Hervorming financieel management EU .1 Hervorming Europese Commissie

Het witboek «Hervorming van de Commissie» (april 2000) vormt de grondslag voor de huidige reorganisatie van de Europese Commissie. In de hervormingsstrategie staan de volgende doelen centraal:

• Taken en beschikbare middelen dienen met elkaar in evenwicht te worden gebracht.

• De organisatie moet doeltreffender functioneren en de talenten van het personeel moeten beter worden benut.

• Het financieel management, de doelmatigheid en de verantwoordings-plicht moet worden verbeterd.

Hieronder worden enkele belangrijke ontwikkelingen in het kader van de hervorming van de Commissie beschreven.

Oprichting «Internal Audit Service»

Per 1 mei 2000 is de «Internal Audit Service» (IAS) opgericht. Deze organisatie ziet toe op een goede controle, efficiëntie en doeltreffendheid van de Europese Commissie. Het onderzoek van de IAS kan zich

uitstrekken tot iedere vorm van interne audit, maar zal met name gericht zijn op processen en systemen die de directoraten-generaal overstijgen of die ze daarmee gemeen hebben. De daadwerkelijke interne audits worden uitgevoerd door interne auditors (de zogenaamde «interne audit capabili-ties») van de directoraten-generaal.

Oprichting «Central Financial Service»

In 2000 ontstond ook de «Central Financial Service». Deze organisatie moet regels stellen voor het gebruik van Gemeenschapsmiddelen en minimumeisen vaststellen voor interne controle. De financiële procedures worden opgesteld in samenspraak met de IAS.

Ze heeft verder een ondersteunende rol voor andere diensten van de Commissie als adviseur en informatieverstrekker op het gebied van financieel beheer en terugvorderingen.

Bescherming financiële belangen van de Gemeenschap

De Commissie streeft naar betere fraudebestendigheid van de wetgeving en van de voorschriften voor financieel management. Daarvoor is meer samenwerking binnen de Commissie en tussen Commissie en de lidstaten nodig.

Voorstellen van de Commissie met mogelijke gevolgen voor de

Gemeenschapsbegroting moeten voortaan aan het Europees Bureau voor Fraudebestrijding («Office Européen de Lutte Antifraude» of «OLAF») worden voorgelegd voor een risicoanalyse. Als sectoren die gevoelig zijn voor economische en financiële criminaliteit zijn overheidsopdrachten, valsemunterij (euro), fraude en vervalsing van girale betalingen en intellectueel eigendom.

Decentralisatie financiële verantwoordingsplicht en controle naar de directoraten-generaal

Een belangrijk onderdeel van de financiële hervormingen is de decentrali-satie van financiële verantwoordingsplicht jegens de directoraten-generaal. De directeur-generaal (DG) is verantwoordelijk voor het gehele managementproces, waaronder de interne controle. De IAS onderzoekt of de interne-controlesystemen doelmatig en doeltreffend zijn.

Elke DG moet jaarlijks een activiteitenverslag opstellen, waarin de

jaarrekeningen zijn opgenomen. De DG geeft hierbij een

betrouwbaarheidsverklaring af waarin hij moet aangeven in hoeverre het verslag juist en volledig is, dat de middelen zijn gebruikt waarvoor ze bestemd waren en dat de interne controle de wettigheid en regelma-tigheid van de transacties garandeert. Deze verslagen worden ingediend bij de Raad, het Europees Parlement en de Europese Rekenkamer.

Externalisering

De Commissie wil meer activiteiten of verantwoordelijkheden overdragen aan externe partijen. Dit kan door deconcentratie (overdracht aan andere onderdelen van de EG of aan (trans-)nationale publiekrechtelijke organen), door decentralisatie (overdracht aan nationale overheden), en door uitbesteding (overdracht aan private partijen).

Bij de keuze voor externalisering dient voorop te staan dat de diensten doelmatiger en doeltreffender kunnen worden geleverd dan door de Commissie zelf. Deze tendens kan betekenen dat meer EU-taken en uitvoering van budgetten naar de lidstaten vloeien.

5.4.2 Herziening financieel reglement

Het Financieel Reglement van de EU regelt de opstelling en uitvoering van de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen.²¹In de zomer van 2002 is het Financieel Reglement dat stamde uit 1977 herzien, onder andere naar aanleiding van het rapport van de Commissie van Wijzen over fraude en wanbeheer bij de Europese Commissie. De herziening van het Financieel Reglement is een mijlpaal in de in 1999 gestarte

hervorming van het financiële management van de EU. Per 1 januari 2003 zal de verordening in werking treden.

De wijzigingen in het nieuwe Financieel Reglement zijn te typeren als rationalisering en modernisering van het financiële management, meer decentralisatie van het beheer, gepaard gaand met stringentere eisen aan de interne beheersing en extern toezicht en controle, meer resultaat- en prestatiegerichtheid en meer aandacht voor bestrijding van fraude en onregelmatigheden.

De belangrijkste elementen van en wijzigingen in het Financieel Reglement zijn:²²

• De beschrijving van de begrotingsbeginselen en de uitzonderingen hierop.²³De bestaande uitzonderingen zijn beperkt, gepreciseerd en verduidelijkt. Het beginsel van goed financieel beheer wordt gedefi-nieerd als zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid. Nieuw is de verplichting tot vaststelling van doelstellingen en resultaatindicatoren voor alle activiteitensectoren.

• De procedure voor opstelling van de begroting (inclusief tijdpad) en de structuur van de begroting. Beide zijn gewijzigd. Belangrijk hierbij is de overgang naar «activity based budgeting», waarbij middelen worden toegekend aan bestemmingen met vastgestelde en meetbare doelstellingen.

• De vastlegging en verduidelijking van de drie methoden van uitvoering van de begroting door de Europese Commissie: gecentraliseerd beheer; gedeeld of gedecentraliseerd beheer; of gezamenlijk beheer met internationale organisaties.

• De herschikking en uitgebreide vastlegging van de taken, bevoegd-heden en verantwoordelijkbevoegd-heden van de financiële actoren. De bepalingen inzake verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid bij nalatigheid, fraude en financiële onregelmatigheid zijn streng.

• De opname van gunnings- respectievelijk toekenningsbeginselen en

21Voluit:: «Verordening van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese

Gemeenschappen», d.d. 18 juni 2002.

22De behandeling blijft hier beperkt tot deel I, de gemeenschappelijke bepalingen.

23Dit zijn: het eenheidsbeginsel, begrotings-waarachtigheidsbeginsel, jaarperiodiciteits-beginsel, evenwichtsjaarperiodiciteits-beginsel, rekeneenheids-beginsel, universaliteitsrekeneenheids-beginsel, specia-liteitsbeginsel, beginsel van goed financieel beheer en transparantiebeginsel.

nieuwe basisprocedures voor plaatsing van overheidsopdrachten en verstrekking van subsidies.

• De procedure en het tijdpad van de rekening en verantwoording over de uitvoering van de EU-begroting zijn veranderd. Over de uitvoering van de begroting dient de volgende informatie te worden verstrekt:

jaarlijkse verslagen over het begrotings- en financieel beheer,

halfjaarlijkse verslagen van de Commissie over de begrotingsgaranties en -risico’s, maandelijkse kwantitatieve gegevens per begrotings-hoofdstuk over de uitvoering van de begroting en driemaal jaarlijkse verslagen over de uitvoering van de begroting, gespecificeerd naar hoofdstuk, artikel en post.

• De externe controle. Deze betreft de controle door de Europese Rekenkamer van de wettigheid en regelmatigheid van de ontvangsten en uitgaven in het licht van de Verdragen, de begroting, het Financieel Reglement, de uitvoeringsvoorschriften en alle ter uitvoering van de Verdragen genomen besluiten. Dit resulteert in de verklaring van betrouwbaarheid. Verder worden de bevoegdheden van de Europese Rekenkamer, de verplichting tot medewerking van EU-instellingen en nationale instellingen en eindbegunstigden en de procedures terzake geregeld.

• Een eigen beoordeling van de rekeningen en het jaarverslag van de Europese Rekenkamer door het Europees Parlement. Deze beoordeling gaat vooraf aan de decharge van de Europese Commissie.

5.5 Conclusie

Verreweg de belangrijkste actuele ontwikkeling binnen de EU sinds 2000 is het besluit om in 2004 tien landen te laten toetreden tot de Unie:

Estland, Letland, Litouwen, Polen, Hongarije, Tsjechië, Slowakije, Malta, Cyprus en Slovenië.

Dit besluit heeft zijn weerslag op alle terreinen van EU-beleid. Binnen de EU-instellingen zullen posten opnieuw moeten worden verdeeld, het beleid zal op bepaalde terreinen aangepast moeten worden, en de uitgaven en inkomsten van de EU van de Unie zullen verder stijgen.

De processen van begroting en verantwoording zullen op zichzelf niet veranderen, maar de complexiteit ervan zal door het grotere aantal spelers wel verder toenemen.

De Europese Commissie is bezig met een belangrijk hervormingsprogram-ma om haar eigen functioneren te verbeteren. In dit kader is ook het financieel reglement van de EU verbeterd.