Eindrapport van het BCLA- inspectiebezoek aan Stichting Catharina Ziekenhuis
te Eindhoven, op 16 december 2020
Utrecht, 2021
Naam van product(en) en
farmaceutische vorm(en): Doorgeleverde bereidingen: zie bijlage 2.
1. Geïnspecteerde site(s): Michelangelolaan 2 5623 EJ Eindhoven
2. Activiteiten: Collegiaal doorleveren van bereidingen
3. Datum van inspectie: 16 december 2020
4. Inspecteur (s): ...
...
Expert (s): Niet van toepassing
5.
Nummer vergunning(en) (indien van toepassing) Bereidende en collegiale leverende apotheek (BCLA) Meldingnummer(s) van de te onderzoeken doorgeleverde eigen bereidingen (indien van toepassing; zie bijlage 2 voor de betreffende bereidingen)
6. Datum vorige inspectie 9 juni 2015 Naam van inspecteur(s) ...
...
7. Introductie Apotheek:
Ziekenhuisapotheek Catharina Ziekenhuis is een bereidende en collegiaal leverende apotheek (BCLA).
Belangrijkste wijzigingen sinds de vorige inspectie indien relevant voor de te onderzoeken doorgeleverde eigen bereidingen (zie bijlage 2 voor de betreffende bereidingen):
- Herziening systeemprocedures, waaronder change control, deviaties en klachten, overstap naar digitale documentsysteem (2016)
- Afsplitsing kwaliteitssysteem voor bereidingsgedeelte en laboratorium (2018) - Implementatie van een nieuw ERP systeem (2018)
- Verandering in organisatiemodel (2018)
Komend jaar zullen een aantal grote wijzigingen plaatsvinden:
...
Nadere informatie over de eerdere genoemde doorgeleverde bereiding:
... ...
... ...
... ...
... ...
... ...
... ...
... ...
Internationale samenwerking:
De Competent Authority van het land waar de inspectie plaatsvond was <niet> geïnformeerd en nam <niet>
deel aan de inspectie Niet van toepassing.
8. Doel en reden van de inspectie
Het voldoen aan de voorwaarden vermeld in de Circulaire ‘Handhavend optreden bij collegiaal doorleveren van eigen bereidingen door apothekers’ 2019-01-IGJ (hierna: de Circulaire) voor wat betreft GMP en het chemisch- farmaceutisch deel van het productdossier.
Toelichting:
Deze inspectie is gefocust op de doorlevering van steriele bereidingen voor gebruik op de IC bij Covid -19 patiënten.
Ontvangen documenten:
- BL & FD –Site Master file CZE, versie 3, datum 2-11-2020 - Een overzicht van procedures en werkinstructies CZE - BL-Proc. 1.3.2 Valideren processen, versie 1
- BL-SW 9-06 Validatie van de farmaceutische analyse, versie 6, datum augustus 2020 - BL-SW 1-09 Uitvoeren houdbaarheidsonderzoek, versie 8, datum augustus 2019 - BL-Proc. 6.3 Vrijgeven productie, versie 5
- BL-SW 1-02 Uitvoeren deeltjesmonitoring ruimte, versie 4, datum februari 2019
- BL-SW 1.21 (gk) Monitoren aseptische werkwijze d.m.v. sedimentatieplaten, bouillon en handschoenafdrukken, versie 10, datum maart 2020
- BL-SW 1-01 Controle van de steriele bereidingsruimten op contaminatie d.m.v. contactafdrukken, versie 11, datum mei 2020
- Overzicht van de doorgeleverde aantallen in 2020 en daarbij overzicht van de afnemers over het jaar 2020.
- Een overzicht van de producten die ingezet zijn bij de behandeling van COVID-patiënten over het jaar 2020.
- Productdossier ..., versie 1, datum 04-02-2020 - Productdossier ..., versie 1, datum 18-12-2019 - Productdossier ..., versie 1, datum 18-12-2019 - Productdossier ..., versie 1, datum 28-08-2019 - Productdossier ..., versie 1, datum 30-08-2019 - Productdossier ..., versie 1, datum 19-08-2020 - Productdossier ..., versie 1, datum 20-07-2018
Toetsingskader:
Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet.
EU Guidelines to Good Manufacturing Practice for medicinal products for human an d veterinary use (EUDRALEX Volume 4).
Circulaire handhavend optreden bij collegiaal doorleveren van eigen bereidingen door apothekers 2019 -01-IGJ, met bijbehorende Annexen.
9. Geïnspecteerde activiteiten/onderdelen Circulaire ‘Handhavend optreden bij collegiaal doorleveren van eigen bereidingen door apothekers’
Onderdeel Onderdeel
GMP Voorwaarden doorleveren
1 Farmaceutisch kwaliteitssysteem
10 Distributie en verzending
2 Personeel 11 Reikwijdte Circulaire
3 Gebouwen (ruimten) en Apparatuur
12 Geregistreerd adequaat alternatief
4 Documentatie 13 Notificatie op productniveau
5 Productie 14 Productdossier
6 Kwaliteitsbewaking (kwaliteitscontrole)
15 Farmacovigilantie 7 Uitbestede activiteiten 16 Reclame en gunstbetoon 8 Klachten en recall 17 Site Master File
9 Zelfinspectie
De onderdelen die zijn voorzien van een “√” zijn onderwerp geweest van inspectie. Alle onderdelen niet voorzien van een “√”, alsmede alle niet genoemde onderdelen, zijn geen onderwerp geweest van inspectie.
Niet geïnspecteerde activiteiten
Binnen de aangevinkte onderdelen zijn een aantal onderwerpen niet aan bod gekomen. In het farmaceutisch kwaliteitssysteem is niet gekeken naar het management review, Deviaties, CAPA’s en Change Control. Bij gebouwen en apparatuur is niet gekeken naar de productieruimtes voor VTGM en niet-steriele producten.
10. Bij inspectie aanwezige medewerkers
... Ziekenhuisapotheker, gevestigd apotheker
... Apotheker Productie
... Apotheker Productie
... Ziekenhuisapotheker Productie
... Teamleider Lab/Bereidingen
... Ziekenhuisapotheker QC
... Ziekenhuisapotheker QA
... QA officer
... QA officer, validation engineer
... QA medewerker
... Apotheker, ondersteuning QA
... Ziekenhuisapotheker QP
... Lid Raad van Bestuur
... Manager Zorg en Bedrijfsvoering
... Manager Bedrijfsvoering
... Ziekenhuisapotheker in opleiding
... Ziekenhuisapotheker in opleiding
11. Verspreiding van het rapport:
Openbaarmaking: www.igj.nl IGJ intern
Raad van Bestuur Gevestigd apotheker Anders:
12. Observaties, bevindingen en tekortkomingen van de inspecteur(s) 12.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie
In dit onderdeel zijn de belangrijke tekortkomingen in het rapport van het bezoek van
22 oktober 2015 herhaald in het cursief met een beschrijving van de situatie, zoals aangetroffen tijdens de inspectie van 16 december 2020 Alleen tekortkomingen uit vorige inspecties relevant voor deze specifieke
inspectie zijn herhaald in dit rapport en meegenomen bij deze inspectie . Aan het eind van elke tekortkoming volgt een conclusie welke vet is weergegeven.
Belangrijke tekortkomingen
1. Het bereiden van aseptisch steriele oogdruppels voldoet niet aan Annex 1 van de EU GMP
a. De aseptische bereiding vindt plaats onder een gedeelte van het plafond in de afvulruimte, wat klasse A gekwalificeerd is. De achtergrond is klasse C, terwijl GMP Annex 1 klasse B voorschrijft.
b. Media simulatie afvullingen worden niet uitgevoerd ter ondersteuning van de aseptische bereiding.
c. Tijdens uitvullen worden geen lucht monsters genomen voor microbiolog ische of deeltjes contaminatie.
d. Er wordt niet gecontroleerd of tijdens de kleed procedure kleding mogelijk microbiologisch gecontamineerd wordt.
e. Tijdens het afvullen wordt één keer een contact plaat genomen van de handschoenen van de operators. Bij een excursie wordt de QP daar onmiddellijk van op de hoogte gebracht en worden de mogelijke consequenties besproken. Dit wordt echter niet vastgelegd.
In plan van aanpak is aangegeven te stoppen met deze bereiding. Tijdens de huidige inspectie is besproken dat er geen intenties zijn om aseptische bereidingen te gaan uitvoe ren, ook niet in de nieuwbouw. Tijdens de inspectie zijn geen aseptische bereidingen waargenomen.
Deze tekortkoming is voldoende gecorrigeerd.
2. Met de laboratoria waar diensten zijn uitbesteed is geen kwaliteitsovereenkomst afgesloten QA agreements met de twee belangrijkste contract laboratoria zijn gezien en akkoord.
Deze tekortkoming is voldoende gecorrigeerd.
3. Van grondstoffen die betrokken worden uit een niet EU land wordt niet gecontroleerd of er een zogenaamde “written confirmation” aanwezig is
Deze written confirmation wordt bij een nieuwe fabrikant opgevraagd, alsmede een CEP.
Deze tekortkoming is voldoende gecorrigeerd.
Onderdeel GMP Beschrijving onderdeel
In de Circulaire (annex ‘Productdossier en Good Manufacturing Practice (GMP)’) stelt de inspectie als voorwaarde dat bereidende apotheken voldoen aan GMP.
12.1 Farmaceutisch kwaliteitssysteem (kwaliteitsbeheersing) Besproken/bekeken:
PQR:
- SOP BL&FD kwaliteitsbeleid bereidingen en VTGM (alg 3.1.2), versie 3.
- BL-Proc 1.1.4 Beheren aanvraag, ontwerpkwaliteit en productdossier, versie 9.
- De periodieke evaluatie gebeurt bij nieuwe producten jaarlijks en daarna om de twee jaar met uitloop naar drie jaar. Deze evaluatie wordt meegenomen in de PQR. Er zijn 110 voorr aadbereidingen. In de afgelopen drie jaar zijn alle product dossiers gereviseerd. Tijdens de evaluatie worden de deviaties en CAPA’s gereviewed. De product robuustheid, wijzigingen in de bereiding, analyse resultaten en houdbaarheid worden gecontroleerd.
- De waarborging van de doorloop van de PQR’s is een agendapunt in het kernteamoverleg lab bereidingen.
- PQR ..., datum 20-12-2019. Hiervoor is sjabloon APO 8-46G product quality review, versie 1, datum 01-07- 2019 gebruikt. De reviewperiode besloeg 02-07-2015 tot en met 20-12-2019. Deze beslaat een langere periode. Mondeling is toegelicht dat dit vanwege een product dossier update langer heeft geduurd. De PQR’s daarvoor zijn geschreven 2009, 2010 en 2015.
Tekortkoming:
De procedure Beheren aanvraag, ontwerpkwaliteit en productdossier (BL-Proc 1.1.4 versie 9) is onvolledig. Het gebruik van het CAPA systeem voor de acties geformuleerd in de PQR is niet beschreven in de procedure .
12.2 Personeel
Niet besproken/bekeken.
12.3 Gebouwen (ruimten) en apparatuur Besproken/Bekeken:
- Tijdens de inspectie is een rondgang gemaakt langs het magazijn en de productieruimtes. De apotheek maakt voor doorlevering een breed assortiment aan steriele geneesmiddelen, waarvan alle een hitte sterilisatie stap ondergaan in de primaire verpakking.
- In het magazijn staan materialen van het ziekenhuis en van de ziekenhuisapotheek. Door gebruik te maken van twee onafhankelijke ERP systemen en aangewezen ruimtes binnen het magazijn, worden de materialen gescheiden gehouden. Een product geproduceerd door de apotheek, bestemd voor het ziekenhuis, wordt overgezet naar het andere ERP systeem na vrijgifte door de apotheker.
- Temperatuurbeheer van het magazijn staat onder controle van het ziekenhuis. De dienstdoende apotheker zit in de loep bij alarmen. Monitoring van de opslagruimtes K -1 (ook de koelkasten) en K2 zit op ... K3 zit op ... Alleen KK’s en stoven zitten op het GBS (via ... of ...) en zijn 24/7 gealarmeerd. Drukverschillen en Temperatuur van overige ruimtes wordt ‘s morgens bij aankomst gecontroleerd. Opslagruimtes zijn niet geconditioneerd maar worden wel gecontroleerd. 1 x per maand komt er een overzicht van excursies.
- Apparatuur Beheer:
o Oude systeem: apparatuur dossiers uitvoering (excel planning), planning via ... tot nieuwe
systeem. ... kwartaal rapportage gezien. 124 apparaten, 1 te laat, maar was weldegelijk uitgevoerd (ijkgewichten controle).
o Nieuwe systeem wat voor de nieuwe plant wordt gebruikt is ...
Valdidatie sterilisatie autoclaaf 1 ...:
- Aanschaf 2004, jaarlijks validatie door ...
- Rapport 2020073R01 dd 28 July 2020 is gezien.
- Jaarlijks wordt test belading vastgesteld.
- Barcode programma staat in BVP en wordt dus automatisch geladen.
- Equilibratietijd is niet gedefinieerd en wordt niet gemeten. Is niet noodzakelijk bij alleen vloeistoffen.
- Enkele afwijkingen worden gemeten, maar krijgen voldoende opvolging. Voldoet aan de eisen.
- Interne beoordeling middels formulier vrijgeven ruimte/apparaat/installatie systeem (BL-APO-1-12)
- Deviatie (form BL-APO 1-07) + rootcause (form BL-APO 1-20) zijn geschreven. Deviaties en CAPA’s kregen in de oude situatie achteraf een nummer toegewezen en gearchiveerd. In nieuwe ... systeem krijgen deze processen vooraf een nummer om te kunnen volgen. De sterilisatiefase is voldoende, maar de autoclaaf zou wel gereviseerd moeten worden. Er is echter in de nieuwbouw sprake van een nieuwe sterilisator, waarmee probleem zal zijn verholpen. Steriliteit is voor nu gewaarborgd. Akkoord.
Tekortkomingen: geen
12.4 Documentatie Besproken/Bekeken:
Productdossiers:
- De formaat etiketten is opgenomen door middel van de ... code. De teksten op de etiket zijn beschreven.
- In de productdossiers is de informatie betreffende de leverancier opgenomen. Dit geldt voor grondstoffen alsmede primaire verpakkingsmaterialen.
- Naar eigen opgave heeft het laboratorium twee klappers met de CoA’s van de grondstoffen EU/non-EU. Een grondstofleverancier zet op de CoA de naam van de fabrikant of de fabrikant is te achterhalen door middel van een codering. De CoA van de binnengekregen grondstof wordt vergeleken met de CoA in de klapper. Als de CoA overeenkomt wordt deze geparafeerd en voorzien van een stempel. Grondstof wordt goedgekeurd.
Deze nieuwe CoA vervangt de oude CoA, die gearchiveerd wordt. Als de nieuwe CoA niet overeenkomt met de CoA in de klapper, wordt dit voorgelegd aan de QP. De QP kijkt op zijn beurt of de nieuwe grondstof voldoet aan de Ph Eur en of deze kan gebruikt worden. Deze manier van werken wordt op dit moment vastgelegd in een procedure, onder Change control # 2020-27 beoordeling API.
Vrijgifteproces:
- Tot 2017 werden producten parametrisch vrijgegeven. Naar aanleiding van aanpassingen aan annex 17 zijn ze hiermee gestopt. Tijdens de eerste COVID periode heeft men een aantal batches vrijgegeven onder een tijdelijke goedkeuring. Hierbij waren alle testen uitgevoerd, behalve de steriliteitstest. Deze stap is in een notitie bij de batches onderbouwd met een impact assessment. De batches zijn na steriliteit uitslag definitief vrijgegeven.
- BL-PROC 6.3 vrijgeven productie, versie 5.
- BL-SW 6-09 beoordeling van voorraadbereiding, versie 2. Hierin staat beschreven wat een
bereidingsapotheker beoordeelt bij het vrijgifte proces, zoals of er afwijkingen zijn en wat deze inhouden. Op dit moment is een CC lopende waarin deze procedure wordt uitgebreid met de beoordelingen van de
laboratorium apotheker en QP.
Batchrecords:
- Batchrecord# ..., ..., bereid op 24 maart 2020.
- Batchrecord# ..., ..., bereid op 01 april 2020.
- Batchrecord# ..., ...
Tekortkoming:
In het productdossier moet de fabrikant(en) van de gebruikte materialen opgenomen worden, waarbij
geconstateerd is dat de producten en materialen van deze fabrikanten geleverd aan Catharina ziekenhuis geleverd voor het beoogde doel geschikt zijn.
12.5 Productie Besproken/Bekeken:
- Tijdens de rondgang wordt een medewerker in de autoclaaf ruimte aangetroffen. De medewerker is bezig met een visuele inspectie. De ruimte is verduisterd, de zonwering is naar beneden en de lampen zijn uit. De visuele inspectie wordt geobserveerd door de inspectie. De werknemer maakt gebruik van een wit en zwart vlak en de ampullen worden voordat deze onder de lamp worden gehouden bewogen. De bijbehorende batchrecord wordt ingezien.
- Catharina ziekenhuis voert procesvalidaties uit over een productieproces. Daarnaast worden productvalidaties uitgevoerd. Procesvalidatie bereiden van infuuszakken en infusen in polypropyleenflacon hervalidatie, versie 2, datum 26-08-2016. De procesvalidaties worden niet elk jaar herhaald. Bij de PQR’s wordt gemonitord of dit proces stabiel is.
- Bij een nieuw productvalidatie wordt gekeken naar de laatste procesvalidatie. De kritische parameters uit deze procesvalidatie wordt meegenomen tijdens de productvalidatie. De validatie gebeurt over drie batches.
De laatste productvalidatie is uitgevoerd op ... ..., versie 1, datum augustus 2019. Kritische parameter homogeniseren werd bepaald door gehalte metingen en een visuele controle op kleur en helderheid.
Cleaning validatie:
- Geen dedicated equipment. (50 L, 500 L ketels) Aantal producten hebben dedicated slangen (ivm aanslag).
Worst case scenario uitgevoerd. Uitvoering 3 charges; Eisen visuele controle, chemi sche controle spoelwater (vb pH, geleidbaarheid en UV), microbiologische controle.
- Cleaning verificatie wordt na iedere productie batch uitgevoerd (geleidbaarheid (eis 1,3 us/cm) en TOC 0,5 ug/ml). Dit is de meest conservatieve methode om cleaning te contr oleren. Akkoord. Clean hold time staat op 7 dagen. Change Control (form BL-APO 1-23) nr 16-12-2020 voor verlenging
- PDE methode zal voor nieuwe plant worden doorgevoerd maar niet meer in de huidige situatie.
Tekortkoming:
Tijdens visuele inspectie wordt het uitval niet per type defect in het batch record genoteerd. Er waren geen grenzen gesteld aan de schouwuitval per type defect. Hierdoor kunnen verstoringen in het proces lastiger geïdentificeerd worden.
12.6 Kwaliteitsbewaking (kwaliteitscontrole) Besproken/Bekeken:
Het QC laboratorium is bezocht tijdens de inspectie. De klimaatkamer voor stabiliteitsmonsters is op dit moment een kamer op kamertemperatuur waarbij temperatuur wordt gemonitord. Deze is niet bekeken. In de nieuwbouw is een klimaatkamer aanwezig. Gekeken is naar onderhoud en kalibratie van pipetten. Dit heeft niet geleid tot observaties.
Houdbaarheidsonderzoek:
- BL-SW 1-09 Uitvoeren houdbaarheidsonderzoek, versie 8.
- De initiële houdbaarheid wordt bepaald door literatuuronderzoek en oors prong van de bereiding. Oorsprong van de bereiding kan zijn FNA of dat deze bereiding overgenomen is van een ander ziekenhuis. De eerste drie batches worden op houdbaarheid gezet en voor doorlopende houdbaarheid sstudie wordt één batch per jaar op houdbaarheid gezet, dit is de eerste batch die dat jaar geproduceerd wordt.
- Bemonsterplan wordt gebaseerd op sampling beslisboom. Hierin wordt meegenomen of de houdbaarheid 1 of 3 jaar is en of er al gegevens bekend zijn (categorie A: 4 meetpunten per jaar) of niet bekend zijn (categorie B: 6 meetpunten per jaar).
- Ontledingsproducten worden meegenomen bij ... tijdens vrijgifte en houdbaarheidsstudies. Voor deze ontledingsproducten is geen limiet bepaald en niet opgenomen in de specificatie van het eindprod uct.
Watermonitoring:
- Water controle door ..., halfjaarlijks. RO water en WFI (...) apotheek + beoordelingsrapport ...
Akkoord.
- Tappunt A op lab: RO water 1 x week - Tappunt C en D bereidingen: 1 x week
- Tappunt C geleidbaarheid buiten specificatie in juli 2020; 1,10 µs/cm vs 1,18 en 1,21 µs/cm. Tappunt D 1,29 µs/cm. Niet aantoonbaar iets mee gedaan.
- GMP rapportage 1 x per jaar, te weinig, geen helder rapport.
Environmental monitoring:
- BL-SW 1-01: controle van steriele bereidingsruimten op contaminatie door middel van contactafdrukken.
- BL-SW 1-21: monitoring aseptische werkwijze door middel van sedimentatieplaten bouillon en handschoenafdrukken.
- Klasse C > 33 KVE en huisflora bepaling.
- EM getallen uit ... gezien. De getallen zien er op zich goed uit, echter een goede trending is er nog niet gemaakt.
Data integriteit:
Beleidsdocument december 2019 is gezien. Er is destijds een project groep opgezet.
4-stappenplan:
Focus op GMP kritische apparatuur en systemen en software (uitgemond in ... en nieuwbouw Q validatie traject).
Focus op GMP kritische gegevens stromen.
Evalueren en bijstellen.
Scholing.
Projectgroep kwam niet goed op gang en werd opgeheven. Half 2020 opnieuw opgericht. Door management ondersteund. Wekelijkse groepsbijeenkomst; onder andere bemand door IT. Apparatuur lab, bereidingen, lab. Nu meters maken op basis van laag fruit, hoog risico.
Projectplanning gedetailleerd gezien in project planning. Akkoord
Tekortkomingen:
Niet alle eindproducten in deze scope worden getest bij vrijgifte en gedurende het houdbaarheidsonderzoek ten aanzien van ontledingsproducten. Er zijn geen specificaties opgesteld ten aanzien van
ontledingsproducten bij alle eindproducten in deze scope.
De ruimtes waarin stabiliteitsmonsters worden opgeslagen bij 15-25 C worden geconditioneerd en gemonitored, maar zijn niet 24/7 gealarmeerd.
De resultaten van watermonitoring en environmental monitoring dienen overzichtelijk en met regelmaat te worden gerapporteerd, opdat tijdig trends worden gesignaleerd, de juiste maatregelen kunnen worden genomen en alert limieten eventueel bijgesteld.
Audit trails zijn nog niet voor alle laboratorium apparatuur zodanig geïnstalleerd dat ze kunnen worden gereviewed en beoordeeld. Het plan voor implementatie is gezien, maar is nog niet geïmplementeerd.
12.7 Uitbestede activiteiten Besproken/Bekeken:
- Onder change control # 2020-27, beoordeling API wordt een procedure en werkinstructie vastgelegd hoe een API wordt beoordeeld. Dit kan gaan om een bekende API met een afwijkend CoA, maar ook een nieuwe fabrikant. Bij een nieuwe fabrikant wordt een risico beoordeling gedaan en aan de hand daarvan wordt bepaald of bijvoorbeeld een audit uitgevoerd moet worden. Deze draft werkinstructie is bekeken. Een EU fabrikant moet een CEP registratie hebben. Derde landen met een MRA wordt ook een CEP registratie voorgelegd. Bij een nieuwe fabrikant moet een written confirma tion en CEP worden aangeleverd.
- QA agreements:
...: QA agreement (SLA) dd 09 dec 2020 gezien. Audit via questionnaire december 2019. LNA audit in samenwerking met de ... ... heeft zelf januari 2020 een audit uitgevoerd nav een klacht. Akkoord.
...: (determinatie van gevonden besmettingen): SLA dd: 01 jul 2020. Akkoord.
Tekortkomingen: geen
12.8 Klachtenbehandeling, productdefecten en terugroepen van producten Niet besproken/bekeken.
12.9 Zelfinspectie
Niet besproken/bekeken.
12.10 Distributie en verzending Niet besproken/bekeken.
12.11 Reikwijdte Circulaire Beschrijving onderdeel
In de Circulaire staat vermeld dat er sprake is van collegiaal doorleveren, indien een apotheker een ongeregistreerd geneesmiddel in de vorm van een eigen bereiding aflevert (‘doorlevert’) aan een andere apotheker.
Conclusie: Voldoende wat betreft de betrokken doorgeleverde bereidingen (zie bijlage 2).
12.12 Geregistreerd adequaat alternatief Beschrijving onderdeel
In de Circulaire stelt de inspectie als voorwaarde dat collegiaal doorleveren alleen is toegestaan wanneer er geen geregistreerde adequate alternatieven (commercieel) beschikbaar zijn. Dit is het uitgangspunt van de C irculaire.
Besproken/bekeken:
Maandelijks is een controle van de z-index en of een product in de handel is gekomen. Dit wordt in een Excel bestand bijgehouden en maandelijks afgetekend.
12.13 Notificatie op productniveau Beschrijving onderdeel
In de Circulaire (annex ‘notificatie op productniveau’) stelt de inspectie als voorwaardedat de bereidende apotheek het betreffende product heeft aangemeld bij de G-Standaard van het bedrijf Z-Index. Tijdelijke uitzonderingen staan beschreven in het document ‘Tijdelijke aanpassing tot 1 juli 2020 van voorwaarden collegiaal doorleveren van eigen bereidingen door apothekers tijdens de Covid -19 pandemie’.
Niet besproken/bekeken.
12.14 Productdossier(s) Beschrijving onderdeel
In de Circulaire (annex ‘Productdossier en Good Manufacturing Practice (GMP)’) stelt de inspectie als
voorwaarde dat moet worden voldaan aan GMP. Voor wat betreft GMP wordt verwezen naar rubriek 12.1 t/m 12.10 van dit rapport.
Tevens stelt de inspectie als voorwaarde dat de bereidende apotheek onder andere chemisch-farmaceutische informatie over de doorgeleverde bereiding in een productdossier heeft vastgelegd.
Besproken/Bekeken:
Zie bespreking bij rubrieken 12.1 t/m 12.10.
12.15 Farmacovigilantie Beschrijving onderdeel
In de Circulaire stelt de inspectie als voorwaarde dat bereidende apotheken een farmacovigilantiesysteem dienen te hanteren voor het vastleggen en beoordelen van (mogelijke) bijwerkingen. Hiermee kunnen risico’s van geneesmiddelen voor de gezondheid van patiënten en de volksgezondheid in het algemeen worden vastgesteld
Niet besproken/bekeken.
12.16 Reclame en gunstbetoon
Niet besproken/bekeken.
12.17 Site Master File
Er was geen Site Master File beschikbaar.
Er was een Site Master File beschikbaar, versie 3, gedateerd 02-11-2020. Ondergetekenden beoordelen deze SMF als voldoende.
13. Overige zaken
13.1 Andere specifieke zaken Niet van toepassing.
13.2 Wettelijke bepalingen (bevindingen) Niet van toepassing.
13.3 Monstername door inspecteur Niet van toepassing.
14. Lijst van bijlagen:
1. Definitie van Significante GMP Tekortkomingen.
2. Lijst van bij deze inspectie betrokken doorgeleverde eigen bereidingen
15. Lijst van tekortkomingen en aanbevelingen:
GMP tekortkomingen
15.1 Kritische GMP-tekortkomingen
Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd.
15.2 Belangrijke
Er zijn geen belangrijke tekortkomingen geconstateerd.
15.3 Overige
De volgende overige tekortkomingen zijn geconstateerd:
15.3.1 De procedure Beheren aanvraag, ontwerpkwaliteit en productdossier (BL-Proc 1.1.4 versie 9) is onvolledig. Het gebruik van het CAPA systeem voor de acties geformuleerd in de PQR is niet beschreven in de procedure.
[EU GMP 1.11]
15.3.2 In het productdossier moet de fabrikant(en) van de gebruikte materialen opgenomen worden, waarbij geconstateerd is dat de producten en materialen van deze fabrikanten geleverd aan Catharina ziekenhuis geleverd voor het beoogde doel geschikt zijn.
[EU GMP 1.4, 1.10(i), 7.10, Circulaire 2019-01-IGJ Annex productdossier en GMP]
15.3.3 Tijdens het schouwen wordt het uitval niet per type defect in het batch record genoteerd. Er waren geen grenzen gesteld aan de schouwuitval per type defect.
Hierdoor kunnen verstoringen in het proces lastiger geïdentificeerd worden.
[EU GMP 1.4 viiii en ix; 4.20; Annex 1: 124]
15.3.4 Niet alle eindproducten in deze scope worden getest bij vrijgifte en gedurende het houdbaarheidsonderzoek ten aanzien van ontledingsproducten. Er zijn geen
specificaties opgesteld ten aanzien van ontledingsproducten bij alle eindproducten in deze scope.
[Circulaire 2019-01-IGJ Annex Productdossier en GMP; EU GMP H1 1.9 (v), H4 4.13 en 4.16 d) en e); Eur.Ph. monografie 2619 (Pharmaceutical Preparations)]
15.3.5 De ruimtes waarin stabiliteitsmonsters worden opgeslagen bij 15-25 0C worden geconditioneerd en gemonitord, maar zijn niet 24/7 gealarmeerd.
[EU GMP 3.19]
15.3.6 De resultaten van watermonitoring en environmental monitoring dienen overzichtelijk en met regelmaat te worden gerapporteerd, opdat tijdig trends worden gesignaleerd, de juiste maatregelen kunnen worden genomen en alert limieten eventueel bijgesteld.
[EU GMP annex 1]
15.3.7 Audit trails zijn nog niet voor alle laboratorium apparatuur zodanig geïnstalleerd dat ze kunnen worden gereviewed en beoordeeld. Het plan voor implementatie is gezien, maar is nog niet geïmplementeerd.
[GMP annex 11.9]
Andere tekortkomingen en aanbevelingen:
15.4 (Wettelijke) tekortkomingen
Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd.
15.5 Aanbevelingen Niet van toepassing.
16. Commentaar van de inspecteur(s) op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen:
Niet van toepassing.
Aanbevelingen van de inspecteur(s) voor verdere acties:
Niet van toepassing.
17. Conclusie:
Op grond van bovenstaand concluderen de leden van het inspectieteam dat de ziekenhuisapotheek Catharina ziekenhuis te Eindhoven wat betreft de geïnspecteerde en beoordeelde onderdelen in de Circulaire ‘Handhavend optreden bij collegiaal doorleveren van eigen bereidingen door apothekers’ 2019 -01-IGJ:
voldoet aan de Circulaire ‘Handhavend optreden bij collegiaal doorleveren van eigen bereidingen door apothekers‘.
voldoet aan de Circulaire ‘Handhavend optreden bij collegiaal doorleveren van eigen bereidingen door apothekers’ indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld.
niet voldoet aan de Circulaire ‘Handhavend optreden bij collegiaal doorleveren van eigen bereidingen door apothekers‘.
De inspectie benadrukt dat bovenstaande conclusie uitsluitend van toepassing is op de geïnspecteerde onderdelen en dat hier derhalve geen conclusies aan kunnen worden verbonden ten aanzien van de niet geïnspecteerde onderdelen.
Handtekening:
*Door de COVID-19 maatregelen is dit document niet ondertekend Datum: 11-03-2021
Naam: ...
Coördinerend/Specialistisch Inspecteur
Organisatie: Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd
Handtekening:
*Door de COVID-19 maatregelen is dit document niet ondertekend Datum:11-03-2021
Naam: ...
Coördinerend/Specialistisch Inspecteur
Organisatie: Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd
Bijlage 1
Definition of Significant Deficiencies
1 Critical Deficiency:
A deficiency which has produced, or leads to a significant risk of producing either a product which is harmful to the human or veterinary patient or a product which could result in a harmful residue in a food producing animal.
2 Major Deficiency:
A non-critical deficiency:
which has produced or may produce a product, which does not comply with its marketing authorisation;
or
which indicates a major deviation from EU Good Manufacturing Practice;
or
(within EU) which indicates a major deviation from the terms of the manufacturing authorisation;
or
which indicates a failure to carry out satisfactory procedures for release of batches or (within EU) a failure of the Qualified Person to fulfil his legal duties;
or
a combination of several “other” deficiencies, none of which on their own may be major, but which may together represent a major deficiency and should be explained and reported as such;
3. Other Deficiency:
A deficiency, which cannot be classified as either critical or major, but which indic ates a departure from good manufacturing practice.
(A deficiency may be “other” either because it is judged as minor, or because there is insufficient information to classify it as a major or critical).
Bijlage 2
Lijst van bij deze inspectie betrokken doorgeleverde bereidingen
- ...
