Communicatiekwaliteit

Onder de respondenten is er vrijwel volledige consensus over dat er nog veel verbetering mogelijk is in het communicatieproces. Dit uit zich bijvoorbeeld in opmerkingen als ‘er is echt nog wel veel te verbeteren op communicatie’, ‘we hadden eigenlijk een

communicatieafdeling nodig gehad’, ‘nee, dat moet veel meer natuurlijk’ en ‘de meeste dingen die mis zijn gegaan in dit proces, hebben allemaal te maken met communicatie’. De drie communicatieproblemen die het meeste genoemd worden zijn miscommunicatie, overdadig mailverkeer en het hebben van te weinig tijd. Verder wordt het belang van de procesbegeleiders op communicatievlak aangegeven en noemen de respondenten een aantal maatregelen die zijn getroffen om de communicatie te verbeteren.

Miscommunicatie

Een van de gemeenteambtenaren benoemt dat er een verschil merkbaar is in

communicatiestijl tussen de verschillende ambtenaren, maar ook tussen overheden en instellingen. Dat komt doordat je soms toch in een andere taal zit, en dat heeft dan heel veel telefoontjes en reparatie nodig omdat je het blijkbaar toch niet over hetzelfde had. Ook een procesbegeleider geeft aan dat iedereen een beetje in zijn eigen bubbel verkeert. Een gemeenteambtenaar vindt dat ook het informeren van de achterbannen van de culturele netwerken niet altijd soepel ging, dan sprak ik iemand waarvan ik dacht dat die op de hoogte

was van de ontwikkelingen en dan bleek dat niet zo te zijn. Er zijn ook een aantal concrete voorbeelden van miscommunicatie door de respondenten benoemd.

Een gemeenteambtenaar benoemt dat bij het proces van het kiezen van de naam van het samenwerkingsverband er één groep was die dacht dat de naam over het proces moest gaan en de andere groep dacht dat de naam moest zeggen wat de regio was. De respondent geeft aan dat deze twee groepen létterlijk langs elkaar heen hebben gepraat en pas veel te laat stelde iemand de vraag of ze wel hetzelfde bedoelden. Beide kampen waren oprecht van mening dat de ander hen begreep. Twee andere gemeenteambtenaren geven aan dat ook over het begrip ‘wat wordt er nu onder een proeftuin verstaan’ onduidelijkheid bleef en ook duurde het even voor de realisatie kwam dat niet iedereen hetzelfde begrip heeft van het woord ‘publiek’. Voor de gemeenteambtenaren zijn dat alle inwoners van de steden, terwijl de instellingen aan tafel een heel specifiek beeld hebben van zijn of haar publiek.

Overdadig mailverkeer

Een ander communicatieprobleem betrof het overdadige mailverkeer. Een van de

procesbegeleiders is van mening dat door de vele mails die alle kanten op gaan soms een beetje verloren gaat waar het uiteindelijk over gaat. Een andere procesbegeleider zegt dat er in twee maanden tijd wel duizenden mails verzonden kunnen worden waar de procesbegeleider overal in ge-cc’d wordt: “Als iemand zegt ‘oké’, dan krijg ik ook een CC.” Ook een

gemeenteambtenaar geeft aan gek te zijn geworden van het aantal mailtjes en denkt dat het misschien wel goed was geweest als ze een digitale werkomgeving hadden gebruikt. Tijdgebrek

Ook vormde het gebrek aan tijd een probleem in de communicatie. Een van de

procesbegeleiders geeft aan dat er in de samenwerking heel veel mensen zitten die er maar heel weinig tijd aan kunnen besteden, hierdoor moet je gaan schiften. De respondent denkt dat dit ook voor de periode hierna de allerlastigste vraag blijft. Een gemeenteambtenaar geeft aan dat er door het tijdgebrek soms niet de mogelijkheid was om iedereen rustig te informeren en mee te nemen: “We moesten ook gewoon keuzes maken met de factoren die bekend waren. Ja, dan sla je wel eens compleet de plank mis’.

Belang procesbegeleiders

Een viertal ambtenaren geeft het belang van de procesbegeleiders in de communicatie aan. Waarbij één ambtenaar van de provincie specifiek de rol van de procesbegeleider van LAgroup noemt, die structuur aan heeft kunnen brengen omdat door het ontbreken van

hiërarchie en een opdracht voor het totaal, het proces wel wat chaotisch werd. Een van de gemeenteambtenaren geeft aan dat doordat alle partijen niet dezelfde taal spraken de

Vormforensen hier een rol in hebben kunnen spelen omdat ze dingen visueel hebben vertaald.

Maatregelen

Om het communicatieproces beter te laten verlopen zijn er gedurende het proces een aantal maatregelen genomen. Zo geeft een procesbegeleider aan een communicatieprotocol op te stellen. Een andere procesbegeleider benoemt dat er op een gegeven moment zo’n overload aan informatie was dat ze hebben gezegd: als je niet bij de bijeenkomsten bent mis je een stuk informatie, maar dan kun je jezelf naderhand informeren door de notulen te lezen en in de gezamenlijke Dropbox te kijken. Een gemeenteambtenaar benoemt dat men naar aanleiding van een aantal miscommunicaties heeft besloten afspraken heel strak te gaan notuleren.

5.8.2 Arnhem top-down, Nijmegen bottom-up

De respondenten zijn het erover eens dat er een cultuurverschil en een verschil in werkwijze is tussen de gemeente Arnhem en gemeente Nijmegen. Een Nijmeegse ambtenaar geeft aan dat iedereen zijn sterke punten heeft in de samenwerking: “Dus het planmatige, bijna top-down vanuit Arnhem, daar zijn zij beter in dan wij. Wij zijn veel meer van onderop en gezamenlijk. Dat heb je nodig, nou ik waardeer dat zeer van mijn collega’s laat ik maar zeggen.”

Meerdere respondenten hebben deze definiëring vaker gehoord, zo zegt een Arnhemse ambtenaar: “Ik herken dat het gezegd wordt, maar ik herken het feitelijk niet.” Een andere Arnhemse ambtenaar geeft aan dat je wel verschillen merkt zoals dat Nijmegen iets losser is, en Arnhem iets strakker of misschien wat zakelijker. Een procesbegeleider herkent het onderscheid dat Arnhem sturend is en Nijmegen meer volgend.

Meerdere respondenten geven aan dat het verschil in werkwijzen te verklaren is door het DNA van de steden en hun geschiedenis. Zo geeft een van de Arnhemse ambtenaren aan dat het wellicht een verouderd beeld is doordat tot ongeveer tien jaar geleden de

organisatiestructuur van de cultuurafdeling in Arnhem wel meer top-down was. Andere respondenten gaan verder terug de geschiedenis in, naar waar de Hertog van Gelre in Arnhem de hoofdstad van Gelderland stichtte en daar zijn militairen, rechtspraak en hoofdkantoor onderbracht. In Nijmegen zat de burgerij en die kwam in opstand: “Dus dat anarchistisch achtige trekje, dat rode trekje, dat zit al decennia, al eeuwenlang in het DNA van Nijmegen. Daar zijn ze ook trots op en daar komen ook hele mooie dingen uit naar voren. Daar komt dat creatieve bottom-up ook vandaan.” Een andere Arnhemse ambtenaar kan zich hier ook in

vinden: “In Nijmegen heb je wat meer vanuit de universiteit, die kant met de letteren en de Wintertuin, of met het krakersverleden met Doornroosje en de pop. Dus dat vind ik wel heel mooi om terug te zien.” Ook een Arnhemse wethouder herkent een andere werkwijze doordat Arnhem een provinciehoofdstad met bestuurskwartier is en Nijmegen een universiteitsstad.

5.8.3 Communicatie vanuit Rijksoverheid

Zeven respondenten hebben aangegeven de wisselende communicatie vanuit de Rijksoverheid lastig gevonden te hebben, hetgeen reeds is uitgewerkt in de paragrafen helderheid in regels en afspraken en vertrouwen. Een van de rijksambtenaren reageert hierop met: “Ik kan het verklaren maar ik kan er niet zoveel aan doen.” De ambtenaar geeft aan dat door

voortschrijdend inzicht de koers werd aangepast. Deze wijzigingen kwamen niet voort uit dat OCW iets nieuws had bedacht en de spelregels veranderde, maar dat is voortgekomen uit gesprekken met de gemeenten van de G9. De respondent geeft aan dat mensen aan de ene kant in een eerder stadium met de Rijksoverheid samen willen werken, maar aan de andere kant vinden ze het heel moeilijk om te aanvaarden dat daar onzekerheid mee gepaard gaat. Het is inherent aan het proces dat de communicatie ook onduidelijker wordt.

Een andere ambtenaar van de Rijksoverheid zegt te begrijpen dat de communicatie niet altijd even duidelijk is geweest, maar dat dit iets is dat inherent aan dit proces is. De respondent vervolgt: “Ook omdat het een splinternieuw proces is, waarbij het ook van stoerheid van OCW getuigt dat ze dit niet van tevoren hebben dichtgetimmerd.” Ook deze rijksambtenaar herkent dat er aan de ene kant bij de regio’s de behoefte is aan bottom-up werken en dat er naar de regio geluisterd wordt. Aan de andere kant hebben mensen toch de neiging om dingen af te willen vinken en de behoefte aan houvast. De respondent vertelt dat mensen toch

onzeker worden omdat er uiteindelijk echt een toekomst aan gekoppeld wordt: “Van het brengt wellicht geld op, en straks hebben wij dit niet in ons profiel en zou dat geld, of een subsidie op kunnen leveren.”

5.8.4 Ruimte voor iedereen

De respondenten geven allen aan dat er een sfeer en plaats aanwezig is waarin alle perspectieven en gezichtspunten besproken en gehoord konden worden. Met name in de begeleidingscommissie is hier de ruimte voor. Zo benoemt een van de gemeenteambtenaren dat er in de begeleidingscommissie sprake is van openheid en dat er pijnlijke vragen worden gesteld. Een andere gemeenteambtenaar geeft aan dat deze ruimte zeker in de

afhankelijk is van iedereens eigen stijl. Een derde gemeenteambtenaar herkent ook de groei: “In het begin waren de culturele instellingen aan tafel echt wat stiller. En afgelopen dinsdag hebben we weer met zijn allen bij elkaar gezeten, en dan voeren ze het hoogste woord. Daar is wel echt iets gegroeid.” Een vierde ambtenaar denkt dat de groei binnen de

begeleidingscommissie te maken heeft met vertrouwen richting elkaar: “Dat je elkaar ook even moet kennen.”

Een van de directeuren herkent ook dat het een persoonsgebonden iets is. Zo zegt hij: “De plek is er, of iedereen die neemt is wat anders.” Ook een andere directeur geeft aan dat de een wat makkelijker van zich laat horen dan de ander. Een derde directeur is van mening dat het simpelweg ook ingewikkeld is om iedereen aan het woord te laten omdat het best een grote groep is en de één nou eenmaal meer de neiging heeft zich te laten gelden dan de ander.

Een aantal keer wordt de beeldende kunstsector genoemd als groep die in mindere mate gehoord wordt, doordat ze minder goed vertegenwoordigd zijn in de netwerken en ook argwanender tegenover de samenwerking staan. Een procesbegeleider geeft aan te denken dat er juist te veel ruimte voor iedereen is en wil dat vanaf nu gaan beperken. De respondent voorziet spanningen in de komende fase als er bijvoorbeeld gezegd gaat worden we gaan iets niet doen wat jij heel leuk of belangrijk vindt. Maar volgens de respondent is iedereen het erover eens dat dat nodig is omdat er de komende twee jaar zoveel gedaan moet worden en er zo weinig handen zijn om dat te doen.

5.9 Procesmanagement