Eindrapport van het GMP/GDP inspectiebezoek aan Sandoz B.V.
te Almere, op 23 juli 2021
Utrecht, 2021
F194/05 Bladzijde 2 van 17 Samenvatting
Periodieke inspectie
Op 23-7-2021 hebben twee inspecteurs van de IGJ een GMP/GDP inspectie uitgevoerd bij Sandoz B.V. op locatie Veluwezoom 22 te Almere. Het betrof een periodieke inspectie die was gepland volgens het reguliere inspectieprogramma. Het doel van de inspectie was om vast te stellen of de geïnspecteerde voldeed aan de Nederlandse en Europese wet- en regelgeving. Tijdens de inspectie zijn 4 overige tekortkomingen geconstateerd.
Conform het beoordelingskader van de IGJ was de conclusie dat de geïnspecteerde voldeed aan GMP/GDP. Dit beoordelingskader is gebaseerd op de aard en het aantal tekortkomingen. De inspectie is afgesloten en het bedrijf heeft een nieuw GMP/GDP certificaat ontvangen.
Een uitleg van gebruikte vaktermen is te vinden in de glossaria op:
woordenlijst rijksoverheid
eudralex hoofdstukken en annexen woordenlijst eudralex
Inhoud
1. Algemene gegevens betreffende deze inspectie
2. Status van de geïnspecteerde en betrokken werknemers bij deze inspectie 3. Observaties van de inspecteurs
4. Overige Zaken
5. Lijst van Tekortkomingen
6. Inspecteurs commentaar op terugkoppeling van de geïnspecteerde 7. Conclusie
Lijst van bijlage(n)
Bijlage 1: Definitie van significante GMP en/of GDP tekortkomingen Bijlage 2: Naam van producten en farmaceutische vormen
Bijlage 3: Bij inspectie aanwezige medewerkers
F194/05 Bladzijde 3 van 17 1. Algemene gegevens betreffende deze inspectie
1.1 Naam van product(en) en farmaceutische vorm(en) In bijlage 2 staat de lijst met producten.
1.2 Geïnspecteerde locaties(s) Veluwezoom 22 te Almere.
1.3 Activiteiten die de geïnspecteerde uitoefent
GMP-activiteiten Humaan Veterinair IMP
Bereidingshandelingen
Steriele producten ☐ ☐ ☐
Vrijgifte ☐ ☐ ☐
Niet-Steriele producten ☐ ☐ ☐
Vrijgifte ˅ ☐ ☐
Biologisch geneesmiddelen ☐ ☐ ☐
Vrijgifte ☐ ☐ ☐
Andere producten of bereidingsactiviteiten
Bereiding van Kruidenproducten/homeopathische producten/anders ☐ ☐ ☐ Sterilisatie van werkzame stoffen(actief
bestanddeel)/tussenproducten/kant-en-klare producten(eindproduct) ☐ ☐ ☐ Verpakken
Primair verpakken ☐ ☐ ☐
Secundair verpakken ☐ ☐ ☐
Tests ten behoeve van kwaliteitscontrole
Microbiologisch: Steriliteitscontrole ☐ ☐ ☐
Microbiologisch: Anders ☐ ☐ ☐
Chemisch/Fysisch ☐ ☐ ☐
Biologisch ☐ ☐ ☐
Invoer van Geneesmiddelen
Test ten behoeve van kwaliteitscontrole
Microbiologisch: Steriliteitscontrole ☐ ☐ ☐
Microbiologisch: Anders ☐ ☐ ☐
Chemisch/Fysisch ☐ ☐ ☐
Biologisch ☐ ☐ ☐
Vrijgifte
Steriele producten ☐ ☐ ☐
Niet-steriele producten ˅ ☐ ☐
Biologische geneesmiddelen ☐ ☐ ☐
Overige invoeractiviteiten
Locatie van fysieke invoer ˅ ☐ ☐
Invoer van tussenproducten die verdere verwerking zullen ondergaan ˅ ☐ ☐
Biologische werkzame stof ☐ ☐ ☐
Overige namelijk: ☐ ☐ ☐
Opslag en distributie ˅ ☐ ˅
Produceren van werkzame stof ☐ ☐ ☐
Anders:
☐ ☐ ☐
☐ ☐ ☐
GDP-activiteiten Humaan Veterinair
Aanschaffen (inkoop, eigenaarschap) ˅ ☐
Opslag (eigen opslag, niet uitbesteed) ˅ ☐
Afleveren (fysiek afleveren / verkoop niet uitvoeren) ˅ ☐
Uitvoeren (fysiek afleveren / verkoop buiten de EER) ˅ ☐
Bemiddelaar / Broker ☐ ☐
Andere activiteiten: ☐ ☐
1.4 Datum van de inspectie 23 juli 2021
F194/05 Bladzijde 4 van 17 1.5 Inspecteur(s)
…
…
Naam van de expert(s) Niet van toepassing
1.6 Doel en reden van de inspectie
Dit is een GMP/GDP inspectie. Het betrof een inspectie op het hieronder weergegeven inspectie- onderdeel. Het doel van de inspectie was om vast te stellen of het bedrijf voldeed aan de Nederlandse en Europese wet- en regelgeving zoals weergegeven in het Toetsingskader.
Inspectie onderdeel
vergunning met registernummer F 108741 en G 109096.
Toetsingskader
Geneesmiddelenwet, regeling Geneesmiddelenwet
EU Guidelines on Good Distribution Practice of medicinal products for human use
EU Guidelines to Good Manufacturing Practice for medical products for human and vetinary use (EUDRALEX volume 4)
1.7. Vorige inspectie Datum:
14 november 2017
Naam van de inspecteur(s) ...
Naam van de expert(s) n.v.t.
1.8 Verspreiding van het rapport
☒Openbaarmaking: www.igj.nl
☒IGJ intern
☐CBG-MEB en/of Bureau Diergeneesmiddelen
☒Geïnspecteerde
☐European Medicines Agency
☐Anders:
F194/05 Bladzijde 5 van 17 2. Status van het bedrijf en betrokken werknemers bij deze inspectie:
2.1 Beschrijving van de geïnspecteerde F-vergunning:
Sandoz B.V. (hierna te noemen Sandoz) is een sales en marketing organisatie welke generieke geneesmiddelen verkoopt aan andere farmaceutische bedrijven, groothandels en apotheken, zowel onder eigen naam als onder private label. Sandoz heeft ... actieve productregistraties op haar naam staan .... Op basis van de fabrikantenvergunning worden productieopdrachten gegeven, wordt er geïmporteerd en worden geneesmiddelen voor de EU vrijgegeven. Opslag van een klein deel van onderzoeksgeneesmiddelen van Novartis (is men aan het afbouwen).
In maart 2020 heeft een integratie met Novartis plaats gevonden. Beide bedrijven behouden wel hun eigen identiteit, KvK en vergunningen.
G-vergunning:
De groothandelsvergunning wordt gebruikt voor de in- en verkoop van geneesmiddelen, alsmede voor de opslag en distributie van geneesmiddelen van Novartis.
Merendeel van de activiteiten bestaat uit GDP activiteiten; het GMP deel omvat ongeveer 4% van de vrijgiftes.
Sandoz B.V. te Almere bestaat uit 85 FTE personeel. Een deel van het Sandoz personeel heeft een contract bij Novartis.
2.2 Wat zijn de wijzigingen ten opzichte van de vorige inspectie
- Integratie met Novartis; sinds maart 2020 cross divisional Novartis Country Quality - Wijziging in personeel n.a.v. de integratie bijvoorbeeld samenvoegen van twee QA teams - Introductie ... gevalideerd systeem van Novartis is ook geïmplementeerd bij Sandoz.
- Introductie FMD
- Introductie nieuwe producten
2.3 Bij inspectie aanwezige medewerkers
De volgende medewerkers zijn bij de inspectie aanwezig geweest:
Zie bijlage 3.
2.4 Geïnspecteerde activiteiten
Nr. Onderwerp/activiteit Nr. Onderwerp/activiteit 1
3.1 Farmaceutisch kwaliteitssysteem
☒Management kwaliteitsreview
☒Change Control
☒CAPA
☒Afwijkingen
☒PQR
☐Risico Analyse
7
3.7 Activiteiten GDP
☒Ontvangst en opslag
☐Order picking, verzendklaar zetten en afleveren
☐Vernietigen
☐Retouren
2
3.2 Personeel
☐Algemeen
☐QP/RP
☐Productiemedewerker/analist
☐Personele monitoring & kwalificatie aseptisch werken
8
3.8 Uitbestede activiteiten
☒Kwalificatie leveranciers/
opdrachtgevers en/of klanten
☒Audits
☐Loonfabricage en –analyse
☒Contracten en QTA 3
3.3 Gebouwen (bedrijfsruimten) en Apparatuur
☒Rondgang
☐Validatie Master Plan (VMP)
☐Ruimte validatie
☐Apparatuur validatie
☒Computer validatie
☒Ongediertebestrijding
☒(Druk), temperatuur, RH
☐Water/WFI
☐HVAC
9
3.9 Klachten, productdefecten en terugroepen van producten
☐Klachten
☐vermoedelijke vervalste gnm
☐terugroepen van producten
☒productdefecten
F194/05 Bladzijde 6 van 17 4
3.4 Documentatie
☐Algemeen
☐GDocP
☐Batch Records
☒Vrijgifteprocedure inclusief certificaten
☐Data-integriteit
10
3.10 Zelfinspectie
5
3.5 Productie
☐Bereiding (herwerken)
☐Primair verpakken
☐in-proces controles
☐Afkeur en hergebruik van materialen
☐Secundair Verpakken en etiketteren
☐Environmental Monitoring ruimten (rust en productie)
☐Proces simulatie met medium
☐Proces validatie
☐Schoonmaak validatie
11
3.11 Vervoer
☐Distributie/verzending
☐Transportvalidatie/kwalificatie
☐Controle bevoegdheid afnemers
6
3.6 Kwaliteitsbewaking
☐OOS/OOT
☐Validatie analyse en labapparatuur
☐steriliteitstesten
☐Monstername (grondstoffen en andere materialen)
☐Referentie en retentiemonsters
☐Stabiliteitsstudies
☐Microbiologisch: GPT/huisflora
12
3.12 Site Master File
Toelichting per geïnspecteerde activiteit is te vinden in hoofdstuk 3 van dit rapport.
2.5 Niet geïnspecteerde activiteiten
De onderdelen die hierboven niet zijn aangevinkt zijn geen onderdeel geweest van de inspectie.
2.6 Ontvangen documentatie
- Site Master File, versie 2, juni 2021
- Pre inspection compliance report, datum 13 juli 2021 - Overzicht vrijgegeven producten (RP release en QP release) - Bedrijfspresentatie
F194/05 Bladzijde 7 van 17 3. Observaties van de inspecteur(s)
Om de significante achterstand van het inspectie programma van de
fabrikantenvergunninghouders in te lopen zijn tijdelijke aanpassingen gedaan aan het uitvoeren van een inspectie. Naast een meer gefocust inspectie benadering is besloten een verkort inspectierapport te gebruiken. Dit betekent dat de toelichting per geïnspecteerde activiteit in hoofdstuk 3 beperkt is tot de documentatie en ruimtes die zijn bekeken en/of besproken. De geconstateerde observaties leidend tot een bevinding of tekortkoming zijn terug te vinden in hoofdstuk 5.
3.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie
Bij de vorige inspectie van 14 november 2017 zijn alleen overige tekortkomingen geconstateerd.
De acties naar aanleiding van de overige tekortkomingen zijn afgerond (datum document 28 nov 2019).
3.1 Farmaceutisch kwaliteitssysteem 3.1.1 Management kwaliteitsreview Besproken/Bekeken:
- SOP Quality/GxP Escalation and Incident Management, Doc no.: SOP-7038922, v.3.0, datum 25 nov 2019.
3.1.2 Change Control Besproken/Bekeken:
- SOP CO NL Change Control Generics (SDZ), Doc no.: WP-8093898, v.1.0, datum 7 mei 2021
- SOP Change control process in Sandoz ... (GQA-GOP-00460); Doc no.: SOP-8032496, v.2.0, datum 11 dec 2020
- CC#153012, NL_RA/SCM/QA_FMD, Implementation of Falsified Medicine Directive on Medicinal Products Implementation Tracking review; open: 9 nov 2018; gesloten: 2 aug 2019.
- CC#2002360, Quality Event Quality Project Integration Strategy NCQ NL; open: 25 mei 2020; gesloten: 24 jun 2021.
- CC#2260047, Training Readiness Project for the country Netherlands (NVS en SDZ), open:
23 apr 2021; nog niet gesloten. O.a. introductie ....
- CC#2187187, QMS Readiness Project for the Country Netherlands (NVS en SDZ), open: 25 jan 2021; nog niet gesloten.
- CC#2207671, ..._Introduction, open: 18 febr 2021; gesloten: 1 juli 2021 (RP release) 3.1.3 CAPA
Besproken/Bekeken:
- Overzicht CAPA’s 2019-2021; Er zijn momenteel verschillende CAPA modules in ... die worden gebuikt: 1 module voor o.a. deviaties, klachten en quality events en een andere module in ... voor o.a. zelfinspecties, inspecties en audits en in AQWQ-Q voor o.a.
deviaties, klachten, batchrelease van Novartis. Deze aparte modules moeten nog tot een systeem worden geïntegreerd.
- CAPA#1920232, ..., PQR Risk assessment, open: 6 febr 2020; gesloten: 6 mrt 2020.
3.1.4 Afwijkingen Besproken/Bekeken:
- Overzicht afwijkingen sinds de vorige inspectie
- Product deviation #1704852, open: 16 mei 2019; gesloten: 9 sept 2019; Rejected batches ...
- Deviation #1922254, Artwork issue_Old leaflet used, open: 10 febr 2020; gesloten: 7 mrt 2020
3.1.5 PQR
Besproken/Bekeken:
- SOP MAH/Country review of APQR report, Doc no: SOP-7039710, v.2.0, datum 30 mrt 2020; PQRs worden opgesteld door de fabrikanten, daarna wordt er een review gedaan door de PQR hub in India; vervolgens doet Sandoz ook zelf een review van PQRs van eindproducten; Er zijn twee formats voor het opstellen van een PQR: “ESO” format of het
“Novartis” format; Inhoudsopgave van de PQR is volledig.
F194/05 Bladzijde 8 van 17 - Overzicht stand van zaken PQRs; Er was een achterstand in het opstellen van de PQRs,
maar dat is opgemerkt door Sandoz en wordt aangepakt (diverse CAPA’s PQR risk assessment).
- APQR review 2019/2020, versie 1; ..., steriel product, Review periode: 1 juli 2019 - 30 juni 2020; opgesteld door de fabrikant; Sandoz voert lokale review uit.
- APQR review 2018/2019, versie 1..., sterile product, Review periode: 1 okt 2018 – 30 sept 2019
- External Supply Operations (ESO) – Annual Product Quality Review; ..., Review periode: 1 mei 2018- 30 april 2019 en 1 mei 2019 – 30 april 2020
- APQR_ 00179195 ... v.1.0, datum 24 apr 2020, Review periode: 1 mrt 2019- 29 febr 2020 en Review periode: 1 mrt 2020 – 28 febr 2021.
3.1.6 Risico Analyse
Is geen onderdeel geweest van deze inspectie.
3.2 Personeel
Besproken/Bekeken:
Is geen onderdeel geweest van de inspectie. Wel is gezien in CC#2260047 dat er is geïnvesteerd in training van het Sandoz personeel.
3.3 Gebouwen (Bedrijfsruimten) en apparatuur Besproken/Bekeken:
Er is een rondgang gemaakt door het hoogbouw magazijn waarbij de flow van het product is gevolgd. Tevens is de koelcel (met vnl. Novartis medicatie) en de “zolder/bovenruimte”
(afgesloten ruimte met Novartis onderzoeksgeneesmiddelen; afgesloten monsterruimte en overige ruimtes met o.a. ICT middelen) in het magazijn bekeken.
... Inkomende en uitgaande goederen zijn aparte, gescheiden in- en uitgangen. Bij ingang is er ruimte om product inkeur te doen. Bij uitgaande goederen is er een locatie om de orders te kunnen picken.
Er is een demonstratie gegeven van het ontvangen van een product en de invoer in ....
Ontvangstdocumenten bestaan o.a. uit vrachtwagenchecklijst, paklijst en een datalogger. Na inboeken in ... krijgt een batch de status Quality Inspection (Q) en gaat de verzamelde
documentatie naar QA. Van iedere order wordt een monster uit de doos genomen en afgemeld in het FMD systeem. Naar eigen opgave van Sandoz worden producten uitsluitend ontvangen van fabrikanten. Het monster wordt afgehandeld door QA en opgeslagen in de monsterruimte. De picklocaties zijn de onderste gedeeltes van de schappen in het magazijn. Status van deze producten is A. Retouren en recall staan in een afgesloten ruimte. ...
Continue temperatuurmonitoring in het magazijn (15-25˚C) en koelcel (2-8˚C). Er gaat een audio signaal bij afwijking van de temperatuur specificaties. Buiten kantooruren wordt er gebruik gemaakt van het Sandoz noodnummer. Standalone PC voor de temperatuurmonitoring is gedemonstreerd.
Schoonmaak wordt uitgevoerd door eigen personeel. Logboek is ingezien.
Ongediertebestrijding wordt gedaan door .... Er zijn vliegenlampen en vallen geplaatst.
- Calibratie certificaat LH67666, door ..., Sandoz BV sensor in koelruimte, serienummer 18- 35-53-30-39-87, M9T, sensor serienummer 10006357. Datum certificaat 14 apr 2021, due apr 2022. Conclusie: Pass.
- SZ NL Annual Qualification Temperature Control Warehouse, Doc no: FRM-8047945, v.2.0.
Periode augustus 2019 tot augustus 2020, datum rapport 21 jul 2021.
- Maandrapport temperatuurmonitoring warehouse maart 2020 (cf. form NLAL-FRM099114), datum rapport 14 jun 2020.
- Validatie rapport – ... 3, Doc no.: PQ_QR_398, v2.0. datum rapport 26 feb 2020.
Beschrijving van een ... (Sandoz).
Tekortkomingen:
- De zolder van het hoogbouwmagazijn oogt deels rommelig en is niet vrij van stofnesten.
- Uitvoer van goede documentatie praktijken is onvoldoende wat blijkt uit het feit dat de jaarlijkse kwalificatiecontrole van de temperatuur van het magazijn pas na 1 jaar is getekend en dat het maandrapport van maart 2020 pas na 3 maanden is getekend.
F194/05 Bladzijde 9 van 17 - Bij de deviatie van de temperatuursoverschrijdingen van de koelcel in maart 2020 is
onvoldoende gezocht naar de oorzaak en tevens ontbreekt een risico analyse.
3.4 Documentatie Besproken/Bekeken:
- SOP Market Release and Release for Distribution, Doc no: SOP-7044050, v.2.0, datum 10 mrt 2021; “Markt release” is de QP release en “Release voor Distributie” de RP release.
De RP release wordt voornamelijk gedaan door drie QA specialisten. Indien er zich bijzondere zaken voordoen zal er altijd overleg gepleegd worden met de RPs. Er is een dagelijks overleg met QA en de RPs/QPs. Tevens wordt tijdens de zelfinspectie een onderdeel productrelease een beoordeling gedaan (zie paragraaf 3.10). Conform GDP 2.2 en GDP 5.4.
De QP release wordt door de QPs uitgevoerd voornamelijk door ... en ..., 1e backup zijn ....
- SOP CO NL_Product Release by NCQ NL, Doc no: WP-8105151, v1.0, datum 30 jun 2021 - SOP CPO NL Local checks and performance of market release to dutch market
- RP release Batch doc#..., ... Sandoz 1000, 60 tbl, datum 27 mrt 2019, rejected.
- QP release Batch doc#... ..., datum 19 febr 2018, rejected.
- QP release Batch doc ..., ..., datum 25 nov 2020, released...
- SOP Identity and Access Management, Doc no.: SOP-8027418, v.3.0, datum 20 mrt 2021.
- Emails met ...; Bij ... staat het merendeel van de producten opgeslagen. Communicatie over vrijgifte van producten verloopt per email. Aantal voorbeelden zijn ingezien.
Tekortkoming:
Bij de ondertekening van het QP vrijgifte formulier “NCQ market release” wordt niet expliciet vermeld dat het product door een QP is vrijgegeven.
3.5 Productie
Besproken/Bekeken:
Aangezien Sandoz geen eigen productie heeft is dit onderdeel niet van toepassing.
3.6 Kwaliteitsbewaking Besproken/Bekeken:
Is geen onderdeel geweest van deze inspectie.
3.7 Activiteiten GDP Besproken/Bekeken:
- SOP SZ NL Vergunningen klanten Sandoz, Doc no.: SOP-8048557, v.2.0, datum 26 nov 2020. De kwartaal controle van afnemers is cf. deze SOP geborgd/geregeld. Elk kwartaal wordt gecontroleerd of de registratie in het BIG register of vergunning van de
desbetreffende groothandel nog geldig is. De verantwoordelijkheid ligt bij de afdeling QA.
Deze kwartaal controle wordt vastgelegd in ....
- Quality Event #1306398, “Tracking of reports/monitoring data regularly to be compiled”, open: 19 mrt 2018; gesloten; 17 dec 2019.
- Onderliggend Child record #1317875, “Quarterly check of Licences of suppliers/customers EUDRA GMP”, open: 29 mrt 2018; gesloten: 30 apr 2018.
- Child record #1466951, “... open: 3 sep 2018; gesloten: 17 dec 2019.
- Child record #1911510, “... open: 8 jan 2010; gesloten: 18 feb 2021.
- Overzicht vergunningen afnemers EW29OKT2020, controle Q3-2020, datum 29 okt 2020.
- Overzicht van “ship to” apotheken met geldige vergunning (Controle tegen IGJ register), datum 15 jul 2021.
Tekortkoming:
- Op de lijst van goedgekeurde afnemers ontbrak ..., terwijl Sandoz wel geneesmiddelen aflevert aan ....
F194/05 Bladzijde 10 van 17 3.8 Uitbestede activiteiten
Besproken/Bekeken:
- SOP Qualification Oversight and Monitoring of GxP Suppliers Managed by Country Organization, Doc no.: SOP-8037833, v.3.0, datum 15 jun 2021. Deze SOP beschrijft de supplier Qualificatie van locale suppliers. Die vallen niet onder de External Supply Organization (ESO).
- Approved Supplier list NCQ-NL, datum 14 jul 2021. Sommige suppliers zijn onder voorwaarde goedgekeurd. De reden is dat vanwege de samenvoeging van het KMS van Sandoz en Novartis ze niet voldoen aan de in de nieuwe SOP’s gestelde eisen. Hiervoor is afwijking #1992782 opgesteld.
- 3rd Party Supplier overview managed by ESO, datum 21 jul 2021.
- Afwijking #1992782: “Quality Event Remediation plan for qualification of external vendors project”, open: 12 mei 2020; geplande einddatum: 31 mei 2022.
- SOP Annual UQAP Audit Planning, Doc no.: SOP-0016932, v.14.0, datum 15 jun 2021.
- Unified Quality Audit Program (UQAP) Novartis GxP Audit Plan 2021, datum 9 dec 2020.
Dit is een audit plan voor Novartis global.
- UQAP 2021_GMP Audits List, datum 23 jul 2021.
- Audit report ... audit ID #1464820, datum 24 jul 2020, audit datum 30 jun 2020.
Uitgevoerd door global auditing groep, in aanwezigheid van een QP van Sandoz BV. Audits worden gedocumenteerd in ... ....
- ... audit ... #1464820. Hierin beschreven actie #1904379 (major observatie) geplande datum gereed 30 sep 2021. Deze datum ligt ver in de toekomst vanwege groot tijdrovend project bij ....
- Quality Assurance Agreement (QAA) tussen Novartis Pharma / Sandoz BV en .... Doc no.:
FRM-80776670 QAA_NCQ_NL_..._2021_v.3.0, v.1.0, datum 20 apr 2021.
- Audit rapport van ... Audit ID #1712246, datum rapport 15 dec 2020, audit uitgevoerd 19 nov 2020. Betrof een remote audit in 2 sessies vanwege de Corona pandemie.
- ... audit ... record #1712246.
- SOP Management of Internal Quality Agreement at Novartis, Doc no.: SOP-8081926, v.2.0, datum 26 apr 2021. Dit dicteert een QAA tussen Sandoz BV en Novartis AG.
Novartis AG heeft vervolgens QAA’s met laboratoria, manufacturing sites, etc..
- Quality Assurance Agreement (QAA) tussen Novartis Pharma B.V./Sandoz en Novartis Pharma AG (in combinatie met Sandoz AG), datum 16 okt 2019. Quality Agreement voor inter-company levering van producten aan landen organisaties.
3.9 Klachten, productdefecten en terugroepen van producten 3.9.1 Klachten
Besproken/Bekeken:
Is geen onderdeel geweest van deze inspectie.
3.9.2 Productdefecten en terugroepen van producten Besproken/Bekeken:
Het melden van tekorten is besproken, met name de wijzigingen van de termijnen van het tekort en de achtergrond hiervan. Daarnaast is ook gesproken over de zorgvuldigheid waarmee de meldingen worden gedaan, zoals de juiste productnaam, het ontbreken van een reactie bij vragen, het percentage marktaandeel, de dubbele meldingen en het feit dat er weinig afmeldingen zijn van tekorten.
Aanbeveling:
- De inspectie beveelt u aan het proces voor het melden van tekorten te analyseren en te verbeteren.
3.10 Zelfinspectie Besproken/Bekeken:
- Country Selfinspection Plan 2021; bestaat uit verschillende onderdelen (o.a. APQR, CC, data&documentation, exception handling, product release, training etc). Bij product release is onder andere de RP release en de QP release onderdeel geweest.
3.11 Vervoer
Besproken/Bekeken:
Is geen onderdeel geweest van deze inspectie.
F194/05 Bladzijde 11 van 17 3.12 Site Master File
De Site Master File versie 2, juni 2021 was wel beschikbaar.
Ondergetekenden beoordelen deze SMF als voldoende.
Aanbeveling:
- In appendix 4 van de Site Master File wordt niet vermeld welke activiteiten verricht worden door de externe partijen. De inspectie beveelt u aan dit wel te vermelden.
4. Overige zaken
4.1 Andere specifieke zaken
De volgende zaken zijn geconstateerd
F-vergunning 108741F (datum: 3 nov 2020):
De F-vergunning bevat ook activiteiten die niet van toepassing zijn op Sandoz nl. de tests ten behoeve van kwaliteitscontroles van geneesmiddelen (1.6.1 t/m 1.6.3) en ingevoerde
geneesmiddelen (2.1.1 t/m 2.1.3). Aangezien Sandoz deze activiteiten heeft uitbesteed zal Sandoz Farmatec informeren en deze activiteiten laten verwijderen van de vergunning.
Tevens zijn er recent geen steriele producten vrijgegeven (1.1.3). Sandoz zal zich beraden of dit op korte termijn wel weer van toepassing is, zo niet dan zal deze activiteit worden verwijderd van de vergunning.
G-vergunning 109096G (datum: 22 okt 2020):
De loongroothandelaren zoals gemeld in Bijlage 2 van de vergunning zijn niet up-to-date
(bijvoorbeeld: Polar Special B.V. is niet meer van toepassing). Sandoz zal aan Farmatec aangeven wat de huidige loongroothandelaars zijn.
4.2 Wettelijke bepalingen (bevindingen anders dan GMP/GDP) Niet van toepassing
4.3 Monstername door inspecteur Niet van toepassing
4.4 Vragen naar aanleiding van de beoordeling van een (wijziging)aanvraag Niet van toepassing
5. Lijst van tekortkomingen
In bijlage 1 staat beschreven wat wordt verstaan onder een kritische, belangrijke of overige tekortkoming.
5.1 Kritische tekortkomingen
Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd.
5.2 Belangrijke tekortkomingen
Er zijn geen belangrijke tekortkomingen geconstateerd.
5.3 Overige tekortkomingen
De volgende overige tekortkomingen zijn geconstateerd:
5.3.1.:
De zolder van het hoogbouwmagazijn oogt deels rommelig en is niet vrij van stofnesten.
[EU GMP H3 Principe en 3.1 en 3.2; EU GDP H3.1 en 3.2]
5.3.2.:
Uitvoer van goede documentatie praktijken is onvoldoende wat blijkt uit onderstaande voorbeelden:
- Bij de ondertekening van het QP vrijgifte formulier “NCQ market release” wordt niet expliciet vermeld dat het product door een QP is vrijgegeven.
- De jaarlijkse kwalificatiecontrole van de temperatuur van het magazijn is pas na 1 jaar getekend en het maandrapport van maart 2020 is pas na 3 maanden getekend.
[EU GMP H3.19, H4 Principe en 4.5 en Annex 16, appendix 1; EU GDP H1.2 (iv), H3.1, 3.2.1, en H4.2]
5.3.3:
F194/05 Bladzijde 12 van 17 Bij de deviatie van de temperatuursoverschrijdingen van de koelcel in maart 2020 is onvoldoende gezocht naar de oorzaak en tevens ontbreekt een risico analyse.
[EU GMP H1.4 (xiv) en 1.8 (vii); EU GDP H1.2 (v, vi)]
5.3.4:
Op de lijst van goedgekeurde afnemers ontbrak ..., terwijl Sandoz wel geneesmiddelen aflevert aan ... [EU GMP H4.5; EU GDP H5.3]
Andere tekortkomingen en aanbevelingen 5.4 Wettelijke tekortkomingen
Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd.
5.5. Aanbevelingen
De inspectie heeft voor u de volgende aanbevelingen:
5.5.1.:
In appendix 4 van de Site Master File wordt niet vermeld welke activiteiten verricht worden door de externe partijen. De inspectie beveelt u aan dit wel te vermelden.
5.5.2.:
De inspectie beveelt u aan het proces voor het melden van tekorten te analyseren en te verbeteren.
F194/05 Bladzijde 13 van 17 6. Inspecteurs commentaar op terugkoppeling van de geïnspecteerde
6.1 Commentaar van de inspecteurs op de reactie van geïnspecteerde op de tekortkomingen Niet van toepassing.
6.2 Aanbevelingen voor verdere acties door geïnspecteerde Niet van toepassing.
7. Conclusie
Op grond van bovenstaande concluderen de leden van het inspectieteam dat Sandoz B.V., locatie Veluwezoom 22 te Almere, wat betreft de geïnspecteerde activiteiten:
GMP
Voldoet aan GMP.
GDP
Voldoet aan GDP.
Handtekening
Datum 30 juli 2021
Naam …
Senior Inspecteur IGJ
Organisatie Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd
Handtekening
Datum 30 juli 2021
Naam …
Senior Inspecteur IGJ
Organisatie Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd
F194/05 Bladzijde 14 van 17 Bijlage 1
Definitie van Significante GMP Tekortkomingen
1 Critical Deficiency:
A deficiency which has produced, or leads to a significant risk of producing either a product which is harmful to the human or veterinary patient or a product which could result in a harmful residue in a food producing animal.
2 Major Deficiency:
A non-critical deficiency:
which has produced or may produce a product, which does not comply with its marketing authorisation;
or
which indicates a major deviation from EU Good Manufacturing Practice;
or
(within EU) which indicates a major deviation from the terms of the manufacturing authorisation;
or
which indicates a failure to carry out satisfactory procedures for release of batches or (within EU) a failure of the Qualified Person to fulfil his legal duties;
or
a combination of several “other” deficiencies, none of which on their own may be major, but which may together represent a major deficiency and should be explained and reported as such;
3. Other Deficiency:
A deficiency, which cannot be classified as either critical or major, but which indicates a departure from good manufacturing practice.
(A deficiency may be “other” either because it is judged as minor, or because there is insufficient information to classify it as a major or critical).
F194/05 Bladzijde 15 van 17 Definitie van Significante GDP Tekortkomingen
1. Kritische Tekortkoming
Elke afwijking van het GDP richtsnoer(Guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid.
Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem.
2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming:
- die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken;
- die heeft geresulteerd of mogelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet voldoet aan de handelsvergunning, in het bijzonder de bewaar- en
transportcondities;
- die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de groothandelsvergunning;
- een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen.
3. Overige tekortkoming
Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP richtsnoer (Guideline).
F194/05 Bladzijde 16 van 17 Bijlage 2
Overzicht producten behorend bij hoofdstuk 1.1 ‘Naam van product(en) ...
F194/05 Bladzijde 17 van 17 Bijlage 3
Overzicht personen behorend bij hoofdstuk 2.3 ‘Bij inspectie aanwezige medewerkers’.
Naam Functie
... Country QA Head (QP/RP)
... Manager QMS & Compliance (QP/RP)
... Manager QA Operations (QP/RP)
... QA Manager (QP/RP)
... Country Manager Sandoz B.V.
... Western Europe Cluster QA Head
... Head Compliance and Ethics
... Head Supply Chain
... QMS & Compliance Associate (virtueel aanwezig, notulist)
... Manager Warehouse & Distribution
