Een casus in de etalage
3.1 Casus deel 1; een brainstormsessie
Op een zaterdagmorgen in mei 2006 komt een tiental leden van de ledenraad van Vrijwilligers Palliatieve Terminale Zorg (VPTZ) bijeen in Utrecht. De locatie is een vergadercentrum in het hart van Hoog Catharijne. Medewerkers van VPTZ instal- leren de laptop en de beamer.
De voorzitter en de directeur verwelkomen de leden. Er staan koffie en thee met koek klaar. De leden, die uit alle hoeken van het land naar Utrecht zijn gereisd, lopen er direct op af. De versnapering biedt sommigen gelegenheid een gesprek aan te knopen. Anderen nemen hun koffie mee naar de tafel en installeren zich met de vergaderstukken.
De afgevaardigden zitten in de besturen van lokale organisaties die zorg bieden aan terminale patiënten door middel van ondersteuning door vrijwilligers thuis of in een hospice. Ook de bestuursleden, zowel landelijk als lokaal, zijn vrijwilligers. De lokale organisaties zijn aangesloten bij de landelijke organisatie.
Vandaag zijn er negen mannen en zes vrouwen in Utrecht aanwezig, onder wie twee leden van het landelijke bestuur en drie medewerkers van het landelijk steunpunt. Ook is er iemand aanwezig die in de vergadering benoemd moet worden tot be- stuurslid.
De opkomst valt de medewerkers van het landelijke bureau tegen.
‘Gelukkig is het slecht weer, want anders waren er nog minder mensen gekomen,’ fluistert de directeur in mijn oor wanneer hij koffie voor mij inschenkt.
Om tien uur opent de voorzitter de vergadering. Hij verontschuldigt zich voor het feit dat ze in een kamer zonder ramen zitten. ‘Maar zonder afleiding zijn we mis- schien sneller klaar,’ zegt hij. De vergaderzaal is gereserveerd tot vijf uur en in de middag is er een uur vrijgemaakt voor de lunch.
Na zijn welkomstwoord volgen de mededelingen en daarna het vaststellen van het verslag van de vorige vergadering. Als vierde punt wordt het nieuwe bestuurslid voorgesteld. Zijn cv hebben de leden met de vergaderstukken gekregen. Hierin schrijft het toekomstige bestuurslid dat hij geïnteresseerd is in het spanningsveld tussen vrijwilligers en professionals. Wanneer zijn benoeming wordt behandeld, staat hij op en gaat de deur uit. Na vijf minuten wordt hij teruggeroepen met de mededeling dat hij het nieuwe bestuurslid is van VPTZ. Dan begint de discussie over het belangrijkste agendapunt van de dag, het meerjarenbeleidsplan voor de periode 2006-2010. Het plan ligt niet op tafel, want de laatste versie van het concept is gesneuveld tijdens een bestuursvergadering.
‘Er zat geen visie in volgens het bestuur,’ zegt de directeur later tegen mij. Hij is niet rouwig om de afwijzing. Ze geeft hem en zijn medewerkers de gelegenheid om samen met de ledenraad te brainstormen over het beleid van VPTZ voor de ko- mende jaren. Deze discussie zal worden meegenomen in het nieuwe beleidsplan. Samen met zijn medewerkers van het landelijke bureau heeft de directeur een aantal stellingen bedacht. Die enkele weken voor de vergadering naar de ledenraad ge- maild, zodat de afgevaardigden met hun achterban konden overleggen.
De directeur neemt het woord over van de voorzitter en leidt de eerste stelling in. In totaal zijn er acht stellingen. Elke stelling wordt geprojecteerd op een scherm. De directeur begint met een toelichting en vervolgens vindt er onder leiding van de voorzitter een discussie plaats over de stellingen.
Het stuk ziet er als volgt uit: (zie hiernaast)
Als de directeur klaar is met de toelichting op de eerste stelling merkt een van de afgevaardigden op:
‘Het zijn algemene stellingen. Wij zijn het er mee eens maar wij missen alternatieven, waardoor er geen keuzes zijn.’
Een ander lid merkt op dat ‘het niet mogelijk is om eisen te stellen aan vrijwilligers, want ze doen het voor hun lol.’ Volgens haar zijn vrijwilligers niet geïnteresseerd in trainingen. ‘Ze willen wel aan het bed staan, maar ze willen geen training volgen.’ ‘Dat klopt toch echt niet wat u zegt,’ reageert de directeur. ‘Een vrijwilliger kan pas ingezet worden wanneer hij de introductiecursus heeft gevolgd. Dat is de eis die ie- dereen stelt. Vervolgens hebben wij als een van de weinige vrijwilligersorganisaties een groot trainingsaanbod, waardoor per jaar meer dan drieduizend vrijwilligers worden getraind. Onze vrijwilligers gaan juist graag naar onze training!’
De vrouw die de opmerking maakte, kijkt de andere kant op en reageert niet op het betoog.
Een andere afgevaardigde zegt dat ‘het vrijwilligers gaat om de inhoud. Ze zijn niet geïnteresseerd in de dingen er omheen.’
De voorzitter discussieert mee en vindt dat veel professionals niet bezig zijn met het primaire proces. Volgens hem zijn jonge mensen in de zorg onzeker over hun taken. Hij concludeert dat toewijding niet meer bestaat. Het gaat alleen over protocollen en niet over de zorg tussen mensen. Hij beëindigt zijn betoog door te wijzen op het stuk Bewijzen van goede dienstverlening (2004) van de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid. Niemand reageert op zijn uiteenzetting.
De directeur gaat door met de discussie over de eerste stelling en vraagt de aanwe- zigen: ‘Wat voor beeldvorming hebben mensen bij vrijwilligers? Hebben mensen liever een verpleegkundige die vierentwintig uur per dag bij iemand aanwezig is?’ Niemand reageert en hij gaat naar de volgende stelling. De vraag is of een vrijwilli- ger een lacune mag signaleren in de professionele zorg. De aanwezigen vinden van wel. De directeur vraagt zich af voor wie de vrijwilliger er is. ‘Hij of zij moet de man- telzorger ondersteunen en niet de leiding overnemen.’
Hier stemmen de aanwezigen mee in. Een lid concludeert dat er een ‘gezamenlijke verantwoordelijkheid is waar afspraken over gemaakt moeten worden. Dan hoeft er geen probleem te zijn.’
Stellingen met betrekking tot het meerjaren beleidsplan
Over het specifieke van het vrijwilligerswerk in de palliatieve terminale zorg
VPTZ Nederland staat voor het specifieke karakter van het vrijwilligerswerk in de pallia- tieve terminale zorg: laagdrempelig en ingebed in de gemeenschap met ruimte voor de vrijwilliger voor de invulling van de authentieke een-op-een relatie met de zorgvrager op basis van tijd, aandacht, persoonlijke betrokkenheid en “er zijn”.
Vrijwilligers die de zorgvrager en mantelzorgers ondersteunen, maken het mogelijk dat mensen in een huiselijke sfeer blijven en de geboden palliatieve terminale zorg aansluit bij de levensstijl en wensen van de zorgvrager.
Over de rol van VPTZ Nederland en het Landelijk Steunpunt
VPTZ Nederland ondersteunt het werk van de lokale organisaties en de vrijwilligers door een infrastructuur van het vrijwilligerswerk te ontwikkelen en in stand te houden met een professionele grondslag in het belang van de continuïteit.
VPTZ Nederland en de lokale organisaties leggen verantwoording af over hun activitei- ten, waarbij het Landelijk Steunpunt ervoor zorgt dat dit een toegevoegde waarde kan hebben voor de kwaliteit van het werk waarbij de eigen verantwoordelijkheid van de vrij- williger wordt ondersteund.
Het Landelijk Steunpunt VPTZ verzorgt als expertisecentrum trainingen en analyses als randvoorwaarden voor een goed functioneren van vrijwilliger, coördinator en bestuur van de lokale organisatie.
Over de relatie tussen het landelijke en het lokale en de eigen verantwoordelijkheid van de leden
De lokale organisaties spannen zich in voor een goede inbedding in de lokale gemeen- schap (lokale processen en netwerken, financieringsbijdrage) waarbij VPTZ Nederland vanuit het belang van de totale vereniging ondersteunend kan zijn.
De lokale organisaties realiseren zich dat zij in de uitvoering van hun werk een verant- woordelijkheid hebben voor het geheel van waar VPTZ Nederland en haar leden voor staan.
De lokale organisaties hebben een eigen verantwoordelijkheid als het gaat om het schep- pen van voorwaarden voor financiële continuïteit voor lokale organisaties waarbij VPTZ Nederland een aanvullende inspanning levert voor de financiële continuïteit van de werk- soort.
Landelijk Steunpunt VPTZ Bunnik, 1 mei 2006
een afgevaardigde en de directeur. Mag het landelijke bureau zich bemoeien met de regionale organisaties? Bijvoorbeeld wanneer vrijwilligers vertrekken en een nieuwe organisatie beginnen? Of wanneer een organisatie zichzelf wil opheffen? Mag het landelijke bureau zich bemoeien met onenigheid tussen het bestuur en een coördinator? Of tussen het bestuur en vrijwilligers?
‘Daar heb je formeel niets mee te maken,’ reageert het lid. De overige leden be- moeien zich niet met de discussie.
‘De lokale organisaties steun je en niet de vrijwilligers,’ zegt hij.
‘Dan zouden wij er alleen zijn voor de besturen. Nou, daar geloof ik niet in,’ ant- woordt de directeur. Hij maakt zich zorgen over het ‘afbreukrisico’ dat de organi- satie loopt. ‘Wij moeten ook op signalen van vrijwilligers ingaan. In organisaties kan veel mis gaan. Tussen coördinatoren en vrijwilligers, tussen het bestuur en de coör- dinatoren, of neem de organisatie waarbij de coördinator wegloopt en een nieuwe organisatie wil beginnen. Wij krijgen op het landelijke bureau de pers aan de lijn met de vraag wat ons beleid is.’
Hij gaat zitten en neemt een slok van zijn koffie. De voorzitter neemt de discussie over en zegt dat het steunpunt een intermediaire functie heeft en dat alle betrokke- nen gehoord moeten worden.
De vierde stelling gaat over het registreren van gegevens, blijkt uit de toelichting van de directeur. De afgevaardigden reageren huiverig op het woord registreren. ‘Wat ga je dan registreren?’ vraagt iemand. Een ander lid zegt: ‘Wij geven al veel cijfers. Moet dat nog meer worden?’
Een bestuurslid dat nog niet eerder sprak, steekt zijn vinger op en antwoordt: ‘Het is belangrijk om gegevens te hebben. Ook al wordt er nog niet om gevraagd.’ De voorzitter stelt voor om te pauzeren. Nadat mensen verse koffie hebben inge- schonken en er gelegenheid is geweest om naar het toilet te gaan, wordt de discussie opgepakt.
De directeur is veel aan het woord, en niet alleen door zijn inleidingen op de stel- lingen. Hij reageert op de reacties van de afgevaardigden en voedt de discussie met praktische voorbeelden.
Bij de laatste stellingen neemt de animo af om te discussiëren. Enkele punten die al eerder genoemd zijn, komen terug, zoals de opmerking dat het vrijwilligers vooral om de inhoud gaat. Er vallen ook opmerkingen als ‘ketenzorg is zo sterk als zwakste schakel, dus als de vrijwilliger er niet is dan stort de keten in elkaar.’ Iemand re- ageert met ‘toewijding komt niet meer voor.’
Bij de laatste stelling maakt de directeur duidelijk dat hij niet meer geld wil vragen aan de overheid. ‘Als hospices veel geld krijgen, gaan ze achterover hangen. Als hos- pices weinig geld krijgen, gaan ze actief de gemeenschap in en dat is een goede zaak!’ Na een korte stilte reageert een vrouw met: ‘Wij vormen een maatschappelijk be- lang. Dan moet er ook subsidie voor komen. De inbedding in de gemeenschap kun je op een andere manier doen.’
Een andere deelnemer voegt daaraan toe: ‘Als je in de keten zit van zowel beroeps- matige zorg als de vrijwilligers, dan moet er ook wat tegenover staan.’
De andere afgevaardigden knikken instemmend. Het onderwerp wordt niet verder besproken.
Voor het einde van de vergadering lopen enkele mensen excuserend weg. ‘Ik heb vanavond een andere afspraak,’ zegt een vrouw. Een ander lid loopt de deur uit met de mededeling: ‘Ik moet nog twee uur in de trein zitten.’
De voorzitter sluit de vergadering niet veel later af en bedankt iedereen dat ze op een zaterdag naar Utrecht zijn gekomen. Hij kijkt naar de mensen in de zaal en naar de beleidsmedewerkers en zegt dat hij het een zinvolle discussie vond. Er is volgens hem veel gezegd waarmee het meerjarenbeleidsplan geschreven kan wor- den. De medewerkers knikken. De voorzitter verwijst naar de volgende vergadering van de ledenraad, waar het nieuwe concept van het meerjarenbeleidsplan zal wor- den voorgelegd en besproken.