aantal jaren zijn de loketbedienden ook geconfronteerd met een groeiende agressiviteit, waarschijnlijk gegenereerd door de precaire toestand waarin een groot deel van de bevolking zich bevindt.
De toename van bijzondere gevallen maakt het werk aan het loket ook moeilijker. Volgens het spreekwoord bevestigen uitzonderingen de regel, maar wanneer de uitzonderingen meer en meer toenemen wordt het zeer moeilijk precies en duidelijke maatregelen te definiëren. Deze toestand geeft dan ook meer werk aan de verantwoordelijken, die vaker beslissingen moeten nemen in specifieke gevallen.
En dit is ook geldig voor het grondwerk, aangezien de vermeerdering van de rechtsconflicten en de verschillen van mening over de toepassing van de wetgeving, vooral wat het Internationaal Privé Recht betreft. Het wordt dan ook moeilijker met de dag een beslissing te nemen over de effecten in België van buitenlandse akten
Het ligt meer en meer voor de hand dat het noodzakelijk wordt meer geschoold personeel aan te werven
Bovendien werden de werkomstandigheden streng beïnvloed sinds maart 2020 door de
noodzakelijkheid zich aan te passen aan de werkelijkheden van de gezondheidscrisis. Het personeel heeft in ploegen moeten werken en de burgers werden alleen nog op afspraak ontvangen. De
invoering in een noodsituatie van een totaal nieuwe organisatie was een aanzienlijke uitdaging. Men heeft zowel de gezondheid van werknemers trachten te behouden als de continuïteit van de openbare dienst te garanderen.
Wat de identiteits- en verblijfsdocumenten betreft, blijft het proces van uitreiking van elektronische kaarten evolutief.
Na de uitreiking van biometrische kaarten aan de niet EU-burgers, zullen nu ook op kort termijn de Belgen in bezit gebracht worden van biometrische kaarten
De veralgemening van verschillende geïnformatiseerde procedures (identiteitskaarten, paspoorten, rijbewijzen) impliceerde een drastische verandering van de werkmethoden en maakt onze diensten afhankelijk van verschillende softwares en van de internettoegangen, en onderwerpt ons dan ook aan de risico’s van storingen van verschillende oorsprong. Zoals al vermeld vorige jaren, moet men toch vaststellen dat we meer en meer afhankelijk zijn van verschillende informaticasystemen en andere technologische verbindingen. Dit veroorzaakt regelmatig een zekere verlamming van de dienst aan het publiek dat ons moet aanspreken.
Als gevolg van de verwijdering van de gemeentelijke straregisters, geven we voortaan uittreksels uit de strafregister af, rechtstreeks vanuit de Centrale Strafregister.
In september 2017, werd een bijkantoor van de bevolkingsdienst drie dagen per week geopend (dinsdag, woensdag, donderdag), Charles Malisstraat. Sinds september 2018 is de bijkantoor Malis alle dagen open.
69
Om die verschillende taken uit te oefenen, waren er 36 beambten effectief in dienst op 31 december 2019.
De verdeling was de volgende : 1 niveau A4 (diensthoofd);
3 andere niveau A;
2 niveau B ; 30 niveau C en D.
Op 31 juli 2020, waren er 33 beambten effectief in dienst.
De verdeling was de volgende : 3 niveau A;
1 niveau B ; 29 niveau C en D.
B. VREEMDELINGENDIENST
I) OPDRACHTEN
De vreemdelingendienst is belast met het beheer van de dossiers van de vreemdelingen die zich op zijn grondgebied bevinden.
Hij behandelt de dossiers van :
1) de vreemdelingen met een tijdelijk, permanent of onbeperkt verblijfsrecht,:
Zij zijn ingeschreven :
in het vreemdelingenregister;
in het wachtregister 5, (kandidaat vluchtelingen);
in het wachtregister 6 voor onderdanen van de Europese Unie ; 2) de vreemdelingen zonder verblijfsrecht :
Het betreft vreemdelingen die :
aanwezig zijn op het grondgebied van de gemeente voor een verblijf van ten hoogste drie maanden,
onregelmatig of onwettig op het grondgebied verblijven,
zonder tijdelijk verblijfsrecht het Belgische grondgebied betreden en ter plaatse een machtiging tot voorlopig verblijf aanvragen,
een verzoek tot herziening indienen tegen een beslissing van de Dienst Vreemdelingenzaken wegens het niet toekennen van hun de machtiging tot verblijf of tot vestiging
onderhevig zijn aan een beslissing tot verwijdering van het grondgebied genomen door de staatssecretaris of zijn gemachtigde
De dienstvreemdelingenzaken is verdeeld in twee uitwisselbare cellen ;
1. een eerste aankomstcel : Deze eenheid is verantwoordelijk voor EU- en niet-EU-onderdanen die zich in de gemeente moeten laten registreren en die een verblijfsrecht aanvragen.
2. De opvolgingcel behandelt alle EU-burgers en niet-EU-burgers met een verblijfsvergunning in België
70 Het personeel van de dienst verzekert
het onthaal van de burger aan de loketten,
het vervolg van aanvragen komende van het loket of per brief ontvangen,
het vervolg van de beslissingen van de dienst Vreemdelingenzaken,
het beheren van de beroepen (Raad voor Vreemdelingenbetwistingen, enz.),
het scheppen van dossiers in het Rijksregister en de bijwerking van de gegevens in die dossiers,
het beheren en de aflevering van de verblijftitels,
het beheren van de adresveranderingen en van de ambtshalve schrappingen,
de aflevering van de arbeidsvergunningen,
de aflevering van reistitels voor vluchtelingen, stateloze, enz. (sinds januari 2018).
II) ACTIVITEITEN
A. Algemene activiteiten :
De arbeidsvoorwaarden in de Vreemdelingendienst zijn rechtstreeks beïnvloed door de belangrijke demografische evolutie van de gemeente. De bevolkingsgroei tussen 01/08/2019 en 31/07/2020 is de volgende:
1/08/2019 31/07/2020 Progression
Totale bevolking 97409 97447 +0,04%
Bevolkingsregister 82166 82647 +0,59%
vreemdelingenregister 15201 14764 -2,87%
Men spreekt hier alleen over de burgers die de Belgische nationaliteit bezitten of die minstens tot verblijf toegelaten werden, aangezien wij niet in bezit zijn van precieze gegevens over illegalen. Toch mag men redelijkerwijs denken dat deze groei van dezelfde orde is, of zelfs hoger.
Wat de vluchtelingen betreft werd de dienst deze laatste jaren geconfronteerd met een belangrijke toename van de aanvragen van Syrische onderdanen.
verplichting, voorzien in de Europese wetgeving, die personen onmiddellijk in te schrijven, zonder voorafgaande controle van de adressen (inschrijvingen in het Wachtregister WR6) een belangrijke werklast schept, zowel voor onze bedienden als voor de politie. En een belangrijk aantal onderzoeken die dan nadien uitgeoefend worden zijn echter negatief.
Dankzij een samewerking met de politiediensten zijn de fiective adressen aanzienlijk verminderd.
Fictieve adressen Nombre 01/08/17 - 31/07/18 510 01/08/18 - 31/07/19 306 01/08/19 – 31/07/20 249
71
Het toestromen van aanvragen in bepaalde perioden levert ook moeilijkheden op (seizoenarbeiders eind augustus, begin september; hernieuwing van de studentenverblijven in september oktober, …).
Aangezien de complexe wetgeving betreffende vreemdelingen meerdere keren gewijzigd werd, wordt het moeilijker met de dag deze te beheersen. Dit bemoeilijkt het werk, zowel aan het loket als in back office.
In verschillende aspecten zijn de verblijfsvoorwaarden veel restrictiever geworden dan vroeger. Dit bemoeilijkt de dialoog aan het loket, temeer daar een groot aantal aanvragers noch Frans noch Nederlands begrijpen, vooral de eerstkomende.
Wanneer onze bedienden dossiers ontvangen om ze naar de dienst Vreemdelingenzaken door te geven, dienen ze ook eerst na te kijken of ze compleet zijn en, eventueel, of de verschuldigde vergoeding betaald werd. Zo niet moeten ze het dossier weigeren, wat natuurlijk ook tot conflicten kan leiden.
Om deze talrijke taken uit te voeren zijn er 15 personeelsleden in functie, wat duidelijk te weinig is.
B. Evolutie
1. De wachttijd voor het verwerken van bestanden
Elk bestand dat aan de balie wordt verwerkt, moet immers onmiddellijk worden doorgestuurd naar de Dienst Vreemdelingenzaken om ervoor te zorgen dat de dossiers van de gebruikers binnen een meer dan redelijke termijn worden verwerkt.
De werkzaamheden worden uitgevoerd onder moeilijke omstandigheden. De grote instroom en het gebrek aan beschikbare zitplaatsen zorgen voor een groter ongeduld bij het publiek.
2. Cijfers van de vreemdelingendienst voor het jaar 2019-2020
Domicilieringen (per persoon) Criteria
Saphir (lijst van het register van inschrijvingen )
Vreemdelingen van 01/08/2019 au
31/07/2020 1031
Saphir (lijst uit het register van mutaties
Vreemdelingen van 01/08/2019 au
31/07/2020 842
Europa 2018 + 2019 (immigratie) 01/08/2019 au 31/07/2020 2118
Total 3991
Aanwezidheid op het grondgebied zonder
inschrijving Criteria
regularisatieverzoek (9bis + 10/12bis)
01/08/2019 au 31/07/2020 Niet
evalueerbaar
aankomstverklaring (non UE) 01/08/2019 au 31/07/2020 74
aanwezigheidsverklaring (UE) 01/08/2019 au 31/07/2020 213
Total 287
Voorstellen ambtshave schrapping Criteria
Excel - Lijst PROPRO 01/08/2019 au 31/07/2020 660
ambtshave schrappingen Criteria
gearchiveerde college 01/08/2019 au 31/07/2020 157
72
afgegeven kaart (Belpic) Vereisten
Kaart A 01/08/2019 au 31/07/2020 1211
Kaart B 01/08/2019 au 31/07/2020 929
Kaart D 01/08/2019 au 31/07/2020 24
Kaart E 01/08/2019 au 31/07/2020 722
Kaart F 01/08/2019 au 31/07/2020 653
Kaart H 01/08/2019 au 31/07/2020 0
Bijlage 8 01/08/2019 au 31/07/2020 1140
Total 4679
3. De wachttijd voor inschrijvingen : Verwerkingstijd voor de Europa-onderzoeken (Europese en niet-Europese onderdanen die een
verblijfsvergunning aanvragen) 2017 2018 2019
2020
Overdracht aan de politie (aantal dagen) 13 12 3
4
Terugkeer van onderzoeken door de politie naar onze
dienst (aantal dagen) 82 65 39
14
Codering van de onderzoeken door onze dienst na
ontvangst (aantal dagen) 30 24 4
1
Verwerkingstijd voor onderzoek van Europese en niet-Europese onderdanen die in het bezit zijn van een verblijfsvergunning
01/08/2017 - 31/07/2018
01/08/2018 - 31/07/2019
01/08/2019 - 31/07/2020
Overdracht aan de politie (aantal dagen) 2 3 2 -18%
Terugkeer van onderzoek door de politie naar
onze dienst (aantal dagen) 57 48 32 -32%
Codering van de onderzoek door onze dienst na
ontvangst (aantal dagen) 11 8 5 -37%
Total 70 58 40 -32%
4. Verwerking van bestanden : De dienst is volledig up to date.
C. Coronavirus – periode 18 maart tot juli 2020
De volgende maatregelen zijn genomen:
1. Organisatie van het gebouw – sociale afstand en veiligheidsmaatregelen
a) Affiches zijn geplaatst aan elk loket van de bevolkingsdienst en vreemdelingendienst (afstand 1m50);
73 b) Er zijn plexiglas voorzien aan elke loket;
c) We hebben desinfecterende gels, maskers, handschoenen aan de gemeentebedienden uitgedeeld;
2. Organisatie van het werk
a) Oprichting van een callcenter bestaande uit 10 personeelsleden van de diensten van de demografie;
b) Er werden door de Dienst Vreemdelingenzaken instructies gegeven over het beheer van
buitenlandse dossiers tijdens de Covid-crisis.19 De instructies werden aangepast aan de werkelijkheid van ons gemeentebestuur.
c) Er is een systeem van afspraken opgezet om de meest geschikte openbare dienst voor de burgers te waarborgen en hen ook te beschermen tegen risico's in verband met de gezondheidssituatie. We hebben ook een paar aanvragen zonder afspraak maar enkel voor dringende of specifieke gevallen.
Kader van de dienst:
Op 31/7/2018, ten gevolge van bovenvermeld vertrek van 2 personeelsleden in juli 2018, waren er 15 bedienden in dienst in de Vreemdelingendienst, waarvan zekere parttime:
1 niveau A4 die de vreemdelingdienst beheren;
1 niveau A1
4 niveau B agenten;
7 niveau C agenten;
1 niveau D agent.
1 niveau E agent