Langesteijn 130 3342 LG H.I. Ambacht The Neth erlan ds
T +31(0)78 620 1530 E info@e mb oost.n l W www.e mb oost.nl
KVK 51324849 BTW NL823218168B01 B IC ABN AN L2 A
IBAN NL50 ABNA 0643 6063 00 (EUR) IBAN NL33 ABNA 0488 1705 08 (EUR) IB AN N L09 ABN A 04 67 652 8 21(U S D)
Stageverslag
31 mei 2016
EMboost: Ilke Meijer
Hogeschool Inholland: Wim van Strien
Student: Anne Ames, 547340, 3COZ
2
Algemene informatie
Op deze pagina van het stageverslag staat de algemene informatie die van belang zijn voor de betrokken partijen.
Gegevens EMboost B.V.: Park Langesteijn
Langesteijn 130
3342 LG Hendrik Ido Ambacht T + 31 (0) 78 – 620 1530 E info@emboost.nl
www.emboost.nl
Gegevens bedrijfsbegeleider:
Ilke Meijer EMboost B.V.
Directeur Eventmarketing Park Langesteijn
Langesteijn 130
3342 LG Hendrik Ido Ambacht T +31 (0)78 620 1544
M +31 6 2499 18 55 E Ilke.Meijer@emboost.nl
Werkdagen: Maandag, dinsdag en donderdag Gegevens docentbegeleider:
Wim van Strien
Hogeschool Inholland T 06 18 999 707
Gegevens opdrachtnemer:
Anne Ames
Pannekoekstraat 22D 3011 LG, Rotterdam M +31 6 129 20 169
E anne.ames@emboost.nl – 547340@student.inholland.nl Stagedagen: Maandag t/m donderdag/vrijdag
3e jaars student Communicatie 547340
Stageperiode: 1-02-2016 t/m 17-06-2016
3
Inleiding
In leerjaar 3 is het verplicht om een half jaar stage te lopen in een communicatiesector. In september 2015 ben ik nagegaan wat ik graag wilde. Een ding was zeker; ik ga stage lopen in een marketingsector. Ik ben alle schoolprojecten langs gegaan. Wat vond ik leuk en wat vond ik minder leuk? Al snel realiseerde ik dat de evenementenkant mij het minste aantrok. Wel vond ik het leuk om mijn eigen feesten te organiseren, maar een echt evenement wilde ik niet over nadenken.
Dezelfde tijd leerde ik toevallig Ilke Meijer kennen, niet wetende wat zij in het dagelijks leven doet. Later vertelde ze dat ze directrice is van een eventmarketingbureau genaamd EMboost.
Het leek mij een uitdaging om marketing te combineren met evenementen, omdat ik dan iets zou doen wat ik leuk vind en iets wat ik minder leuk vind.
Ik ben de uitdaging aangegaan en het is me tot nu toe goed bevallen. Ik krijg de mogelijkheid om veel te leren en mezelf voor te bereiden op een toekomstige baan.
Tijdens mijn stageperiode heb ik een leerwerkplan gemaakt met daarin mijn persoonlijke doelen. Mijn eindverslag is gebaseerd op dit plan. Aangezien u dit de vorige keer al heeft gelezen, heb ik het in de bijlage gezet. In dit verslag beschrijf ik mijn leerdoelen aan de hand van een paar projecten tijdens mijn stageperiode.
4
Inhoud
Algemene informatie ... 2
Inleiding ... 3
1. Kortesamenvatting van leerwerkplan ... 6
2. 360 graden feedbackmoment ... 7
3. Vervolg stageperiode………7
4. Eindbeoordeling collega's………...11
Bijlage ... 112
Leerwerkplan ... 112
Formulieren ingevulde 360 graden feedback ... 22
Logboek ... 31
5
1. Korte samenvatting van leerwerkplan
Het gehele leerwerkplan kunt u vinden in de bijlagen. Dit plan bevat een beschrijving van EMboost en mijn persoonlijke leerdoelen. Mijn persoonlijke leerdoelen zijn gebaseerd op mijn eigen ambities bij EMboost. Hieronder ziet u de tabel m et mijn ambities en de daarbij horende werkzaamheden.
Competenti es
Leerdoelen opleiding en/of persoonlijke ambities
Voornaamste werkzaamheden
(Bijdrage aan) beroepsproduct(en ) / -resultaten
Organiseren & Managen
Kleine projecten
organiseren en managen.
Zoals reizen organiseren voor andere bedrijven.
- Contact leveranciers (inkoop en oriëntatie) - Programmavoorstellen
maken
- Draaiboeken maken
Behalen van
deadlines van klant en opdrachten intern
Schrijven & Visualiseren
Stukken schrijven voor externe belangengroepen.
- Klantvoorstellen schrijven
- Vormgeving verzorgen van de communicatie- middelen van de klant - Beeldbewerking/
conceptbeeld
Compleet aanbod aan de opdrachtgever in lijn met zijn wensen en eisen
Representeren
Ik wil het gezicht worden van verschillende projecten.
Bijvoorbeeld met externe groepen contact hebben.
- Begeleiden van events - Klantcontact bij
aanvragen/ lopende projecten
- Contact met leveranciers
EMboost
representeren als een proactief en
professionele organisatie
Professionaliseren
Mijn grootste doel is om zo zelfstandig mogelijk aan de projecten mee te werken.
Houden aan de strakke deadline van klant en tijdsplanning.
Tone of voice richting bedrijven inschatten en toepassen in de diverse communicatiemiddelen
Als Anne bovenstaande
behaald zal zij op het niveau van junior project manager haar stage afsluiten. Dat maakt het
professioneel
6 Aan de hand van mijn werkzaamheden ben ik over mijn persoonlijke leerdoelen gaan denken.
Onderstaand mijn 7 leerdoelen uit het leerwerkplan.
1. Aan het einde van mijn stage wil ik eindigen als Junior Project Manager;
2. Aan het einde van mijn stage wil ik minder hard over komen;
3. Tijdens mijn stage aantrekkelijke stukken leren schrijven voor verschillende doelgroepen
4. Tijdens mijn stage adobe programma’s beter leren beheersen;
5. Tijdens mijn stageperiode wil ik het gezicht zijn van een evenement.
6. Ik wil tijdens mijn stageperiode minder onzeker zijn van mijn gemaakte werk;
7. Over een paar jaar ben ik eigen ondernemer.
Tijdens de eerste weken van mijn stageperiode kreeg ik veel mogelijkheid om mezelf te ontwikkelen. Waardoor ik al snel aan mijn leerdoelen kon werken. Een paar weken later kreeg ik van mijn collega’s feedback over mezelf, mijn werk en mijn leerdoelen. Met als gevolg dat ik
2. 360 gradenfeedback
De eerste paar weken was ik onzeker over hoe mijn collega’s over mij dachten. Ik heb ze in week 10 gevraagd of ze de 360 graden feedbackformulier wilden invullen. Een week later zat ik met Diewertje, Anne-lotte en Arlette om alles te bespreken. Mijn collega’s vonden mij leergierig, enthousiast en een harde werker met een ‘niet lullen maar poetsen’ mentalite it.
Daarnaast vertelden zij dat ik flexibel ben in mijn uren, sociaal, ik ben niet bang voor
uitdagingen en kan goed tegen opbouwende kritiek. Maar naast de positieve woorden, zijn er ook aandachtspunten. Volgens Diewertje moet ik mijn woordenschat/taal ve rbeteren en professioneler overkomen. Volgens Arlette moet ik minder vragenstellen en meer zelf dingen uitzoeken. Dit kan ervoor zorgen dat mijn verantwoordelijkheid en beslissingsvaardigheid vooruit kan gaan. Anne-lotte vind dat ik iets sneller moet worden in adobe programma’s.
Daarnaast moet ik mijn kennis verbeteren over de evenementenbranche.
Paar weken later op 15 april mocht ik met Arlette mee een evenement begeleiden voor Pon Power. Ik vond het erg leuk om te doen, omdat je bij het evenement de res ultaten ziet van het harde werk op kantoor. Achteraf vroeg ik Arlette om een feedbackmoment. “Je bleef goed op de achtergrond, je deed je eigen ding je hielp goed mee en je was erg professioneel. Je ging uit jezelf bij de garderobe staan, omdat je zag dat er niemand stond. Dat vond ik
professioneel.”
Positieve feedback geeft mij een kick om nog meer me best te doen. Het is altijd leuk om te horen wat je goed doet, maar het is ook fijn om verbeter punten te hebben.
Tijdens de tweede helft van mijn stageperiode wil ik deze punten verbeteren. Wat ik vaker hoor is dat ik mijn Nederlandse taal moet verbeteren. Mijn eerste drie jaar van de middelbare school heb ik in het Engels les gehad en in mijn vrijetijd lees ik graag Engelse literatuur. Om mijn vocabulaire te verbeteren, moet ik alles opzoeken wat ik nog niet weet. Hierdoor onthoud je de woorden en kan je ze makkelijk toepassen in lange zinnen. Wellicht ga ik in mijn vrije tijd meer Nederlandse boeken lezen. Daarnaast wil ik minder vragenstellen en meer zelf uitzoeken. Ik weet van mezelf dat ik veel vraag, omdat ik bang ben om fouten te maken. Ik stel vanaf nu eerst de vraag aan mezelf; kan je het antwoord ergens anders vinden? En weet
7 je wellicht zelf het antwoord?
Professioneler overkomen kan ik verbeteren door veel te luisteren naar mijn collega’s en te praten met klanten.
Ook heb ik het 360 graden evaluatiegesprek gehad met Wim van Strien. Hij vond mijn leerdoelen harstikke goed, maar ik moet leren om een concept te ontwikkelen in plaats van adobe programma’s beter leren beheersen. De laatste weken mag ik meer met Anne -lotte samenwerken om unieke communicatie uitingen te verzinnen en een leuk concept te verzinnen.
Ik hoop dat ik de aandachtspunten kan verbeteren, zodat ik een persoonlijke ontwikkeling kan laten zien aan mijn collega’s. Daarnaast wil ik mijn stage eindigen als young professional en dat kan alleen als ik 100% van mezelf heb laten zien.
3. Vervolg stageperiode
Na het 360 gradenfeedback met zowel mijn collega’s als mijn begeleider ben ik zek er vooruit gegaan. Er zijn veel nieuwe projecten bijgekomen waar ik goed aan mee kon werken.
Om te beginnen een kleine samenvatting over de afgelopen weken. Allereerst kregen we een aanvraag van de Lotto om een evenement voor 4000 man te organiseren. Goed voorbereid gingen we de pitch in en mogen we nu met trots zeggen dat we het hebben binnengehaald.
Paar weken later kwam er een aanvraag van DRV. Het bedrijf bestaat 97 jaar en willen dit vieren met een familiedag van 1000 man. Met deze twee projecten ben ik de afgelopen weken het meest mee bezig geweest, daarom zal ik aan de hand van dit mijn ontwikkeling van mijn persoonlijke doelen kunnen toelichten.
Tijdens het 360 gradenfeedbackmoment werd er duidelijk dat ik meer mee moest gaan denken van het ontwerpen van concepten in plaats van de adobe programma’s beter leren beheersen.
Dezelfde week mocht ik samen met Anne-lotte drie verschillende thema’s gaan bedenken met een bijbehorend beeld voor het evenement voor DRV. Er zijn drie verschillende thema’s namelijk, Er was eens… DRV in de Efteling, DRV at the beach voor een strandfeest en De DRV Parade in de Van Nelle Fabriek. Daarnaast heb ik een filmpje gemaakt voor de pitch van DRV.
Zo’n project is erg fijn, omdat ik het van begin af aan meewerk.
Leerdoel 2, 3, 4, 5 en 6 ben ik naar mijn mening vooruitgegaan. Ik probeer niet meer te zeggen wat ik denk en kies zorgvuldig mijn woorden uit. Dat is niet alleen in het bedrijfsleven, maar ik merk het ook in mijn privé leven. Daarnaast probeer ik hetzelfde te doen bij stukken schrijven. Leerdoel 4 is veranderd naar helpen met conceptontwikkeling in plaats van de designprogramma’s beter beheersen. Zo hebben Anne-lotte en ik de thema’s bedacht voor de DRV event met daarbij horende beelden. Hierdoor krijg ik strek het ge voel dat ik 100% met een project betrokken wordt. Mijn collega’s nemen mijn ideeën ook serieus, waardoor mijn onzekerheidsgevoel veel minder wordt.
Ook heb ik leerdoel 5 bereikt, want ik ben met Arlette mee geweest om het Pon Power Event 2016 te begeleiden. Het was erg leerzaam, omdat je face-to-face met de klant in contact bent.
Daarnaast is het belangrijk om altijd op de achtergrond te blijven.
8 Ik kom steeds dichterbij leerdoel 1 en natuurlijk ook bij 7. Ik merk dat ik wat professioneler wordt en makkelijker met leveranciers en klanten kan praten. Tegelijkertijd zorgt dit ervoor dat ik dichtbij leerdoel 7 kom.
Pon Power Event
Allereerst wil ik beginnen met leerdoel 5, omdat dit tijdens mijn stage een belangrijke leerdoel is. Ik zal aan de hand van de STARR methode de leerdoel beschrijven.
15 April was de dag dat ik nog een leerdoel/competentie kon afstrepen. Arlette wilde dat ik meeging begeleiden bij het Pon Power event. Het doel van dit evenement was om de
klantenrelatie te versterken en samen een leuke dag hebben. Ik heb het hele voortraject niet volledig meegemaakt, maar ik heb wel met kleine dingen geholpen. Ik heb bijvoor beeld de welkomstbrief ontworpen, de uitnodiging-pakketten klaar gemaakt. Hierdoor wist ik al genoeg om het evenement te kunnen begeleiden. In principe is het meeste al geregeld voor zo’n evenement, maar op locatie moet er nog veel gebeuren. Ze verwachtte van mij dat ik het draaiboek en alle belangrijke namen uit mijn hoofd leerden, zodat ik op de dag zelf snel zou kunnen handelen bij bepaalde dingen. We waren ruim van te voor bij de locatie om het event- ready te maken en de leveranciers te begeleiden met opbouwen. Bij zo’n evenement is het van belang om goed op de achtergrond te blijven, zodat de klanten en de gasten zich niet aan ons storen. Het is immers niet ons eigen feest. Tijdens het evenement zag ik dat er geen personeel stond bij de garderobe. Ik ben meteen ingesprongen en heb de jassen aangenomen. Dit is natuurlijk een klein onderdeel van zo’n dag, maar het moet wel 100% goed geregeld zijn.
Achteraf kreeg ik complimenten van mijn collega Arlette. Ze vond het erg fij n dat ik heb geholpen en dat ik zelf bij de garderobe ben gaan staan. Ik heb van het Pon Power event veel geleerd. Ik weet nu hoe je met de klant omgaat, hoe je de leveranciers kan helpen en het beste uit zo’n dag kan halen. Het is wel erg vermoeiend, maar super leuk.
DRV evenement
Vervolgens kan ik aan de hand van het DRV project leerdoel 4 beschrijven. Zoals ik bij de reflectie van de 360 graden feedback heb geschreven, is het beter om mijn
conceptontwikkeling te verbeteren en niet de programma’s zelf. Door ontwerpen zelf te
verzinnen ben je een designer en niet alleen met het verbeteren van adobe. Anne -lotte liet me dezelfde week meedenken met een nieuw project voor DRV. Het bedrijf bestaat volgend jaar 97 jaar en daarom willen ze een knallend familie uitje. EMboost is natuurlijk een pe rfect bureau om dit te laten organiseren, maar we moeten dan wel door de pitchfase heenkomen.
Om te beginnen gaan we met de hele afdeling brainstormen over een evenement. Zo verzinnen we geen één thema, maar meerdere. Dit biedt de klant namelijk een keuzem ogelijkheid en kunnen we ze de wensen in elk thema terug latenkomen. Hiervoor hebbben we een sprookjes, beach en een parade thema. Hierbij willen we drie verschillende soorten eventbenamingen met een daarbij horend beeld om de titel te versterken. Daarnaast worden er moodboards
ontworpen, zodat we de sfeer bij de klant kunnen overbrengen. En aangezien er anno 2016 vaak gebruik wordt gemaakt van bewegend beeld, mocht ik een pitchfilmpje maken. Samen zochten we verschillende aantrekkelijke sfeerbeelden.
Voor mij was dit erg leuk om te doen, aangezien ik in mijn vrije tijd ook filmpjes monteer. Ook geeft dit de mogelijkheid om mijn creativiteit en andere talenten te laten zien. Daarnaast is het fijn om iets te kunnen doen voor een bedrijf wat zij vaak door een extern laten doen voor een groot bedrag. Na het bekijken van het filmpje kreeg ik zeer positieve reacties van mijn collega’s. Ze waren erg trots en blij dat ik het voor hen kon doen.
Daarna mocht ik meedenken over de communicatie-uitingen passend bij elk thema. Zo denken we aan uitnodigingen, goodys, online platform enzovoorts. Door middel van brainstormsessies komen we vaak op unieke ideeën. Zo hebben we een flessenpost voor het beachthema, een 3D draaimolen kaart voor het sprookje en een kleine orgel v oor de parade.
9 Aangezien EMboost een klein bedrijf is, krijg ik de mogelijk om alle aspecten van dit project mee te werken. Zo heb ik contact gehad met leveranciers en heb ik meegedacht aan het creatieve-aspect.
Door mee te denken merk ik dat mijn creativiteit verbetert en dat ik me minder schaam over mijn ideeën dan de eerste weken van mijn stage.
Overige leerdoelen
Voorheen was ik erg onzeker over mijn gemaakte werk. Ik houd totaal niet van een
onzekerheidsgevoel, omdat ik er dan dagelijks over ga denken. Na het 360 gradenfeedback moment werd mijn onzekerheid al minder. Mijn collega’s waren erg positief en hadden een aantal kritiekpuntjes, maar daar kon ik me helemaal in vinden en probeerde hier goed aan te werken. Ik merk dat ik de laatste weken steeds meer zelfverzekerd naar kantoor ga. Ook kies ik zorgvuldig mijn woorden uit en kom ik veel minder hard over naar mij n collega’s. Wellicht had mijn hardheid te maken met mijn onzekere gevoel. Ik weet van mezelf dat ik mijn onzekerheid graag wil verbergen en dit kan zich vertalen in mijn hardheid.
Daarnaast had ik veel meer stukken willen schrijven voor verschillende doe lgroepen. De eerste werken kreeg ik zo nu en dan nog wat schrijfopdrachten, maar na mate de weken verstreken werd het steeds minder. Dit komt mede door een nieuwe collega, die specifiek is aangenomen om te schrijven. Alhoewel ik naar mijn mening mijn schrijftechnieken heb verbeterd, had ik verwacht het meer te leren. In de toekomst ga ik nog meer stukken lezen, zodat ik hierdoor mijn schrijfvaardigheden kan verbeteren.
Copaco en AWB
De laatste weken van mijn stage kreeg ik nog twee kleine opdrachten binne n van Copaco en AWB. Copaco wilt hun 7 beste klanten uitnodigen voor een weekend weg. Alle klanten moeten worden opgehaald met de taxi en vervolgens naar een Michielensterren restaurant worden gebracht met een limousine. Daarna mogen ze een nacht verblijve n in een 4-5 sterrenhotel. Ik mocht zelf de stad, hotel en restaurant bepalen. Aan de ene hand is dat erg fijn, omdat je vrij bent in de keuzes die je maakt, maar aan de andere kant is het lastig zoeken qua hotels en restaurant. Daarnaast was er nog een probleem; de zeven adressen van de klanten waren nog niet bekend. Hierdoor is het nog lastiger om een stad te bepalen om dit evenement plaats te laten vinden.
Allereerst ging ik analyseren wat Copaco precies wilt met de av ond. Daarna bedacht ik een plan: Welke stad is het meest handig? Wat voor hotels zijn er in die stad? Zijn er
sterrenrestaurants aanwezig? Waar worden de klanten gebracht? En waar spreken ze af om verder te rijden met de hummer? Dan ga ik de mogelijkheid en de kosten uitvragen bij verschillende leveranciers. Als het plan en de kosten concreet zijn kan ik het voorstel voor de klant gaan schrijven. Vind Copaco het plan leuk? Willen ze wel naar de gekozen stad? Zodra ik antwoord krijg van Copaco kan ik verder met het realiseren van het evenemen t. In deze stap geef ik akkoord aan de leveranciers en zorg ik dat voor hen alles duidelijk is. Bijvoorbeeld hoe laat en waar de leveranciers klaar moeten staan.
Er is natuurlijk altijd één probleem; je doet niks gratis, daarom is het van belang om onder het budget te blijven inclusief een 25% winstmarge. Het is vaak lastig om een kwalitatief hotel en restaurant te vinden binnen een bepaald budget. Van vorige projecten weet ik dat er een heel goed restaurant in Amsterdam zit, namelijk Librije’s Zusje. Ik heb de mogelijkheden
aangevraagd inclusief prijzen van verschillende gangenmenu’s en wijnarrangementen. Daarna ben ik gaan zoeken naar een luxe hotel. Ik kwam uit bij Hotel Okura in Amsterdam. De totale kosten was binnen het budget, maar de prijzen kunnen bij een hotel per dag verschillen. De volgende dag was dezelfde kamer een stuk duurder geworden, waardoor ik de 25%
winstmarge niet meer kan garanderen en ik durfde dat risico niet te nemen. Daarna zocht ik naar een top restaurant in Rotterdam. Ik zag een perfecte arrangement bij FG Food Labs inclusief een overnachting in het viersterren Suite Hotel Pincoffs. Ik heb meteen de
10 beschikbaarheid en prijzen opgevraagd en dit paste perfect binnen het budget inclusief een mooie winstmarge. Toch is het niet netjes om maar één optie aan te bieden, daarom zoek je nog meerdere mogelijkheden in verschillende steden. Het kost extra tijd, maar dan heeft de klant ook wat. Omdat alles al uit is gezet bij verschillende leveranciers voor het voorstel is scheelt het tijd om hen akkoord te geven. We bellen of mailen hen om te zeggen dat het doorgaat en we bespreken nog even hoe en wat, zodat alles duidelijk is. Na een telefonisch gesprek zet je alles op de mail, zodat beide partijen het makkelijk terug kan lezen en er geen verwarringen ontstaan. Na het evenement/uitje neem je weer contact op met de leveranciers en klant om te vragen hoe het allemaal is gegaan en of ze nog eventuele feedback hebben. Dit kan dan weer meegenomen worden naar het volgende event/uitje.
Het uitje/evenement voor Copaco is relatief gezien een klein project, waardoor dit vaak door één werkgever wordt opgepakt. Hiervoor wordt 4 uur aan kosten opgenomen, waardoor je niet langer dan 4 uur aan dit project mag zitten. Dit lijkt kort, maar vaak is zo’n project b innen 2-3 uur geregeld.
Bij AWB is het een soortgelijk verhaal. Ze willen de klantenrelatie versterken met 8 verschillende klanten. De bedoeling is dat ze met een salonboot door de grachten van Amsterdam gaan varen met aansluitend een diner bij een luxe r estaurant. Vorig jaar heeft AWB ongeveer hetzelfde gedaan met andere klanten. Dit is makkelijk voor EMboost, want ze kunnen veel elementen overnemen van de vorige keer. Toch ga je nog wel dingen langs; wie is de doelgroep? Wat is de doelstelling van het evenement? En hoeveel personen? Zodra er meer informatie is, kan regelen beginnen. Zo zag ik de perfecte salonboot met zowel een binnen als buiten dek, maar zonder borrelarrangementen. Toch heb ik bij Rederij Lieve, de
salonbootverhuurder, een leuk arrangement kunnen regelen. Daarna zullen ze afgezet worden bij de stijger van Librije’s zusje en genieten van een 3 gangendiner met een luxe
wijnarrangement. Ook bij zo’n klein project wordt een voorstel geschreven over de salonboot, borrelhappen en restaurant. Het kan namelijk zijn dat de klant andere wensen heeft. Na akkoord worden alle leveranciers gecontacteerd over de benodigde informatie. Voor zo’n klein project wordt ongeveer 3 uur werk verrekend.
De twee bovengenoemde projecten zijn dan wel klein, maar voor een stagiaire is dit harstikke leerzaam. Ik mocht zelf alles doen en plannen zonder hulp van anderen. Hierdoor kan ik mezelf ontwikkelingen in de evenementenbranche en mijn persoonlijke doelen behalen.
Daarnaast kan ik aan de hand van deze projecten laten zien wat ik heb geleerd.
Ik kan aan de hand van de bovenstaande projecten terugkoppelen naar mijn leerdoelen en competenties. Door de afgelopen projecten heb ik competentie presenteren en
professionaliseren en de daarbij horende doelen behaald.
4. Eindbeoordeling collega’s
Voor het eindgesprek heb ik mijn collega’s gevraagd om mij een cijfer te geven. Ze hebben overlegd en kwamen uit op een mooie acht. Ik denk mee, zeur niet en neemt alle opdrachten aan. Ik ben met zo’n cijfer harstikke blij. Ik had een voldoende verwacht, maar niet zo hoog.
Er blijven altijd verbeterpunten, maar ik durf wel te zeggen dat ik zeker in een stijgende lijn mijn stageperiode heb afgerond.
11
Bijlage
Leerwerkplan :
1. EMboost
In het jaar 2011 is EMboost ontstaan uit twee bedrijven die zijn gefuseerd. De twee bedrijven die destijds zijn gefuseerd tot EMboost zijn, PR & Corporate Communicatie en MenM Events.
Zij hadden voor de fusering al vaker samen gewerkt en lagen goed op één lijn. Door de goede samenwerking was de stap om te fuseren makkelijk gemaakt. PR & Corporate Communicatie was een marketingcommunicatie & PR- bureau en destijds gevestigd in Gorinchem. Met de fusering zijn zij verhuisd naar het pand van MenM Events in Hendrik Ido Ambacht. MenM events was een relatiemarketingbureau. In het pand van MenM Events zijn ze samen verder gegaan als EMboost. Het idee van de fusie is dat alles wat nodig is voor goede Eventmarketing onder één dak te vinden is en dat er op die manier efficiënter gewerkt kan worden.
EMboost laat doormiddel van de bedrijfsnaam zien waar ze voorstaan. Het eerste gedeelte van de bedrijfsnaam, EM is de afkorting van eventmarketing. Het woord ‘boost’ in de bedrijfsnaam is de verwijzing naar het ‘boosten’ van je merk of bedrijfsuitingen. De ondertitel van EMboost is: ‘Relatie- & eventmarketing’ en geeft de corebusiness aan.
EMboost is een relatie- en eventmarketing bureau. Dagelijks helpt EMboost haar
opdrachtgevers om hun sales, marketing en communicatie doelstellingen te behalen. Dit gebeurt door te BOOSTEN. EMboost boost zakelijke relaties, sales resultaten en imago’s van hun bedrijven en/of afdelingen. Om deze boost te creëren, maakt EMboost gebruik van live communicatie (experience marketing) ondersteunt door online en offline communicatie.
EMboost beschikt over een klanten portefeuille van MKB bedrijven tot multinationals, wa ar de werknemers een grote diversiteit aan opdrachten voor uitvoeren. Opdrachten die uitgevoerd worden zijn relatiemarketingplannen, sales activatie programma’s, productintroducties, teambuildingsdagen en incentives.
12 Wim Jansen
Directeur & eigenaar
1.2 Organogram
De onderstaand organogram geeft de interne organisatie weer van EM boost. In het organogram is de onderverdeling van werknemers te zien. Onder de werknemer staat de functie/afdeling die hij of zij vervult. Onder het organogram staat een uitleg over de functies van de verschillende afdelingen.
Zoals te zien in het organogram is EMboost onderverdeeld in verschillende afdelingen, elke afdeling heeft zijn eigen taken en verantwoordelijkheden. Alle taken en verantwoordelijkheden per afdeling komen hieronder aanbod.
De directie bestaat uit twee personen, Wim Jansen en Ilke Meijer. Wim Jansen is tevens de eigenaar van EMboost. Wim en Ilke hebben allebei een eigen specialiteit waar ze zich het meest op richten, maar uiteindelijk zijn ze samen eindverantwoordelijk vo or alle afdelingen.
Wim richt zich vooral op de Relatiemarketing afdeling en Ilke op de Eventmarketing. Dit betekent niet dat ze alleen met deze specifieke afdeling bezig zijn. Als directie leden zijn ze bij elke afdeling betrokken en een onderdeel van het resultaat.
De afdelingen administratie en financiën bieden ondersteuning aan de directie en zijn verantwoordelijk voor een aantal taken. Verantwoordelijke taken:
Kim Bassa Relatiemarketing
Ilke Meijer Directeur
Petra Jansen
Administratie Myriam Sakko Financiën Leo Bronmeijer
Relatiemarketing Arlette Bénard Eventmarketing
Anne Ames Eventmarketing
Remko van Scheltt
Relatiemarketing Mitchell Stegers
Relatiemarketing Remko Belgraver Relatiemarketing
Anne-Lotte van Leeuwen Communicatie Manager
Dennis Roobol Relatiemarketing
Flexibele schil Communicatie, PR
en Grafische vormgeving
13 - Bijhouden van de financiële administratie;
- Administratieve verzorging van de werknemers en stagiaires;
- Algemeen office management;
- Ondersteunende taken voor het Management Team verrichten;
- Opmaken van de jaarrekening;
- Up-to-date zijn van de wetsvoorstellen en belastingen en deze vroegtijdig toepassen in de organisatie;
- Contactpersoon voor de accountant;
- Facturering;
- Financiële rapportages management;
De afdeling relatiemarketing verzorgt de organisatie van VI-Travel en alle aanvragen die daarbij horen. Daarnaast worden alle aanvragen rondom bestaande evenementen in binnen - en buitenland op sportief en cultureel gebied verzorgd. Tenslotte is deze afdeling ook verantwoordelijk voor de Feyenoord hospitality.
De afdeling eventmarketing is verantwoordelijk voor het organiseren/verzorgen van bedrijfsevenementen, incentives, salesactivatieprogramma’s, l oyaliteitsprogramma’s, live-.
online- en offline communicatie uitingen en PR voor de zakelijke markt.
In het organogram is een flexibele schil te zien. In de flexibele schil werken externe
bedrijven/zzp’ers. In samenwerking met externe bedrijven/zpp’ers wordt de communicatie, PR en grafische vormgeving georganiseerd.
Doelstelling
EMboost heeft 3 doelstellingen met haar online marketing plan - promotie van EMboost;
- traffic genereren richting EMboost; - leads genereren.
Visie Emboost:
- Grootste naamsbekendheid creëren als bureau voor brand engagement binnen Nederland gericht op B2B markten;
- Online conversie gericht op BE (Prospect bewerken naar klant) . Focus EMboost
- Marketing gerichte content. (engagement, activatie, eventmarketing. Denk aan doelstellingen klant Sales/ loyaliteit)
- Storytelling - cases - referenties
- whitepapers (Van suspect- prospect- klant – relatie/ ambassadeur)
14
4.3 Producten en diensten
Bij het logo van EMboost staat relatie- & eventmarketing. Zoals eerder is beschreven is dat er op kantoor twee verschillende afdelingen zijn.
De relatiemarketing zorgt voor bestaande evenementen. Een goed voorbeeld is dat een bedrijf met een goede klant naar een Barcelona voetbal wedstrijd wilt. Deze afdeling zorgt dan voor een volledig arrangement. De vliegtickets, hotel, transfers en alles wordt erbij hoort wordt geregeld. Het gevolg hiervan is dat de relatie tussen klant en het bedrijf sterker wordt.
De eventmarketing afdeling zorgt voor het “boosten” van een relatie, sales en het boosten van een imago voor zowel intern als extern. Ze kijken naar de doelstellingen en doelgroep van de klant en bedenken daarbij een passend evenement. Het evenement is niet het doel, maar het middel om de doelstellingen te behalen.
Tijdens mijn stageperiode ben ik bezig geweest met de volgende belangengroepen; ATAG, Solar, Pon Power, De Lotto en Honeywell.
Voor De Lotto heb ik reisbescheiden geschreven voor de prijswinnaars. Deze winnaars krijgen een weekend naar Parijs of Amsterdam. Hierbij moeten de hotels, restaurants, vervoer
enzovoorts worden geregeld zodat de winnaars onbezorgd weg kunnen. Daarnaast wordt er voor hen een draaiboek gemaakt. Hierin worden de dagen en tijden vermeld van de geregelde activiteiten.
Ook de incentives naar zowel het binnen –en buitenland worden van a tot z geregeld.
Bedrijven kunnen met partners/werknemers naar het buitenland. Het hotel, vliegreis en verschillende activiteiten worden geregeld door EMboost.
Om een incentive nog aantrekkelijker te maken wordt er vooraf een communicatietraject afgelegd. Zo ontvangen de klanten verschillende uitnodigingen om ze klaar te stomen voor de reis.
Kortom; wat doet EMboost eigenlijk niet?
15
5. Persoonlijke leerdoelen
Hieronder worden mijn leerdoelen beschreven met de daarbij horende werkzaamheden.
Competenti es
Leerdoelen opleiding en/of persoonlijke ambities
Voornaamste werkzaamheden
(Bijdrage aan) beroepsproduct(en ) / -resultaten
Organiseren & Managen
Kleine projecten
organiseren en managen.
Zoals reizen organiseren voor andere bedrijven.
- Contact leveranciers (inkoop en oriëntatie) - Programmavoorstellen
maken
- Draaiboeken maken
Behalen van
deadlines van klant en opdrachten intern
Schrijven & Visualiseren
Stukken schrijven voor externe belangengroepen.
- Klantvoorstellen schrijven
- Vormgeving verzorgen van de communicatie- middelen van de klant - Beeldbewerking/
conceptbeeld
Compleet aanbod aan de opdrachtgever in lijn met zijn wensen en eisen
Representeren
Ik wil het gezicht worden van verschillende projecten.
Bijvoorbeeld met externe groepen contact hebben.
- Begeleiden van events - Klantcontact bij
aanvragen/ lopende projecten
- Contact met leveranciers
EMboost
representeren als een proactief en
professionele organisatie
Professionaliseren
Mijn grootste doel is om zo zelfstandig mogelijk aan de projecten mee te werken.
Houden aan de strakke deadline van klant en tijdsplanning.
Tone of voice richting bedrijven inschatten en toepassen in de diverse communicatiemiddelen
Als Anne bovenstaande
behaald zal zij op het niveau van junior project manager haar stage afsluiten. Dat maakt het
professioneel
16 Persoonlijke leerdoelen:
1. Aan het einde van mijn stage wil ik eindigen als Junior Project Manager;
2. Aan het einde van mijn stage wil ik minder hard over komen;
3. Tijdens mijn stage aantrekkelijke stukken leren schrijven voor verschillende doelgroepen
4. Tijdens mijn stage adobe programma’s beter leren beheersen;
5. Tijdens mijn stageperiode wil ik het gezicht zijn van een evenement.
6. Ik wil tijdens mijn stageperiode minder onzeker zijn van mijn gemaakte werk;
7. Over een paar jaar ben ik eigen ondernemer.
Waarom zijn dit mijn persoonlijke leerdoelen?
Leerdoel 1: Het lijkt mij erg leuk om mijn stage te eindigen als junior project manager, omdat dit goed staat op mijn CV. Daarnaast betekent dit dat ik goed mijn best heb gedaan bij
EMboost. Ik wil mijn collega’s graag laten zien wat ik kan.
Leerdoel 2: Ik hoor het van iedereen. Anne je bent erg direct, waardoor je erg hard over kan komen. Veel mensen in mijn huidige omgeving zijn het gewend en vinden het vaak ook
helemaal niet erg. Mijn familie en vriendin zijn zelf ook hard en direct. Nu ik tijdens stage met verschillende bedrijven en nieuwe mensen te maken krijg, kan ik niet altijd meer zo hard en direct zijn. Tegen mijn vrienden blijf ik direct en eerlijk, maar bij nieuwe mensen wil ik genuanceerder over kunnen komen.
Leerdoel 3: Stukken schrijven voor meiden van mijn eigen leeftijd heb ik altijd al leuk
gevonden. Al zeg ik het zelf, gaat het me ook gemakkelijk af. Bij een bedrijf krijg je te maken met verschillende opdrachtgevers en doelgroepen. Hiervoor moeten verschillen de soorten teksten worden geschreven met een andere tone of voice. Dit wil ik beter beheersen, zodat ik voor elke doelgroep een aantrekkelijke tekst kan schrijven.
Leerdoel 4: Op school vond ik werken met Adobe niet altijd even leuk. Ik liet het liever ie mand anders doen, omdat ik er zelf niet goed mee om kon gaan. Bij EMboost wordt er veel gewerkt met de design programma’s. Voor de opdrachtgevers maken ze verschillende dingen. Van servetten en bierviltjes tot A5 kaarten en banners. Ik wil deze programma’ s beter beheersen, omdat ik weet dat ik dit later ook wil gaan gebruiken voor zowel zakelijk als privé.
Leerdoel 5: Uiteindelijk draait mijn stage om één ding, namelijk evenementen organiseren. Het lijkt mij daarom erg leuk om tijdens mijn stage een evenem ent te begeleiden. Van zo’n
moment kan ik veel leren, want je hebt direct contact met de opdrachtgever. Daarnaast kan je bij het evenement het resultaat zijn van het harde werk op kantoor.
Leerdoel 6: Ik merk dat ik erg onzeker ben over mijn werk. Telkens denk ik dat ik het verkeerd doe en dat het niet goed gaat komen. Dit zorgt voor een naar/onzeker gevoel. Ik wil hier graag aanwerken, zodat ik voortaan met een goed gevoel naar werk ga.
Leerdoel 7: Dit is mijn hoofddoel. Sinds mijn tiende levensjaar zeg ik al dat ik later een eigen onderneming ga starten. Dit kan natuurlijk niet zomaar. Ik heb ervaring en leermomenten
17 nodig om dit te realiseren. Nu ben ik nog maar 20 jaar en moet nog veel leren om dit te
kunnen waar maken.
Deze 7 doelen kan ik verbeteren/behalen door middel van mijn stage bij EMboost. Na een aantal weken stage, weet ik dat ik hier veel leer/ kan leren. Ik ben zeer gemotiveerd om zoveel mogelijk uit de kast te halen om mijn doelen te bereiken en te ontwikkelen.
2.1 Plan van aanpak
Mijn persoonlijke leerdoelen moeten bijna allemaal haalbaar zijn. Een stage van 20 weken lijkt kort, maar je kan jezelf zeker verbeteren. Mijn plan van aanpak zal ik beschrijven via de STARR methode. Zo kan ik stap voor stap uitleggen wat mijn doel is, wat mijn t aken zijn om het doel te realiseren, wat het resultaat is en mijn reflectie.
Leerdoel 1
Leerdoel 1, mijn stageperiode afsluiten als junior Project Manager. Dit is voor mijn
stageperiode het hoofddoel, omdat ik hierdoor weet dat ik goed heb gewerkt voo r EMboost.
Daarnaast wil ik mijn collega’s laten zien wat ik kan.
Om dit te bereiken moet ik voldoen aan alle afgesproken taken . De eerste twee competenties
‘organiseren & managen’ en ‘schrijven en visualiseren’ ben ik de eerste weken mee bezig geweest. Ik heb contact met de leveranciers, ik heb stukken geschreven en ontwerpen
gemaakt voor de klanten. Tijdens de tweede helft van mij stage zou ik ook graag evenementen willen begeleiden.
18
Leerdoel 2
Leerdoel 2: Het is algemeen bekend dat ik een pittige tante ben. Ik zeg wat ik denk en dit kan bij veel mensen hard overkomen. Op school vertelde men vaak dat ik minder hard moet zijn naar anderen. Deze tip kreeg ik vanaf week één ook bij EMboost. Het heef t me toch aan het denken gezet, daarom is dit voor mij een persoonlijk leerdoel. Ik probeer zowel in het zakelijk als privé leven minder hard en direct te zijn.
Situatie
De tweede week van stage was Anne-lotte ziek. Ik moest samenwerken met Diewertje voor een groot event die hetzelfde weekend zou plaatsvinden. Ik las een Engelste tekst met verschillende fouten, waarop ik zei dat het een beetje slecht Engels was. Diewertje zei tegen mij dat ik het niet zo hard moest zeggen, omdat je andere collega’s pijn kan doen en hen naar beneden haalt.
Natuurlijk bedoelde ik het niet zo, maar het kan zo overkomen bij anderen. Ik bood direct mijn excuses aan, toch had ik daarna nog last van een schuldgevoel. Het slechte gevoel bleef en ik nam het mee naar huis. Gelukkig merkte ik de volgende dag dat Diewertje er niet mee zat, want ze deed hartstikke aardig en gezellig.
Deze situatie heeft me wakker geschud en ik zorg ervoor dat ik zulke d ingen niet meer eruit floep om een schuldgevoel te voorkomen. Voor beide partijen zal het dan een stuk leuker zijn.
Leerdoel 3
Schrijven heb ik altijd al leuk gevonden. Vooral voor meiden van mijn eigen leeftijd over make - up, mode en andere vrouwentrends. Maar schrijven voor een andere doelgroep vind ik een stuk lastiger. Hoe denken zij? Wat willen zij lezen? Wat is hen schrijfstijl? Waar liggen de interesses? Doormiddel van deze vragen kan ik een beter stuk schrijven .
Bij EMboost zijn er veel verschillende opdrachtgevers. Voor elke klant gebruik je een andere tone-of-voice in de teksten.
Na een aantal weken heb ik al wat stukken geschreven voor voorstellen en draaiboeken. Het gaf mij een goed gevoel om dit te schrijven. Het is leuk om te doen en ik lee r er veel van. De teksten gaan altijd over wat anders. De ene keer gaat het over hotels en de andere keer over interessante activiteiten. Hierdoor is het gevarieerd, waardoor ik de mogelijkheid krijg om veel te leren over het schrijven.
Situatie
Vrijdag 18 maart zat ik alleen op mijn afdeling. Ik moest voor een evenement voor Honeywell een deel van een voorstel schrijven. Het ging over verschillende locaties en verschillende activiteiten die EMboost wil aanbieden. Aan mij de taak om de locaties en een activiteit te beschrijven.
De vrijdag ochtend zat ik met zweethanden aan mijn computer, toch wilde ik laten zien wat ik kon. Dit was het moment dat ik de mogelijkheid kreeg om mezelf te bewijzen.
Eind van de ochtend had ik het meeste getypt en dit heeft meze lf om ver geblazen. Ik was tevreden met het eindresultaat en ik hoop dat de directrice heb kunnen helpen. Na het weekend vertelde ze dat ze er zeker wat aan mijn hulp heeft gehad.
19 Ik heb schrijven als persoonlijk doel, omdat ik dit voor mijn toekomstige baan vaak wil doen.
Daarnaast wil ik in mijn privé leven gaan bloggen over verschillende onderwerpen. Oefening baart kunst, waardoor ik later voor alle doelgroepen aantrekkelijke stukken kan schrijven.
Leerdoel 4
Adobe programma’s waren tijdens mijn schooldagen mijn grootste vijand. Het kostte veel tijd en het werkte nooit mee. Maar er zit een dunne lijn tussen haat en liefde, want ik vind het erg leuk om te bewerken en formats te ontwerpen.
Anne-lotte, de communicatie manager, maakt vaak gebruik van A dobe programma’s. Ze ontwerpt bijna alles, van verschillende kaarten tot banners en headers. Omdat dit veel tijd in beslag neemt, moet ik haar helpen. De eerste weken van mijn stageperiode kon ik in paniek raken als ik een opdracht kreeg voor het ontwerpen. Ondertussen (week 8) is dit minder geworden, omdat ik deze programma’s steeds beter beheers. Dit z orgt voor een rustgevend gevoel, met als gevolg dat ik het steeds leuker vind om met deze programma’s te werken.
Dit is een persoonlijk doel geworden, omdat ik weet dat ik deze programma’s later wil gaan gebruiken voor mijn toekomstige banen. Daarnaast is mijn grootste hobby fotograferen. Het lijkt mij erg leuk om mijn eigen beelden te kunnen bewerken of deze te gebruiken voor een kaart.
Elke dag leer ik meer van deze programma’s en ik kan er steeds efficiënter mee werken.
Vooraf mijn stage had ik nooit verwacht dat ik zulke ontwerpen zou maken met Adobe programma’s. Ik ben dus zeker trots op mezelf, maar ik kan nog genoeg leren tijdens mijn stage periode.
Leerdoel 5
Het lijkt mij erg leuk om een evenement te begeleiden. Dit geeft namelijk veel leer
mogelijkheden. Hoe ga ik in real life met een klant om? Hoe zorg ik ervoor dat het evenement tot de puntjes is verzorgd? Door het bijwonen/begeleiden van een evenement kan het
resultaat van het harde werk op kantoor worden vertaald.
Daarnaast kunnen opdrachtgevers mijn gezicht zien en misschien wel onthouden voor de toekomst. Je weet namelijk nooit wat het leven brengt.
Ik ben erg benieuwd of ik dit leerdoel behaal aan het eind van mijn stageperiode.
Leerdoel 6
De eerste weken van mijn stageperiode had ik vaak een onzeker gevoel over mijn gemaakte werk. Ik was bang dat ik mijn collega’s in de weg zou lopen in plaats van dat ik help. Aan de andere kant weet ik dat fouten gemaakt mogen worden. Toch wil ik alles zo goed en perfect mogelijk doen om verwijtingen te voorkomen. Telkens ben ik onzeker over mijn geschreven teksten, over hoe ik met de klanten en de leveranciers om ga en over mijn ontwerpen.
Daarnaast leg ik een druk op mezelf om mijn stage periode te eindigen als young professional.
Nu er al wat weken voorbij zijn, is het wel al minder geworden, maar het blijft een naar gevoel.
Om dit te verbeteren moet ik zoveel mogelijk de taken herhalen en mezelf ontwikkelen.
20 Herhaling zorgt voor mij een zelfverzekerd gevoel, omdat ik dan weet wat ik moet doen en zelfstandig aan opdrachten kan werken.
Daarnaast wacht ik de 360 graden feedback af. Als mijn collega’s tips en tops geven, weet ik wat ik kan en wat ik nog moet verbeteren. Dit zal mij meer zekerheid kunnen geven.
Leerdoel 7
Sinds mijn tiende levensjaar weet ik dat ik een eigen ondernemer wil worden. In mijn familie komt het ondernemerschap veel voor. Elke dag denk ik na over mijn toekomst. Wat ga ik later doen? Begin ik een burgerbar of ga ik juist iets met de communicatie doen? Dat weet ik nog steeds niet, maar door middel van stage kom ik dichterbij mijn doel. Ik kan mezelf ontwikkelen en nagaan wat ik wel en niet wil.
Tijdens mijn stage leer ik met klanten omgaan en hoe er wordt gehandeld bij verschillende situaties. Al deze ervaringen kan ik later gebruiken bij mijn eigen bedrijf. Want één ding is zeker; ik word eigen ondernemer.
21
Portfolio
22
Formulieren ingevulde 360 graden feedback
23
24
25
26
27
28
29
30
31
