Eisen en risico’s

In dit hoofdstuk staan de eisen geformuleerd waar het eindproduct aan moet voldoen. Hier kan de stagiair gedurende het proces rekening mee houden en het voorkomt onaangename verrassingen voor alle partijen qua verwachtingen. Verder is er een risicoanalyse gemaakt waarin de risico’s staan beschreven die de kwaliteit van het eindproduct kunnen beïnvloeden, maar die de stagiair probeert te minimaliseren/voorkomen.

5.1 Eisen

De eisen voor het eindproduct kunnen als volgt geformuleerd worden: Het eindproduct moet:

- Compleet zijn. Het moet een complete beschrijving geven van het domotica traject. Dit betekent dus alle actoren/betrokken benoemd zijn, de taken van de betrokken, de afspraken die gemaakt zijn met het CIZ/gemeente, de stappen die genomen moeten worden bij een hulpvraag, het productaanbod etc.

- Er moet een demoruimte opgeleverd worden van de juiste domotica apparatuur dat een goed beeld aan de klant kan geven wat het precies inhoud.

- Van goede kwaliteit zijn. Er moet geen onzin in staan en het moet duidelijk zijn voor de opdrachtgever en het personeel.

- Een meerwaarde hebben voor de toekomst. Het is de bedoeling dat na het project het thuiszorgcentrum domotica kan aanbieden aan hun klanten en dat het uitgebreid kan worden.

Verdere eisen en de inhoud daarvan zullen mogelijk gedurende het project nog toegevoegd worden.

5.2 Risicoanalyse

Bij een groot project zoals dit zijn er uiteraard een aantal risico’s die het slagen van het project in gevaar kunnen brengen of belemmeren. Deze risico’s worden in deze paragraaf toegelicht.

Het eerste risico: is het project wel realistisch qua tijdschema, is het project wel uit te voeren in de stageperiode van 20 weken? Dit risico is eigenlijk altijd en bij ieder project aanwezig, maar zoals al is toegelicht bij de competentie ‘plannen en organiseren’ in paragraaf 3.2 kun je de planning wel bewaken. Als er een goede planning is gemaakt kunnen problemen voorkomen worden. Dit kan door wekelijks de planning te controleren en te kijken of het project nog op schema ligt. Als dit niet het geval is kan er ingegrepen worden door aktie te ondernemen. Daarnaast zal er ook goed gecommuniceerd moeten blijven worden, zodat iedereen weet wat zijn taak is.

Het tweede risico: heeft de stagiair genoeg kennis om het project goed af te ronden? De stagiair heeft inmiddels 3,5 les gehad over gezondheidszorgtechnologie. In deze 3,5 jaar zijn verschillende onderwerpen aan bod gekomen en daardoor is de stagiair dus breed opgeleid. Over het thema domotica heeft de stagiair inmiddels het een en ander geleerd. Daarnaast heeft de stagiair al een tweetal projecten uitgevoerd bij domotica bedrijven. Om nog meer kennis op te doen zal de stagiair veel informatie moeten lezen, verzamelen, opvragen etc. Op deze manier kan de stagiair genoeg kennis vergaren om een correct eindproduct op te leveren.

Naast de bovenstaande risico’s zijn er nog een aantal andere kleinere algemene risico’s die het project niet direct beïnvloeden of in gevaar brengen, maar die de stagiair nog wel tegen kan komen gedurende het project. Deze staan op de volgende pagina kort weergegeven.

Verzuim

De stagiair kan ziek worden voor korte duur. De stagiair kan ziek worden voor lange duur. Er kan iemand komen te overlijden.

De stagiair kan niet komen opdagen zonder reden/ slechte reden. De stagiair kan niet komen opdagen met een goede reden.

Motivatie

De motivatie van de stagiair kan afnemen/verdwijnen gedurende het project Samenwerking

Misverstanden door slechte communicatie Ontstaan van conflicten

Niet houden aan afspraken Foutief ingeleverde resultaten Projectdoel

Misverstanden door een slecht beschreven project doel Verkeerd bepaalde projectgrenzen

Overschrijden projectgrenzen

Misverstanden omtrent het projectdoel Instelling/bedrijf

Slechte begeleiding

Slechte bereikbaarheid/tijdgebrek Slechte medewerking

6. Beheersaspecten; T.G.K.I.O.

De beheersaspecten geven weer hoe het project gecoördineerd wordt. Onder de beheersaspecten vallen de volgende termen: Tijd, Geld, Kwaliteit, Informatie en Organisatie (T.G.K.I.O.). In dit hoofdstuk worden deze aspecten, binnen het project, één voor één nader toegelicht.

6.1 Tijd

Bij dit aspect gaat het om de planning die aangehouden dient te worden. Gedurende het project moeten er vele activiteiten ondernomen worden om een goed eindproduct te realiseren. De activiteiten moeten plaatsvinden binnen 100 dagen vanaf 1 sept. tot 25 juni. De planning die hier gemaakt wordt moet ook geregeld gecontroleerd worden om te kijken of de stagiair nog op schema ligt. Het merendeel van de activiteiten komt overeen met de doelstelling die geformuleerd stonden in tabel 3 par. 2.2. Om het PMD compleet te maken volgt hieronder nogmaals een overzicht van de activiteiten en mijlpalen. Daarnaast zijn deze terug te vinden in een overzichtelijke strokenplanning in bijlage 3. De volgende activiteiten zijn ondernomen of moeten ondernomen worden:

- Introductie

- Inwerken thuiszorgcentrum - Opstellen PMD en contracten

- Kennismaken Paree en ‘leveranciers’

- Domotica leveranciers in kaart brengen (van Paree) + producten - Catalogus met product aanbod maken

- Catalogus naar personeel mogelijk toelichten

- Eerste tekeningen maken met van de inrichting demoruimte

- Inventarisatie maken van de betrokken partijen die betrokken zijn binnen het domoticatraject en wat hun taak is.

- Inlezen documenten CIZ

- Contact leggen gemeente en afspraken maken

- Tweede versie tekeningen maken voor de inrichting demoruimte - Tussenverslag opstellen

- Afspraken CIZ en/of gemeente op papier zetten - Procesverloop van domoticatraject op papier zetten - Traject samenvoegen in een compleet document - Definitieve tekeningen demoruimte opleveren - Demoruimte aanmaken/installeren  Paree

- Inventarisatie plan opstellen voor het domoticatraject - Opstellen conceptverslag - Opstellen eindverslag - Eindpresentatie maken Mijlpalen/opleverdocumenten - PMD/contracten - Catalogus

- Overzicht domotica traject

- Overzicht afspraken CIZ/gemeente - Definitieve tekeningen demoruimte

- Geïnstalleerde/functionerende demoruimte - Tussenverslag opleveren

- Eindverslag opleveren - Eindpresentatie opleveren

- 14 daagse werkformulieren/metadata/hardcopy verslag inleveren stagebureau De activiteiten zijn uiteraard onder te verdelen in nevenactiviteiten, maar het is niet relevant om daar dieper op in te gaan. Tot zover de eerste opzet van de planning.

6.2 Geld

Om het project tot een goed einde te brengen en om het te kunnen voltooien zullen er een aantal kosten gemaakt moeten worden. Hieronder ziet u in tabel 4 een kort overzicht van de kosten die men denkt te gaan maken of welk budget er beschikbaar is voor het realiseren van bepaalde doelen.

Kostenpost Bedrag

Personeel 5 x €282,- bruto

Installeren demoruimte Onbekend

Inrichten demoruimte Onbekend

Reis Onbekend

Afdruk/oplever Onbekend

Tabel 4: Kostenoverzicht project

Tot op heden is het een erg kort kostenoverzicht, omdat het nog niet duidelijk is wat het precies gaat kosten. In het eindverslag zal uiteindelijk wel een totaaloverzicht van de gemaakt kosten toegevoegd worden.

6.3 Kwaliteitsbewaking van het product

Tijdens het verloop van de stage is het van belang om ervoor te zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft. Gebeurt dit niet dan kan het zo zijn dat het eindresultaat niet aan de verwachte eisen voldoet. Om dit te voorkomen zullen er meerdere overlegmomenten plaats vinden tussen de stagiaire en de stagebegeleiders van zowel de stageverlener als de onderwijsinstelling.

Manieren waarop de kwaliteit wordt gewaarborgd:

De stagebegeleiders hebben de mogelijkheid om de stagiair te vragen om een voortgangsrapportage. Dit kan mondeling zijn of schriftelijk. Daarnaast zal de stagiair binnen het bedrijf samenwerken met de stagebegeleider en deze zal dus ook continue op de hoogte gehouden worden van vorderingen en resultaten. Daarnaast zullen alle documenten die opgeleverd dienen te worden eerst besproken worden met de stagebegeleider alvorens deze definitief ingeleverd worden.

Op de helft van de stage zal er een tussenverslag ingeleverd worden en een beoordelingsgesprek plaatsvinden. Hier kan bijgestuurd worden wanneer de kwaliteit van de resultaten/producten onder de maat is of dreigt te raken.

6.4 Informatie

Er wordt op de volgende (simpele/logische) manieren informatie uitgewisseld binnen het thuiszorgcentrum Zeeland:

- Wekelijks overleg/communicatie met L. van Teeffelen - Telefonisch

- Via de webmail

- Via mondelinge communicatie binnen het bedrijf - Via het opleveren van einddocumenten

6.5 Organisatie

Er zijn verschillende partijen betrokken binnen het project. Ieder heeft zijn eigen belangen met het slagen van het project en ieder heeft hierin zijn eigen taken. Om de organisatie van het project duidelijk te maken zullen hier de betrokken partijen benoemd worden.

Thuiszorgcentrum Zeeland: L. van Teeffelen is de stagebegeleider en tevens initiatiefnemer van het project. Mr. van Teeffelen wil graag dat er een domoticatraject wordt opgezet en dat er een complete demoruimte komt, om klanten kennis te laten maken met domotica. Mr. van Teeffelen zal uiteindelijk het eindresultaat van de stagiair beoordelen.

Avans Hogeschool: N. de Beer is de stagebegeleider vanuit de opleiding van de stagiair. Deze beoordeeld de opgeleverde einddocumenten en houdt de stagiair in de gaten met betrekking tot zijn functioneren. Uiteindelijk zal Mr. de Beer ook bepalen of de stagiair zijn stage voldoende heeft afgerond.

Paree: is het elektrotechnische bedrijf uit ’s-Heerenhoek. Deze zijn verantwoordelijk voor de installatie van de domoticaproducten. De stagiair gaat samen met dit bedrijf de demoruimte inrichten en voorzien van de juiste producten. Daarnaast zal Paree in de toekomst de installatie van de producten bij mensen thuis voor hun rekening nemen. De stagiair: J. Volbeda is ‘projectleider’. Is verantwoordelijk voor de resultaten en de uitvoering van het project.

In document Domotica project (pagina 67-72)