Contacten per rechtsgebied

Belasting

Dit is in de zelfevaluaties primair een aangelegenheid van de gerechtshoven. Zij hebben weinig contact met financiële rechtshulpverleners. Een enkele rechtbank heeft met het oog op de invoe-ring van belastingrechtspraak in twee instanties al contacten gelegd met de Belastingdienst.

136

Bestuursrecht

De bestuursrechtsectoren van de rechtbanken hebben regelmatig contact met institutionele pro-cespartijen. Het gaat daarbij om bijvoorbeeld het UWV, sociale diensten en de Sociale Verzeke-ringsbank. Deze contacten hebben vooral als doel de uitwisseling van dossiers en de planning van zittingen goed te laten verlopen.

Daarnaast organiseren enkele bestuursrechtsectoren één à twee keer per jaar een gemeen-schappelijk overleg met vertegenwoordigers van de advocatuur, de grotere gemeenten, het UWV, en ook de IND. Daaraan wordt deelgenomen door leidinggevenden van de afdelingen die deze instellingen in procedures vertegenwoordigen.

Familierecht

Voor de familie-units in de rechtbanken en voor de familiesectoren in de gerechtshoven zijn er contacten met de Raad voor de Kinderbescherming en met de advocatuur, maar ook met het openbaar ministerie.

Sommige rechtbanken organiseren eenmaal per jaar een breed maatschappelijk overleg op het terrein van de jeugdzorg, waaraan behalve de balie, de Raad voor de Kinderbescherming en het OM ook de politie en de jeugdreclassering deelnemen. Doel van deze bijeenkomsten is el-kaar op de hoogte te brengen van lopende en nieuwe ontwikkelingen.

Handelsrecht

De meeste gerechten hebben enkele malen per jaar contact met de balie. Onderwerpen die daar-bij aan de orde kunnen zijn betreffen: de invoering van de schriftelijke rol, het beleid met be-trekking tot comparitie na antwoord, het beleid met bebe-trekking tot afgifte van de beslagverlo-ven, maar ook het aanhoudingenbeleid.

Insolventies

Bij een aantal rechtbanken hebben de units die voornamelijk met deze zaken bezig zijn een pe-riodiek overleg met werkgroepen uit de advocatuur, en met bewindvoerders en curatoren. Kanton

Er vind regelmatig overleg plaats met deurwaarders, het openbaar ministerie en ook met be-windvoerders. Het gaat voor deurwaarders bijvoorbeeld om afspraken over de standaarden die moeten gelden bij het uitbrengen van dagvaardingen zodat in een geautomatiseerde verwerking met scripts verstekvonnissen in grote aantallen wekelijks in enkele dagen afgegeven kunnen worden. Voor het OM gaat het vooral om afspraken over de appointering van zittingen.

Er zijn ook kantonsectoren die een paar maal per jaar contact hebben met de commissie ar-beidsrecht van de balie.

Strafrecht

Hieronder geven we de overleggen weer zoals gepresenteerd door een rechtbank. Dat geeft goed aan hoezeer ook de strafsectoren van de rechtbanken zijn ingebed in een uitgebreid web van samenwerking – en het geeft ook een indicatie van de werklast die dat meebrengt.

Bestaande structurele overleg-vormen

Deelnemers Frequentie Doel Verslag of

Actielijst

Overleg met OM

Plv hoofdofficier en sec-torvoorzitter

1 maal per 2 maan-den

afstemming; werkoverleg ten aanzien van inhoud convenant Ja Overleg met OM en unit A en V Plv hoofdofficier, sector-voorzitter, Unit A en V, procesma-nager

2 maal per jaar afstemming over logistieke kwesties. Indien gewenst Overleg met OM en FPD Sectorvoorzitter, proces-manager, coördinerend rechter-commissaris, plv hoofdofficier, FPD

2 maal per jaar afstemmingsoverleg Ja

Overleg met OM en Balie

Commissie uit de balie, plv hoofdofficier, sector-voorzitter, coördinerend rechter-commissaris en vice-president.

2 maal per jaar informatie-uitwisseling, afstemming t.a.v. wensen en behoeften Ja. Arrondisse-mentaal jeugdplat-form

Sector, OM, jeugdreclas-sering, RvdK

4x per jaar Afstemmen gemaakte af-spraken Ja KIR-overleg OM-ZM KR-kamervoorzitter en KR-OvJ

4x per jaar Afstemmen gemaakte af-spraken Ja Tolkencom-missie Plv sectorvoorzitter, plv HovJ, coördinerend RC, procesmanager, unit-hoofd parket

Niet vastgesteld Kostenbeheersing en kwa-liteitsafspraken

Ja

Midwinter-borrel

Leden van de sector, het parket en strafrechtadvo-caten

1 maal in december onderhoud informele con-tacten ketenpartners Nee Werkgroep digitaal dos-sier Kamervoorzitter, OvJ, secretaris zwacri, stafju-rist, politie

Digitaal dossier voor grote-re MK-zaken Infobulletin Werkgroep Wizards 2 rechters en 3 juridisch medewerkers, sv straf Mburg

Ad hoc Vervaardigen bouwstenen-systeem nee Werkgroep BMI Kwaliteitsmdwks en pro-cesmanagers

Ad hoc Vervaardigen registratie-voorschriften Lamicie Nee Lokale werkgroep GPS Sectormanager, unithoofd zwacri, mdwk kwaliteit straf en kanton

Ad hoc Implementatie GPS Nee

Zittingsplan-ning

Sectormanager, proces-managers zwacri en loka-le zorg, procesmanager, medewerker kwaliteit

6x per jaar Afstemming zittingsplan-ning/voorraadbeheersing

Ja

Tabel 3-18 Uit: Zelfevaluatie grote rechtbank

Vreemdelingen

Wij volstaan hier met een citaat uit de zelfevaluatie van een rechtbank, omdat daarin het hele verhaal min of meer representatief voor alle rechtbanken wordt samengevat:

“Voor wat betreft de sector Vreemdelingenrecht kan worden opgemerkt dat de relatie met de IND voornamelijk uit telefonische contacten bestaat. Af en toe wordt een overleg georganiseerd, naar ge-lang dit door IND of rechtbank wenselijk wordt bevonden. Deze contacten zijn voornamelijk om de werkwijzen op elkaar af te stemmen. Verder is er een landelijk bi- en tripartiet overleg in de vreemde-lingenketen (IND, ministerie, balie, vreemdelingenkamers). Doel van de contacten is het op elkaar af-stemmen van werkwijzen en daardoor zo soepel en efficiënt mogelijk samenwerken. De contacten lei-den inderdaad tot efficiëntere werkprocessen. Knelpunten worlei-den in goed overleg opgelost.”

Conclusie

We kunnen uit deze samenvatting opmaken dat de gerechten in contact staan met de organisa-ties met wie zij regelmatig in de rechtszaal te maken hebben. Die contacten hebben vooral als doel om de werkprocessen binnen de gerechten te stroomlijnen. Dat brengt mee dat er ook in-formele contacten mogelijk zijn waarin problemen en klachten gemakkelijk besproken kunnen worden. Daarnaast zijn er een aantal rechtbanken die, met name in de sfeer van het strafrecht of het familierecht, eenmaal per jaar een breed overleg organiseren. In dit overleg informeren rech-ters en professionals van verschillende instanties elkaar over de belangrijkste problemen en op-lossingen in hun werk.

Overigens is onze indruk dat met name de gerechtshoven zich weliswaar committeren aan logistieke samenwerking, maar zich wat afstandelijk opstellen. Bij de bestuursrechtelijke colle-ges geldt dat ook voor de Centrale Raad van Beroep, maar in mindere mate voor het College van Beroep voor het bedrijfsleven.

3.4.3 Klantwaarderingsonderzoeken (KWO’s)

Sommige gerechten hebben al in het kader van hun INK-positiebepaling in 2001 een eerste KWO laten doen. Andere hebben dat voor het eerst gedaan in 2003. Daarna heeft men dat in 2004 of in 2005 herhaald. Wij baseren ons hierbij op de KWO’s die de gerechtshoven in 2004 hebben laten uitvoeren en op het KWO bij de maatrechtbanken, ‘de zaken op orde’, dat recente-lijk (juni 2006) is gepubliceerd.

Gerechtshoven

De gerechtshoven hebben een gemeenschappelijk KWO geëntameerd. Daarover is in 2004 ge-rapporteerd. Daaraan voorafgaand heeft een enkel gerechtshof ook al zelfstandig een KWO la-ten doen, zoals het gerechtshof Den Bosch in 2002. Een volgend KWO is voorzien in 2007.

In deze KWO’s wordt bij professionele partners en bij rechtzoekenden nagegaan of en hoe zij de dienstverleningskwaliteit ervaren. Het gaat daarbij om zaken als flexibiliteit bij de plan-ning van zaken, snelheid van afdoeplan-ning, wachttijden voor de zitting, inlevingsvermogen van de rechter en dergelijke.

De uitkomsten van het KWO laten zien dat men in het algemeen wel tevreden is over de con-tacten die men met de hoven heeft, en men is ook tevreden over de professionaliteit van mede-werkers – inclusief raadsheren. Men is vaak minder tevreden over de motivering van uitspraken, vooral in de strafsectoren. Ook de lange doorlooptijden zijn een bron van ergernis. Bovendien is rechtseenheid een aandachtspunt, omdat er kennelijk verschillen zijn tussen de raadsheren. Er zijn ook wel verschillen tussen de gerechtshoven. De belastingsectoren scoren relatief goed als het gaat om de snelheid van de behandeling van zaken.¹³⁷ Ten slotte is de rechtseenheid overal een aandachtspunt.

137

Rechtbanken

Deze rapportage gaat uit van in 2001 geëntameerd KWO bij zes rechtbanken138, aangevuld met KWO’s uit Maastricht (2001) en Middelburg (2003). Eind 2005 is bij tien rechtbanken opnieuw een KWO uitgevoerd139. Dit betekent niet dat bij de andere rechtbanken geen KWO heeft plaatsgevonden. RechtspraaQ schrijft voor dat men dat periodiek doet. Twee rechtbanken sco-ren opmerkelijk positief voor wat betreft de klanttevredenheid in het algemeen. Op de aspecten doorlooptijden en snelheid van uitspraak doen (komt klantgericht over) springt één rechtbank er positief uit; deze scoort echter weer minder op de aspecten motivering en leesbaarheid van de beslissingen. Wat betreft het rechterlijk functioneren, zitten de grote rechtbanken aan de lage kant, terwijl de middelgrote rechtbanken beter scoren.

Uit deze onderzoeken blijkt voorts dat een groot gedeelte van de respondenten van deze on-derzoeken tevreden is over het functioneren van de rechtbanken. De rapportage benadrukt dat het rechterlijk functioneren in grote mate bepalend is voor de tevredenheid over de rechtbank als geheel. Klanten willen graag dat de rechter luistert naar partijen en hen de ruimte biedt om hun zegje te doen. Dat geldt vooral voor de strafsectoren. Men vindt wel dat daar vaak te weinig tijd voor een zitting wordt uitgetrokken. De motivering van uitspraken is in alle sectoren een aan-dachtspunt, maar vooral in de strafsectoren. Ontevreden is men in algemene zin over de duur van de procedures en over de voorzieningen in de gerechtsgebouwen; dit betreft vooral de rechtszoekenden. Tussen de sectoren bestaan ook wel verschillen. Zo is in de bestuursrechtsec-toren de tevredenheid redelijk goed over alle aspecten van het organisatorische en rechterlijke functioneren. Ook in de familiesectoren is men grotendeels wel tevreden, behalve over de wachttijden voorafgaand aan de zittingen. Dat geldt ook voor handelszaken en kantonzaken, maar daar is de rechtseenheid een aandachtspunt.

De onderzoekers concluderen dat er op alle onderzochte punten een toename is van de tevre-denheid, maar enkele punten behoeven blijvende aandacht.

Bestuursrechtelijke colleges

Het College van Beroep voor het bedrijfsleven heeft in 2004 een KWO geëntameerd. De uit-komsten daarvan waren zeer positief voor de zorgvuldige manier van werken door dat College. De Centrale Raad van Beroep heeft aangegeven in 2007 een KWO te organiseren; het eerdere KWO, in 2001 had voor de Centrale Raad ook al een positieve uitkomst.

3.4.4 Klachtenprocedures

Artikel 26 van de gewijzigde wet schrijft voor dat de gerechtsbesturen een klachtenregeling vaststellen, goed te keuren door de Raad voor de rechtspraak en in overeenstemming met de artikelen 10:28 tot en met 10:31 van de Awb. Deze klachtenregeling maakt deel uit van het stel-sel van kwaliteitszorg in de gerechten, althans dat was het doel van deze bepaling volgens de memorie van toelichting.140 Sinds 1 januari 2002 was in veel gerechten al een klachtenregeling van kracht, die echter in de loop van 2005 is vervangen door de huidige regeling. De Raad voor de rechtspraak heeft de totstandkoming van een nieuwe model-klachtenregeling geëntameerd. Deze model-klachtenregeling is met kleine wijzigingen door alle gerechten overgenomen. De klachtenregelingen

In de klachtenregelingen is voorzien in de mogelijkheid dat een ieder over een gedraging van het gerecht een klacht in kan dienen bij het bestuur. In alle gerechten is de president krachtens mandaat van het bestuur belast met de tenuitvoerlegging van de klachtenregeling. Een klacht is slechts ontvankelijk als hij schriftelijk is ingediend en een onderwerp betreft dat tot het verant-woordelijkheidsdomein van het gerechtsbestuur behoort. Dat impliceert dus gedragingen van

138

Prisma, Open voor publiek, klantwaarderingsonderzoeken in zes rechtbanken, maart 2002.

139

Prisma, De zaken meer op orde, klantwaarderingsonderzoeken in tien rechtbanken, maart 2006.

140

een ieder die onder verantwoordelijkheid van het gerechtsbestuur in het gerecht werkzaam is. Rechterlijke beslissingen in het kader van een procedure zijn uitgezonderd van deze gedragin-gen. In de praktijk is dat van belang, omdat veel klachten blijken te gaan over zaken die tot de rechterlijke gedingvoering en beslisbevoegdheid behoren. De behandelingstermijn is 6 of 10 weken, afhankelijk van de keuze van het bestuur om al dan niet de klachtadviescommissie in te schakelen. De regelingen voorzien in de mogelijkheid van een afdoening in der minne, en daar-van maken de gerechten ook gebruik. Afdoening in der minne leidt vrijwel altijd ook tot een schriftelijke bevestiging van de klacht en van de wijze van afdoening. De gerechtsbesturen schakelen liever niet de klachtadviescommissie in; dat gebeurt alleen als de feiten waarover ge-klaagd wordt nader onderzoek vergen. Meestal blijkt dat niet nodig te zijn.141

Aantallen

Hieronder wordt een tabel weergegeven met daarin de aantallen ingediende en behandelde klachten per jaar. De aantallen ingediende klachten verschillen van de aantallen behandelde klachten, omdat veel klachten niet ontvankelijk zijn. Sommige gerechten hebben een onder-scheid gemaakt tussen klachtbrieven en klachtelementen; wij hebben steeds de brieven geteld en aangenomen dat de in de zelfevaluaties niet gedefinieerde klachten als klachtbrieven zijn geteld. Waar geen informatie is verkregen hebben wij een x ingevuld.

Aantal ingedien-de klachten 2004 Aantal Behandeld 2004 Aantal gegronde klachten 2004 Aantal ingedien-de klachten 2005 Aantal Behandeld 2005 Aantal ge-gronde klachten 2005 Rechtbanken Alkmaar X x x x x x Almelo 37 37 5 36 36 4 Amsterdam 74 34 5 66 32 9 Arnhem X x x x x x Assen 19 19 5 10 10 2 Breda 35 33 11 30 29 6 Den Bosch 40-50 x x 40-50 x x Den Haag 87 x 15 99 102 24 Dordrecht 15 13 9 18 18 5 Groningen 19 19 3 10 10 2 Haarlem 41 41 x 56 56 x Leeuwarden 16 13 2 9 9 1 Maastricht 12 6 3 17 8 0 Middelburg 19 19 1 13 13 x Roermond 10 7 3 13 11 4 Rotterdam X x x x x x Utrecht 28 28 7 58 58 9 Zutphen 37 44 0 57 57 7 Zwolle-Lelystad 18 18 5 29 29 4 Appelcolleges Hof Arnhem 11 11 2 25 25 4 Hof Amsterdam 12 8 4 7 4 1

Hof Den Bosch 24 13 4 xx xx X

Hof Den Haag 15 11 5 18 10 3

Hof Leeuwarden X x x x x X

141

Dat wordt bevestigd door het onderzoek van Denekamp-Mulder, 2006, met name p. 155, waar zij aangeeft dat er in minder dan 10% van de gevallen wordt gehoord.

Aantal ingedien-de klachten 2004 Aantal Behandeld 2004 Aantal gegronde klachten 2004 Aantal ingedien-de klachten 2005 Aantal Behandeld 2005 Aantal ge-gronde klachten 2005 CRvB 2 2 2 0 0 0 CBB 3 3 0 2 0 0

Tabel 3-19 Klachtenregeling op basis van de data uit de zelfevaluaties

Het valt op dat het aantal ingediende klachten aan de lage kant is. Dat heeft vermoedelijk te ma-ken met de omstandigheid dat de klachtenregeling relatief kort van kracht is. Enerzijds kan dat betekenen dat de klachtgelegenheid nog niet open genoeg is; anderzijds kan dat betekenen dat de gebruikers van de gerechten relatief tevreden zijn over hun behandeling. Dat laatste blijkt ook wel uit de KWO’s bij de rechtbanken, uitgevoerd door Prisma. Daaruit blijkt dat professio-nele klanten en rechtzoekenden overwegend tevreden zijn over het functioneren van rechters en gerechten. Om te achterhalen of ook tegen die achtergrond de klachtenregeling goed functio-neert, is nader onderzoek vereist.

Aard van de klachten

De meeste zelfevaluaties zijn weinig specifiek over de aard van de klachten. Voor zover ze dat wel waren, kunnen we zien dat de meeste klachten gaan over zaken als:

– Het ontbreken van informatie.

– De lange tijd die het duurde voordat een zaak op zitting werd gepland. – Wijze van inning van het griffierecht.

– Niet-ondertekende griffiersbrieven. – Bejegening door een rechter.

– Enzovoorts. Twee voorbeelden:

“De strafzaak tegen een verdachte was aangehouden. De benadeelde partij had van die aanhouding geen bericht ontvangen waardoor zij een vergeefse reis naar de rechtbank heeft moeten maken.

Gevolgen:

- aan klaagster zijn door het bestuur van de rechtbank excuses aangeboden;

- de kosten die zij heeft moeten maken om ter zitting te kunnen verschijnen, zijn geheel aan haar vergoed;

- de betrokken medewerker die nalatig is geweest, is over het voorval onderhouden.”

“Door een vergissing van een griffiemedewerker kreeg klager eerst te horen dat geen griffierecht ver-schuldigd was en werd het bedrag aan hem terugbetaald. Nadien kreeg hij te verstaan dat dit recht wel verschuldigd was. Daartegen maakte klager bezwaar. Geoordeeld is dat klager op grond van de aan hem verstrekte (achteraf gebleken onjuiste) informatie erop mocht vertrouwen dat geen griffierecht verschul-digd was.

Gevolgen:

- aan de sector civiel recht is opdracht gegeven de incasso van het griffierecht te staken; - de betrokken ambtenaar is over het voorval onderhouden.”

Gevolgen voor de organisatie

De meeste gerechtsbesturen benadrukken dat een klacht – ook als deze niet gegrond is – aanlei-ding kan zijn om een bepaalde werkwijze nog eens te bezien. Vrijwel altijd wordt degene waar-over geklaagd is daarvan in kennis gesteld alsmede diens leidinggevende. Gegronde klachten

over gedragingen van een persoon leiden tot een gesprek met die persoon. Klachten worden dus teruggekoppeld in de organisatie.

Beoordeling

Er wordt nog relatief weinig geklaagd bij de gerechten. Maar alle gerechten hebben een geope-rationaliseerde klachtenregeling met een aangewezen portefeuillehouder. De meeste klachten worden binnen het kader van die regeling, maar informeel afgedaan. Voor zover er geklaagd wordt en klachten zijn gegrond bevonden, worden de uitkomsten van de klachtbehandeling te-ruggekoppeld in de organisatie. In zoverre voldoen de gerechten aan hun wettelijke verplichtin-gen.

3.4.5 Samenvattende conclusie

De gerechten hebben de ontwikkeling van hun externe oriëntatie al voorafgaand aan de invoe-ring van de wet in gang gezet. Kennelijk tot hun eigen tevredenheid. Sectorgewijs worden con-tacten onderhouden met organisaties in het veld; af en toe worden er ook bijeenkomsten georga-niseerd waar rechters algemene kennis over het veld waarin zij opereren kunnen opdoen.

KWO’s worden overal georganiseerd. Daarmee is men ook al voorafgaand aan de invoering van de nieuwe wet begonnen, veelal in het kader van een INK-positiebepaling. Na de invoering van de WOBG is men ermee doorgegaan.

Ook klachtenregelingen zijn overal van kracht. In sommige gerechten worden weinig klach-ten ingediend. Voor zover er geklaagd wordt en klachklach-ten als terecht worden beoordeeld, dan worden deze uitkomsten teruggekoppeld naar de betrokken medewerkers.

In document Het functioneren van de Rechtspraak in beeld (pagina 76-83)