Kwaliteitshandboek; het managementsysteem en alle daarbij relevante informatie kan worden opgenomen in een kwaliteitshandboek. Dit om het overzichtelijk en duidelijk te maken. De bedoeling is absoluut niet een boek te maken zodat het boek er is in geval daarom gevraagd wordt door een externe partij, ISO,
opdrachtgever of anders. Het moet een handvest zijn wat continue wordt toegepast en naar gerefereerd zodat het een levendig document is wat de kwaliteit in het bedrijf begeleid volgens het
kwaliteitsmanagementsysteem. Hiervoor moet het bondig zijn met enkele alle echt relevante informatie, geschreven op een manier die voor iedereen toegankelijk is.37
36 Alhoewel de ‘K’ binnen dit voorstel echt definitief weg valt en andere benaming zoals bijv. V&G manager
juister kan zijn, is hier nog even de ‘traditionele’ term binnen het bedrijf gehanteerd.
37 Een bureau als Rowiq kan hiervoor handig zijn voor extra inzicht en begeleiding. Verder biedt de
Projectplan / Plan van Aanpak project; dit bestaat reeds binnen Van Wijnen, voor het
kwaliteitsmanagement komen hier de keuringsplannen, inspectielijsten en verwachte kwaliteitsrapportages in38. Hierbij wordt duidelijk aangegeven waar en wanneer deze moeten worden uitgevoerd en wat de
voorwaarden van de vastlegging zijn. Daarnaast wat er van de onderaannemers wordt verwacht qua borging en vastlegging alsmede hoe dit verwerkt wordt en overgedragen aan Van Wijnen. Dit als uitkomst van overleg met het projectteam en de risicoanalyse. Dit alles moet SMART geformuleerd zijn en gericht op dat wat echt nodig is (volgens risico analyse) met een minimum aan tekst en vooral direct duidelijk en eenvoudig in te vullen.
De praktische tool om dit goed uit te voeren is bijvoorbeeld ED Controls, wat het proces vergemakkelijkt door een goed digitale invulling te zijn.
Er moet hiermee gezorgd worden voor kwaliteitsbewust bouwen door Van Wijnen maar ook de
onderaannemers, en dusdanig dat een uniform kwaliteitsniveau bij alle gebouwdelen wordt gerealiseerd. Om dit verder te ondersteunen kan er elke week worden er kwaliteitsrapportages opgesteld en besproken, teneinde de faalkosten te minimaliseren en de hoogste kwaliteit te bieden.
ED Controls; er zijn vele tools beschikbaar voor kwaliteitsborging en vastlegging, een beknopt overzicht is te vinden in Bijlage 15 | Tools en borgers. ED Controls lijkt het meest geschikt voor Van Wijnen, dit omdat het niet helemaal nieuw is binnen het bedrijf, betaalbaarder is als zijn grote concurrent 360 field en de beoogde toepassingen ervan goed onder te brengen zijn in de tool.
Hierin worden alle borgingen en vastlegging vastgelegd, waarbij direct makkelijk in de tool kan aangegeven worden waar, wanneer en door wie iets moet gebeuren. Deze manier zorgt voor een goed overzicht voor iedereen van wat er nog moet gebeuren en zorgt het voor een soepele communicatie en samenwerking. Door het bewaken van je kwaliteit met ED Controls bespaar je veel tijd omdat actiepunten direct wordt uitgezet bij de juiste personen. Zo wordt er voorkomen dat er een opeenstapeling van problemen vlak voor de oplevering van het project ontstaat.
De kwaliteitsmanager kan op afstand bijhouden of dit correct gebeurd en ingrijpen als er stappen worden gezet die het verdere proces in gevaar kunnen brengen. Daarnaast kan via de tool met de kwaliteitsborger (intern of extern) worden gecommuniceerd zodat ook deze op de hoogte is. Ook de onderaannemers kunnen met de tool aangesproken worden op gebreken in hun werk en zij kunnen hun borgingen en vastleggingen er direct mee door communiceren. Bij dit alles kan via de app goed gecommuniceerd worden met exacte tijdstippen, locaties op de tekening en de status van de ticket.
Opleverdossier; het opleverdossier is het bewijs wat geleverd wordt dat de kwaliteit conform alle eisen is. Dit wordt gedurende het gehele proces gevormd; vooraf wordt al bepaald wat er precies in moet komen, tijdens de realisatie worden alle vastleggingen er in opgenomen en uiteindelijk wordt het gefinaliseerd om
38 In ‘Bijlage 20 | Keuringen Nieman Pi2’ staat een voorbeeld van wat onder andere in een dergelijk
inspectieplan opgenomen kan worden. In ‘Bijlage 21 | Proces keuringsplan’ een voorbeeld toegespits op het geheel.
door de kwaliteitsborger te worden beoordeeld. Dit document is dus de sleutel om goedkeuring te krijgen voor de bouw zodat het overgedragen kan worden aan de opdrachtgever en vrij gegeven door de gemeente. Dit is het in te leveren dossier, daarnaast worden alle relevante kwaliteitsaspecten bij gehouden in een dossier voor interne verbetering, het afwijkingenregister en evaluaties zowel intern als extern.
Figure 12 Voorbeeld oplever/as builtdossier | Haje van Egmond
Bij gereed melding te verstrekken aan bevoegd gezag: Gegevens constructieve veiligheid
Gegevens brandveiligheid Gegevens energiezuinigheid
Inspectieplan als basis voor toezicht (Egmond): Risico gestuurd, gebouwgericht
Wat moet zeker vooraf worden gecontroleerd?
Waar vastleggen?
Zoeken naar toetsaspecten met name gericht op inspanning van de opdrachtnemer op het beperken van risico’s. Aspecten zijn:
Oorzaken (zijn ze gezien?)
Maatregelen (worden ze beheerst)
Effectiviteit (werken ze ook echt?)
Bij aantoonbaar bewijs dat kwaliteitsmanagement functioneert => kleinere risico’s => minder toetsen? (Jansen)
Systeemtoets Toets op functioneren van het integrale projectmanagementsysteem van de opdrachtnemer (nadruk op naleving van het systeem en de kwaliteitsborging)
Procestoets Toets op het werk tijdens een ontwerp- of uitvoeringsproces (kan een toets op papier zijn)
Producttoets Toets in de uitvoering op betrouwbaarheid van test-/keurings-/verificatieresultaten van de opdrachtnemer/verificatieresultaten van de opdrachtnemer Niet: doet opdrachtnemer het goed, maar werkt het systeem van opdrachtnemer
Soorten bewijs Meetrapport Foto’s Controlelijst Etc. Afwijkingenregister
Inventariseren wat er verkeerd gaat, wat zijn de gebreken?
Wat, waar en vooral ook waarom en hoe te voorkomen
Het geheel coderen voor een goed statistisch inzicht en efficiënt gebruik
Duidelijk communiceren door het bedrijf en steeds raadplegen bij de voorbereiding zodat het voorkomen kan worden of beter op ingespeeld kan worden.
Signaleringlijst; voor problemen of verbeterpunten tijdens het proces, waar personeel (evt. anoniem) hun input kwijt kan. Tijdens de analyse van de huidige situatie is ook weer duidelijk gebleken dat hier erg waardevolle informatie uit kan komen. Het kan een goede directe link bieden met de werklieden op de projecten welke anders lastig te realiseren kan zijn om diverse redenen39. Essentieel voor goede resultaten
hieruit en blijvende input is wel dat wat hieruit voortkomt goed opgepakt wordt en teruggekoppeld wordt dat het is opgepakt en bij voorkeur wat er praktisch mee getracht wordt te gaan doen. Bij waardevolle input zou deze terugkoppeling uit een duidelijke waardering voor de werknemer kunnen bestaan met verduidelijking hoe zijn input heeft bijgedragen aan een beter proces of product. Het moet dienen als middel om het bedrijf te laten groeien, niet de werknemer te straffen!