De invloed van Performance-verwachting

In deze subparagraaf worden de verwachtingen van de respondenten beschreven, over de mate waarin een

MDO hun bedrijven voordelen kan opleveren bij de uitvoering van bedrijfsprocessen. Dit vormt de

Performance-verwachting. Daarbij is beschreven waaruit deze verwachtingen bestonden en hoe zij verband

met elkaar hielden. Dit is ook visueel uitgewerkt in figuur 12. In bijlage 3 is in tabelvorm gecategoriseerd

welke respondenten welke Performance-verwachtingen hadden. Deze subparagraaf geeft samen met de

beantwoording van hypothese 1, antwoord op subvraag 1.1 (zie Conclusies, hoofdstuk 7).

Performance-verwachting

Alle respondenten waren overtuigd van de toegevoegde waarde van een MDO voor hun bedrijfsprocessen.

De respondenten gaven aan dat zij naar hun verwachting tussen nu en twee jaar een MDO geïmplementeerd

hebben in hun bedrijf. Er zaten echter verschillen tussen de respondenten wat betreft hun verwachtingen over

hoeveel toegevoegde waarde een MDO voor hen zal hebben. Opvallend hierbij was dat de meeste

respondenten hierbij moeilijk aan konden geven wat hun verwachting was, over hoeveel een MDO hen

precies op zal leveren en wanneer ze de investering terugverdiend zouden hebben (R.O.I.

³⁰

, zie § 6.2.1.4).

30

De respondenten gaven aan dat de grootste met een MDO te behalen voordelen bij bedrijfsprocessen het

‘terugdringen van administratiekosten’ en het ‘efficiënter inzetten van voertuigen en personeel’ zijn. Deze

voordelen worden op een aantal manieren behaald, waarbij een MDO steeds aan de basis staat (zie figuur

12).

De verwachting was dat er minder administratiekosten zullen zijn, doordat een MDO het mogelijk maakt om

gegevens die voor een transportbedrijf belangrijk zijn, automatisch en direct te verwerken. Actuele

ordergegevens, zoals de status van de zendingen, kunnen direct geregistreerd worden en via

datacommunicatie naar kantoor worden gestuurd. Doordat de afwikkeling van de zendingen en eventuele

onregelmatigheden automatisch geregistreerd worden, kan het management over een beter overzicht van het

transportverloop beschikken. Zo kan bijvoorbeeld veel gemakkelijker en sneller de ritopbrengst berekend

worden. Hierdoor weten de respondenten op welke klanten/orders veel winst wordt gemaakt en op welke

weinig of op welke klanten/orders verlies geleden wordt. Ook wordt er door deze gegevens snel duidelijk

waardoor dat komt. Met een MDO is het verkrijgen van deze gegevens veel eenvoudiger dan zonder een

MDO, zo was de verwachting. Respondenten gaven aan dat ze met gegevens over bijvoorbeeld wachttijden

voor een depot, naar de klant kunnen stappen en dan of een compensatie of een snellere afhandeling kunnen

eisen. “En tijd is immers geld”, drukte respondent 6 het uit. Aan de andere kant kunnen ze met die gegevens

aantonen dat de tarieven die ze hanteren reëel zijn, aldus de respondenten. Verder had één respondent een in

een MDO geïntegreerd systeem op het oog waardoor via een voorcalculatie een schatting gemaakt kan

worden of er verdiend wordt op een rit of niet.

Verder kwam de verwachting naar voren dat met behulp van een MDO eventuele onregelmatigheden niet

driedubbel gerapporteerd hoeven te worden (van chauffeur naar kantoor en van kantoor in het systeem en

naar de klant), maar dat dit dan maar één keer hoeft, wat ook flink kan schelen in de administratie. Tevens

worden er naar verwachting door de automatische registratie van gegevens minder fouten gemaakt, doordat

er geen mensenwerk meer aan te pas komt.

Verder kunnen een CAO-module

³¹

(rij- en rusttijden van chauffeurs), elektronische emballage

³²

registratie

(registratie van pallets) en het elektronisch door de klanten aanleveren van orders (via Internet of EDI

³³

) ook

bijdragen aan een vermindering van de administratiekosten van de respondenten, zo was de verwachting.

N.B. Bij deze drie ICT-oplossingen hoeft echter geen gebruik gemaakt te worden van mobiele data, maar ze

kunnen wel geïntegreerd zijn met of gekoppeld zijn aan een MDO, waardoor alle gegevens overal en altijd

beschikbaar kunnen zijn.

31

Opmerking: Eén respondent gaf aan dat bewust geen CAO-module in gebruik is, omdat dit de acceptatie van de MDO door de

chauffeurs zou verkleinen (de chauffeurs zouden zich door de rij- en rusttijden registratie erg gecontroleerd voelen, was de

verwachting).

32

Emballage. Zie bijlage 1.

33

De verwachting was dat voertuigen en personen (zowel chauffeurs, als planners op kantoor) efficiënter

ingezet worden, indien men een MDO gebruikt. Het gebruik van mobiele data zorgt direct en indirect voor

meer rust op de planningsafdeling. Direct doordat een planner niet meer continu aan de telefoon hangt met

de chauffeurs, maar adressen en de status van zendingen via datacommunicatie doorgegeven worden.

Indirect doordat er door ‘tracking en tracing’ en automatische statusmeldingen een beter overzicht is van

waar voertuigen en goederen zich bevinden. De respondenten gaven aan dat ze verwachtten dat deze ‘rust op

de planningsafdeling’ ervoor zorgt dat de planners meer hun handen vrij hebben voor hun kerntaak: het zo

efficiënt mogelijk plannen van het vervoer van goederen.

Daarnaast verwachtten de respondenten een beter overzicht en een betere controle op het verloop van het

transport bij het gebruik van een MDO. De actuele statusmeldingen betekenen extra controle op de

chauffeur, waardoor een chauffeur “niet stiekem 200 kilometer omrijdt om zijn vriendin op te zoeken” zoals

een respondent het omschreef. Andere respondenten omschreven het als “een oogje in het zeil houden”,

maar dit komt in principe op hetzelfde neer. De verwachting van alle respondenten was dan ook dat een

grotere controle op chauffeurs voor een efficiëntere inzet van deze chauffeurs en hun voertuigen zal zorgen.

Dit kan veel geld schelen in een branche waar de personeelskosten bij veel bedrijven de helft van de totale

kosten zijn (zie § 2.4).

Een navigatiesysteem kon volgens de meeste respondenten naar verwachting ook bijdragen aan een

efficiëntere inzet van voertuigen en personeel, vooral in onbekende gebieden. Een navigatiesysteem is echter

niet erg nuttig bij veel terugkerende adressen, maar kan in andere gevallen toch kostbare tijd schelen. Dus

niet voor lange internationale stukken, maar vooral bij de ‘laatste kilometers’. Verder werd door een

respondent aangegeven dat een navigatiesysteem veiliger is voor de chauffeurs.

De helft van de respondenten merkte verder op dat de verwachting was dat ze met een MDO hun

communicatiekosten omlaag konden brengen. Bijvoorbeeld: een adres doorgeven van de planning naar de

chauffeurs is goedkoper via datacommunicatie, dan via spraakcommunicatie. Zeker in het buitenland, door

de hoge roamingkosten

³⁴

die mobiele operators berekenen.

Vooral de respondenten die ver buiten Nederland hun goederen afleveren, noemden het voordeel van een

snel digitaal afleverbewijs (digitale handtekening), welke mogelijk gemaakt wordt door een MDO. De

verwachting was dat door deze snelle ‘Proof of Delivery (P.O.D.)’ er sneller naar de klant gefactureerd kan

worden. Dit kan soms één a twee weken schelen of het scheelt onrust en tijd, omdat de vrachtbrief niet meer

in buitenlandse tankstations per fax verstuurd hoeft te worden. Een snel en automatisch afleverbewijs van

een order levert in principe sneller geld op, zo gaf de helft van de respondenten aan. Eén respondent merkte

hier echter wel bij op dat het sneller factureren alleen een voordeel is als het onderdeel is van de gehele

keten. Dit omdat naar zijn zeggen het in de transportbranche gebruikelijk is om facturen zo laat mogelijk te

betalen.

34

Eén van de redenen om te investeren in een MDO was voor enkele respondenten ook de verwachting dat een

deel van de communicatie tussen het bedrijf en de klant automatisch zou kunnen verlopen. De status kan

automatisch worden gemeld en eventuele onregelmatigheden kunnen ook door de chauffeur tegelijkertijd per

e-mail naar de planning en de klant gestuurd worden. Eerder was het zo dat de planning deze informatie aan

de klant meldde, maar door rechtstreekse en automatische communicatie heeft de planningsafdeling haar

handen vrij om andere dingen te doen, zo was de verwachting.

Temperatuursmanagement werd ook belangrijk gevonden door de respondenten wiens bedrijf beperkt

houdbare goederen vervoert. Het wordt door deze respondenten niet ideaal gevonden dat ze pas achteraf

kunnen laten zien wat de temperatuur is, dit voor het geval de klant twijfels heeft over hoe goed de lading

gekoeld is. Temperatuurinformatie direct via mobiele data op kantoor beschikbaar hebben, werd als een

duidelijk voordeel gezien.

Verder werd vooral door de grotere bedrijven het automatisch registreren van motor-, auto- en

onderhoudsgegevens genoemd als een voordeel voor hun bedrijven. De respondenten gaven aan dat het nu

heel veel tijd kost en dat het mooi zou zijn als dit automatisch kon. Tevens werd in verband met de hoge

brandstofprijs motormanagement als erg belangrijk ervaren. Een motor in goede conditie verbruikt immers

minder brandstof en door het automatisch bijhouden van motor-, auto- en onderhoudsgegevens kan er

(precies) op tijd onderhoud verricht worden. Echter, enkele andere respondenten gaven aan dat zij niet

geloofden dat motormanagement veel toevoegt, omdat ze goede afspraken voor het onderhoud hebben met

hun dealer.

N.B. Ook bij deze ICT-oplossing hoeft geen gebruik gemaakt te worden van mobiele data, maar het kan wel

geïntegreerd zijn met of gekoppeld zijn aan een MDO, waardoor alle gegevens direct in het backoffice

systeem komen. Dit werd door de respondenten wel als een potentieel voordeel gezien, maar geen van de

respondenten vond het een noodzaak die gegevens per datacommunicatie door te sturen. De respondenten

verwachtten dat dat erg duur zou zijn.

Ook werd door de respondenten de betere informatie voor de klant als gevolg van een beter overzicht,

automatische berichten en een snel afleverbewijs genoemd. Hierop zal dieper ingegaan worden in § 6.2.1.3.

In figuur 12 (volgende pagina) is visueel in beeld gebracht waaruit de Performance-verwachting van

transporteurs ten aanzien van een MDO bestaat. Ook is in beeld gebracht hoe de verschillende

verwachtingen verband houden met elkaar. Tevens zijn de belangrijkste verwachtingen binnen het construct

met een rode stippellijn omrand. De informatie in figuur 12 is gedistilleerd uit de interviews. Een grotere

afbeelding van figuur 12 is te vinden in bijlage 22.

Figuur 12. Performance-verwachting: de belangrijkste verwachte bedrijfsprocesvoordelen bij het gebruik van een MDO

In document Mobiele Data-oplossingen in de transportbranche : een exploratief onderzoek naar adoptiebeslissingen van transporteurs over mobiele data-oplossingen en naar de impact die het gebruik van die oplossingen heeft op transportbedrijven (pagina 64-68)