Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/293
Vlaamse overheid
Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie
Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20
1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25
Mail: openbaarheid@vlaanderen.be
Dossiernummer: OVB/2020/293
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur
Bevoegdheid beroepsinstantie
Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6.
Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie.
Voorafgaande procedure
Op 2 oktober 2020 diende xxx (voortaan: verzoekster), een verzoek in bij de stad Genk tot afschrift van de volgende documenten:
1) Concessieovereenkomst met Optimal Parking Control (OPC) in verband met parkeren (betalend parkeren en blauwe zone) van de stad Genk;
2) Voor het werkingsjaar 2019 en 2018, zo beschikbaar:
- Het financieel jaarverslag door OPC aan de stad Genk, met daarbij alle details en de toelichtingen door OPC zoals door de stad Genk gevraagd in de concessieovereenkomst;
- Overzicht inkomsten en uitgaven, alsook afrekening van de vergoeding;
- Rapportering ingezette personeelsleden; detail aangerekende personeelskosten (uren/lonen/indexering);
- Gedetailleerd overzicht van de geïnde opbrengsten, met detail maandelijkse schijven en vergoedingspercentages, details (piaf, bewonerskaarten e.a.), details per onderdeel (parkeerautomaten, proton, retributiebonnen, abonnementen ...);
- Financieel overzicht van de investeringen en annuïteiten;
- Financieel overzicht van de exploitatiekosten met details;
- Activiteitenverslag;
- Tussentijdse verslagen (kwartaaloverzichten, rapporten begeleidingscomité ...);
3) Het ‘oude’ retributiereglement (d.w.z. van vóór 1/5/2020).
Dit verzoek werd door de stad Genk geregistreerd op 5 oktober 2020.
Op 8 oktober 2020 deelde de stad Genk aan verzoekster mee dat haar verzoek kon ingewilligd worden, en dat haar een digitaal afschrift van de gevraagde documenten zou bezorgd worden tegen uiterlijk 25 oktober 2020 (dus binnen de decretaal voorzien termijn van 20 dagen).
Op 27 oktober 2020 stuurde de stad Genk een nieuw bericht aan verzoekster waarin haar meegedeeld werd dat de opgevraagde informatie moeilijk op tijd kon verzameld worden en dat de termijn om deze te bezorgen verlengd werd tot 14 november 2020.
Op 27 oktober 2020 diende verzoekster klacht in bij het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) tegen het feit dat de stad Genk niet binnen de wettelijke termijnen het antwoord bezorgde op haar vraag om bestuursdocumenten, maar slechts nadat die termijn al verlopen was, liet weten de antwoordtermijn te verlengen tot 40 dagen, zijnde 14 november 2020. Dit antwoord van de stad Genk d.d. 27 oktober 2020 was volgens verzoekster onwettig, laattijdig en ongemotiveerd.
Op 4 november 2020 liet de gouverneur van de provincie Limburg aan verzoekster per brief weten dat hij in het kader van het algemeen bestuurlijk toezicht hierover geen uitspraak kon doen, en verwees hij haar door naar de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur.
Op 5 november 2020 diende verzoekster daarop beroep in bij de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur tegen de verlengingsbeslissing van 27 oktober 2020. Dit beroep werd geregistreerd op 9 november 2020.
Ontvankelijkheid van het beroep
Het oorspronkelijk verzoekschrift dateert van 2 oktober 2020.
Op 8 oktober 2020 deelde de stad Genk aan verzoekster mee dat een afschrift van de gevraagde documenten haar tegen uiterlijk 25 oktober 2020 zou bezorgd worden. Dit gebeurde echter niet.
Pas op 27 oktober 2020, dus na het verstrijken van deze uitvoeringstermijn, deelde de stad aan verzoekster mee dat de opgevraagde informatie moeilijk op tijd kon verzameld worden en dat de termijn om deze te bezorgen verlengd werd tot 14 november 2020. Hoewel het Bestuursdecreet effectief voorziet in de mogelijkheid om de uitvoeringstermijn te verlengen, is het evident dat een dergelijke verlengingsbeslissing binnen de oorspronkelijke, decretaal vastgelegde, uitvoeringstermijn moet genomen worden.
Er is in casu dus sprake van een niet-tijdige of onwillige uitvoering van de beslissing van 8 oktober 2020.
De beroepstermijn van 30 dagen ving aan de dag na het verstrijken van de decretaal vastgelegde uitvoeringstermijn, dus op 26 oktober 2020.
Het beroepschrift d.d. 5 november 2020 is bijgevolg tijdig ingediend en ontvankelijk.
Gegrondheid van het beroep
Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt
van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1. Bestreden beslissing
Het beroepschrift is gericht tegen de (laattijdige) beslissing d.d. 27 oktober 2020 van de stad Genk waarbij aan verzoekster meegedeeld werd dat de opgevraagde informatie moeilijk op tijd kon verzameld worden en dat de termijn om deze te bezorgen verlengd werd tot 14 november 2020. Het beroepschrift is hierdoor te beschouwen als een beroep tegen de onwillige uitvoering van de beslissing d.d. 8 oktober 2020 over het openbaarheidsverzoek.
2. Inhoud van het beroepschrift
In haar beroepschrift stelt verzoekster dat de stad Genk laattijdig, ongemotiveerd en zonder verwijzing naar de beroepsinstantie besliste om het bezorgen van de documenten die ze had opgevraagd op 2 oktober 2020 nogmaals uit te stellen, deze keer tot 14/11/2020. Verzoekster stelt dat deze beslissing onwettig is en niet conform met de bepalingen van het Bestuursdecreet.
Op donderdag 8 oktober 2020 kreeg verzoekster de bevestiging dat haar verzoek d.d. 2 oktober 2020 zou worden ingewilligd uiterlijk 25 oktober 2020.
Op maandag 12 oktober 2020 vroeg verzoekster via mail dat te doen binnen de wettelijke termijn van 20 kalenderdagen.
Op dinsdag 27 oktober 2020, volgens verzoekster 5 dagen na het verstrijken van de wettelijke termijn van 20 kalenderdagen binnen dewelke uiterlijk de documenten moesten worden bezorgd, werd haar via mail gemeld dat ‘de informatie moeilijk op korte tijd verzameld kon worden’ en werd de termijn zonder enige uitleg verlengd tot 14/11/2020.
Verzoekster is het daar niet mee eens. De wettelijke termijnen worden niet gerespecteerd.
Ze verwijst naar artikel II.44. van het Bestuursdecreet dat stelt dat, als de aanvraag kan worden ingewilligd, de beslissing effectief en wel ‘uiterlijk binnen de termijn van twintig kalenderdagen’ moet worden uitgevoerd.
Verzoekster stelt dat ze de documenten dus in haar bezit had moeten hebben uiterlijk op 22 oktober 2020.
Al bij de door de stad Genk initieel aangekondigde termijn, werd de wettelijke termijn volgens haar overschreden.
Nu zelfs die overschreden termijn nog eens met 2 dagen is overschreden, en haar pas op 27 oktober 2020 wordt medegedeeld dat de termijn wordt verlengd tot 14 november 2020, is die verlenging zeker onwettelijk, aldus verzoekster, waarbij ze verwijst naar de Memorie van Toelichting bij het Bestuursdecreet.
De verlenging moet bovendien gemotiveerd worden. Art. 44 § 1 Bestuursdecreet voorziet weliswaar in de mogelijkheid om termijn te verlengen ingeval de informatie moeilijk kan verzameld worden, daarbij verwijzend naar de voorwaarden conform Art. 43 §3 dat stelt: ‘De verlengingsbeslissing vermeldt de reden of de redenen voor het uitstel.’
Verzoekster stelt dat het feit dat de informatie moeilijk kan verzameld worden dus weliswaar de mogelijkheid betreft, maar helemaal niet de reden of de redenen die geleid hebben tot het uitstel. De beslissing tot uitstel is naast onwettig, laattijdig, volgens verzoekster dus ook ongemotiveerd.
Het antwoord d.d. 27 oktober 2020 is ook niet tijdig volgens verzoekster. Ook deze verlengingsbeslissing moest immers gebeurd zijn binnen de 20 kalenderdagen na de registratie van haar aanvraag van 2 oktober:
De Memorie van Toelichting legt uit ivm de verlenging:
De verwijzing naar artikel II.43, §3, impliceert dat de verlengingsbeslissing moet gemotiveerd worden en dat ze binnen 20 kalenderdagen na de registratie schriftelijk moet meegedeeld worden aan de aanvrager.
Ook zijn de mails die verzoekster kreeg inzake de toezegging voor 25 oktober 2020, en die inzake de verlenging van de termijn volgens haar niet rechtsgeldig, omdat ze geen van beide een verwijzing naar de beroepsinstantie bevatten.
3. Toelichting door de stad Genk
De beroepsinstantie heeft per mail van 22 oktober 2020 de stad Genk gecontacteerd om nadere toelichting te vragen bij dit dossier.
De stad bezorgde een aantal documenten per mail van 10 november 2020 aan verzoekster, en stuurde de beroepsinstantie hiervan op dezelfde datum een afschrift. Op 18 november 2020 bezorgde de stad nog twee aanvullende documenten aan verzoekster, waarbij de beroepsinstantie in cc stond. De stad verklaarde dat er geen andere documenten waren met betrekking tot de concessieovereenkomst met OPC.
De stad gaf geen toelichting met betrekking tot haar beslissing van 27 oktober 2020 om de termijn te verlengen.
4. Standpunt van de beroepsinstantie
Het oorspronkelijk verzoekschrift dateert van 2 oktober 2020 maar werd door de stad Genk geregistreerd op 5 oktober 2020. De initiële termijn om dit verzoekschrift in te willigen verstreek dus niet op 22 oktober 2020 zoals verzoekster meent, maar op 25 oktober 2020.
Er was dus niets mis met de eerste communicatie van de stad Genk d.d. 8 oktober 2020 aan verzoekster dat haar verzoek ten laatste zou ingewilligd worden op 25 oktober 2020.
De beroepsinstantie stelt vast dat dit echter niet gebeurde, en dat de stad Genk pas op 27 oktober 2020, dus na het verstrijken van de uitvoeringstermijn, een verlengingsbeslissing nam omdat de gevraagde informatie niet gemakkelijk kon worden verzameld.
Bij het indienen van het beroepschrift op 5 november 2020 was er dus inderdaad sprake van een niet- tijdige of onwillige uitvoering van de beslissing van 8 oktober 2020, aangezien de verlengingsbeslissing hiervoor te laat werd genomen.
Inmiddels heeft de stad echter wel alle in haar bezit zijnde documenten, die door verzoekster gevraagd werden, bezorgd. Aangezien het beroepschrift volgens het oordeel van de beroepsinstantie dient beschouwd te worden als gericht tegen het gebrek aan tijdige uitvoering van de stad Genk van haar beslissing d.d. 8 oktober 2020, is het hierdoor zonder voorwerp geworden.
Na beraadslaging,
BESLUIT:
Het beroepschrift van xxx d.d. 5 november 2020 tegen de niet-tijdige of onwillige uitvoering van de beslissing van de stad Genk d.d. 8 oktober 2020 wordt als ontvankelijk en zonder voorwerp beschouwd.
Brussel, 26 november 2020
Voor de beroepsinstantie,
afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX
Voorzitter
