beraadslaging/proces verbaal Kopie
college van burgemeester en schepenen
Zitting van 3 oktober 2014Besluit GOEDGEKEURD
B-punten gemeenschappelijke aankoopcentrale
Samenstelling
De heer Bart De Wever, burgemeester
De heer Koen Kennis, schepen; de heer Philip Heylen, schepen; de heer Ludo Van Campenhout, schepen; de heer Claude Marinower, schepen; de heer Marc Van Peel, schepen; de heer Rob Van de Velde, schepen; mevrouw Nabilla Ait Daoud, schepen; de heer Fons Duchateau, schepen
De heer Roel Verhaert, stadssecretaris Iedereen aanwezig, behalve:
De heer Philip Heylen, schepen; de heer Marc Van Peel, schepen
169 2014_CBS_10076
Bestek GAC/2014/2330 - Raamcontract voor het leveren van strategisch advies, begeleiding en analyses bij marktonderzoek 2015-2018. Selectie kandidaten en bestek - Goedkeuring
Motivering
Gekoppelde besluiten
2014_CBS_04880 - Bestek GAC/2014/2330 - Strategisch advies, begeleiding en analyses bij marktonderzoek 2015-2018. Selectieleidraad en procedure - Goedkeuring
Aanleiding en context
Voor een raamcontract voor het leveren van strategisch advies, begeleiding en analyses bij marktonderzoek in de periode 2015-2018 werd onderhandelingsprocedure met bekendmaking GAC/2014/2330 uitgeschreven. Op 12 juni 2014 dienden de
volgende firma's een kandidatuurstelling in:
Idea Consult nv, Kunstlaan 1-2 bus 16, 1010 Brussel, met ondernemingsnummer BE 0463.832.719;
Vaart 73, Vaartstraat 73, 3000 Leuven, met ondernemingsnummer BE 0536.920.041;
Made4it nv, Boekhoutstraat 17, 9520 Bavegem, met ondernemingsnummer BE 0864.663.344;
Tempera bvba, Lovelingstraat 62, 2060 Antwerpen, met ondernemingsnummer BE 0470.799.002;
WES vzw, Baron Ruzettelaan 33, 8310 Brugge, met ondernemingsnummer BE 0408.382.668.
Juridische grond
In toepassing van artikel 26§2, 3° van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden bij onderhandelingsprocedure met bekendmaking omdat voor zover door de aard van de te verlenen diensten de specificaties van de opdracht niet voldoende nauwkeurig kunnen worden vastgesteld om de opdracht bij aanbesteding of offerteaanvraag te plaatsen.
In toepassing van artikel 58 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende de
overheidsopdrachten, dient de dienstverlener van een opdracht voor diensten overeenkomstig de bepalingen van artikelen 67 en 72, zijn financiële en economische draagkracht en zijn technische bekwaamheid aan te tonen.
In toepassing van artikel 50 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende de overheidsopdrachten, vermeldt de aanbestedende overheid het gunningscriterium of de gunningscriteria in de uitnodiging om een offerte in te dienen of in de opdrachtdocumenten.
In toepassing van artikel 2, 4° van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal de stad Antwerpen optreden als aankoopcentrale in die zin dat ze overheidsopdrachten of
raamovereenkomsten met betrekking tot diensten plaatst die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten.
Regelgeving: bevoegdheid
Artikel 57 § 3, 5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.
Argumentatie Selectie kandidaten
De kandidatuurstellingen werden door de gemeenschappelijke aankoopcentrale administratief nagezien. De kandidatuurstellingen van alle inschrijvers werden regelmatig bevonden.
De kandidatuurstellingen werden beoordeeld op basis van volgende selectiecriteria:
Nr. Naam Motivering Score
Selectiecriterium nr. 1: de kwaliteit van het management en van de experten Beoordeling op 15 punten
cv’s van het management van de onderneming
cv’s van de experten die de opdracht zullen uitvoeren, met vermelding van hun moedertaal, hun functie en hun beroepskwalificaties
een beschrijving van de partners waarmee regelmatig wordt samengewerkt, bv. op het vlak van veldwerk van marktonderzoek
1 Idea Consult nv - In de selectieleidraad werd enkel gevraagd om het management en de experten voor te stellen die de opdracht zullen uitvoeren. Er worden 17 experten voorgesteld, waarvan de meeste cv’s en kwalificaties niet relevant zijn voor de opdracht (bv. architect-stedenbouwkundige werkzaam als consultant in vastgoed en ruimtelijke ontwikkelingen, een bio-ingenieur die werkzaam is als consultant binnen domein regionale en stedelijke ontwikkeling).
- Uit de cv’s blijkt dat het team bestaat uit consultants, maar geen marktonderzoekers.
5
2 Vaart 73 - Er is duidelijk weergegeven welke 5 experten op het team gezet worden en wat de relevante kwalificaties zijn.
10
- Maar het is niet duidelijk wat de weerslag zal zijn van de omzetting van Indigov naar Indiville.
3 Made4it nv - Het dossier geeft duidelijk weer welke 2 experten op het team gezet worden. De experts hebben relevante kwalificaties en ervaring over verschillende relevante domeinen. De expertise is goed uitgebalanceerd tussen de experten.
12,5
4 Tempera bvba - De expertise naar marktonderzoek komt onvoldoende naar voor in de cv’s (bv. ‘kwantitatief sterk zijn’ is te vaag).
- De focus ligt vooral op uitvoering van veldwerk, wat niet het voorwerp is van deze opdracht.
5
5 WES vzw - Het dossier stelt een team voor van 8 experten, die intern worden ondersteund door juniors.
- Expertise en kwalificaties reiken over veel verschillende relevante terreinen.
12,5
Selectiecriterium nr. 2: de ervaring en bekwaamheid in marktonderzoek en in het voeren van onderzoek voor een overheid en de aandacht voor wetenschappelijkheid van marktonderzoek Beoordeling op 20 punten
een selectieve lijst van de beheerde klanten in de afgelopen drie jaar (2011-2013) waarop duidelijk vermeld staat over welke opdracht het ging (dus niet louter de naam van de klant) en het tijdstip van uitvoering
een selectie van twee zelf te kiezen cases (niet meer of niet minder) die de inschrijver gegeven hieronder vermelde motivatie relevant of ‘transponeerbaar’ acht. Het moet gaan om opdrachten die de inschrijver zelf heeft uitgevoerd in de periode 2011-2013 en die afgerond zijn. Er moeten duidelijke resultaten kunnen worden beschreven. Per case wordt opgegeven (telkens op max. 2
):
A4-pagina’s
- de opdrachtgever, met vermelding van een contactpersoon en diens adres (incl. tel., e-mailadres) en de data waarop het project werd uitgevoerd;
- de inhoud van de opdracht;
- de toegepaste methoden;
- het plan van aanpak;
- de resultaten van de aanpak;
- de deelopdrachten die werden uitgevoerd in eigen regie en die werden uitbesteed of afgehandeld door een ander bureau, met vermelding van onderaannemers (naam en referentie);
- de kostprijs van de opdracht.
1 Idea Consult nv - De ervaring is teveel toegespitst op
arbeidsmarktonderzoek en socio-economisch onderzoek.
10
- Twee duidelijke cases met goede verantwoording van de gebruikte methodes en alle items goed toegelicht.
2 Vaart 73 - De klantenlijst geeft aan dat er ervaring is in
verschillende methodieken en uiteenlopende beleidsdomeinen en marktonderzoek. Goede mix van ervaring met klanten uit overheid en private sector.
- Cases zijn vrij summier uitgewerkt. Er wordt niet genoeg uitgelegd hoe er tewerk is gegaan.
10
3 Made4it nv - Er wordt in de klantenlijst telkens aangetoond hoe de case aan de verwachtingen van de stad Antwerpen
tegemoetkomt.
- Goede mix overheid en privé en ervaring met veel verschillende soorten onderzoek.
- Goed uitgewerkt plan van aanpak, cases die ook aantonen hoe de samenwerking met de opdrachtgever zal verlopen. Zij zorgen bovendien voor expertiseoverdracht bij de opdrachtgever.
18
4 Tempera bvba - De focus van onderzoek ligt vooral op socio-economisch en arbeidsmarktonderzoek.
- Case 1 is enkel herwerking van een vragenlijst en case 2 gaat over veldwerk, wat niet het voorwerp is van deze opdracht.
6
5 WES vzw - Uit de klantenlijst blijkt de ruime onderzoekservaring op de verschillende relevante domeinen. Iets minder ervaren met werken voor private klanten.
- Adviserende expertises zoals ‘opmaak van plannen’ en
‘strategische visie’ worden onterecht opgegeven als relevant voor deze opdracht.
- Relevante en goed uitgewerkte cases.
18
Selectiecriterium nr. 3: de motivatie voor deze opdracht Beoordeling op 15 punten
een beschrijving (op max. 1 A4) van de motivatie waarom het bureau deelneemt aan deze specifieke competitie en om welke redenen het bureau zichzelf in staat acht de opdracht op een kwaliteitsvolle manier uit te voeren
1 Idea Consult nv Standaardmotivatie, een beschrijving van het bureau. Hun geschiktheid wordt enkel vermeld maar niet gemotiveerd (waarom beantwoordt hun profiel aan onze verwachtingen?).
7,5
2 Vaart 73 Redelijk standaard, er wordt niet duidelijk gemaakt hoe de sterke punten troeven kunnen zijn voor de stad Antwerpen.
7,5
3 Made4it nv Er wordt duidelijk gemotiveerd bij elke case wat de
meerwaarde is voor de stad. In de bladzijde over motivatie wordt voor elk aspect van hun aanbod aangeven hoe deze concreet bijdragen aan de verwachtingen van de stad.
12,5
4 Tempera bvba Onduidelijke motivatie. 5
5 WES vzw Standaardmotivatie van de sterktes van het bureau. Positief is de aandacht voor samenwerking met en coaching van
opdrachtgever.
10
Finale rangschikking kandidatuurstellingen (gerangschikt volgens totale score)
Nr. Naam Score
1 Made4it nv 43
2 WES vzw 40,5
3 Vaart 73 27,5
4 Idea Consult nv 22,5
5 Tempera bvba 16
Er dienden slechts vijf kandidaten correct hun kandidatuur in. Van de vijf ingediende kandidaturen haalden twee kandidaten echter niet de helft van het aantal punten op de selectiecriteria. Deze twee kandidaten worden niet toegelaten tot de tweede fase. Het betreft Idea Consult nv en Tempera bvba.
Bestek
Nr. Beschrijving Gewicht
1 De kwaliteit van het onderzoeksvoorstel bij case 1 15
- de mate waarin het steekproef- en onderzoeksdesign beantwoorden aan de criteria van representativiteit, betrouwbaarheid en validiteit;
- de mate waarin binnen de beschikbare middelen voor veldwerk het voorstel optimaal beantwoordt aan de criteria van wetenschappelijk onderzoek;
- motivatie van de methodiek;
- de manier waarop het werkproces verloopt.
2 De kwaliteit van de vragenlijststructuur en van het analyseplan bij case 1 15 - de mate waarin de vragenlijststructuur beantwoordt aan de onderzoeksvraag en een valide meetinstrument is voor wat men wil weten en analyseren;
- de mate waarin de vragenlijst afgestemd is op de doelgroep;
- de kwaliteit van de te toetsen hypothesen;
- de relevantie en kwaliteit van de voorgestelde analyses.
3 De kwaliteit van het plan van aanpak van case 2 20
- kwaliteit voorgestelde onderzoeksopzetten, met aandacht voor methodiek, steekproef, kostprijs, enz.;
- kwaliteit van de aanbeveling en motivatie;
- de manier waarop het werkproces verloopt.
4 De kwaliteit van de manier waarop het advies, de ondersteuning en de continuïteit ervan worden gewaarborgd
20
- de kwaliteiten van de projectverantwoordelijke en dienst team (advies bij designs, analist,…) en van de voorgestelde vervangers (garantie van vervanging op hetzelfde niveau);
- de ernst, het realisme, de te verwachten kwaliteit en de duidelijkheid van het engagement dat de stad vraagt.
5 Prijs 30
- (de voordeligheid van) de totale, forfaitaire prijs van het voorbeeld marktonderzoek en wat daarin begrepen is;
- er wordt hierbij gekeken naar de opgegeven prijzen per onderdeel van de opdracht, de uurprijzen (overheadkosten inbegrepen) van geleverde prestaties per job en de kost van de gespendeerde werktijd (uurkost*aantal uur)
- de duidelijkheid van alle prijszettingen en van de aanduidingen van wat optioneel is en wat niet.
Financiële gevolgen Ja
Strategisch kader
Dit besluit past in de realisatie van:
Doelstellingen:
SD - 1SSB05 - Bewoners, bezoekers, bedrijven en studenten zijn goed geïnformeerd en voelen zich betrokken zodat zij naar eigen vermogen actief kunnen deelnemen aan de stadsgemeenschap
ND - 1SSB0501 - Alle communicatie is relevant, effectief, duidelijk en toegankelijk OD - 1SSB050108 - De effectiviteit van de communicatie-inspanningen wordt permanent gemeten
SD - 1TSB07 - Een rechtszeker, efficiënt en toegankelijk bestuur handhaaft de democratische
1.
2.
waarden
ND - 1TSB0701 - De beleids- en beheerscyclus ondersteunt de realisatie van de bestuursakkoorden
OD - 1TSB070101 - Objectieve, neutrale en correcte statistische en geografische
gegevens, analyses en rapporten ondersteunen de voorbereiding en opvolging van het beleid. Ze zijn waar nodig of gewenst vlot toegankelijk en ter beschikking van de interne klanten
Besluit Artikel 1
Het college keurt de selectie van volgende kandidaten goed:
Made4it nv, Boekhoutstraat 17, 9520 Bavegem, met ondernemingsnummer BE 0864.663.344;
WES vzw, Baron Ruzettelaan 33, 8310 Brugge, met ondernemingsnummer BE 0408.382.668.
Vaart 73, Vaartstraat 73, 3000 Leuven, met ondernemingsnummer BE 0536.920.041.
Artikel 2
Het college keurt bestek GAC/2014/2330 voor een raamcontract voor het leveren van strategisch advies, begeleiding en analyses bij marktonderzoek in de periode 2015 tot en met 2018 goed.
Artikel 3
De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
Omschrijving Bedrag Boekingsadres Bestelbon
Strategisch advies, begeleiding en analyses bij marktonderzoek in 2015, 2016, 2017 en 2018
budgetplaats:diverse budgetpositie:613 functiegebied:diverse subsidie:sub_nr fonds:intern
begrotingsprogramma:diverse
budgetperiode: 1500, 1600, 1700, 1800 mits goedkeuring van de budgetten door college, gemeenteraad en hogere overheid.
met orderbons
Bijlagen
Bijlage bij dit besluit:2330_Verslag_van_nazicht_van_de_kandidaten.doc Bijlage bij dit besluit:2330_Bestek_diensten.doc
