5. Resultaten en analyse
5.9 Procesmanagement
De aangestelde procesbegeleiders dragen zorg voor het procesmanagement van de
samenwerking. Om diverse redenen concentreert dit zich minder op een vooraf opgesteld plan en meer op de onderlinge omgang met elkaar.
Zo geeft een van de gemeenteambtenaren aan dat de procesbegeleiders een hele mooie procesplanning hadden gemaakt. Vervolgens kwam de minister en die zei de profielen al in november te willen hebben, waardoor een procesplanning van anderhalf jaar opeens in vijf maanden moest. De respondent vervolgt: “Dus ja, er was aan procesmanagement gedacht en die werd de deur uitgegooid.” Het was zo’n korte periode dat goed plannen lastig was, ook omdat er heel de tijd invliegers bijkwamen. De respondent geeft aan dat de deadlines die stonden allemaal wel gehaald zijn: “Met rennen en zweten en huilen en ik weet het allemaal niet.” Een andere ambtenaar herkent ook dat het een trial-and-error proces is geweest.
Waarbij er formeel wel aandacht voor procesmanagement was, dit er ook wel geweest is, maar dat dingen soms ook wel volledig uit de rails liepen. De respondent vervolgt: “Het is een wonder dat het zo goed is gegaan.”
Er hebben verschillende vormen van procesmanagement plaatsgevonden zo geven diverse respondenten aan dat er gewerkt werd met verschillende tijdsfasen, planningen, deadlines, agenda’s en taakverdelingen. In de toekomst moeten ook de opgerichte werkgroepen ervoor gaan zorgen dat ontwikkelingen in het proces geborgd worden.
De Vormforensen geven aan niet een specifieke methode te gebruiken als het om procesbegeleiding gaat. De procesbegeleider van LAgroup zegt dat zijn rol aan de ene kant het verbinden en begeleiden van het proces is. Aan de andere kant is dat het bieden van een spiegel en spelen van advocaat van de duivel. De respondent geeft aan een intuïtief mens te zijn en niet één vorm te hebben van procesmanagement, maar wel een aantal uitgangspunten te hanteren. Zijn belangrijkste uitgangspunt is dat hij niet de oplossing heeft omdat zijn oplossing niet noodzakelijk de oplossing voor de desbetreffende partij is. De respondent is van mening dat een grote valkuil van dit traject is dat niemand de eigenaar van het proces is: “Dus niemand is hier eigenaar van dit proces. En ik word gezien als eigenaar. En ik zeg continu tegen ze maar dát is een valkuil. Want ik ga stoppen op een gegeven moment, en dan zakt het hele ding als een plumpudding in elkaar. Dus ik kan niet de eigenaar zijn, ik kan alleen de facilitator zijn. Degene die het proces stimuleert.”
Een van de gemeenteambtenaren geeft aan dat procesmanagement een grote rol heeft gespeeld: “Dit is 90% procesmanagement. Dat doet de inhoud misschien niet volledig recht aan. Maar het grootste deel is gewoon verreweg mensen in de juiste modus krijgen. Het managen van emotie, het managen van verwachtingen. En het managen van mensen.” De respondent geeft tevens aan dat goed procesmanagement ervoor zorgt dat je aan vertrouwen kunt gaan bouwen, omdat je pas aan de inhoud kunt beginnen als het proces klopt. Ook een andere gemeenteambtenaar is van mening dat de procesbegeleiding ervoor zorgt dat het allemaal bij elkaar komt. Dit doordat zowel de overheidskant als het veld gemanaged wordt om ervoor te zorgen dat iedereen samen goed door een deur kan.
De bestuurders geven aan te denken dat er geen procesmanagement op de bestuurlijke samenwerking heeft plaatsgevonden. De bestuurlijke overleggen blijken door de ambtenaren georganiseerd. Een bestuurder geeft aan dat het in de overleggen de natuurlijke habitat was dat de gedeputeerde de voorzitter is van deze overleggen, dus dit was de ene keer de gedeputeerde van Gelderland en de andere keer de gedeputeerde van Overijssel.
5.9.2 Belang procesbegeleiders
De meerderheid van de respondenten geeft aan dat de procesbegeleiders een belangrijke rol hebben gespeeld, ook benoemen een aantal respondenten dat de procesbegeleiders een bijzondere combinatie vormden.
Zo geeft een van de directeuren aan dat de Vormforensen en de procesbegeleider van LAgroup een bijzondere, niet voor de hand liggende keuze vormen, maar dat dit achteraf een hele goede zet blijkt. Tevens benoemt de respondent dat de rol van de procesbegeleiders heel erg belangrijk is geweest in dit proces. Ook een andere directeur vindt dat ze dit slim hebben gedaan: “Enerzijds heb je de procesbegeleider van LAgroup die gepokt en gemazeld is in het politieke proces, de hordes snapt, een sluwe vos is en ervaring heeft in het circuit. Anderzijds zijn de Vormforensen frisse en fruitige mensen die denken in beelden. Die combinatie is briljant.” Een gemeenteambtenaar herkent ook deze tweeledigheid en geeft aan dat nu het groeidocument is opgeleverd de nadruk meer komt te liggen op het houden van regie op het proces van de proeftuinen, hier gaat de procesbegeleider van LAgroup een grotere rol in spelen.
Tien respondenten geven specifiek de meerwaarde van de procesbegeleider van LAgroup aan. Een van de ambtenaren zegt dat deze procesbegeleider van essentieel belang is geweest en dat het zonder hem mogelijkerwijs niet gelukt was. De respondent vertelt dat deze procesbegeleider van LAgroup de enige persoon is die onvervangbaar was in het proces.
Een aantal respondenten verwoordt ook de meerwaarde die het aanstellen van externe procesbegeleiders op de samenwerking heeft gehad. Zo vindt een gemeenteambtenaar dat het belang van de procesbegeleiders is geweest dat er boven het eigen belang uit gestegen kon worden. Ook heeft het geleid tot iets meer objectiviteit en heeft het de partijen de ruimte gegeven om meer in vrijheid te handelen. Een van de provincieambtenaren geeft aan dat het heel verstandig is voor regio’s om procesbegeleiding aan te stellen. Het kan niet alleen helpen om een capaciteitsprobleem op te lossen maar zorgt er ook voor dat je als overheid een partij aan tafel bent en iets mag vinden van het proces. Een ambtenaar van de Rijksoverheid vindt het ook slim om een bureau aan te stellen omdat zij makkelijker boven de materie gaan hangen. Het vooronderzoek dat 025 door LAgroup uit heeft laten voeren vormt volgens de respondent sowieso een mooie basis.
5.9.3 Evaluatie
Er hebben meerdere evaluaties plaatsgevonden aan diverse tafels. Enkel de bestuurders hebben de bestuurlijke samenwerking niet geëvalueerd.
Evaluaties hebben plaatsgevonden binnen CNA en CNN. Een van de directeuren geeft aan dat dit binnen CNA vooral ging over de rol van de directeuren die hebben plaatsgenomen in de begeleidingscommissie. De begeleidingscommissie heeft samen met de
procesbegeleiding een evaluatie gehad en de procesbegeleiders hebben ook met zijn drieën geëvalueerd. De procesbegeleiders gaan ook samen met CNA en CNN evalueren, omdat zij feitelijk de opdrachtgevers voor de procesbegeleiding zijn. Er heeft ook een evaluatie plaatsgevonden met de gemeenten, provincie, instellingen en procesbegeleiding.
Resultaten van de evaluaties waren volgens gemeenteambtenaren dat er meer structuur aangebracht moet worden, er meer communicatie plaats moet vinden en dat de rol van de procesbeleider van LAgroup aan de voorkant onderschat werd: “Die rol was eigenlijk veel belangrijker dan we hem hadden gemaakt.”
Op de bestuurlijke samenwerking heeft geen evaluatie plaatsgevonden. Een bestuurder geeft aan dat het traject nog te veel in een voorfase zit om bestuurlijk te evalueren, maar op het moment dat de proeftuinen een jaar lopen denkt de respondent dat het logisch is om het dan ook bestuurlijk te bekijken.