Eindrapport van het GDP-inspectiebezoek aan Almirall B.V. te Utrecht op 7 november 2019
Utrecht, 2020
1. Geïnspecteerde locatie (s): Almirall B.V.
Papendorpseweg 100 3528 BJ Utrecht
2. Activiteiten:
Aanschaffen (inkoop, eigenaarschap) Opslag (eigen opslag, niet uitbesteed)
Afleveren (fysiek afleveren/verkoop niet uitvoeren) Uitvoeren (fysiek afleveren/verkoop buiten de EER) Bemiddelaar/Broker
Andere activiteiten:
3. Datum van inspectie: 7 november 2019
4. Inspecteur (s): …
…
Expert (s): Naam van expert/assessor: Niet van toepassing
5.
Nummer vergunning (en) G 5196 Farmatec aanvraagnummer
Nieuwe vergunning
Farmatec aanvraagnummer
Wijziging bestaande vergunning
API registratie
Meldingnummer
6. Datum vorige inspectie Niet van toepassing Naam van inspecteur(s) Niet van toepassing
7. Introductie
Korte beschrijving van het bedrijf en haar activiteiten.
Almirall B.V. gevestigd te Utrecht (hierna Almirall) maakt onderdeel uit van het Spaanse Almirall S.A. Almirall S.A. bestaat sinds 1943 en beschikt over diverse vestigingen waaronder twee eigen productiefaciliteiten in Spanje en Duitsland. Een deel van de geneesmiddelen die door Almirall worden aangeschaft en afgeleverd zijn afkomstig uit deze fabrieken. Almirall S.A. is registratiehouder van de geneesmiddelen die door Almirall worden aangeschaft en afgeleverd.
Almirall heeft een groothandelsvergunning voor het aanschaffen en afleveren van geneesmiddelen die binnen de Europese Unie worden vervaardigd. De geneesmiddelen worden afgeleverd aan groothandelsvergunninghouders in Nederland.
Almirall maakt voor de opslag en distributie van geneesmiddelen gebruik van loongroothandel … Deze loongroothandel beschikt over een hiervoor toereikende groothandelsvergunning.
Belangrijkste veranderingen sinds de vorige inspectie:
Niet van toepassing. Het betreft hier een eerste toetsing aan de GDP Richtsnoer (2013/C 343/01).
8. Doel en reden van de inspectie Good Distribution Practice GDP
Toelichting:
Niet van toepassing
Ontvangen documenten:
• Quality Manual, …
• Concept Quality Manual, …
• Organigram
• Overzicht Geneesmiddelen
• Quality Agreement Almirall S.A. - Almirall B.V., December 2015
• Auditrapport …– 07 april 2017
Toetsingskader:
Geneesmiddelenwet en Regeling Geneesmiddelenwet.
Richtsnoer voor goede distributiepraktijken (GDP).
Anders:
9. Geïnspecteerde activiteiten:
Nr. Onderwerp/activiteit Nr. Onderwerp/activiteit 1
11.1 Farmaceutisch kwaliteitssysteem
(kwaliteitbeheersing) 8
11.6 Klachten 2
11.2 Personeel/Responsible Person
(RP) 9
11.6 Retouren 3
11.3 Bedrijfsruimte en uitrusting 10
11.6 Vervalsingen 4
11.4 Documentatie (o.a. in- en
verkoop) 11
11.6 Recalls 5
11.5 Kwalificatie leveranciers/
opdrachtgevers en klanten 12
11.7 Uitbestede activiteiten 6
11.5 Ontvangst, opslag en
orderpicking 13
11.8 Zelfinspecties 7
11.5 Verzend klaar zetten, afleveren
en vernietigen 14
11.9 Vervoer
De onderdelen die zijn voorzien van een “√” zijn onderwerp geweest van inspectie.
Niet geïnspecteerde activiteiten.
De onderdelen die niet zijn aangevinkt, zijn geen onderwerp geweest van inspectie.
10. Bij inspectie aanwezige medewerkers
… …
… …
… …
11. Observaties en bevindingen en tekortkomingen (cursief) van de inspecteur(s) 11.0 Follow-up tekortkomingen vorige inspectie
Niet van toepassing
11.1 Farmaceutisch Kwaliteitssysteem (kwaliteitbeheersing) [GDP Hoofdstuk 1]
Besproken/Bekeken:
- Quality Manual, …
- Concept Quality Manual, …
- Schriftelijke procedure, Quality Management Review at Almirall Market Companies, …, version 1.0 - Schriftelijke procedure, Management of Deviations for Distribution of Commercial Products,…version
1.0
- Schriftelijke procedure, Change Control local management, …, version 1.0
Almirall beschikt over een ingericht kwaliteitssysteem waarin activiteiten, verantwoordelijkheden en bedrijfsprocessen zijn opgenomen. Kwaliteitsrisicobeheer is beschreven in de Quality Manual.
Het kwaliteitssysteem omvat aspecten zoals voorgeschreven in de GDP Richtsnoer (2013/C 343/01).
Schriftelijke procedures zijn aanwezig. Quality Manual beschrijft het principe voor de beoordeling en controle van het kwaliteitssysteem van Almirall.
Schriftelijke procedure … beschrijft het wijzigingsbeheersysteem. Classificaties van wijzigingen maken onderdeel van de schriftelijke procedure uit.
Passende corrigerende en preventieve maatregelen (CAPAs), afwijkingen en wijzigingen worden geregistreerd en bijgehouden via het kwaliteitsmanagement software systeem …
Tekortkomingen:
Het kwaliteitssysteem is onvoldoende ontwikkeld op het gebied van kwaliteitsrisicobeheer, verbetermanagement en de beoordeling hiervan door het management. Dat blijkt uit:
- Niet alle kritische stappen in de distributieprocessen zijn geïnventariseerd en beoordeeld;
- De schriftelijke procedure voor afwijkingen (Management of deviation of distribution of commercial products) benoemd significante afwijkingen en daarnaast critical, major, minor afwijkingen. Het is niet beschreven wat significante afwijkingen zijn;
- Een onjuiste classificatie van de afwijking in CAPA rapport … (Perform Quality Management Review 2019). Het ontbreken van de beoordeling van het kwaliteitssysteem is een belangrijke (major) afwijking i.p.v. een minor afwijking;
- Er is onvoldoende leiderschap en actieve deelname van de directie bij de beoordeling en controle van het kwaliteitssysteem wat tevens te weinig ontwikkeld is.
- Het is niet aantoonbaar dat de Bedrijfsdirectie van Almirall sinds 2016 een beoordeling van het kwaliteitssysteem heeft uitgevoerd;
- Er zijn geen doelstellingen van het kwaliteitssysteem beschreven;
- Prestatie-indicatoren voor de controle van de doeltreffendheid van het kwaliteitssysteem ontbreken;
- De beoordeling van kwaliteitsproblemen, nieuwe richtsnoeren is niet toonbaar;
- Quality Manual … omschrijft doelstellingen over het borgen van de doeltreffendheid van het kwaliteitssysteem. Dit is niet aantoonbaar geïmplementeerd en wordt niet aantoonbaar onderhouden.
11.2 Personeel [GDP Hoofdstuk 2]
Besproken/Bekeken:
- Almirall QA Organizational chart, juli 2019 - Role Description …
- Role Description …
Het takenpakket waarvoor Almirall verantwoordelijk is bestaat uit het aanschaffen en afleveren van
geneesmiddelen. Voor het takenpakket behorende bij deze groothandelsactiviteiten is een functieomschrijving (Role description) van de RP beschikbaar. Deze functieomschrijving is ingezien en bevat een aantal
verantwoordelijkheden van de RP zoals voorgeschreven in de GDP Richtsnoer. De RP, …, beschikt over relevante kennis en ervaring voor het uitoefenen van de functie van RP.
De Richtsnoer schrijft voor dat de RP voortdurend bereikbaar moet zijn. De continue bereikbaarheid van de RP is niet beschreven in een schriftelijke procedure en/of functieomschrijving.
De Organisatorische structuur van Almirall is vastgelegd in een Organigram. De rol en verantwoordelijkheden van de sleutelfuncties staan beschreven in beheerde documenten.
Tekortkomingen:
Er zijn RP verantwoordelijkheden uitgevoerd door een persoon die niet als RP op de vergunning heeft gestaan.
Dit blijkt uit:
- Het Organigram in Quality Manual …
- Schriftelijke procedure Complaints local Management, appendix 2 - Role Description …
- Audit report …. – 07 April 2017
- De schriftelijke functieomschrijving (role description) van de RP komt niet volledig overeen met verantwoordelijkheden zoals omschreven in artikel 2.2 van de GDP richtsnoer;
- Het is niet aantoonbaar dat de RP getraind is inzake GDP;
- Het is niet aantoonbaar dat de RP voortdurend bereikbaar is.
11.3 Bedrijfsruimten en uitrusting [GDP Hoofdstuk 3]
Besproken/Bekeken:
Niet van toepassing
11.4 Documentatie [GDP Hoofdstuk 4]
Besproken/Bekeken:
- Quality Manual, …
- Concept Quality Manual, …
Het elektronisch documentatie beheer system is opgebouwd uit Corporate beleid, Corporate SOPs en richtlijnen.
Daarnaast zijn er lokale SOPs. Documentatie is direct beschikbaar. Beheerde documenten zijn aan versiebeheer onderworpen.
Tekortkomingen:
- Beheerde procedures worden niet goedgekeurd door de RP;
- Het is niet aantoonbaar dat documenten minstens 5 jaar worden bewaard;
- Quality Manual verwijst naar een schriftelijke procedure CAPA, …, versie 2.0. Deze schriftelijke procedure … is volgens het documentatie beheer systeem niet geldig.
11.5 Activiteiten [GDP Hoofdstuk 5]
Besproken/Bekeken:
- Quality Manual, …
- Concept Quality Manual, …
- Schriftelijke procedure, management of product disposition, storage, Distribution, returns &
destruction, … version 2.0
- Quality Agreement between Almirall S.A. and Almirall B.V., December 2015 - Quality Agreement between Almirall B.V. and … September 2019
De registratiehouder van de geneesmiddelen die door Almirall worden aangeschaft en afgeleverd is Almirall S.A.
Dit staat beschreven in appendix 1 van de Quality Manual.
Voor de kwalificatie van de leveranciers en van de klanten verwijst de Quality Manual, appendix 3, naar schriftelijke procedure …. Deze procedure beschrijft geen kwalificatie van leveranciers. Er zijn geen aparte schriftelijke procedures voor de kwalificatie van leveranciers en voor de kwalificatie van klanten beschikbaar.
Er zijn getekende overeenkomsten (Quality Agreements) opgenomen in het documentatie beheer systeem met leverancier Almirall S.A. en met loongroothandel …
De ontvangst, opslag, vernietigen, klaarzetten en leveren van geneesmiddelen zijn activiteiten welke allemaal door de loongroothandel …worden uitgevoerd. De Quality Agreement beschrijft de taken en
verantwoordelijkheden.
Tekortkomingen:
- Het is niet aantoonbaar dat afnemers zijn gekwalificeerd;
- Het is niet aantoonbaar dat afnemers periodiek worden geherkwalificeerd;
- Het is niet aantoonbaar aan welke afnemers Almirall aflevert;
- Er kan geen kwalificatie van afnemer … worden getoond;
- Het locatieadres van … op het niet beheerde document met afnemers wijkt af van het adres in EudraGMDP;
- Almirall kan geen documentatie omtrent leveringen overleggen.
11.6. Klachten, retourzendingen, vermoedelijk vervalste geneesmiddelen en terugroeping van geneesmiddelen.
[GDP Hoofdstuk 6]
Besproken/Bekeken:
- Schriftelijke procedure Anticounterfeit awareness and falsified products management, …, version 1.0 - Schriftelijke procedure, Management of Product Disposition, storage, Distribution, Returns and
Destruction, …, version 2.0
- Schriftelijke procedure, Complaints local management, …version 1.0 - Schriftelijke procedure, Management of Recall (NL), …, version 2.0
- Quality Agreement between Almirall S.A. and Almirall B.V., December 2015 - Quality Agreement between Almirall B.V. and …, September 2019
Klachten worden door Almirall geregistreerd en opgevolgd in … Dit staat beschreven in schriftelijke procedure ….
De verantwoordelijkheid voor het behandelen van klachten behoort volgens schriftelijke procedure … toe aan de RP. Er wordt onderscheid gemaakt tussen kwaliteitsklachten en distributieklachten.
Het proces voor teruggezonden geneesmiddelen staat beschreven in schriftelijke procedure …. In deze procedure wordt verwezen naar de Quality Agreement met de loongroothandel … De verantwoordelijkheden staan in de Quality Agreement via een kruisjestabel opgenomen.
Schriftelijke procedure … beschrijft het proces voor vermoedelijk vervalste geneesmiddelen. De
verantwoordelijkheid is toebedeeld aan Corporate QA en aan de RP. Het informeren van de beoogde autoriteit staat beschreven.
Terugroeping van geneesmiddelen staat beschreven in schriftelijke procedure … Deze procedure is ingezien.
Tekortkomingen:
- Het is niet aantoonbaar dat loongroothandel … de verplichte controle van de authenticiteit van het uniek identificatiekenmerk uitvoert voor retouren van Almirall producten;
- Loongroothandel … voert geen 100% controle uit van de authenticiteit van het uniek identificatiekenmerk;
- Het is niet aantoonbaar dat loongroothandel… door de houder van de vergunning voor het in de handel brengen door middel van een schriftelijke overeenkomst is aangewezen om namens Almirall de geneesmiddelen waarvoor zijn vergunning voor het in de handel brengen geldt, op te slaan en te distribueren.
- De doeltreffendheid van voor de terugroeping van producten wordt niet periodiek geëvalueerd.
11.7 Uitbestede activiteiten [GDP Hoofdstuk 7]
Besproken/Bekeken:
- Quality Agreement Almirall S.A. and Almirall B.V., December 2015 - Quality Agreement Almirall B.V. and … September 2019
- Audit report …, 07 april 2017
De activiteiten die door Almirall zijn uitbesteed staan beschreven in Quality Agreements. Er zijn Quality Agreements beschikbaar met de leveranciers (Almirall S.A.) en met de loongroothandel (…) De
verantwoordelijkheden staan via kruisjestabellen opgenomen in de Quality Agreements.
Almirall heeft in april 2017 een audit uitgevoerd bij … heeft als lead auditor de audit van loongroothandel … uitgevoerd. Het rapport is ingezien.
Tekortkomingen:
- Het Auditrapport van … is niet getekend door de RP;
- Het is niet aantoonbaar dat de … gekwalificeerd auditor van Almirall is;
- Een terugkoppeling van de bevindingen van de audit bij … aan het Management van Almirall is niet toonbaar.
11.8 Zelfinspecties [GDP Hoofdstuk 8]
Besproken/Bekeken:
Almirall voert geen zelfinspecties uit teneinde de implementatie en de naleving van de GDP-beginselen te controleren. Almirall beschikt niet over een zelfinspectie programma. Er is geen schriftelijke procedure beschikbaar voorzelfinspecties
Tekortkomingen:
- Almirall voert geen zelfinspecties uit teneinde de implementatie en de naleving van de GDP- beginselen te controleren;
- Almirall beschikt niet over een zelfinspectie programma;
- Almirall heeft geen schriftelijke procedure beschikbaar voor zelfinspecties.
11.9 Vervoer
Besproken/Bekeken:
- Quality Agreement Almirall S.A. and Almirall B.V., December 2015 - Quality Agreement Almirall B.V. and …September 2019
Almirall S.A. is verantwoordelijk voor het vervoer van de geneesmiddelen naar de loongroothandel … De verantwoordelijkheden staan beschreven in de Quality Agreement.
Loongroothandel … is verantwoordelijk voor het vervoer aan de afnemers van Almirall. De verantwoordelijkheden staan beschreven in de Quality Agreement.
12. Overige zaken:
12.1 Andere specifieke zaken (o.a. vergunning) Niet van toepassing
12.2 Wettelijke bepalingen (bevindingen anders dan GDP) Niet van toepassing.
12.3 Vragen van inspecteur naar aanleiding van de beoordeling van een aanvraag voor een groothandelsvergunning
Niet van toepassing.
12.4 Monstername door inspecteur Niet van toepassing.
13. Verspreiding van het rapport:
Openbaarmaking: www.igj.nl
aCBG, afdeling Bureau Diergeneesmiddelen IGJ intern
Bedrijf (geïnspecteerde) European Medicines Agency Anders:
14. Lijst van bijlage(n):
Definitie van Significante GDP Tekortkomingen.
15. Lijst van tekortkomingen:
GDP tekortkomingen:
15.1 Kritische
Er zijn geen kritische tekortkomingen geconstateerd.
15.2 Belangrijke
Er zijn de volgende belangrijke tekortkomingen geconstateerd:
15.2.1 Het kwaliteitssysteem is onvoldoende ontwikkeld op het gebied van
kwaliteitsrisicobeheer, verbetermanagement en de beoordeling hiervan door het management . Dat blijkt uit:
- Niet alle kritische stappen in de distributieprocessen zijn geïnventariseerd en beoordeeld;
- De schriftelijke procedure voor afwijkingen (Management of deviation of distribution of commercial products) bevat een tegenstrijdigheid in de
verantwoordelijkheden. Definitie van significant en de relatie tot critical, major, minor staat niet opgenomen;
- Een onjuiste classificatie van de afwijking in CAPA rapport … (Perform Quality Management Review 2019). Het ontbreken van de beoordeling van het
kwaliteitssysteem is een belangrijke (major) afwijking i.p.v. een minor afwijking;
- Er is onvoldoende leiderschap en actieve deelname van de directie bij de
beoordeling en controle van het kwaliteitssysteem wat tevens te weinig ontwikkeld is.
- Het is niet aantoonbaar dat de Bedrijfsdirectie van Almirall sinds 2016 een beoordeling van het kwaliteitssysteem heeft uitgevoerd;
- Er zijn geen doelstellingen van het kwaliteitssysteem beschreven;
- Prestatie-indicatoren voor de controle van de doeltreffendheid van het kwaliteitssysteem ontbreken;
- De beoordeling van kwaliteitsproblemen, nieuwe richtsnoeren is niet toonbaar;
- Veranderingen en innovaties die het kwaliteitssysteem kunnen verbeteren zijn niet toonbaar;
- Quality Manual … omschrijft doelstellingen over het borgen van de doeltreffendheid van het kwaliteitssysteem. Dit is niet aantoonbaar geïmplementeerd en wordt niet aantoonbaar onderhouden.
[GDP hoofdstuk 1.1, 1.2 en 1.4]
15.2.2 Er zijn RP verantwoordelijkheden uitgevoerd door een persoon die niet als RP op de vergunning heeft gestaan. Dit blijkt uit:
- Het Organigram in Quality Manual …
- Schriftelijke procedure Complaints local Management, appendix 2 - Role Description …
- Audit report … – 07 April 2017
- De schriftelijke functieomschrijving (role description) van de RP komt niet volledig overeen met verantwoordelijkheden zoals omschreven in artikel 2.2 van de GDP richtsnoer;
- Het is niet aantoonbaar dat de RP getraind is inzake GDP;
Het is niet aantoonbaar dat de RP voortdurend bereikbaar is.
[GDP hoofdstuk 2.2]
15.2.3 De kwalificatie van klanten is niet geborgd. Dit blijkt uit:
- Het is niet aantoonbaar dat afnemers zijn gekwalificeerd;
- Het is niet aantoonbaar dat afnemers periodiek worden geherkwalificeerd;
- Het is niet aantoonbaar aan welke afnemers Almirall aflevert;
- Er kan geen kwalificatie van afnemer … worden getoond;
- Het locatieadres van … op het niet beheerde document met afnemers wijkt af van het adres in EudraGMDP;
- Almirall kan geen documentatie omtrent leveringen overleggen.
[GDP hoofdstuk 5.3]
15.2.4 De processen voor retouren en mogelijk vervalste geneesmiddelen zijn niet geborgd, wat blijkt uit:
- Het is niet aantoonbaar dat loongroothandel … de verplichte controle van de authenticiteit van het uniek identificatiekenmerk uitvoert voor retouren van Almirall producten;
- Het is niet aantoonbaar dat loongroothandel … door de houder van de vergunning voor het in de handel brengen door middel van een schriftelijke overeenkomst is aangewezen om namens Almirall de geneesmiddelen waarvoor zijn vergunning voor het in de handel brengen geldt, op te slaan en te distribueren.
[gedelegeerde verordening 2016/161 en GDP hoofdstuk 6.4]
15.3 Overige
Er zijn de volgende overige tekortkomingen geconstateerd:
15.3.1 Beheerde procedures worden niet goedgekeurd door de RP.
[GDP hoofdstuk 4.2]
15.3.2 Quality Manual verwijst naar een schriftelijke procedure CAPA, … versie 2.0. Deze schriftelijke procedure … is volgens het documentatie beheer systeem niet geldig.
[GDP hoofdstuk 4.2]
15.3.3 Het is niet aantoonbaar dat documenten 5 jaar bewaard worden.
[GDP hoofdstuk 4.2]
15.3.4 De doeltreffendheid van voor de terugroeping van producten wordt niet periodiek geëvalueerd.
[GDP hoofdstuk 6.5]
15.3.5 Het is niet aantoonbaar dat de … gekwalificeerd auditor van Almirall is.
[GDP hoofdstuk 7]
15.3.6 Het Auditrapport van … is niet getekend door de RP.
[GDP hoofdstuk 7]
15.3.7 Een terugkoppeling van de bevindingen van de audit bij … aan het Management van Almirall is niet toonbaar
[GDP hoofdstuk 1 en 7]
15.3.8 Zelfinspecties zijn niet geborgd. Dit blijkt uit het volgende:
- Almirall voert geen zelfinspecties uit teneinde de implementatie en de naleving van de GDP-beginselen te controleren;
- Almirall beschikt niet over een zelfinspectie programma;
Almirall heeft geen schriftelijke procedure beschikbaar voor zelfinspecties.
[GDP hoofdstuk 7]
Andere tekortkomingen en aanbevelingen:
15.4 Wettelijke tekortkomingen (anders dan artikel 36, lid 1 Geneesmiddelenwet) Er zijn geen wettelijke tekortkomingen geconstateerd.
15.5 Aanbevelingen
De inspectie heeft voor u de volgende aanbeveling:
15.5.1 Almirall kan niet aantonen of groothandelsactiviteiten zonder een handelsvergunning in de EER en bestemd voor de EER van toepassing zijn. Indien dit niet het geval is dient Almirall een wijziging voor de vergunning in te dienen bij Farmatec.
15.5.2 Almirall kan niet aantonen dat er geneesmiddelen worden uitgevoerd. Almirall dient een wijziging voor de vergunning in te dienen bij Farmatec.
16. Commentaar van de inspecteur(s) op de reactie van bedrijf op de tekortkomingen:
Het ontvangen plan van aanpak als reactie op de tekortkomingen in hoofdstuk 15 is voldoende bevonden.
Aanbevelingen van de inspecteur(s) voor verdere acties:
Niet van toepassing.
17. Conclusie:
Op grond van bovenstaand concluderen de leden van het inspectieteam dat Almirall B.V., locatie … wat betreft de geïnspecteerde activiteiten:
voldoet aan GDP (bijgesloten is het GDP certificaat)
voldoet aan GDP indien het plan van aanpak met betrekking tot de tekortkomingen als voldoende is beoordeeld.
niet voldoet aan GDP.
Handtekening:
Datum:
Naam: … Inspecteur
Organisatie: Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd Handtekening:
Datum:
Naam: …
Senior Inspecteur
Organisatie: Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd
Definitie van Significante GDP Tekortkomingen
1. Kritische Tekortkoming
Elke afwijking van het GDP richtsnoer(Guideline), die resulteert in een geneesmiddel met een significant risico voor de patiënt en de volksgezondheid.
Een combinatie van verschillende belangrijke tekortkomingen die wijzen op een ernstige fout in het systeem.
2. Belangrijke Tekortkoming Een niet-kritische tekortkoming:
- die wijst op een belangrijke afwijking van Goede Distributie Praktijken;
- die heeft geresulteerd of mogelijk kan resulteren in een geneesmiddel dat niet voldoet aan de handelsvergunning, in het bijzonder de bewaar- en
transportcondities;
- die wijst op een belangrijke afwijking van de bepalingen en voorwaarden van de groothandelsvergunning;
- een combinatie van verschillende andere tekortkomingen, die op zichzelf niet belangrijk zijn, maar samen een belangrijke tekortkoming vormen.
3. Overige tekortkoming
Een tekortkoming die niet als kritisch of belangrijk kan worden geclassificeerd, maar wel wijst op een afwijking van het GDP richtsnoer (Guideline).
